www.schweighofer.com Win1A-LOHN Mini Light Von der Anlage eines Mitarbeiters bis zu dessen Abrechnung sowie weitere Highlights Kurzeinführung in das Programm Win1A-LOHN Mini Light
A. Erste Schritte In diesem Abschnitt werden die ersten Programmschritte nach der Installation erläutert. Schritt 1: Starten Sie Win1A-LOHN Mini / Light aus der Programmgruppe MANAGER-SOFTWARE (Start / Programme). B. Nach Ausführen des Programms Schritt 2: Sobald das Programm geladen wird, erscheint folgendes Informationsfenster, in dem bereits die Versionsnummer aufscheint. Seite 2 / 16
C. Abwicklung der Personalverrechnung Schritt 3: Einstieg in die Abrechnungsmaske Nach dem Informationsfenster erscheint direkt die Abrechnungsmaske. Solange kein Mitarbeiter eingegeben wurde, ist die Maske deaktiviert und es können keine Werte erfasst werden. Die Maske hat folgendes Aussehen: Schritt 4: Einen neuen Mitarbeiter anlegen: Um einen Mitarbeiter anzulegen und die Abrechnungsmaske zu aktivieren, benötigen Sie lediglich einen Klick auf das ICON. Dieses ICON befindet sich links oben in der Maske. Es erscheint nun das Schnelleingabefenster des Mitarbeiters. Füllen Sie hier unbedingt alle Felder aus. Seite 3 / 16
Die Software benötigt diese Daten als Basisdaten für die korrekte Durchführung der Abrechnung. Durch die Eingabe des Eintrittsdatums wird die Abrechnungsmaske aktiviert. Alle zusätzlichen mitarbeiterbezogenen Daten können Sie nach Betätigen der Schaltfläche Eingabedaten speichern im Menü Eingabe / Mitarbeiterstammdaten nachträglich ergänzen. Seite 4 / 16
Schritt 5: Eine neue Firma anlegen: Im Feld Firma zuweisen können Sie mittels Klick auf das Icon Firma anlegen und diese dem Mitarbeiter anschließend zuweisen. Sie gelangen dabei in folgendes Fenster: eine neue Füllen Sie die einzelnen Felder aus und klicken Sie anschließend auf Übernehmen und schließen Sie mit Ok ab. Alternativ zu dieser Vorgangsweise können Sie auch später Ihre Firmenstammdaten im Menü Eingabe / Firmenstammdaten eintragen. Neben den Stammdaten sind die dienstgeberbezogenen Daten für das Finanzamt, die GKK, die gewählte Mitarbeitervorsorgekasse, die Gemeinde, das Telebanking, ein eventuelles NEUFÖG und die Arbeitsstätte zu hinterlegen. Schritt 6: Die erste Abrechnung erstellen: Nach Eingabe der Daten wie im Schritt 5 und 6 beschrieben können Sie die erste Abrechnung durchführen. In unserem Beispiel rechnen wir einen Angestellten mit 3.000 brutto, einem großem Pendlerpauschale mit 40km (der Dienstnehmer ist vollbeschäftigt, daher stehen ihm beim Pendlerpauschale Pendlereuro die vollen 3/3 zu) und einen Alleinverdienerabsetzbetrag (AVAB) mit 1 Kind für Jänner 2014 ab. Seite 5 / 16
Die Abrechnung ergibt folgendes Bild: Wir korrigieren nun das Beispiel um ein 2. Kind, für das die Familienbeihilfe vom Dienstnehmer seit Jänner 2014 bezogen werden kann. Dieser Umstand wurde in der Lohnverrechnung jedoch erst im Februar 2014 bekannt bzw. durch Abgabe des Formulars E30 geltend gemacht. Die Geltendmachung hat eine positive Auswirkung auf den AVAB, der dadurch höher wird und die Lohnsteuer reduziert. Öffnen Sie dazu die Mitarbeiterstammdaten durch Klick auf das Icon oder alternativ im Menü Eingabe / Mitarbeiterstammdaten. Es öffnet sich folgendes Fenster: Seite 6 / 16
Hier finden Sie alle mitarbeiterbezogenen Daten, also auch jene, die bei der Schnelleingabe nicht aufscheinen und die Sie nun ergänzen können. Um nun zusätzlich das 2. Kind mit Familienbeihilfe einzugeben, öffnen Sie auf der linken Seite den Eintrag Angaben zu den Kindern, Sie gelangen in folgendes Eingabefenster: Seite 7 / 16
Geben Sie nun die beiden Kinder ein und hinterlegen Sie im Feld Berücksichtigung Kinderzuschlag für Kind Julia 02.14. Ab sofort wird ab dem Februar 2014 der erhöhte AVAB auch für das 2. Kind berücksichtigt! Alternativ kann direkt in der Abrechnungsmaske auf das ICON rechts neben dem Alleinverdienerabsetzbetrag geklickt werden, es wird dann ebenfalls obiges Fenster für die Eingabe geöffnet: Wir sehen nun, dass der Dienstnehmer um 14,59 netto mehr Gehalt gegenüber dem Vormonat Jänner erhält. Mittels Klick auf das Icon können Sie den Verdienstnachweis ausdrucken. Es gibt auch die Möglichkeit des direkten E-Mail- Versands des Verdienstnachweises im Programm unter Datei / Verdienstnachweis senden. Optional können Sie am Verdienstnachweis auch die Gesamtkosten mitausgeben, die für den Mitarbeiter insgesamt zu entrichten sind. Seite 8 / 16
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Soweit zu den ersten Abrechnungen. Sie können nun weitere Mitarbeiter anlegen, wobei die Mini Version mit 3 Mitarbeitern begrenzt ist und in der Light Version die Abrechnung bis zu 99 Mitarbeiter möglich ist. Schritt 7: Die Bezugsarten: Im Programm sind sämtliche Bezugsarten fix vorgegeben und können vom Anwender sofort genutzt werden. So können neben dem Lohn / Gehalt, Überstunden, laufende Bezüge, Zulagen, Sonderzahlungen, die Trinkgeldpauschale, die Sachbezüge, die Einmalprämie, das Jubiläumsgeld und im Austrittsfall die Ersatzleistung und die Abfertigung abgerechnet werden. Im unteren Drittel der Abrechnungsmaske finden Sie noch Eingabemöglichkeiten für den Gewerkschaftsbeitrag, für die Betriebsratsumlage, für einen + / - Posten und für die Reisekosten (Diäten nach 26 Z4 EStG) vor. Perfekte Unterstützung erhält der Anwender bei der Eingabe von Sachbezügen. Das Programm errechnet nach Eingabe der Sachbezugsdaten die Höhe des Sachbezuges automatisch für die unterschiedlichen Kategorien. Seite 10 / 16
Ein weiteres Highlight ist die Netto- auf Brutto- Hochrechnung in Kombination mit der Dienstgeberübersicht (Personalkosten). Diese Infos sind vor allem bei Gehaltsverhandlungen äußerst interessant. Beispiel: Ein Bewerber äußert den Wunsch nach einem Einstiegsgehalt von 2.500 netto als Angestellter. Sie möchten nun wissen, wieviel das Brutto ausmacht bzw. wieviel Ihnen der Mitarbeiter pro Jahr kosten würde. Das Brutto erhalten Sie in der Abrechnungsmaske, wenn Sie auf das Icon rechts neben dem Nettobetrag ganz unten klicken. Es erscheint folgendes Fenster, in dem Sie den gewünschten Betrag eingeben: Das Programm errechnet ein Gehalt in Höhe von 4.277,04 brutto. Die Frage nach den Personalkosten beantwortet die Dienstgeberübersicht im Menü Extras / Dienstgeberübersicht: Seite 11 / 16
Dieser (potentielle) Mitarbeiter kostet der Firma im Jahr 78.559,82, im Monat 6.546,65 und unter der Annahme von 1.750 zu erbringenden effektiven Jahresleistungsstunden 44,89 pro Stunde. Bei der Netto- auf Brutto- Hochrechnung können Sie zusätzlich auch das Pendlerpauschale, den AVAB / AEAB und den Freibetragsbescheid bei der Ermittlung des gewünschten Bruttogehaltes mit einfließen lassen. Schritt 8: Welche Auswertungsmöglichkeiten gibt es? Mit Win1A-LOHN Mini / Light können Sie folgende Auswertungen vornehmen (siehe Menüpunkt Ausgabe sowie Extras): Lohnkonto, Lohnjournal, Buchungsliste, Dienstgeberübersicht, Abgabenverrechnung, Dienstgeberabgabe Erklärung, Kommunalsteuererklärung und viele mehr. Es gibt weiters die Möglichkeit, (gesetzlich vorgeschriebene) Lohnerhöhungen für bestimmte oder für alle Mitarbeiter vom Programm berechnen zu lassen! Seite 12 / 16
Unter Menü GKK Meldungen finden Sie umfangreiche Ausdrucksmöglichkeiten für die Gebietskrankenkasse (den Beitragsnachweis, die (Mindestangaben-) Anmeldung, die Abmeldung, die Änderungsmeldung, die Arbeits- und Entgeltsbestätigung für Krankengeld und Wochenhilfe, etc.) und unter Ausgabe für das Finanzamt den Jahreslohnzettel L16 und die Mitteilung für freie Dienstnehmer gem. 109a EStG - E18 (siehe nachfolgend). Zusätzlich werden vom Programm die Pendlerpauschal-Erklärung und die Erklärung zum Alleinverdiener- bzw. Alleinerzieherabsetzbetrag angeboten. Seite 13 / 16
Beispiel für eine GKK Beitragsnachweisung: Eine Schnittestelle zur ELDA-Software ermöglicht die Datenfernübertragung. Sie können Meldungen wie die Beitragsnachweisung, den Jahreslohnzettel, das E18 für freie Dienstnehmer, An- und Abmeldungen usw. mittels ELDA an die Gebietskrankenkasse übertragen. Ebenso kann die Kommunalsteuererklärung mittels FINANZOnline gesendet werden. Seite 14 / 16
Sonstige wichtige Hinweise: Unter dem Menüpunkt Datei / Lohndatei NEU kann eine neue Lohndatei angelegt werden bzw. ein Jahreswechsel durchgeführt werden! Im Menüpunkt Hilfe finden Sie Beispiele zu Spezialthemen der Lohnverrechnung und Informationen über die Firma Schweighofer Manager-Software. Die Beschreibung dieser Kurzanleitung dient - wie eingangs erwähnt - dazu, um Ihnen den ersten Einstieg in das Programm Win1A-LOHN Mini Light zu erleichtern und Sie über die Möglichkeiten und den Umfang des Programms kurz zu informieren. Weitere Hilfestellungen finden Sie in der in dem Programm integrierten "Online Hilfe"(F1). Bei weiterführenden Fragen zum Programm können Sie auch gerne unseren Support telefonisch in Anspruch nehmen, den Sie entweder unter 07752/81 040 (Zentrale) oder unter 01/54 55 260 (Filiale Wien) erreichen können. Seite 15 / 16
4911 Tumeltsham, Hannesgrub Nord 30, Österreich Tel.: +43 / 7752 / 81 0 40 Fax: +43 / 7752 / 80 7 15 Tel.: +43 / 1 / 54 55 260 Fax: +43 / 1 / 54 55 260-369 94152 Neuhaus / Inn, Mittich 6, Deutschland Tel.: +49 / 8503 / 91 498-0 Fax: +49 / 8503 / 91 498-379