SOFTWARE AG DIGITALISIERUNG VON VERWALTUNGSPROZESSEN AM BEISPIEL DER ELEKTRONISCHEN RECHNUNG Governikus Jahrestagung Gerd Rampelt Senior Enterprise Account Executive Public Software AG Berlin, den 07.11.2017
BEISPIEL VON DIGITALISIERUNG NICHT RELEVANT / 1970-2000 2
BEISPIEL VON DIGITALISIERUNG NICHT RELEVANT / 2000 - HEUTE 3
BEISPIEL VON DIGITALISIERUNG NICHT RELEVANT / 2010 - HEUTE 4
BEISPIEL VON DIGITALISIERUNG RELEVANT / 2000 HEUTE 5
E-RECHNUNGS-LÖSUNGEN WELCHE OPTIONEN GIBT ES? Eigenentwicklung Umsetzung, Wartung & Betrieb in Eigenverantwortung Keine Kernkompetenz Abhängigkeit vom Dienstleister Nur Elektr. Rechnungseingang Minimal-Lösung Geringer bis kein ROI, kein Potential, voraussichtlich nur Kosten Nicht zukunftsfähig Elektronischer Rechnungsaustausch ERP-basierte Lösung Setzt ERP voraus Umsetzung nur sinnvoll, wenn alle ein ähnliches ERP nutzen oder man nur für ein ERP entwickelt Plattform-Lösung Sinnvolle Szenarien mehrere Organisationen parallel Prozesse digitalisieren keine reine E-Rechnungslösung 6 2015 Software AG. All rights reserved. For internal use only
E-RECHNUNGS-LÖSUNGEN WELCHE BIETET DIE SOFTWARE AG AN? Eigenentwicklung Umsetzung, Wartung & Betrieb in Eigenverantwortung Keine Kernkompetenz Abhängigkeit vom Dienstleister Nur Elektr. Rechnungseingang Minimal-Lösung Geringer bis kein ROI, kein Potential, voraussichtlich nur Kosten Nicht zukunftsfähig Elektronischer Rechnungsaustausch ERP-basierte Lösung Setzt ERP voraus Umsetzung nur sinnvoll, wenn alle ein ähnliches ERP nutzen oder man nur für ein ERP entwickelt Plattform-Lösung Sinnvolle Szenarien mehrere Organisationen parallel Prozesse digitalisieren keine reine E-Rechnungslösung 7 2015 Software AG. All rights reserved. For internal use only
E-RECHNUNGS PLATTFORM JE RESSORT EIN MANDANT Ressort 1 Nutzer mit erweitertem Standard Ressort 2 Nutzer mit eigenem ERP / FIBU Eigenes ERP/FIBU Ressort 3 Standardnutzer Mandanten Nutzung bestehender Prozesse und Infrastrukturen Rechnungseingang QS und Anreicherung Verarbeitung (optional) Einheitliche E-Rechnungs-Anwendung Verteilung (optional) E-Rechnungs- Plattform Integration Scan/ Digitalisierung Portal / Authentifizierung ERP/FIBU/ Bestellung ERP/FIBU/ Belege/eAkte Zahlungsanweisung 8
VERGLEICH SOFTWARE AG PLATTFORM & BLAUPAUSE AM BEISPIEL ITZBUND Software AG E-Rechnungs-Plattform ITZBund Architekturmodell* *Quelle: DAS ARCHITEKTURKONZEPT erechnung für die föderale Umsetzung in Deutschland entwickelt vom Bund und dem Land Bremen 9
VERGLEICH SOFTWARE AG PLATTFORM & BLAUPAUSE AM BEISPIEL ITZBUND: VOLLSTÄNDIGE ABDECKUNG Software AG E-Rechnungs-Plattform ITZBund Architekturmodell* *Quelle: DAS ARCHITEKTURKONZEPT erechnung für die föderale Umsetzung in Deutschland entwickelt vom Bund und dem Land Bremen 10
E-RECHNUNG FACHLICHE GRUNDLAGE - PROZESSKETTE Prozessschritte für die Verarbeitung 1. Rechnungseingang (Annahme der erechnung, ggf. Konvertierung und Formatprüfung) 2. Rechnungsfreigabe (Workflow zur fachlichen Prüfung bis zur Zahlung der Rechnung) 3. Rechnungsarchivierung (rechtssichere Aufbewahrung) 11
E-RECHNUNG EPK MODELL FACHLICHE GRUNDLAGE 12
E-RECHNUNG TRANSFORMATION EPK -> BPMN 13
E-RECHNUNG BPMN MODELL - GRUNDLAGE FÜR DIE IMPLEMENTIERUNG 14
Inbound E-RECHNUNG IST EIN PROZESS Fachlicher Prozess (BPMN) Software AG Aktivität Aktivität Aktivität Aktivität Aktivität Aktivität Aktivität Aktivität Prozess starten webmethods ESB Rechnungen sammeln (Service) Vorgang erstellen (Service) Vorgang abschließen (Service) Vorgang freigeben (Service) Vorgang übermitteln (Service) Alternativ: SMTP I/F SOAP / JMS Adapter OSCI EGVP Mail/SMTP Nachrichten GMM (Multimessenger) GCG Outbound LZA Autent Signer Governikus 15
AUTOMATISIERTE VERFAHREN STELLEN DIE LEISTUNGS- FÄHIGKEIT DER DEUTSCHEN VERWALTUNG SICHER Modellierung Dokumentation Verfahren: definiert, repetitiv, digitalisierbar, normiert Analyse und Beschreibung des Verfahrens Regelwerke, Ressourcen, Systeme und Daten Transformation in ausführbare Notation und Automatisierung des Prozesses Definition von Messpunkten und Verfahrens-Kennzahlen Weitere Optimierung Optimierung Automatisierung 16
POSITIONIERUNG DER DIGITALEN BEHÖRDEN-PLATTFORM Portale Interaktion mit Bürgern, Unternehmen, Verwaltungen Infos Automation Integration Apps Digitale Behörden-Anwendungen Neue Verfahren Agilität Geschwindigkeit Innovation Einfachheit DIGITALE BEHÖRDENPLATTFORM BUSINESS PLATFORM Landesspezifische Verfahren Bundesspezifische Verfahren Spezifische kommunale Verfahren Individuelle Behördenverfahren (eakte, Stammdaten, Geodaten, Einwohnerregister, DMS ) Existierende Sonderprojekte Kernsysteme Stabil Verlässlich Effizient Standardisiert 17 2016 Software AG. All rights reserved.
WESHALB DIGITALISIERUNG? DIE LEISTUNGSFÄHIGKEIT DER VERWALTUNG SICHERN 49Mio. Erwerbsfähige im Jahr 2016 43Mio. Erwerbsfähige im Jahr 2030 3,8Mio. Beschäftigte im öffentlichen Dienst (2015) Veränderung seit 2011: +1% >12% weniger Personal (~450T) und kürzere Veränderungszyklen Quellen: Statistisches Bundesamt, https://www.destatis.de/bevoelkerungspyramide/ Oliver Wyman-Analyse, https://deutsche-wirtschafts-nachrichten.de/2016/10/10/studie-vernetzung-wird-mobilitaetsverhalten-voellig-veraendern/ 18 2015 Software AG. All rights reserved. For internal use only
ZUSAMMENFASSUNG E-RECHNUNG ALS DIGITALISIERUNGPROJEKT Eine Plattformlösung kann die wirtschaftlichste Lösung sein Insbesondere bei weiterer Nutzung als Digitale Plattform für Verwaltungsprozesse Gute Planbarkeit, da die Plattformkosten geplant werden können Keine variablen Kosten, keine Herausforderung bei der Haushaltsplanung Digitalisierung wird bei E-Rechnung verprobt Hilfreich bei weiteren Digitalisierungsvorhaben Vorlage für künftige Änderungen Beibehaltung der bestehenden Investitionen Basis für Transformatorische & Kontinuierliche Verbesserung 19 2015 Software AG. All rights reserved. For internal use only
20 2015 Software AG. All rights reserved. For internal use only