WEBINAR: AGILES CONTROLLING MIT SCRUM. PROFI AG Ι Präsentationstitel

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1 WEBINAR: AGILES CONTROLLING MIT SCRUM 2 PROFI AG Ι Präsentationstitel

2 INHALT Webinar Agiles Controlling mit SCRUM, Dauer: 50 Min Das Webinar soll aufzeigen wie in agilen Projekten eine Fortschrittskontrolle und eine Prognose erstellt wird. Die Grundlage hierfür ist die Sammlung und Messung von Erfahrungswerten. Das Webinar zeigt das Prinzip und verdeutlicht die Effektivität anhand eines Beispiels. 3

3 INHALT Webinar Agiles Controlling mit SCRUM, Dauer: 50 Min - Motivation für agile Methoden - Treiber und Denkweise - Prinzipien agiler Methoden - SCRUM - Strukturierung - Sprint Burndown - Release Burndown - Velocity und Prognose - Ein Praxisbeispiel - Zusammenfassung 4

4 REFERENT: FRANK JOECKS Dipl. Inform. / TU Darmstadt IT / Softwareprojekte seit 1992 Projektmanagement seit 1993 Teamaufbau und leitung seit 1995 Java / JEE / Webapplikationen seit 1997 SOA / BPM Projekte seit 2006 Agile Methoden (primär SCRUM), Projekte seit 2009 SCRUM Master und SCRUM Coach 5

5 MOTIVATION FÜR AGILE METHODEN 6 PROFI AG Ι Präsentationstitel

6 MOTIVATION Kontext: Erstellung von Software-Lösungen Spezifikation Inbetriebnahme Anforderungs- Analyse Pflichtenheft Implementierung Architektur Entwickler Bug-Fixing Deployment Betrieb Wartung Pflege Release Konzeption Entwicklung Release Konzeption Entwicklung Release Konzeption Entwicklung Release Konzeption Entwicklung Deployment Betrieb 7

7 MOTIVATION Deutlich schnellere Änderung der Anforderungen (Business als Treiber) Kürzere Deploymentzyklen (Software schneller in Produktion bringen) Keine Vorlaufzeiten / häufige Änderungen der Anforderungen im Projekt Massive Verdichtung der Teamkompetenzen Business Release Konzeption Entwicklung Release Konzeption Entwicklung Release Konzeption Entwicklung Release Konzeption Entwicklung Deployment Betrieb 8

8 AUSGANGSLAGE FÜR AGILE METHODEN Der agile Ansatz greift folgende Erkenntnisse bzw. Erfahrungswerte aus klassischen Projektverfahren auf und bietet dafür methodische Lösungen an: IT-Projekte sind nicht (zu 100%) planbar, das Controlling basiert in der Regel auf Annahmen Viele Anforderungen sind zu Beginn eines Projektes noch unklar Änderungen während des Projektverlaufs sind zwangsläufig Die Projektlaufzeiten bis zu einem sichtbaren, testbaren Ergebnis sind lang und die Risiken dadurch groß 9

9 PRINZIPIEN AGILER METHODEN 10 PROFI AG Ι Präsentationstitel

10 PRINZIPIEN AGILER METHODEN 1. Kurze Iterationen und permanente Lieferfähigkeit - Strukturierung in Sprints (3 bis 4 Wochen) - Schneiden in fertige Teillösungen 2. Cross-Functional-Team - Interdisziplinäres Team übernimmt Verantwortung - Kunde ist Bestandteil des Teams / Rolle: Product Owner 3. Kontrolle und Prognose auf empirischer Basis - Erfahrungswerte sammeln und messen der Team-Performance 4. Transparenter Prozess - Offene Meetings, Sprint Board, Stand-up Meetings 5. Inspect and Adapt Ansatz - Permanentes hinterfragen und verbessern 12

11 SCRUM 13 PROFI AG Ι Präsentationstitel

12 SCRUM SCRUM ist ein empirisches Vorgehensmodell, wurde von Ken Schwaber entwickelt und basiert unter anderem auf Lean Prinzipien, z.b. Toyota Production System. SCRUM = Gedränge 14

13 STRUKTUR EINES AGILEN PROJEKTES Projekt- Start Lieferung Teillösung Lieferung Teillösung Lieferung Teillösung Lieferung Teillösung Lieferung Teillösung Initialisierung Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 1 bis 2 Wochen 3 Wochen 3 Wochen 3 Wochen 3 Wochen 15

14 INITIALISIERUNG Projekt- Set-up Team staffen Erwartungshaltung abstimmen Budget und Zeitvorgaben klären Commitment des Managements klären Definition of Done Team Product Owner Scrum Master Initialer Product Backlog Beschreibt alle Aufgaben Scope 3 definiert 20 Die Ausgangsschätzung 8 erstellt, mit relativer 5 1Schätzgröße (Storypoints) Initialisierung / ca. 1 bis 2 Woche(n) Sprint 1 16

15 DURCHFÜHRUNG EINES SPRINTS Sprintplanung Die konkreten Aufgaben für den Sprint werden vom Product Backlog in des Board eingecheckt Not started Sprint Board In progress Done Lieferung Teillösung Sprint 3 Wochen 17

16 DURCHFÜHRUNG EINES SPRINTS Product Owner Scrum Master Sprintplanung Die konkreten Aufgaben für den Sprint werden vom Product Backlog in des Board eingecheckt Not started Sprint Board In progress Done Lieferung Teillösung Sprint 3 Wochen 18

17 DURCHFÜHRUNG EINES SPRINTS Sprintplanung Die konkreten Aufgaben für den Sprint werden vom Product Backlog in des Board eingecheckt Product Owner Not started Sprint Board In progress Done Scrum Master Definition of Done Die Definition of Done (DoD) fungiert wie ein Quality Gate. Alle Lieferung Aufgaben müssen die DoD erfüllen, Teillösung um auf Done gesetzt werden zu dürfen. Es wird geprüfte Qualität erzeugt. Die DoD wird in der Initialisierungsphase für alle Aufgabentypen erstellt. Nur Aufgaben, die auf Done stehen, dürfen den Restaufwandswert 0 haben. Sprint 3 Wochen 19

18 BEISPIEL Sprintplanung Sprint Board Review Beispiel: Im Sprintplanungs- Meeting sind 11 Aufgaben/Tasks mit insgesamt 48 Storypoints eingeplant worden. Not started In progress Done Ergebnis 9 Aufgaben konnten auf DONE gesetzt werden. 1 Aufgabe blieb auf TEST stehen, 1 Aufgabe auf IN PROGRESS. Sprint 3 Wochen 20

19 BEISPIEL Sprintplanung Sprint Board Ergebnis 43 Storypoints wurden umgesetzt, 5 blieben stehen Review Beispiel: Im Sprintplanungs- Meeting sind 11 Aufgaben/Tasks mit insgesamt 48 Storypoints eingeplant worden. Not started In progress Done Ergebnis 9 Aufgaben konnten auf DONE gesetzt werden. 1 Aufgabe blieb auf TEST stehen, 1 Aufgabe auf IN PROGRESS. Sprint 3 Wochen 21

20 SPRINT BURNDOWN Sprintplanung Burndown Chart Review Beispiel: Im Sprintplanungs- Meeting sind 11 Aufgaben/Tasks mit insgesamt 48 Storypoints eingeplant worden. Storypoints Tag Ergebnis 9 Aufgaben konnten auf DONE gesetzt werden. 1 Aufgabe blieb auf TEST stehen, 1 Aufgabe auf IN PROGRESS. 43 SP wurden umgesetzt. Sprint 3 Wochen 22

21 PRODUCT BACKLOG Initialer Product Backlog & Ausgangsschätzung Board Sprint 1 Board Sprint 2 Board Sprint 3 Not started In progress Done Not started In progress Done Not started In progress Done Burndown Chart Burndown Chart Burndown Chart Init. Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 23

22 Grooming PRODUCT BACKLOG Initialer Product Backlog & Ausgangsschätzung Detailisierung der Aufgaben & Schätzung Board Sprint 1 Board Sprint 2 Board Sprint 3 Not started In progress Done Not started In progress Done Not started In progress Done Burndown Chart Burndown Chart Burndown Chart Init. Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 24

23 Grooming PRODUCT BACKLOG Initialer Product Backlog & Ausgangsschätzung Detailisierung der Aufgaben & Schätzung Durch das Grooming wird der Product Backlog aktualisiert und Änderungen 3 sowie neue Erkenntnisse werden einkalkuliert Board Sprint 1 Board Sprint 2 Board Sprint 3 Not started In progress Done Not started In progress Done Not started In progress Done Burndown Chart Burndown Chart Burndown Chart Init. Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 25

24 RELEASE BURNDOWN Initialer Backlog SP Neue Anforderungen durch Grooming Der Restaufwandswert des Product Backlogs ist zu jedem Zeitpunkt transparent. Höherer Wert durch Detailisierung in der ersten Sprintplanung Product Backlog (Release Burndown) Init Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5 Sprint 6 Grooming 1 Grooming 2 26

25 VELOCITY Team PT geplant Die Velocity zeigt an wie viele Storypoints das Team an einem PT umsetzen kann. Die Velocity wird pro Sprint neu berechnet. Damit ist auch die Entwicklung des Teams transparent Summe Team PT IST SP geplant SP IST Summe Velocity (SP/PT)

26 PROGNOSE Storypoint Die Prognose wird, auf der Basis der Velocity berechnet. Datum Endtermin Prognose auf der Basis ermittelter Daten Aug17 Jul17 Jun17 Mai17 Apr17 Teamperformance (Velocity) Mar17 Feb17 Jan17 Init Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5 Sprint 6 Grooming 1 Grooming 2 28

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29 PRAXISBEISPIEL 31 PROFI AG Ι Präsentationstitel

30 PRAXISBEISPIEL Neuentwicklung eines Internet-Portals (Vergabeplattform) zur Vermittlung von öffentlichen Aufträgen. Start des Projektes: Sprintlänge: 2 Wochen Am entscheidet das Management des Kunden, dass eine neue Funktion automatisches Angebotsmapping in die erste Version der Lösung integriert sein muss. ((Hoher Business Value)) Wie ist die Vorgehensweise im Projekt? Projekt-Start Management- Entscheidung Initialisierung 1 Woche Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5 Sprint 6 Sprint 7 32

31 PRAXISBEISPIEL Wie ist die Vorgehensweise im Projekt? 1. Der Product Owner setzt ein Grooming-Workshop für den an. 2. Der Product Backlog wird komplett neu geschätzt und die neue Funktion in Aufgaben zerlegt und geschätzt. Ergebnis: 1. Die Neuschätzung des bisherigen Backlogs ergab 21 neue Storypoints durch den höheren Detailisierungsgrad. Davon sind 12 SP dadurch begründet, dass die neue Funktion zusätzliche Abhängigkeiten zu bisherigen Aufgaben beinhaltet. 2. Die neue Funktion automatisches Angebots-mapping wurde in 7 neue Aufgaben mit insgesamt 65 Storypoints zerlegt. Damit ist der neue Aufwandswert des Product Backlog zum : 432 Fragen: 1. Wann ist der Fertigstellungstermin ohne die neue Funktion automatisches Angebots-mapping 2. Wann ist der Fertigstellungstermin mit der neuen Funktion automatisches Angebots-mapping 33

32 LÖSUNG PROGNOSE Fragen: 1. Wann ist der Fertigstellungstermin ohne die neue Funktion automatisches Angebots-mapping 2. Wann ist der Fertigstellungstermin mit der neuen Funktion automatisches Angebots-mapping Um die Fragen zu beantworten, müssen die Werte für die Velocity und die Anzahl der PT pro Sprint eingesetzt werden. Diese Werte sind ermittelt. Durchschnitt: 0,9 Velocity SP/PT 1,20 1,00 0,80 0,60 0,40 0,20 0, Sprint Durchschnitt: 75 Anzahl PT Lösung: =355 SP Bei einer Velocity Fertigstellung von 0,9 ergeben am: sich 394 PT Restaufwand Verbleibende Tage: 52,5 (bei 7,5 PT pro Tag) = 5,25 Sprints 2. Verbleibende Tage: 64 Fertigstellung am: Sprint 34 PROFI AG Ι Agile Methoden mit SCRUM

33 LÖSUNG KOSTEN Fragen: 1. Was kostet die neue Funktion automatisches Angebots-mapping Um die Frage zu beantworten, müssen die Aufwandskosten betrachtet werden. Die Aufwandsschätzung, die zeitliche Fertigstellungsprognose und die Lösung kostenseitige Aufwandskalkulation können in wenigen Minuten erstellt 1. Die neue Funktion kostet einen Aufwandswert von 77 SP. Bei einer durchschnittlichen Velocity von 0,9 werden. Die Voraussetzung ist, dass die entsprechenden Erfahrungswerte (Velocity) gemessen wurden. sind das 85 PT. Bei einem exemplarischen, durchschnittlichen Kostensatz von 800 Euro pro Tag sind das Euro. Hinzu kommen die Kosten für den SCRUM Master und den Product Owner für die zeitliche Die Prognose wurde auf der Basis der Durchschnittswerte ermittelt. Verlängerung um 12 Tage (aufgerundet). Bei 80% Intensität: 24*0,8=19 (abgerundet) Bei einem exemplarischen Kostensatz von 1200 Euro: Euro Insgesamt entstehen für die neue Funktion Kosten in Höhe von ca.: Euro *Anm. Das ist nur eine erste Näherung. Die Kostensätze können bei Bedarf bis auf die Ebene der Teammitglieder herunter gebrochen werden. Für eine schnelle Näherung empfiehlt sich ein gemittelter Pauschalsatz für das Team oder zumindest eine Unterteilung in externe und interne Kosten. 35

34 PROGNOSEMÖGLICHKEITEN 1. Durchschnittswerte - gemittelte Velocity 2. Best Case versus Worst Case - Range durch den Einsatz bester und schlechtester Velocity 3. Prognose inkl. Schätzabweichung - Schätzabweichung der vergangenen Sprints für den weiteren Verlauf des Projektes hoch rechnen. 36

35 ZUSAMMENFASSUNG 38 PROFI AG Ι Präsentationstitel

36 ZUSAMMENFASSUNG Agile Methoden (z.b.: SCRUM) geben Projekten eine Struktur, bieten Transparenz und Leistungsmessung. 1. Bessere Planbarkeit und Fortschrittskontrolle auf der Basis gemessener Daten 2. Sehr gute Analysemöglichkeiten für Änderungen 3. Schnelle Kenntnisse über die Konsequenzen von Änderungen 4. Transparenz in der Teamperformance 5. Frühere Inbetriebnahme von Anwendungen und Teillösungen 6. Bessere Zusammenarbeit aller Beteiligten und damit mehr Effizienz 7. Vermeidung von Missverständnissen und Unkenntnis durch enge Zusammenarbeit mit dem Kunden 39

37 NEXT STEP Vorstellung der Methodik SCRUM Management Workshop Inkl. Agiles Controlling Konkretes Projekt planen Projekt Set-up SCRUM Team Schulung Initialisierung Projektierung Initialer Product Backlog PROFI unterstützt in allen Phasen der Projektvorbereitung und -durchführung durch Workshops, SCRUM Coaching und SCRUM 3 Wochen Master! 3 Wochen Sprint 1 Sprint 2 40

38 FRAGEN Herzlichen Dank. Frank Joecks Geschäftsfeldleiter Software Entwicklung Tel: Fax: Mobil: f.joecks@profi-ag.de PROFI Engineering Systems AG Otto-Röhm-Str Darmstadt 41 PROFI AG Ι Präsentationstitel