Hybrides Projektmanagement wie Sie klassische mit agilen Methoden kombinieren können Agenda Kurzumfrage: Ihr Projektmanagement Einsatz Kurzumfrage: Ihre Rolle Regionalgruppe Bamberg/Oberfranken Vorstellung Hybrides Projektmanagement: Konzeption, Ressourcenmanagement, Tooleinsatz = ca. 40 min Fragen & Antworten = ca. 20 Min. Feedback zum Webinar Der Vortragende: Johann Strasser, Dipl. Ing., Geschäftsführer und Partner bei TPG The Project Group
Webinar Hybrides Projektmanagement wie Sie klassische mit agilen Methoden kombinieren können mit Johann Strasser
Agenda Motivation für hybride Methoden Umgang mit Zielen Rollen und Prozesse 4 Hybride Scenarien Kopplung MS Project mit Jira Berichte in hybrider Umgebung Ressourcenmanagement Ihre Fragen
Motivation für hybride Ansätze
Übersicht der Methoden Klassische Projektmanagement - Methoden Kommen aus der Zeit von Großprojekten mit langer Dauer Wurden für Engineering Projekte mit hohem mechanischen Anteil entwickelt Setzen bis zum Ende durchdachte Ziele voraus, weil Änderungen teuer sind Zielerreichung ist das Wichtigste, Änderungen sind eher Störungen Haben viele Methoden zur Kontrolle und Steuerung in klarer Projektorganisation Multiprojekt- und Programmmanagement für parallellaufende und komplexe Vorhaben Agile Entwicklungs Methoden Kommen aus der Softwareentwicklung Unterstützen die Flexibilität in der Zielerreichung Stellen den Kundennutzen in den Mittelpunkt Stufen Änderungen eher als sinnvolle Verbesserungen ein Sind einfach anzuwenden und haben nur wenige Regeln in selbstorganisierten Teams Vermeiden das parallele Arbeiten an verschiedenen Aufgaben
Neue Randbedingungen in der Produktentwicklung Steigender Anteil an Elektronik und Software in Produkten Teils höhere Kosten für Softwareentwicklung als für mechanische Komponenten Höhere Vielfalt bei der Individualisierung von Produkten gefordert Höhere Flexibilität bei der Gestaltung und Entwicklung notwendig Kundennutzen kommt immer stärker in den Mittelpunkt Hardware wird immer günstiger, weil weitgehend standardisiert Software wird immer umfangreicher und teurer Software ist zumindest gefühlt bis zuletzt änderbar PM Methoden müssen sich besser für Softwareprojekte eignen Hybride Ansätze als Kombination gewinnen an Bedeutung
Umgang mit Zielen
Ziele und Resilienz Ziele Termine Kosten stabil klassisch agil flexibel Termine Kosten Ziele
Ziele und Nutzung Konzept Spezifikation Umsetzung (Prototyp?) Abnahme Nutzung klassisch Version 1 Version 2 Version 3 Version 4 agil Nutzung
Optimierung der Ziele Je intensiver die Zusammenarbeit mit dem Kunden, desto besser das Ergebnis Sichtbarkeit Risiko Nutzen Zeit Zeit Zeit klassisch agil hybrid
MVP - Minimum Viable Product
Rollen und Prozesse
Projektlebenszyklus - klassisch Initiierung Durchführung, Abschluss PMO Projekt anlegen Project A Project B Project C Priorisieren & auswählen Project A 1 Project B 2 Project C 3 PPM-Meeting Projektleiter Grobplanung Detailplanung Anforderung Fähigkeiten Planung Restaufwand Statusbericht (Abschlussbericht) Teamleiter Bereitstellung Kapazitäten Zusicherung Personen Mitarbeiter Erhebung Ist-Daten
Produktlebenszyklus - agil Initiierung Version 1, Pflege,. (Abschluss?) PDMGMT Product A Product B Product C Produktidee Priorisieren & auswählen Product A 1 Product B 2 Product C 3 TEAM A Version 1 Version 2 Version 3 Version 4 TEAM B Version 17 Version 18 Version 19 Version 20 TEAM C Version 1 Version 2 Version 3
Rollen klassisch Projekt Sponsor Beauftragt das Projekt Sitzt im Lenkungsausschuss Entscheidet bei Bedarf Projektleiter Kümmert sich um Stakeholder Plant und steuert Berichtet und kommuniziert Teamleiter Sichert Ressourcen für Projekte Plant nicht projektbezogene Tätigkeiten Teammitglieder AP Verantwortung Inhaltliche Mitarbeit Zeitrückmeldung agil (Scrum) Product Owner Entscheidet alles zum Produkt Pflegt und priorisiert das BackLog Steht mit den Stakeholdern in Kontakt Ist permanent für das Team erreichbar ScrumMaster Führt den Srcum Prozess Befähigt Team für den Prozess Räumt Hindernisse aus dem Weg Plant auch nicht projektbezogene Tätigkeiten Team Schätzt Backlog Items Weist sich selbst Aufgaben zu Meldet FERTIG Gibt Feedback in Reviews und Retrospektiven
Prozesse klassisch Kick Off Statusmeetings Abschlussmeeting Lessons Learned agil Daily (Kick Off) Sprint Planung Sprint Review Retrospective Spezifikation Planung & Aktualisierung (x Wochen) Product Backlog Sprint Backlog Sprint / Iteration (2 Wochen) Produkt Produkte
Hybride Methoden
Verbindung von klassischen und agilen Methoden Paralleler Einsatz von klassischen und agilen Methoden Manche Bereiche der Firma arbeiten immer klassisch und andere immer agil Manche Projekte werden mit klassischen, andere mit agilen Methoden erledigt Manche Teile von Projekten werden klassisch und andere agil umgesetzt Grobplanung von Projekten klassisch, Detailplanung agil Vermischter Einsatz von klassischen und agilen Methoden Engere Abstimmung mit den Nutzern, mehr nutzbare Zwischenergebnisse in klassischen Projekten Standup Meetings (wöchentlich) in klassischen Projekten Planung in Phasen und Meilensteinen übergeordnet zu Sprints Statusberichte und Meilensteintrend in agilen Projekten Retrospektive (lessons learned) nach Statusbericht in klassischen Projekten Scrum Master gleichzeitig auch Projektleiter Fixes Team für die gesamte Laufzeit in klassischen Projekten Backlog pro Phase als Spezifikation Projektplanung in Synchronisation mit Sprintlängen
Hybrid klassisch und agil in verschiedenen Bereichen Kundenprojekte Projekt 1 Projekt 3 Projekt 7 Produktentwicklung Projekt 2 Projekt 4 Projekt 5 Projekt 6 Sales braucht Stimme bei der Release Planung Version 1 Version 2 Version 3 Version 4 Version 5 Version 6 Version 4 Version 5 Version 6 Version 7 Version 8 Version 9 Version 3 Version 4 Version 5 Version 6 Version 7 Version 8
Hybrid klassisch oder agil pro Projekt entscheiden unklar, unsicher Anforderungen Häufige Wechsel behindern Prozess- Stabilität Klar, sicher Klar, erprobt Lösungsansatz unklar, neu
Hybrid klassisch und agil in Teilen von Projekten Konzept Spezifikation Umsetzung Abnahme Hardware Software Konzept Spezifikation Umsetzung Abnahme Unklare Teile agil und klare Teile klassisch kann optimal werden Konzept Spezifikation Umsetzung Integration Hardware Software
Hybrid klassische Grobplanung und agile Detailplanung Konzept Spezifikation Umsetzung Abnahme Meilensteine Statusmeetings Gleichtakt minimiert Reibungen und Koordinationsaufwand und bringt mehr Durchsatz
Kopplung von MS Project mit Jira
Integration von Microsoft Project und JIRA mit TPG PSLink Projektplanung Projektleiter TPG PSLink Aufgabenplanung Mitarbeiter
Synchronisation von Strukturen aus Microsoft Project zu JIRA Microsoft Project TPG PSLink Atlassian Jira Name JAN FEB MAR APR Versions Epics PROJECT X Phase A Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 Arbeitspaket 3 Arbeitspaket 4 Arbeitspaket 5 Phase B Arbeitspaket 6 Arbeitspaket 7 Arbeitspaket 8 Phasen Als Versionen Arbeistpakete als Epics Phase A Phase B Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 Arbeitspaket 3 Arbeitspaket 4 Arbeitspaket 5 Arbeitspaket 6 Arbeitspaket 7 Arbeitspaket 8 Arbeitspaket 9 Arbeitspaket 10 Arbeitspaket 9 Arbeitspaket 10
Eingeben von Issues mit Schätzungen in JIRA Microsoft Project Name JAN FEB MAR APR PROJECT X Phase A Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 Arbeitspaket 3 Arbeitspaket 4 Arbeitspaket 5 Phase B Arbeitspaket 6 Arbeitspaket 7 Arbeitspaket 8 Arbeitspaket 9 Arbeitspaket 10 TPG PSLink Atlassian Jira Versions Phase A Phase B Issues Issue 01 Issue 02 Issue 03 Issue 04 Epics Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 Arbeitspaket 3 Arbeitspaket 4 Arbeitspaket 5 2 Points (Phase A/AP1) 3 Points (Phase A/AP1) 1 Points (Phase A/AP2) 5 Points (Phase A/AP2)
Synchronisation des Fortschritts aus JIRA nach Microsoft Project Microsoft Project Name Status Points Actuals PROJECT X Phase A Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 Arbeitspaket 3 Arbeitspaket 4 Arbeitspaket 5 Phase B Arbeitspaket 6 Arbeitspaket 7 Arbeitspaket 8 Arbeitspaket 9 Arbeitspaket 10 Done 11 22 TPG PSLink Status Points Actuals Atlassian Jira Arbeitspaket 01 Backlog Log Issue 01 Action 23.01.2016 Action 24.01.2016 Action 25.01.2016 Done Issue 01 2 Pts Issue 02 3 Pts Issue 03 1 Pts Issue 04 5 Pts 4 hours 2 hours 3 hours - Done
Anzeige von Issues in Microsoft Project mit TPG ProjectDetails PROJEKT A Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 3 Vorgang 4 Vorgang 5 Arbeit 20 h 39 h 60 h 60 h 40 h TPG ProjectDetails Issues Log ToDo Verantwortlich Arbeit Status Link Aufgabe A Person X 3h Erledigt http://... Aufgabe B Person Y 20h Erledigt http://... Aufgabe C Person Z 15h Offen http://... Aufgabe D Person X 1h Offen http://...
Berichte in hybriden Umgebungen
Wo stehen wir? Klassische Projekte Bieten viele detaillierte Berichte zu Terminen, Fertigstellung, Kosten, Trends, Status, usw. die meist nur in Auszügen öffentlich sind Übersicht im Portfoliomeeting Detaillierte Informationen im Statusmeeting und im Lenkungsausschuss Agile Umgebungen Öffentliche Boards, mit Backlog, aktueller Arbeit und Fertigstellung, BurnDown Chart Keine Termine, Keine Kosten, kein Status, keine Multiprojektübersicht Detaillierte Informationen im Sprint Review und bei Release Presentation In Multiprojektumgebungen ist die Übersicht zu Status, Entscheidungsnotwendigkeiten und Lieferterminen immer erforderlich
Berichte im agilen Umfeld Task Board ToDo Doing Verify Done Burn Down Chart Restaufwand (Points) langsamer schneller Zeit (Sprints)
Multiprojektumgebung mit Drill-Down Status Portfolio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie Projektliste Ressourcenpool Firma Projekt A Das ist der Kurzkommentar zu Projekt B Das ist eine anderer Kommentar zu Abteilung A Abteilung B Abteilung C Abteilung D Abteilung E Abteilung F Projekt C Das ist der Kurzkommentar zu Projekt D Das ist eine anderer Kommentar zu Team A.1 Team B.1 Team C.1 Team 4.1 Team 5.1 Team 6.1 Projekt E Das ist der Kurzkommentar zu Projekt F Das ist der Kurzkommentar zu d Team A.2 Team B.2 Team C.2 Team 5.2 Projekt G Das ist eine anderer Kommentar zu Projekt H Das ist der Kurzkommentar zu Team B.3 Controlling Projekte Teams PROJEKT A Vorgang 1 Kommentar Budget 10000 10000 10000 10000 MST 1 Vorgang 2 Work Internal Work External Others External 4000 4000 4000 4000 3000 3000 3000 3000 3000 3000 3000 3000 MST 2 Vorgang 3 Vorgang 4 MST 3 Vorgang 5
Ressourcenplanung
Strategische und taktische Planung Strategische Planung Laufende Projekte Neue Projekte Team/Skill A Team/Skill B Taktische Planung Team A JAN FEB MAR APR MAI Müller 160 160 160 200 100 Meier 160 180 200 200 160 Berger 160 160 180 160 50 Team B JAN FEB MAR APR MAI Schuster 80 160 160 200 160 Schreiner 80 80 80 200 160 Burger 80 120 80 160 160 Vorgänge Aufgaben Agile Methoden haben feste Produkt-/ Projekt- Teams, was die Planung erheblich vereinfacht
Vollständige Planung Ressourcen Kapazität Projektleiter ScrumMaster Teamleiter Abwesenheiten Allgemeine Linientätigkeiten Projekt Verfügbarkeit Projekt C Projekt B Individuelle Linientätigkeiten Projekt C Projekt B Projekt A Projekt A Anfragen? Zusicherungen!
Ressourcenzuordnung klassisch agil Wechselnde Zuordnungen von Personen in verschiedenen Projekten Teams mindestens für eine Iteration konstant Berger Meier Projekt A Berger Berger Meier Berger _ Projekt A Meier Meier Müller Projekt B Berger Meier Berger Projekt B Müller
Erfolgsfaktoren
Erfolgsfaktoren eine kleine Auswahl Jedes Unternehmen braucht ein PASSENDES System Kombinieren Sie nur die Methoden, die in Ihrer Umgebung auch kombinierbar sind Sorgen Sie für ein gemeinsames Verständnis und Akzeptanz auf beiden Seiten Alle Stakeholder müssen sich zum gewählten Prozess verpflichten Nur geschätzte Aufgaben können in eine Iteration kommen Priorisierung der geschätzten und zu schätzenden Aufgaben für jede Iteration Zum Schätzen braucht man auch Zeit, die eingeplant werden muss Wenn das Ziel flexibel sein darf, muss man mit Überraschungen rechnen Arbeiten Sie im gleichen Takt Es geht um iteratives Arbeiten nicht unbedingt um agiles Arbeiten ;-)
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