Konferenz: Vorsprung sichern mit smarter IT by DNUG in Lotus Notes S5.1 - Collaboration Award/Best Practices Erfahrungen für andere Anwender 1. Renate Mohr IAV GmbH renate.mohr@iav.de 2. Walter Krieg Gedys Intraware GmbH wkrieg@gedys-intraware.de
Ein Tool für alle Fälle Sicherheit und Flexibilität unter einem Dach: in Lotus Notes Renate Mohr, IAV GmbH Walter Krieg, Gedys Intraware GmbH Berlin, 8. Juni 2010 Innovationen in Serie
Die IAV auf einen Blick Partner der Automobilindustrie Weltweit engagierter Entwicklungspartner der Automobilindustrie Alle Fahrzeughersteller und -zulieferer zählen zu den Kunden Über 3.000 Mitarbeiter, Zugänge 2008: 700 Personen Über 20 Jahre Engineering-Erfahrung Entwicklungskompetenz für das ganze Fahrzeug Arbeitsschwerpunkte: Antriebsstrangentwicklung Elektronikentwicklung Fahrzeugentwicklung Unsere Stärken: Optimierte Prozesse Höchste Flexibilität Top-Qualität 100%ige Zuverlässigkeit 2
Warum eine Benutzerverwaltung? Die Ausgangslage Fakten Ca. 4.000 Mitarbeiter 22 Standorte in 10 Ländern weltweit Ca. 8.000 Projekte / durchschnittl. Laufzeit 6 Monate Ca. 500 organisat. Veränderungen von Mitarbeitern pro Jahr Ca. 2.400 Anträge / Monat Über 50 zentrale Systeme Anforderungen Wachsende Mitarbeiterzahlen im In- und Ausland Sicherheitsanforderungen der Auftraggeber innerhalb der IAV müssen gewährleistet werden (Projekte) Prozess- und Informationssicherheit Transparente Benutzerführung (Eingaben, Freigaben) Beteiligung der Mitarbeiter an der Prozessgestaltung Einführung der Applikation nach Möglichkeit über ein Online- Hilfesystem 3
Ziele Ziele für Das Unternehmen: Flexibilität, Sicherheit der Prozesse unter Beachtung neuer gesetzlicher Vorgaben bei der Umsetzung (z.b. ISO 27001) Die Benutzer: Transparenz in Benutzerführung und Freigaben Die Administratoren: Flexibilität, transparente Abarbeitung Die Information: Input nur durch die Prozessverantwortlichen Output alle notwendigen Informationen Zur richtigen Person, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort Beteiligte Abteilungen IT-Systemmanagement Julia Nimbus / photocase.com Projektmanagement Human Resources Facility Management Rechtsabteilung Ein gemeinsames Projekt mit GEDYS Intraware GmbH 4
Die Lösung Allgemeines Alle Berechtigungen werden beantragt, genehmigt, erteilt und dokumentiert. Standardberechtigungen auf Ressourcen werden automatisch - ohne Antrag und Genehmigung - über organisatorische Parameter, Individuelle Berechtigungen auf Ressourcen über Antrag und Genehmigung vergeben. Sicherheit durch drei verschiedene Genehmigungsverfahren. Alle Genehmiger haben mindestens einen Vertreter kein Workflow bleibt unbearbeitet. Die Einrichtung der Berechtigungen kann in unterschiedlichen WF-Schritten durch die Administratoren erfolgen. Jeder Schritt Antrag, Genehmigung und Ausführung ist workflowgesteuert und dokumentiert. Die ist eine der Grundlagen für Sicherheitszertifikate (ISO 9001, 27001). Ein zentrales Online-Hilfesystem (animierte Videos) für alle Mitarbeiter wurde eingerichtet. 5
Die Lösung Integration Sicherheit von Information und Prozess: Die Informationen werden nur durch die Prozessverantwortlichen eingegeben Informationspool: Die Anwendung ist die Zentrale aller Stammdaten von Firmen, Mitarbeitern und Berechtigungen der IAV GmbH und ihrer Tochterunternehmen Automatisierung der Datenströme: Schnittstellen in/aus Applikationen sind vorhanden bzw. vorgesehen Datenimport: Aus allen Systemen konnten für den Start die tatsächlichen Daten per Schnittstelle importiert werden Auswertung: Summarische Betrachtung der Berechtigungen mit unterschiedlichem Fokus, z. B. Was sind meine Berechtigungen Ansicht Meine IAV Welche Standards und zusätzliche Berechtigungen hat eine Organisationseinheit Welche Benutzer sind auf welcher Berechtigung Offene Anträge auf einen Blick Bearbeiter auf einen Blick 6
Die Lösung Unsere Stärken 1. Anwendung mit allen Berechtigungen, allen Genehmigungen, aller Mitarbeiter in allen Systemen 2. Plattform für die gesamte Berechtigungsstruktur des Unternehmens 3. Grundlage zur Automatisierung diverser unternehmensweiter, standardisierter Abläufe aller organisatorischen Change-Management-Prozesse im Unternehmen 4. Sicherheit des Kunden nachweisbar gewährleistet 5. Konfigurierbarkeit aller dargestellten Prozesse (Kleinstes Gemeinsames vs. Individualisierung) also änderbar und damit in jeder beliebigen Organisation (Unternehmen) einsetzbar 6. Unabhängigkeit der Anwendung von Lotus Notes Version 7. Nutzung der Kommunikationsmittel (Collaboration) von Lotus Notes d.h. der IAV 8. Einführungsstandards für neue Anwendungen Lernen durch kontext-sensitive Videotutorials (Ebenfalls menügesteuerter Abruf über ein Help Center möglich) 9. Importmöglichkeit der Daten direkt aus den Systemen 10. ERFAHRUNG: Die Abbildung aller Geschäftsprozesse in einem 0/1 Modus hat nicht nur die Programmierung der Datenbank sondern auch die internen Prozesse vorangebracht. 7
Die Konfiguration des Unternehmens IAV Group Human Resources Facility Management IT-System Management Büro Das Unternehmen erhält Parameter: Organisatorische (durch Human Resources) und andere (z.b. durch Facility Management) Die Systeme werden angemeldet und genehmigt: Mit organisatorischen und fachlich Verantwortlichen, Serverstandorten, Administratoren u.v.m. 8
Die Konfiguration des Unternehmens IAV Group Human Resources Facility Management IT-System Management Büro Status Standort Fester MA Berlin Student Gifhorn Azubi Chemnitz Position BL AL TL Human Resources: erstellt Mitarbeiterstati, Positionen u.a.m. Facility Management: erstellt Lokationen mit Telefonnummern, Gebäuden und Gebäudeteilen System Management: erstellt unterschiedliche - Standard- und individuelle Berechtigungen auf Ressourcen 9
Der Prozess Eine neue Mitarbeiterin soll eingestellt werden! 10
Die Einstellung Mitarbeiterstammdaten Nela Randhut-Leyer Bei Human Resources werden ihre Stammdaten erstellt: z.b. Name, Vorname 11
Die Einstellung Mitarbeiterstammdaten Nela Randhut-Leyer Fester MA TL Human Resources stellt die neue Mitarbeiterin außerdem als: Feste Mitarbeiterin (Status) und Teamleiterin (Position) ein 12
Die Einstellung Mitarbeiterstammdaten Nela Randhut-Leyer Fester MA TL Die Lokation, in der die neue Mitarbeiterin arbeitet, wird festgelegt 13
Die Einstellung Mitarbeiterstammdaten Nela Randhut-Leyer Fester MA TL Gifhorn Die neue Mitarbeiterin wird in der Lokation Gifhorn arbeiten 14
Auswahl der Standardberechtigungen Nela Randhut-Leyer Fester MA TL Gifhorn Über das System Management werden für die neue Mitarbeiterin passend zu den Parametern: Feste Mitarbeiterin, Teamleiterin in der Lokation Gifhorn die entsprechenden Standardberechtigungen ausgewählt 15
Automatisierte Ausstattung mit Standardberechtigungen Nela Randhut-Leyer Fester MA TL Gifhorn Die Standardberechtigungen beinhalten folgende Ressourcen Feste Mitarbeiterin in der Lokation Gifhorn: Notes: Mailfile, Verteiler Alle-IAV, Verteiler Alle-Gifhorn Novell: Teamordner, SAP: Zeiterfassung, Schließkarte: Türberechtigung Zeitzone Fester MA Teamleiterin: Notes: Verteiler Alle-Teamleiter und vieles andere mehr 16
Standardausstattung Nela Randhut-Leyer Fester MA TL Gifhorn, R. 200 Die neue Mitarbeiterin sitzt in Gifhorn, im Büro mit der Raumnummer 200 Sie hat die entsprechenden Standardberechtigungen auf diverse Ressourcen automatisiert (ohne Antrag, ohne Genehmigung) erhalten 17
Individuelle Beantragung Nela Randhut-Leyer Fester MA TL Gifhorn, R. 200 Außer ihren Standardberechtigungen möchte sie jetzt selbst Berechtigungen auf diverse Projektressourcen beantragen Die neue Mitarbeiterin arbeitet in einem Projekt für MAUDI Über einen Antrag startet sie den entsprechenden Workflow 18
Individuelle Ausstattung Nela Randhut-Leyer Fester MA TL Gifhorn MAUDI Sie hat die Berechtigung auf alle Projekressourcen vom System Management erhalten Z.B. Notes: Projektverteiler, Projektteamroom, Novell: Projektordner, Schließkarte: Zugang zu Prototypenraum, CAD: geforderte Catia-Version etc. 19
Individuelle Beantragung Nela Randhut-Leyer Fester MA TL Gifhorn, R. 200 MAUDI Außerdem arbeitet sie in einem zweiten Projekt für VMW Auch dafür startet sie den Workflow über einen Antrag 20
Individuelle Ausstattung Nela Randhut-Leyer Fester MA TL Gifhorn, R. 200 VMW MAUDI Sie erhält die Berechtigungen auf die Projektressourcen zusätzlich für ein zweites Projekt Ihre Standardberechtigungen bleiben davon unberührt 21
Automatisierte Ausstattung mit Standardberechtigungen Nela Randhut-Leyer Fester MA TL Gifhorn, R. 200 Die neue Mitarbeiterin steigt auf: sie wird Abteilungsleiterin Human Resources startet den Workflow für die organisatorische Änderung 22
Automatisierte Ausstattung mit Standardberechtigungen Nela Randhut-Leyer Fester MA TL AL Gifhorn, R. 200 Die neue Mitarbeiterin steigt auf: sie wird Abteilungsleiterin Das Systemmanagement stellt die entsprechenden Berechtigungen auf die Standardressourcen bereit 23
Automatisierte Korrektur der Standardberechtigungen Nela Randhut-Leyer Fester MA AL Gifhorn, R. 200 Die neue Mitarbeiterin ist jetzt Abteilungsleiterin Sie verliert automatisch alle Standardberechtigungen auf Ressourcen für Teamleiter z.b. Notes: Verteiler Alle-Teamleiter Sie erhält alle Standardberechtigungen auf Ressourcen für Abteilungsleiter z.b. Notes: Verteiler Alle-Abteilungsleiter 24
Vielen Dank Renate Mohr IAV GmbH Ingenieurgesellschaft Auto und Verkehr Carnotstraße 1, 10587 Berlin Tel. +49 30 39978-9680 renate.mohr@iav.de Innovationen in Serie
Ihr kompetenter Partner für CRM- Lösungen auf Basis von Lotus Notes Über 700.000 verkaufte Lizenzen und ca. 3.600 Kundeninstallationen 4 Standorte in Deutschland Über 60 Mitarbeiter Mehr als 30 Partner weltweit FULDA BRAUNSCHWEIG OSNABRÜCK STUTTGART
GEDYS IntraWare Workflow Anwender Prozess-Manager Modul Workflow Domino Directory IAV Benutzerverwaltung FULDA BRAUNSCHWEIG OSNABRÜCK STUTTGART
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