Umsetzung SEPA-Lastschriften in SFirm Stand: 15.12.2012 Dieser Leitfaden hilft Ihnen beim Umstieg vom alten (innerdeutschen) Lastschrift- Verfahren auf das neue (innereuropäische) SEPA-Format. 1. Welches elektronische Verfahren nutzen Sie derzeit? Der Versand von SEPA-Lastschriften ist schon jetzt mit dem DFÜ-Verfahren "EBICS" (in der Regel für Großkunden) möglich. 2. Liegt die aktuelle Version vor? Als erstes prüfen Sie, ob Sie die aktuelle Version "SFirm 2.5" einsetzen. Klicken Sie dafür auf das gelbe Fragezeichen in der Symbolleiste. Hier sollte 2.5 stehen, die Angaben in Klammern zum Patchlevel können variieren. Bei Versionen kleiner 2.5 über den Menüpunkt Extra, Online Update das Update auf die Version 2.5 starten. 3. Umrechnung bereits hinterlegter inländischer Bankverbindungen SFirm prüft beim Start, ob in den Empfänger-/Kundendaten noch IBAN und BIC fehlen und schlägt eine automatische Berechnung vor. Dies wird Ihnen durch folgende Bildschirmmeldung auf dem Startbildschirm (SFirm Finanzstatus) angezeigt. Hier starten Sie durch Klick auf den blau hinterlegten Link hier die Umrechnung. Dieser Vorgang kann unter Umständen häufiger erforderlich werden, sollten im Laufe der Zeit noch weitere alte Kontodaten importiert werden. Anschließend können Sie diese Daten zur Erfassung von SEPA-Zahlungen verwenden. 4. Automatisches Speichern von Mandaten bei der Erfassung Damit im weiteren Verlauf der Arbeiten mit der SEPA-Lastschrift und den dazugehörigen Daten ein komfortabler Ablauf erreicht wird, sollten Sie in den Optionen die automatische Speicherung der Mandate aktivieren. Wählen Sie dazu unter Extra, Optionen den Reiter Zahlungsaufträge. Hier setzen Sie, falls nicht schon vorhanden, den Haken wie nebenstehend gekennzeichnet. Checkliste_SFirm_Lastschriften.doc Seite 1 von 9
5. Eingabe der Gläubiger-ID Die Eingabe der Gläubiger- ID erfolgt im Bereich Datenbanken, Auftraggeber. Wählen Sie hier den Auftraggeber mit einem Doppelklick aus, für den Sie die Gläubiger-ID erfassen wollen. Die zwingend notwendige Gläubiger-ID erhalten Sie bei der Bundesbank im Internet: www.glaeubigerid.bundesbank.de 6. Anlage von Ordnern für SEPA-Lastschriften Wenn Sie nur bereits bestehende Ordner konvertieren wollen, brauchen Sie hier keinen neuen Ordner anzulegen. Die Umstellung bestehender Ordner finden Sie unter Punkt 10. Konvertieren von alten Zahlungsordnern. Die Neuanlage der SEPA-Lastschrift-Ordner muss getrennt nach dem Lastschrifttyp erfolgen, der in dem jeweiligen Ordner enthalten sein soll. Zur Anlage eines Ordners klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf das Wort Inlandszahlungen und wählen dann den Punkt Neuer Ordner aus. Hier können Sie eine aussagekräftige Bezeichnung eintragen. Das Element muss hier aber zwingend SEPA-Lastschriften lauten. Checkliste_SFirm_Lastschriften.doc Seite 2 von 9
Mit Weiter gelangen Sie auf die nächste Seite. Hier treffen Sie die Auswahl des Lastschrift-Typs (Basis/Core oder Firmenlastschrift/B2B (business to business). Wenn Sie in der Bezeichnung einen kurzen Hinweis eintragen, ist später sofort sichtbar, welcher Lastschrift-Typ sich im jeweiligen Ordner befindet. Die Zuordnung zu einem bestimmten Auftraggeber treffen Sie im oberen Bereich Nur Zahlungen für Auftraggeber. 7. Anlage von Mandaten Mit dem Mandat "mandatiert" (beauftragt, autorisiert, ermächtigt) Ihr Kunde Sie, Zahlung von seinem Konto einzuziehen. In der Regel ist es die Lastschriftvereinbarung im Rahmen des Mitgliedsantrags. Vielleicht/Praktischerweise ist Ihre Mitgliedsnummer die Mandatsnummer. Dann finden Sie immer die Vereinbarung. Die Erfassung von Mandaten kann sowohl über einen eigenen Menüpunkt unter Datenbanken, SEPA-Lastschriftmandate, als auch im Rahmen der Erfassung von Lastschriften erfolgen. Schneller geht es im Rahmen der Zahlungs-Erfassung. Daher wird dieser Weg hier ausführlicher beschrieben. Wechseln Sie in den Ordner, in den Sie die SEPA-Lastschrift erfassen wollen. Wie oben bereits gesehen, muss im Vorfeld über die Eigenschaften der Lastschrift-Typ festgelegt werden. Jetzt starten Sie mit rechter Maustaste und Neu die Erfassung. Komplettieren Sie Betrag und Verwendungszweck. Beginnen Sie mit dem Feld Zahlungspflichtiger. Hier können Sie, wie bisher, mit Eingabe von Teilen des Namens und der TAB-Taste die Empfängerdatenbank aufrufen und die dort bereits hinterlegten Daten einblenden. Checkliste_SFirm_Lastschriften.doc Seite 3 von 9
Nun füllen Sie das Feld Mandat mit der von Ihnen im Vorfeld festgelegten und vereinbarten Mandatsnummer. Anschließend klicken Sie auf den Reiter Lastschriftmandat. Sie gelangen zur Eingabeseite der restlichen Mandatsdaten. Hier ist zwingend das Unterzeichnungsdatum des Mandates zu hinterlegen. Ebenfalls müssen Sie angeben, ob es sich um ein wiederkehrendes Mandat handelt. Dies ist wichtig für die weitere Nutzung des Mandates. Wenn alle erforderlichen Werte gefüllt sind, können Sie die Lastschrift wie bisher auch mit der F12-Taste abspeichern. So wird neben dem Zahlungsauftrag auch das Lastschriftmandat abgespeichert. Wenn Sie bereits gespeicherte Mandate ansehen, ändern oder löschen wollen, können Sie dies über den Punkt Datenbanken, SEPA-Lastschriftmandate tun. Hier stehen Ihnen alle Funktionen zur Bearbeitung des Mandates zur Verfügung. Näheres zum Feld Ausgabe am finden Sie im Abschnitt 9. SEPA-Lastschriften erfassen. 8. Mandate drucken SFirm 2.5 bietet Ihnen ebenfalls die Möglichkeit, Mandate zu drucken. Sie können auf diesem Weg die erforderlichen Mandatsdaten eintragen, das Formular ausdrucken und dem Zahlungspflichtigen zur Unterschrift vorlegen. Gehen Sie dazu in den Bereich Datenbanken SEPA-Lastschriftmandate. Wählen Sie hier das Mandat, das Sie drucken möchten, per Doppelklick aus. Falls es ein neues Mandat ist, können Sie es vorher anlegen, (rechte Maustaste-> Neu) und anschließend drucken. Der Druck läuft über den Menüpunkt Datei, Formulardruck. Er ist nur aktiv, wenn das Mandat erfasst und gespeichert ist. Wenn Sie das Mandat vom Zahlungspflichtigen unterzeichnet zurück erhalten, aktualisieren Sie das Signaturdatum noch, da es bei der Erfassung mit dem Tagesdatum gefüllt wird. 9. SEPA-Lastschriften erfassen Die Erfassung von SEPA-Lastschriften erfolgt grundsätzlich so wie es bei den alten Lastschriften auch war. Allerdings gibt es nun ein weiteres, neues Feld Mandat. Dieses Feld erlaubt Ihnen, die hinterlegten Stammdaten des Kunden und des dazugehörigen Mandates aufzurufen. Geben Sie dazu die Mandatsreferenz oder Teile davon in das Feld Mandat ein. Durch Betätigen der TAB-Taste wird Ihnen jetzt das Auswahlfenster der bereits hinterlegten Mandate geöffnet. Es werden allerdings nur die Mandate angezeigt, die auch in diesem Ordner (Basis/CORE oder Firmen/B2B) erfasst werden können. Hier genügt ein Doppelklick auf den richtigen Datensatz. Checkliste_SFirm_Lastschriften.doc Seite 4 von 9
Die weitere Erfassung ist wie bisher bekannt. Nur das Feld Ausgabe am: muß sorgfältig beachtet werden. Denn hier ist das Datum einzutragen, an dem die SEPA-Lastschrift zur Sparkasse übertragen werden soll. Abhängig von der zugrunde liegenden Lastschrift (einmalig, wiederkehrend, Ersteinreichung, Basis - oder Firmen -Lastschrift) müssen Sie hier die Tage bis zur Fälligkeit abziehen, damit der korrekte Tag für die Übertragung gewählt und vorgeschlagen wird.. Im obigen Beispiel ist der Ausgabe- und damit der Übertragungs-Tag der 26.03.12. Somit wäre die Fälligkeit der Lastschrift frühestens bei am Ersteinzug Firmen-Lastschrift 28.03.2012 Folgeeinzug Basis-Lastschrift 29.03.2012 Ersteinzug Basis-Lastschrift 03.04.2012 Die weiteren Felder in der Erfassungsmaske sind weniger von Bedeutung und rein optional. So können Sie hier einen abweichenden Zahlungspflichtigen oder/und eine Referenznummer für den Zahlungspflichtigen eintragen. Diese Daten werden an den Zahlungspflichtigen mitgeliefert. Das Feld Bemerkung ist nur für Ihren internen Gebrauch bestimmt und wird nicht im Datensatz übertragen. 10. Konvertierung von alten Zahlungsordnern ins SEPA-Format Um die bisher genutzte Ordnerstruktur nicht neu anlegen zu müssen, sollten Sie die Ordner in das SEPA-Format konvertieren. Wechseln Sie dazu in den Ordner, den Sie konvertieren möchten. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste wie bei Neu anlegen einer Lastschrift. Aus dem sich dann öffnenden Menü wählen Sie den Punkt SEPA-Konvertierung aus. Achtung: besondere Aufmerksamkeit! Checkliste_SFirm_Lastschriften.doc Seite 5 von 9
Hier werden Sie jetzt gefragt, ob Sie die Lastschriften in SEPA- Firmenlastschriften umwandeln wollen. Nur, wenn Sie wirklich FIRMEN/B2B-Lastschriften erstellen wollen, klicken Sie hier auf Ja. Alle Ihre Kunden müssen dann auch Firmen sein. In der Regel klicken Sie also auf "Nein" - dann wird eine Konvertierung in SEPA-Basis/Core-Lastschriften ausgeführt. Hier sind jetzt alle Zahlungen mit einem Kreuz und Status OK markiert, die sofort konvertiert werden können. Der Name des neuen SEPA- Ordners wird üblicherweise identisch mit dem Namen des alten Ordners plus Zusatz des enthaltenen Lastschrifttyps (CORE/B2B) vorgeschlagen, kann aber auch von Ihnen geändert werden. Dort, wo die Mandatsnummer noch fehlt, wird dies durch einen entsprechenden Hinweis angezeigt. Markieren Sie die Zeile und klicken Sie auf den Button Ändern. So können Sie hier im Rahmen der Konvertierung die fehlenden Mandatsdaten erfassen. Mit Klick auf OK werden nun die Lastschriften konvertiert, die mit einem OK in der Spalte Status gekennzeichnet waren. Die restlichen verbleiben im alten Lastschriften-Ordner und müssen ggfs. neu im SEPA-Lastschrift-Ordner erfasst werden. Nach Abschluss gibt es eine Meldung über die Anzahl der konvertierten Lastschriften. Checkliste_SFirm_Lastschriften.doc Seite 6 von 9
Die Frage, ob der alte Ordner erhalten bleiben soll, beantworten Sie mit Nein, damit Sie ihn später nicht manuell löschen müssen. Die Konvertierung von SEPA-Firmenlastschriften läuft analog der oben beschriebenen Vorgehensweise ab. Hier wird lediglich der Ergänzungstext des Ordnernamens um den Zusatz B2B ergänzt. 11. Umrechnung Konto-Nummer in IBAN bei der Erfassung Wenn Sie bei neuen inländischen Zahlungspflichtigen nur die alten 10-stelligen Konto-Nummern und die BLZ haben, ist dies auch kein Problem. SFirm rechnet diese während der Erfassung in die neue IBAN und BIC um. Gehen Sie zum Erfassen einer Lastschrift in den jeweiligen Lastschrift-Ordner und rufen dort die Erfassungsmaske auf. Im Feld IBAN geben Sie einfach die Konto- Nummer und im Feld SWIFT-BIC die alte BLZ ein. Sobald Sie jetzt die TAB-Taste betätigen oder das Feld SWIFT- BIC mit der Maus verlassen, bekommen sie die folgende Bildschirmeinblendung, die Sie über die erfolgte Umrechnung informiert. Damit Sie diese Meldung nicht permanent mit OK quittieren müssen, sollten Sie den Haken im roten Kreis setzen und mit OK bestätigen. Über das Feld mit dem Euro-Symbol (Kreis) können Sie die Umrechnung ebenfalls einleiten, dieser Weg dauert allerdings etwas länger. Checkliste_SFirm_Lastschriften.doc Seite 7 von 9
12. Import und Konvertierung von Zahlungsverkehrsdateien (DTAUS) Natürlich können Sie weiterhin Zalungsverkehrsdateien im DTAUS-Format in SFirm importieren und durch die anschließende Bestandskonvertierung ins SEPA-Format umwandeln und versenden. Gehen Sie dazu in SFirm über den Menüpunkt Datei, DTA-Datei, DTA-Datei importieren. In dem jetzt geöffneten Fenster wählen Sie die DTAUS-Datei, die Sie importieren wollen. Nun sind folgende Einstellungen zu tätigen bzw. zu prüfen. Im oberen Bereich prüfen Sie, ob die richtige Ursprungsdatei ausgewählt wurde. Die Haken setzen Sie so, wie Sie auf dem nebenstehenden Bild gesetzt sind. Den Namen des Ordners (im Beispiel SEPA-Transfer) können Sie frei wählen. Wichtig ist nur, dass Sie sich den Namen merken, da Sie diesen Ordner im zweiten Schritt ins SEPA-Format konvertieren müssen. Der erfolgreiche Import wird durch diese Meldung bestätigt. Die nun folgende Frage nach dem Löschen der importierten Datei sollten Sie mit Ja beantworten. So verhindern Sie doppelte Dateien auf Ihrem System. Setzen Sie nun die Konvertierung der Daten ins SEPA-Format wie oben unter 10. Konvertierung von alten Zahlungsordnern ins SEPA-Format beschrieben fort. Nach erfolgreichem Versand löschen Sie den SEPA-Transfer-Ordner wieder, damit er beim Import der nächsten DTAUS-Datei wieder angelegt werden kann. Checkliste_SFirm_Lastschriften.doc Seite 8 von 9
13. Sonderwerkzeuge Neben diesen Standardfunktionen in der SFirm Version 2.5 gibt es noch weitere Werkzeuge, um Ihnen den SEPA-Umstieg zu erleichtern. SEPA-Account-Konverter Für die massenweise Umrechnung von alten Bankverbindungen aus Ihrem eigenen Fibu-System wurde der Account-Konverter konzipiert. So können große Mengen alter Bankverbindungen quasi im Rahmen einer Stapelverarbeitung auf das neue System IBAN und BIC umgerechnet werden. SEPA-File-Konverter Für die Konvertierung größerer Mengen von alten DTAUS-Dateien in das neue SEPA- Format ist der File-Konverter konzipiert. Auch hier werden mehrere DTAUS-Dateien in automatisierten Abläufen ins SEPA-Format umgerechnet. SEPA-XML-Checker Der SEPA-XML-Checker hilft Ihnen, die von Ihnen selbst oder Ihrem Softwarehaus entwickelten SEPA-XML-Dateien auf korrekte Syntax und Struktur zu prüfen. In den bei Ihrer Sparkasse lizenzierten Enterprise-Versionen sind diese Werkzeuge bereits kostenfrei enthalten. Checkliste_SFirm_Lastschriften.doc Seite 9 von 9