Umsetzung SEPA-Lastschriften in SFirm 2.5 Stand

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1 Umsetzung SEPA-Lastschriften in SFirm 2.5 Stand Dieser Leitfaden soll Ihnen beim Umstieg vom alten inländischen Lastschrift-Format auf das neue SEPA-Format helfen. Die einzelnen Punkte sind durch die jeweiligen Überschriften thematisch getrennt. 1. Welches DFÜ-Verfahren nutzen Sie derzeit? Der Versand von SEPA-Lastschriften ist jetzt mit allen DFÜ-Verfahren (HBCI/EBICS) möglich. Die Nutzung der Euro-Express-Lastschrift (Core1) ist seit möglich. 2. Liegt die aktuelle Version vor? Als erstes prüfen Sie, ob Sie die aktuelle Version 2.5 von SFirm einsetzen. Prüfen können Sie dies, indem Sie das gelbe Fragezeichen anklicken und anschließend die angezeigte Version prüfen. Hier muss 2.5 stehen, die Angaben in Klammern dahinter müssen mind. (17/17) lauten, können aber auch höher liegen. Bei Versionen < 2.5 können Sie über den Menüpunkt Extra -> Online Update das Update auf die Version 2.5 starten, sofern Sie ein SFirm-Abonnement mit uns abgeschlossen haben. Die Installation des aktuellen Patchlevels können Sie über Extra -> Optionen, Reiter Administrator 1 und Klick auf den Button Update starten anstoßen. Prüfen Sie bitte auch, ob das Modul SEPA (TRF, CORE, B2B) bereits vorhanden ist. Führen Sie vor der Umstellung eine Datensicherung über den Punkt Extra Datensicherung Daten sichern durch. 3. Umrechnung bereits hinterlegter inländischer Bankverbindungen SFirm prüft beim Start, ob in den Empfänger-/Kundendaten noch IBAN und BIC fehlen und schlägt eine automatische Berechnung vor. Dies wird Ihnen durch folgende Bildschirmmeldung auf dem Startbildschirm (SFirm Finanzstatus) angezeigt. Starten Sie durch Klick auf den blau hinterlegten Link hier die Umrechnung. Dieser Vorgang kann unter Umständen häufiger erforderlich werden, wenn im Laufe der Zeit noch weitere Kontodaten importiert werden. Anschließend können Sie diese Daten dann zur Erfassung von SEPA-Zahlungen verwenden. SEPA-Lastschriften in SFirm 2.5 Seite 1 von 10

2 4. Automatisches Speichern von Mandaten bei der Erfassung Damit im weiteren Verlauf der Arbeiten mit der SEPA- Lastschrift und den dazugehörigen Daten ein komfortabler Ablauf erreicht wird, sollten Sie in den Optionen die automatische Speicherung der Mandate aktivieren. Wählen Sie dazu unter Extra -> Optionen den Reiter Zahlungsaufträge. Hier setzen Sie, falls nicht schon vorhanden, den Haken wie nebenstehend gekennzeichnet. 5. Eingabe der Gläubiger-ID Die Eingabe der Gläubiger-ID erfolgt beim Auftraggeber (Menüpunkt Wechseln zu -> Auftraggeber ). Wählen Sie hier den Auftraggeber mit einem Doppelklick aus, für den Sie die Gläubiger-ID erfassen wollen. Die Gläubiger-ID können Sie unter beantragen. 6. Anlage von Ordnern für SEPA-Lastschriften SEPA-Lastschriften in SFirm 2.5 Seite 2 von 10

3 Wenn Sie nur die bereits bestehenden Ordner konvertieren wollen, brauchen Sie hier keinen neuen Ordner anzulegen. Die Umstellung bestehender Ordner finden Sie unter Punkt 10, Konvertieren von alten Zahlungsordnern. Die Neuanlage der SEPA-Lastschrift-Ordner muss getrennt nach dem Lastschrifttyp erfolgen, der in dem jeweiligen Ordner enthalten sein soll. Zur Anlage eines Ordners klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den Begriff Inlandszahlungen und wählen dann den Punkt Neuer Ordner aus. Tragen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein. Als Element muss SEPA- Lastschriften ausgewählt sein. Mit Weiter gelangen Sie auf die nächste Seite. Treffen Sie die Auswahl des Lastschrift- Typs (Basis-, Firmen oder Euro- Expresslastschrift). Wenn Sie sich in der Bezeichnung schon einen kurzen Hinweis darüber eingetragen haben, ist später sofort von außen sichtbar, welcher Lastschrift-Typ sich im jeweiligen Ordner befindet. Die Zuordnung zu einem bestimmten Auftraggeber treffen Sie im oberen Bereich Nur Zahlungen für Auftraggeber. 7. Anlage von Mandaten Die Erfassung von Mandaten kann sowohl über einen eigenen Menüpunkt unter Datenbanken / SEPA-Lastschriftmandate als auch im Rahmen der Erfassung von Lastschriften erfolgen. Schneller geht es im Rahmen der Zahlungs-Erfassung. Daher werden wir diesen Weg hier etwas ausführlicher beschreiben. Wechseln Sie in den Ordner, in den Sie die SEPA-Lastschrift erfassen wollen. Wie oben bereits gesehen, muss im Vorfeld über die Eigenschaften der Lastschrift-Typ festgelegt werden. SEPA-Lastschriften in SFirm 2.5 Seite 3 von 10

4 Beginnen Sie mit dem Feld Zahlungspflichtiger. Hier können Sie, wie bisher, mit Eingabe von Teilen des Namens und der Tabulator-Taste die Empfängerdatenbank aufrufen und die dort bereits hinterlegten Daten einblenden. Komplettieren Sie Betrag und Verwendungszweck. Nun füllen Sie das Feld Mandat mit der von Ihnen im Vorfeld festgelegten und vereinbarten Mandatsnummer. Anschließend klicken Sie auf den Reiter Lastschriftmandat. Sie gelangen zur Eingabeseite der restlichen Mandatsdaten. Hier ist zwingend das Unterzeichnungsdatum des Mandates zu hinterlegen. Ebenfalls müssen Sie angeben, ob es sich um ein wiederkehrendes Mandat handelt. Dies ist wichtig für die weitere Nutzung des Mandates. Wenn alle erforderlichen Werte gefüllt sind, können Sie die Lastschrift wie bisher auch mit der F12-Taste abspeichern. So wird neben dem Zahlungsauftrag auch das Lastschriftmandat abgespeichert. Wichtig: Bei wiederkehrenden Lastschriften müssen Sie bei der Ersteinreichung erstmalig angeben. Nach der ersten erfolgreichen Übermittlung / Buchung der Erstlastschrift wird der Wert von SFirm automatisch auf wiederkehrend (=Folgelastschrift) gesetzt. Wenn Sie bereits gespeicherte Mandate ansehen, ändern oder löschen wollen, können Sie dies über den Punkt Datenbanken, SEPA-Lastschriftmandate tun. Hier stehen Ihnen alle Funktionen zur Bearbeitung des Mandates zur Verfügung. Näheres zum Feld Ausgabe am finden Sie im Abschnitt 9. SEPA-Lastschriften erfassen. 8. Mandate drucken SFirm 2.5 bietet Ihnen ebenfalls die Möglichkeit, Mandate zu drucken. Sie können auf diesem Weg die erforderlichen Mandatsdaten eintragen, das Formular ausdrucken und dem Zahlungspflichtigen zur Unterschrift vorlegen. Gehen Sie dazu in den Bereich Datenbanken / SEPA-Lastschriftmandate. Wählen Sie hier das Mandat per Doppelklick aus, das Sie drucken möchten. Falls es ein neues Mandat ist, können Sie es hier vorher anlegen, (rechte Maustaste-> Neu) und anschließend drucken. Der Druck läuft über den Menüpunkt Datei, Formulardruck. Er ist nur aktiv, wenn das Mandat erfasst und gespeichert ist. Wenn Sie das Mandat vom Zahlungspflichtigen unterzeichnet zurück erhalten, aktualisieren Sie das Signaturdatum noch, da es bei der Erfassung mit dem Tagesdatum gefüllt wird. 9. SEPA-Lastschriften erfassen Die Erfassung von SEPA-Lastschriften erfolgt grundsätzlich so wie bei den alten SEPA-Lastschriften in SFirm 2.5 Seite 4 von 10

5 Lastschriften auch. Allerdings gibt es nun ein weiteres neues Feld Mandat. Dieses Feld erlaubt Ihnen, die hinterlegten Stammdaten des Kunden und des dazugehörigen Mandates aufzurufen. Geben Sie dazu die Mandatsreferenz oder Teile davon in das Feld Mandat ein. Durch Betätigen der Tabulator-Taste wird Ihnen jetzt das Auswahlfenster der bereits hinterlegten Mandate geöffnet. Es werden allerdings nur die Mandate angezeigt, die auch in diesem Ordner (CORE/COR1 oder B2B) erfasst werden können. Hier genügt ein Doppelklick auf den richtigen Datensatz. Die weitere Erfassung ist wie bisher bekannt. Einzig im Feld Ausgabe am: ist Ihre besondere Aufmerksamkeit gefragt. Hier wird das Datum eingetragen, an dem die SEPA-Lastschrift zur Sparkasse übertragen werden soll. Darauf aufbauend berechnet SFirm Ihnen dann das Fälligkeitsdatum der Lastschrift (rechts daneben angezeigt). Abhängig von der zugrunde liegenden Lastschrift (einmalig, wiederkehrend, Ersteinreichung, Firmen- oder Euro-Express-, Basis-Lastschrift) werden hier die Tage bis zur Fälligkeit abgezogen, damit der korrekte Tag für die Übertragung gewählt werden kann. Die weiteren Felder in der Erfassungsmaske sind weniger von Bedeutung und rein optional. So können Sie hier einen abweichenden Zahlungspflichtigen oder/und eine Referenznummer für den Zahlungspflichtigen eintragen. Diese Daten werden an den Zahlungspflichtigen mitgeliefert. Das Feld Bemerkung ist nur für Ihren internen Gebrauch bestimmt und wird nicht im Datensatz übertragen. 10. Konvertierung von alten Zahlungsordnern ins SEPA-Format Um die bisher genutzte Ordnerstruktur nicht neu anlegen zu müssen, sollten Sie die Ordner in das SEPA-Format konvertieren. Wechseln Sie dazu in den Ordner, den Sie konvertieren möchten. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste wie bei Neu anlegen einer Lastschrift in den rechten Bildschirmbereich. Aus dem sich dann öffnenden Menü wählen Sie den Punkt SEPA-Konvertierung aus. SEPA-Lastschriften in SFirm 2.5 Seite 5 von 10

6 Achtung: besondere Aufmerksamkeit!! Hier werden Sie jetzt gefragt, ob Sie die Lastschriften in SEPA-Basis-, Euro- Express-, oder SEPA-Firmenlastschriften umwandeln wollen. Klicken Sie die korrekte Auswahl an. COR1 ermöglicht Ihnen die verkürzte Einreicherfrist von 1+1 Tagen, sofern Sie nur inländische Bankkonten belasten Hier sind jetzt alle Zahlungen mit einem Kreuz und Status OK markiert, die sofort konvertiert werden können. Der Name des neuen SEPA-Ordners wird üblicherweise identisch mit dem Namen des alten Ordners plus Zusatz des enthaltenen Lastschrifttyps (CORE, COR1 oder B2B) vorgeschlagen, kann aber auch von Ihnen geändert werden. Dort, wo die Mandatsnummer noch fehlt, wird dies durch einen entsprechenden Hinweis angezeigt. Markieren Sie die Zeile und klicken Sie auf den Button Ändern. So können Sie hier im Rahmen der Umwandlung die fehlenden Mandatsdaten erfassen. Über das Fernglas hinter Mandatsnummer können Sie ein automatisch zugeordnetes Mandat ändern. (z.b. von Tennis123 auf Fussball654 ) Mit Klick auf OK werden nun die Lastschriften konvertiert, die mit einem OK in der Spalte Status gekennzeichnet waren. Die restlichen verbleiben im alten Lastschriften-Ordner und müssen ggfs. neu im SEPA-Lastschrift-Ordner erfasst werden. SEPA-Lastschriften in SFirm 2.5 Seite 6 von 10

7 Nach Abschluss gibt es eine Meldung über die Anzahl der konvertierten Lastschriften. Die Frage, ob der alte Ordner erhalten bleiben soll, beantworten Sie sinnvollerweise mit Nein, damit Sie ihn später nicht manuell löschen müssen. Die Konvertierung von SEPA-Firmenlastschriften läuft analog ab. Hier wird lediglich der Ergänzungstext des Ordnernamens um den Zusatz B2B ergänzt. SEPA-Lastschriften in SFirm 2.5 Seite 7 von 10

8 11. Umrechnung Konto-Nummer in IBAN bei der Erfassung Wenn Sie bei neuen inländischen Zahlungspflichtigen nur die Kontonummer und die BLZ haben, ist dies auch kein Problem. SFirm rechnet diese während der Erfassung in die neue IBAN und BIC um. Gehen Sie zum Erfassen einer Lastschrift in den jeweiligen Lastschrift- Ordner und rufen dort die Erfassungsmaske auf. Im Feld IBAN geben Sie einfach die Konto- Nummer und im Feld SWIFT-BIC die alte BLZ ein. Sobald Sie jetzt die Tab-Taste betätigen oder das Feld SWIFT-BIC mit der Maus verlassen, bekommen sie die folgende Bildschirmeinblendung, die Sie über die erfolgte Umrechnung informiert. Damit Sie diese Meldung nicht permanent mit OK quittieren müssen, sollten Sie den Haken im roten Kreis setzen und mit OK bestätigen. Über das Feld mit dem Euro- Symbol (Kreis) können Sie die Umrechnung ebenfalls einleiten, dieser Weg dauert allerdings etwas länger, so dass wir ihnen die erste Variante empfehlen. 12. Import und Konvertierung von Zahlungsverkehrsdateien (DTAUS) Natürlich können Sie weiterhin Zahlungsverkehrsdateien im DTAUS-Format in SFirm importieren und durch die anschließende Bestandskonvertierung ins SEPA-Format umwandeln und versenden. Gehen Sie dazu in SFirm über den Menüpunkt Datei DTA-Datei, DTA-Datei importieren. In dem jetzt geöffneten Fenster wählen Sie die DTAUS-Datei, die Sie einlesen wollen, über Importieren. Nun sind folgende Einstellungen zu tätigen bzw. zu prüfen. Im oberen Bereich prüfen Sie, ob die richtige Ursprungsdatei ausgewählt wurde. Die Haken setzen Sie so, wie Sie auf dem nebenstehenden Bild gesetzt sind. Den Namen des Ordners (im Beispiel SEPATransfer) können Sie frei wählen. Wichtig ist nur, dass Sie sich den Namen merken, da Sie diesen Ordner im zweiten Schritt wieder ins SEPA-Format konvertieren müssen. Der erfolgreiche Import wird wieder durch diese Meldung bestätigt. SEPA-Lastschriften in SFirm 2.5 Seite 8 von 10

9 Die nun folgende Frage nach dem Löschen der importierten Datei können Sie mit Ja beantworten, um so doppelte Dateien auf Ihrem System zu verhindern, oder mit Nein, um diese Datei bestehen zu lassen. Automatischer Import von Fremddateien: Unter dem Menüpunkt Extra / Optionen, Reiter Allgemein können Sie im Container DFÜ die Auswahl DTA-Dateien markieren und im markierten Feld das Transferverzeichnis definieren, in welchen Ihre FIBU-Software die Zahlungen ablegt. HINWEIS: Für den Import von XML-Dateien ist die Vorgabe *.* nach dem Laufwerkspfad zu hinterlegen. Bsp: X:\Fibu\bank\*.* Setzen Sie nun die Konvertierung der Daten ins SEPA-Format wie oben unter 10. Konvertierung von alten Zahlungsordnern ins SEPA-Format beschrieben fort. Nach erfolgreichem Versand löschen Sie den SEPA-Transfer-Ordner wieder, damit er beim Import der nächsten DTAUS-Datei wieder angelegt werden kann. 13. Batch-Booking (Sammlerauflösung) Mit der Einführung des SEPA-Formates gibt es auch eine Erweiterung bezüglich der Dokumentation der Sammlereinreichung im Kontoauszug. Bisher war es grundsätzlich so, dass wir die Buchung einer Zahlungsdatei in einer Summe dargestellt haben und nur auf expliziten Kundenwunsch als Einzelposten auf dem Kontoauszug aufgeführt haben. Sie können nun je Zahlungsvorgang entscheiden, ob Sie die Zahlungen in einer Summe oder als einzelne Posten im Kontoauszug gebucht haben möchten. Bisher bestehende Sondervereinbarungen sind mit der Einführung von SEPA hinfällig geworden. Ab sofort entscheiden Sie also selbst, wie die Buchungen auf dem Konto aussehen. Im Rahmen der Zahlungsausgabe gelangen Sie zu diesem Bildschirm. SEPA-Lastschriften in SFirm 2.5 Seite 9 von 10

10 Durch Setzen dieses Hakens bei Sammelbuchung wird der Auftrag in einer Summe gebucht, durch Entfernen werden die Lastschriften dann einzeln auf dem Kontoauszug zu sehen sein. Wir haben alle Vorkehrungen getroffen, damit Sie individuell beim Versand die für Sie beste Lösung wählen können. Wir wissen natürlich nicht, wie Ihre anderen Bankverbindungen mit diesem Thema umgehen. Sie sollten bei diesen Banken nachfragen, bevor Sie die Funktion das erste Mal verwenden möchten. 14. Sonderwerkzeuge Neben diesen Standardfunktionen in der SFirm Version 2.5 gibt es noch weitere Werkzeuge, um Ihnen den SEPA-Umstieg zu erleichtern. SEPA-Account-Konverter kostenlos, Download unter Für die massenweise Umrechnung von alten Bankverbindungen aus Ihrem eigenen Fibu- System wurde der SEPA-Account-Konverter konzipiert. So können große Mengen alter Bankverbindungen quasi im Rahmen einer Stapelverarbeitung auf das neue System IBAN und BIC umgerechnet werden. SEPA-File-Konverter: (kostenpflichtig) Für die Konvertierung größerer Mengen von alten DTAUS-Dateien in das neue SEPA-Format ist der File-Konverter konzipiert. Auch hier werden mehrere DTAUS-Dateien in automatisierten Abläufen ins SEPA-Format umgerechnet. SEPA-XML-Checker: (kostenpflichtig) Der SEPA-XML-Checker hilft Ihnen, die von Ihnen selbst oder Ihrem Softwarehaus entwickelten SEPA-XML-Dateien detailliert auf korrekte Syntax und Struktur zu prüfen. Eine grundlegende Prüfung können Sie auch innerhalb von SFirm über das Menü: Datei DTA-Dateien Überprüfen nutzen. Weitere Informationen erhalten Sie hierzu auch unter SEPA-Lastschriften in SFirm 2.5 Seite 10 von 10