Maßnahmen zur Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und der elektronischen Akte in den Kommunen des Landes ÖV-Symposium am 20.08.2015 in Wuppertal
Hintergrund: Auftrag aus dem IT-Lenkungsausschuss an die Landeskonferenz der IT- Dienstleister von NRW Der IT-Lenkungsausschuss war daher der Auffassung, die Landeskonferenz der IT-Dienstleister von NRW zu beauftragen, Maßnahmen zur Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und der elektronischen Akte in den Kommunen des Landes zu entwickeln. Diesbezügliche Maßnahmen könnten in den Pilotkommunen getestet werden
Entwicklung: 1. Entscheidung des KDN-Verbandsausschusses, den Auftrag des IT- Lenkungsausschusses anzunehmen 2. Delegation an den KDN-Arbeitskreis Vorgangsmanagement 3. Definition der Arbeitsschritte: Erstellung Gliederung eines Handlungsleitfaden zur Einführung von eakten Erhebung von geplanten und umgesetzten eakten-projekten in NRW: Erstellung eines webbasierten eakten-katasters Weitere Konkretisierung des Arbeitsauftrags 4. Bericht der ersten Ergebnisse sowie der geplanten Maßnahmen an die Landeskonferenz 5. Weiterentwicklung des eakten-katasters sowie Entwicklung eines Projektvorschlags für den IT-Lenkungsausschuss
Der AK Vorgangsmanagement: Breite und repräsentative Aufstellung in NRW Auszug aktive Mitglieder GKD Paderborn Civitec KRZN Kreis Mettmann ESH / Stadt Essen Stadt Mühlheim / Ruhr LVR-Infokom Stadt Wuppertal Stadt Köln KRZ Lemgo IB Bielefeld CitKomm Citeq Vertreter IT-Dienstleister: 21 Vertreter Organisation: 6 Sowie Vertreter der Archivare
Entwicklung: 1. Erstellung Gliederung eines Handlungsleitfaden zur Einführung von eakten: Ein umfangreicher Gliederungsentwurf wurde erstellt Alleine der Gliederungsentwurf des Leitfadens umfasst 15 Seiten Entscheidung zur Konzentration auf Kernthemen und Best-Practice-Szenarien, die anhand konkreter Fallakten mit konkreten Handlungsempfehlungen inkl. Checklisten versehen werden mit den Schwerpunkten: Standardisierung und Daten (eakten-)austausch Aufbau zentraler Scanstellen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Gerichtsfestigkeit von eakten Umgang mit DE-Mail und EGVP Die erstellte Gliederung dient in diesem Kontext dem einordnenden Rahmen und als übergeordnete Checkliste
Entwicklung: 2. Erhebung von geplanten und umgesetzten eakten-projekten in NRW / Erstellung eines webbasierten eakten-katasters: rund 150 eakten-lösungen erfasst und kategorisiert Beispiele von zwölf Betreibern (IT-Dienstleistern) für über 50 Kommunen rund 15 unterschiedliche Softwarehersteller für eakten-lösungen in NRW Live-Einblick eakten-kataster Es gibt bereits viele produktive und erfolgreiche eakten-lösungen in NRW, insb. in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen Vertrags- und Vergabewesen Steuer- und Veranlagungswesen Ordnungswidrigkeitswesen
Abbild Auszug eakten-kataster:
Was es noch gibt: Initiativen IT-Planungsrat auf der Standardisierungsagenda beschlossener Standardisierungsbedarf Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten ; Bedarfsbeschreibung Studienergebnisse, Handlungsempfehlungen und Handreichungen zur Einführung von eakten (Vitako, KGSt ) Standards im DMS-Umfeld (CMIS, XDOMEA ) Sonstige XÖV-Standards Entwurf des egov-gesetz des Landes NRW mit engem Bezug zum Kontext eakte (insb. 9,10,11)
Was es im kommunalen Umfeld in NRW in Bezug auf eakten zu wenig gibt: Praxisorientierter Erfahrungsaustausch Wiederverwendbarkeit der Lösungen Praxiserprobte Interoperabilität mit der Möglichkeit eines standardisierten, sicheren und komfortablen eaktenaustausch zwischen Kommune / Kommune Kommune / Land Kommune / Gerichte, Anwälte, weitere Zielgruppen Durchgängige Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen Erfolgreiche allgemeingültige Pilotprojekte zur Einführung von elektronischen Akten mit Blaupausen-Charakter
Beschluss IT-Lenkungsausschuss auf Empfehlung des KDN: Der IT-Lenkungsausschuss nimmt die bisherigen Arbeitsergebnisse zur Kenntnis und beauftragt den KDN, aus den umgesetzten und geplanten kommunalen eakten-lösungen im nächsten Schritt Best Practice-Szenarien zu identifizieren, Blaupausen zu entwickeln und bei interessierten Kommunen umzusetzen. Der KDN wird weiterhin beauftragt, für dafür geeignete Anwendungsszenarien den kommunenübergreifenden Austausch elektronischer Akten möglichst in den folgenden Schritten zu pilotieren: 1) Der KDN schlägt geeignete Best-Practice-Szenarien zur kommunenübergreifenden Pilotierung vor und setzt eines der Szenarien in einem Pilotprojekt um (bspw. elektronische Ausländerakte). 2) Im Rahmen des Pilotprojektes wird ein Vorgehensmodell insb. für die Umsetzung eines standardisierten Austausches von elektronischen Akten zwischen Behörden unter Berücksichtigung vorhandener und etablierter Standards (XDOMEA, EGVP, CMIS ) entwickelt und praktisch erprobt. 3) Auf Basis der Ergebnisse des Pilotprojektes wird dem IT-Lenkungsausschuss ein Beschlussvorschlag zum weiteren Vorgehen bzw. bei erfolgreicher Pilotierung zur (landesweiten) technischen und organisatorischen Umsetzung dieses und weiterer eakten-lösungen mit behördenübergreifenden Prozessen vorgelegt. 4) Der KDN wird beauftragt, die Erkenntnisse aus den Pilotprojekten so aufzubereiten, dass sie öffentlich zugänglich sind.
Aktueller Sachstand: Identifiziert im Sinne zielführende Piloten für die Einführung elektronischer Akten mit dem Ziel der Praxiserprobung eines standardisierten medienbruchfreien elektronischen Aktenaustauschs wurden die elektronische Ausländerakte (Prio 1) die elektronische Sozialhilfefallakte (Prio 2) die elektronische Personalakte (Prio 3) Auszug der Auswahl-Kriterien: Handlungs- bzw. Leidens druck in den Kommunen Fallzahlen behördenintern, Fallzahlen Aktenaustausch mit anderen Behörden (Kommunen, Land, Gerichte, Anwälte ) Kombination der Herausforderung unterschiedlicher Dokumenten- und Vorgangsmanagementsysteme mit unterschiedlichen Fachverfahren Herausforderung Entscheidung Altaktenübernahme /-digitalisierung Erkannter Blaupausencharakter für andere Kommunen
Pilotierung der interoperablen eausländerakte Koordinierung in der KDN - UAG eausländerakte unter Beteiligung IT, Fachbereiche, Organisation, Archivare Vorbereitung der Einführung der eausländerakte bei Stadt Münster, Stadt Köln, Stadt Essen, ggf. Märkischer Kreis, ggf. Kreis Mettmann, ggf. Bundesstadt Bonn Erfahrungsaustausch mit Behörden, welche die eausländerakte bereits umgesetzt haben Rosinenpicken, Kinderkrankheiten vermeiden Prüfung modifizierte Verwendung Standard XAusländer Aktuell Evaluierung / Identifizierung der Herausforderungen im Sinne der Erarbeitung eines weitgehend einheitlichen Vorgehensmodells zur Einführung einer interoperablen eausländerakte
Herausforderungen bei der Umsetzung der interoperablen eausländerakte : Organisatorisch / Rechtlich / Fachlich: unterschiedliche Arbeits- und Ablauforganisation bei den verschiedenen Behörden simple Grundsätze nicht einheitlich Umgang mit Akten oder Aktenbestandteilen, die besonders zu behandeln sind Rechtssichere und gleichzeitig wirtschaftliche Altaktenübernahme Technisch Interoperabilität der verschiedenen Fachverfahren sowie DMS Form der Datenübermittlung / Übertragungswege Adressatengerechte Aufbereitung / Übermittlung Versionen, Stempel, Annotationen, Signaturen Löschen nach Abgabe
Angestrebtes Ergebnis im Sinne Blaupause für die interoperable eausländerakte : Produktivsetzung und Pilotierung der eausländerakte bei mindestens drei KDN-Mitgliedern mit der Möglichkeit des weitgehend automatisierten eaktenaustauschs untereinander Veröffentlichung Vorgehensmodell im Sinne der Nachnutzungsoption insb. unter folgenden Aspekten: Festlegung eines gemeinsamen Datenmodells (verbindlich) sowie daraus abgeleitet eines einheitlichen Maskenaufbaus Festlegung einer gemeinsamen Registerstruktur (Empfehlung) Erstellung einer Handlungsempfehlung in Bezug auf die Digitalisierung des Altaktenbestands unter (pragmatischer) Berücksichtigung TR- Resiscan, Detail-Empfehlung hinsichtlich Schutzbedarfe Dokumente Organisatorische und technische Festlegungen für die Ermöglichung eines möglichst weitgehend automatisierten zielgruppenorientierten eaktenaustauschs unter Berücksichtigung der vorhandenen Standards (insb. XAusländer, XDomea) unter Einbeziehung der Produkthersteller Abstraktionsmöglichkeit für andere eakten-typen
Angestrebtes Ergebnis im Sinne Blaupause für die interoperable eausländerakte : Initiative für ein Standardisierungsverfahren eausländerakte und Austausch eausländerakte über den KDN-Wirkungskreis hinaus?!?
Stadt Köln Amt für Informationsverarbeitung Willy-Brandt-Platz 3 50679 Köln KDN - Dachverband kommunaler IT-Dienstleister Geschäftsstelle Mühlenstr. 51 (Kreishausareal) 53721 Siegburg Vielen Dank für Ihr Interesse 20.08.2015 michael.schoos@stadt-koeln.de Fragen? Wünsche? Anregungen? 16