Aktenverwaltung einfach gemacht

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1 Aktenverwaltung einfach gemacht Das Problem Der sichere und schnelle Zugriff auf Geschäftsakten und - Dokumente ist das Rückgrat jedes betrieblichen Informations- Management-Systems und kann wesentlich dazu beitragen den Vorsprung gegenüber der Konkurrenz sicherzustellen. Täglich erhalten wir neue Dokumente und Informationen. Diese müssen so abgelegt werden, dass sie jederzeit wieder auffindbar sind, ohne dass jedesmal Stapel von Akten durchsucht werden müssen. Die elektronische Erfassung dieser Dokumente, d.h. das Einscannen jeder einzelnen Seite eines Dokuments und deren anschliessende Speicherung im Computer, ist jedoch nicht für jede Anwendung eine akzeptable Lösung, ganz besonders dann nicht, wenn die für ein aufwendiges elektronisches Dokumenten-Verwaltungssystem notwendigen Mittel nicht investiert werden sollen. Dennoch möchten Sie Ihre Akten-Sammlung in eine wertvolle und schnell zugreifbare Informations-Datenbank ver-wandeln, und das mit einem möglichst geringen finanziellen Aufwand, aber wie?

2 Die Lösung Das Document Management oder Aktenverwaltungs- System DMS ist eine kostengünstige Lösung für die tägliche Bewältigung und das tägliche, effiziente Verwalten einer unaufhörlich wachsenden Menge neuer, wertvoller Dokumente und Informationen in Ihrem Unternehmen. DMS gibt Ihnen einfachen Zugriff per Computer auf Ihre physikalisch abgelegten Geschäftsakten und -Dokumente. DMS eignet sich auch ebenso gut, andere, im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeit anfallende Informationsträger, wie Produkte,

3 Dienstleistungen o.ä. zu verwalten. Ihr Nutzen liegt in einer garantierten Effizienz-Steigerung Ihrer Akten- und Dokumentenverwaltung und dies alles ohne Risiko, verbunden mit einer minimalen Investition. Wichtigste Eigenschaften von DMS vom Anwender definierbare Akten-Klassifikation/-Registratur (-Hierarchie) schneller und einfacher Akten-Suchvorgang einfache Bedienung Leistungsfähige Berichterstattung Niedere Kosten Wie funktioniert DMS? Ihr Dokument/Informationsträger wird physikalisch in einer Akte oder in einem Dossier oder in irgend einer anderen zweckdienlichen Form abgelegt so wie bisher. Sie legen die gewünschte Klassifikationsstruktur/Registratur, nach welcher Sie Ihre Akten/Dossiers ordnen wollen, mit entsprechenden Schlüsselworten und einer beliebigen Identifikationsnummer (ID) fest. DMS erlaubt eine Klassifikation auf bis zu fünf hierarchischen Stufen. Ihre Akten/Dossiers werden dann anhand der von Ihnen gewählten Klassifikationsstruktur/-Hierarchie im Computer identifiziert. Dies trifft auch für die Ablage anderer Informationsträger zu. Jede Akte/Dossier und/oder jeder andere Informationsträger erhält ein "Profil" in Form einer Anzahl zugehörender Schlüsselworte. Diese repräsentieren auf einfache Art und Weise auch die hierarchische Struktur, der die Akte oder das Dossier zugehört, und Sie dienen, zusammen mit der zugehörigen ID-Nummer, zur eigentlichen Identifikation der Akte oder des Dossiers. Diesen 'virtuellen' Akten/Dossiers können beliebig viele Dokumente hinzugefügt werden. Jedes Dokument kann mit einer Beschreibung, mit einem Hinweis auf seinen Standort und seine Quelle, sowie mit beliebigen Informationen (Notizen) hinterlegt werden.

4 Akten/Dossiers oder irgend ein anderer Informationsträger werden aufgrund auszuwählender Schlüsselworte gesucht. Um ein vorhandenes Dossier zu finden, muss zuerst eine Suchoption gewählt, und dann das (die) gewünschte(n) Schlüsselworte aus einer Schlüsselwort-Liste ausgewählt werden. Auf diese Art und Weise kann auch eine komplexe Suche, z.b. nach einer logischen Kombination mehrerer Schlüsselwörter, einfach und schnell durchgeführt werden und das Ergebnis erscheint sofort auf dem Bildschirm. Schlüsselwort Suchfenster mit aufgelisteten Dossiers, eines davon ausgewählt, um dessen Inhalt nach Dokumenten zu durchsuchen Das Suchergebnis wird anhand einer Liste von Akten oder Dossiers (Folders) dargestellt, die alle das eingegebene Suchkriterium (ein oder mehrere verknüpfte Schlüsselwörter) erfüllen. Mit einem Mausklick kann der Inhalt jedes beliebigen

5 Dossiers und aller darin enthaltenen Dokumente schnell überprüft und so das gesuchte Dokument einfach identifiziert werden. Wenn Sie ein Dokument, das Sie suchen, gefunden haben, können Sie das Feld "drucken" aktivieren und später eine Liste mit allen gewünschten Dokumenten ausdrucken. Auf dieser Liste ist auch die ID-Nummer des Dossiers angegeben, in dem das Dokument physikalisch abgelegt ist. Dossier mit zwei Dokumenten. Mit einfachem Mausklick auf den gewünschten Dokumententitel können die Detailinformationen des betreffenden Dokuments angezeigt werden. Nicht nur Akten-Verwaltung Die für DMS vom Anwender definierbare Klassifikationsstruktur macht die Software äusserst flexibel und ermöglicht ihren Einsatz auch in anderen Bereichen, zum Beispiel zur Erfassung komplexer Produkte, Gegenstände, Dienstleistungen und

6 andere, elektronisch nicht speicherbare, Informations-Objekte. DMS kann deshalb auch ideal eingesetzt werden für die Lagerverwaltung: Stockwerke/Zonen, Räume und Inhalt können leicht definiert und Waren somit schnell wiedergefunden werden. Mit anderen Worten: Jede Anwendung bei der ein wieder aufzufindendes 'Objekt' mit bis zu fünf Schlüsselwörtern genügend definiert/identifiziert werden kann, ist für den Einsatz von DMS geeignet. Die Software Die zentrale Funktion und wesentlichste Eigenschaft von DMS ist eine auf Schlüsselworten basierende Klassifikations- Hierarchie. Diese hat vier Ebenen plus eine zusätzliche Textebene, die jeder der vier Ebenen zugeordnet werden kann. D.h. es sind effektiv fünf hierarchische Ebenen für die Klassifikation eines Dossiers/Informationsträgers verfügbar. Um die Datenbank für ihren Einsatz vorzubereiten, müssen zuerst die Schlüsselworte den vom Anwender definierten Klassifikationsstrukturen zugeordnet werden. Dies ist mit der zur Verfügung stehenden "Maintenance"-Funktion im Hauptmenü von DMS direkt und einfach durchführbar. Selbstverständlich können auch Schlüsselwort-Listen vorhandener Klassifikationsstrukturen aus anderen Programmen und Anwendungen (z.b. von Microsoft Excel) übernommen werden. Die Klassifizierung von Dossiers mit Dokumenten auf fünf hierarchischen Ebenem Um ein Dokument mit DMS zu erfassen, müssen lediglich die zutreffenden Schlüsselwörter der vordefinierten Klassifikationsstruktur/-Hierarchie schrittweise von Ebene 1 bis zu Ebene 5 gewählt werden. Dies führt am Ende zu einer Akte/ Dossier, das mittels einfachem Mausklick 'eröffnet' wird und in das die gewünschten Dokumente virtuell 'abgelegt' werden.

7 Diese Methode erlaubt höchste Flexibilität und einfachste Bedienung beim 'Anpassen' des Systems an die Forderungen des Anwenders. Die Entwicklung von DMS basiert auf der neuesten 32-Bit Client/Server Technologie, die Leistung und Flexibilität da bringt, wo sie gebraucht wird. Für den Fall, dass DMS eine bestimmte Anforderung im Bereich der Aktenverwaltung in Ihrem Unternehemen nicht erfüllen sollte, ist eine kundenspezifische Anpassung der Software möglich. DMS arbeitet auf den Platformen Windows 95 und NT 4.0. Ein Pentium oder vergleichbarer Prozessor mit mindestens 16 MB RAM wird empfohlen. Sowohl Einzelarbeitsplatz- und Netzwerkinstallationen werden unterstützt. Rufen Sie uns noch heute an, senden Sie uns einen Fax oder ein und lassen Sie sich vorführen, wie DMS als kostengünstige Lösung auch für Ihre Akten-Verwaltungs- Anforderungen eingesetzt werden kann. gbc Göltenboth Business Communication Services Postfach 43 CH-9615 Dietfurt Schweiz Tel Fax