Unterschiede zwischen Ultimo Facility Management und Lite Ultimo Software Solutions GmbH Steigerstraße 13 46537 Dinslaken T. 02064-82 84 754 www.ultimo.com
Vorwort Das vorliegende Dokument legt die Unterschiede zwischen Ultimo Facility Management Lite und Ultimo Facility Management dar. Zunächst werden die Unterschiede zwischen den beiden Systemen beschrieben; anschließend folgt eine Übersicht der umfassenden Funktionen von Ultimo Facility Management. Ultimo Software Solutions GmbH 2
Inhalt 1 Verfügbare Module... 4 2 Zusätzliche Möglichkeiten Ultimo Facility Management... 6 2.1 Immobilien-, Anlagen- und Bestandsverwaltung... 6 2.2 Grafischer Auftragsplaner... 6 2.3 Servicedesk... 7 2.4 Wissensbaum... 7 2.5 Kostenerfassung... 7 2.6 Fakturierung... 7 2.7 Stundenverwaltung... 8 2.8 Ausgabeverwaltung... 8 2.9 Betriebssanitäter-Registrierung... 8 2.10 Ultimo Dashboards... 9 2.11 Optionale Module... 9 Ultimo Software Solutions GmbH 3
1 Verfügbare Module In nachstehender Tabelle finden Sie die in Ultimo Facility Management Lite und Ultimo Facility Management befindlichen Module, die standardmäßig enthalten oder optional erhältlich sind. Ultimo Facility Management Lite Ultimo Facility Management Vertragsverwaltung Arbeitsauftragsverwaltung Periodische Wartung Schlüsselverwaltung Stammdatenverwaltung Personenverwaltung Ultimo Go Standardbenachrichtigungen Berichte Ultimo Customization Tool Immobilienverwaltung Mittelverwaltung Kostenerfassung Stundenverwaltung Grafischer Auftragsplaner Servicedesk Wissensbaum Fakturierung Ausgabeverwaltung Betriebssanitäter-Registrierung Legende: standardmäßig optional teilweise verfügbar nicht verfügbar Ultimo Software Solutions GmbH 4
Ultimo Facility Management Lite Ultimo Facility Management Ultimo-Dashboards Self Service Ultimo Go+ E-Mail-Import Datensatzautorisierungsverwaltung Standortlizenz Business Integration Reservierungen Multi-Jobs Service Level Agreements Lagerhaltung und Einkauf Mehrjahresplanung Wartung Zustandsmessungen Long Term Asset Planning Grafischer Ersatzplaner Abschreibungen Projektverwaltung Umzüge Medizintechnik Legende: standardmäßig optional teilweise verfügbar nicht verfügbar. Ultimo Software Solutions GmbH 5
2 Zusätzliche Möglichkeiten Ultimo Facility Management Im nachstehenden Kapitel werden die Möglichkeiten von Ultimo Facility Management beschrieben, die in Ultimo Facility Management Lite nicht verfügbar sind. 2.1 Immobilien-, Anlagen- und Bestandsverwaltung In Ultimo Facility Management Lite können Gebäude, Etagen und Räume verwaltet werden. In Ultimo Facility Management besteht darüber hinaus die Möglichkeit, Ihre Immobilien noch detaillierter festzulegen, indem Sie Niederlassungen, Komplexe, Bauteile wie Dächer, Fassaden und Sonstiges hinzufügen. Dadurch entsteht ein besseres und genaueres Bild über die Struktur Ihrer Anlagegüter, wodurch Sie in Ultimo auch spezifischere (Steuerungs-)Informationen generieren können. Nicht nur die Immobilienverwaltung wird detailliert festgelegt, auch bei der Verwaltung von Objekten wird ein Unterschied gemacht: Wo Sie in Ultimo Facility Management Lite Mittel verwalten können, haben Sie in Ultimo Facility Management die Möglichkeit, einen Unterschied zwischen (gebäudegebundenen) Anlagen und Inventar zu machen. 2.2 Grafischer Auftragsplaner In Ultimo Facility Management verfügen Sie über einen grafischen Auftragsplaner. Damit können Sie Aufträge einfach einplanen, aber auch nicht-produktive Stunden wie Abwesenheit festhalten. Darüber hinaus können Sie auf Basis von Zeit und Tätigkeit Dienstpläne definieren. Ein Dienstplan kann auf speziellen Situationen basieren, zum Beispiel durch Unterscheidung zwischen Tages- und Nachtschichten sowie Rufbereitschaft. Außerdem kann in einem Dienstplan angegeben werden, welche Arten von Tätigkeiten (periodische Wartung, korrektive Wartung) geplant werden können. Ultimo Software Solutions GmbH 6
2.3 Servicedesk In Ultimo Facility Management können Sie einen zentralen Meldepunkt (Servicedesk) mit mehreren Backoffices einrichten. Zudem sind Sie in der Lage, die Kommunikation zwischen Kunden und verschiedenen Backoffices (zum Beispiel Gebäude, Reservierung TD und IT) zu optimieren. Durch die Nutzung des Servicedesks ist es Ihren (internen) Kunden klar erkennbar, an wen Sie sich mit Ihrer Meldung wenden können. 2.4 Wissensbaum In Ultimo Facility Management können Sie beim Servicedesk einen Wissensbaum verwenden. Durch die Nutzung des Wissensbaums können häufig gestellte Fragen und Probleme direkt bearbeitet werden, wodurch die Effizienz zunimmt. 2.5 Kostenerfassung Auch in Ultimo Facility Management Lite können Kosten erfasst werden; in Ultimo Facility Management erfolgt dies jedoch detaillierter und weitgehend automatisiert. Durch Erfassung der Kosten (Material, Stunden usw.) und der Kostenträger (Mittel, Abteilung, Kostenstelle) entsteht ein detaillierteres Bild darüber, wo welche Kosten anfallen. Dadurch können Berichte generiert werden, die Informationen zum Kostenträger sowie zu Zeitpunkt und Umfang der Kosten liefern. Durch die Erfassung der Kosten kann auch die Budgetausschöpfung der verschiedenen Kostenträger überwacht werden. Die Daten werden in übersichtlicher Form angezeigt, sodass Sie auf einfache Weise gut begründete Entscheidungen treffen können. 2.6 Fakturierung In Ultimo Facility Management können die in Verbindung mit Reservierungen, Materialien, Personal, Werkzeugen, externen Mitarbeiter und Bestellungen angefallenen Kosten mithilfe des Moduls Fakturierung an die betreffenden Kostenstellen oder Externe fakturiert werden. Ultimo Software Solutions GmbH 7
2.7 Stundenverwaltung In Ultimo Facility Management Lite gibt es die Möglichkeit, bei einer Tätigkeit die Gesamtarbeitsstundenzahl festzuhalten. Die Stundenverwaltung in Ultimo Facility Management bietet umfassendere Möglichkeiten, die persönlichen Arbeitsstunden für eine Tätigkeit zu verwalten. Hierbei wird aus dem Arbeitsschein ersichtlich, wann die Tätigkeit stattfand und wie viel Zeit aufgewendet wurde. Darüber hinaus ist die Zeiteinteilung jedes Mitarbeiters sichtbar, die um nicht-produktive Stunden (Urlaub, Krankheit, Fortbildung etc.) erweitert werden kann. 2.8 Ausgabeverwaltung Wenn Sie Mittel, Inventar und/oder Werkzeuge an andere Unternehmen oder Mitarbeiter verleihen, können Sie mithilfe dieses Moduls nachverfolgen, wer im Moment welche Gegenstände im Besitz hat und wann diese zurückgegeben werden müssen. Die grafische Planungsfunktion verschafft Ihnen schnell eine klare Übersicht. 2.9 Betriebssanitäter-Registrierung Mithilfe der Betriebssanitäter-Registrierung legen Sie fest, wer in Ihrem Unternehmen zum Betriebssanitäter-Team gehört, welche Kurse absolviert wurden und über Berichte erzeugen Sie zum Beispiel eine Übersicht der zu absolvierenden Kurse. Außerdem können verschiedene Arten von Dokumenten festgelegt werden. Ultimo Software Solutions GmbH 8
2.10 Ultimo Dashboards Mithilfe der standardmäßigen Ultimo-Dashboards haben Sie die wichtigsten Leistungskennzahlen (Key Performance Indicator, KPI) im Blick und unter Kontrolle. In Ultimo Maintenance Management gibt es die folgenden Dashboards: Servicedesk allgemein Servicedesk KWIS Servicedesk-Bearbeitung TD-Planung und Fortschritt TD-Ausführungsleistung TD-Qualität Für die ergänzenden Module IT Service Management, Medizintechnik und Service Level Agreements stehen auch standardmäßige Dashboards zur Verfügung. 2.11 Optionale Module Neben den standardmäßig mitgelieferten Modulen stehen bei Ultimo Facility Management auch optionale Module zur Verfügung. Die nachstehenden Module können nur in Kombination mit Ultimo Facility Management eingesetzt werden: Reservierungen (einschl. Besucherregistrierung) Multi-Jobs Service Level Agreements Lagerhaltung und Einkauf Mehrjahresplanung Wartung Zustandsmessungen Ultimo Business Integration Packs Für eine Beschreibung dieser Module verweisen wir Sie auf unsere Website: www.ultimo.com oder die Broschüre.. Ultimo Software Solutions GmbH 9