Fachverfahrensermittlung und - bewertung für die Stadt Mannheim in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich Informationstechnologie und den ITKoordinatorInnen
Erfahrungen des Stadtarchivs Mannheim Einführung eines Dokumenten-Management-Systems 2001-2004 Einführung des DMS DOMEA bei der Stadt Mannheim 2005-2006 Einführung von DOMEA beim Stadtarchiv aktuell: DOMEA bei sieben Dienststellen eingeführt; zwei laufende Einführungsprojekte Aufbau des Digitalisierungs-Zentrums im Stadtarchiv Mannheim 2001-2003 Digitalisierungen von Plakaten und Karten durch Vergabe an Dritte ab 2002 Digitalisierungen im eigenen Haus 2005-2010 Digitalisierung von 80.000 Familienbögen und 1,8 Millionen Meldekarten Seit 2009 Digitalisierungszentrum mit zwei festen Mitarbeitern und derzeit vier Projektkräften 2 Fremdaufträge, v.a. andere Archive der Region Städt. Ämter - Zwischenarchiv, z.b. Liegenschaftskataster Projekt Aufbau eines digitalen Langzeitarchivs (dlza) nach OAIS z.b. Bildsammlung mit 85.000 Digitalisaten z.b. Zeitungsausschnittssammlung mit 76.000 Artikeln Digitales Archiv mit rund 4,1 TB, hauptsächlich eigene Digitalisate Archivalien aus den Bereichen Karten, Pläne, Amtsbücher sowie Photobestände verschiedener Ämter Testphase für digitalisierte Akten und Elektronische Altregistraturen Aussonderungsschnittstelle mit Bewertungsmodul für DOMEA Projekt Fachverfahrensliste
Erfahrungen anderer Archive 3 LWL-Archivamt für Westfalen, Münster Identifizierung und Bewertung der Fachverfahren des Kreises Gütersloh, des Kreises Lippe und der Stadt Bielefeld, 2006 für die Stadt Bielefeld 213 Verfahren gelistet, davon 23 als potentiell archivwürdig klassifiziert, 30 noch nicht abschließend bewertet und 28 Verfahren als kassabel, solange die Papierakte geführt wird. Stadtarchiv Landeshauptstadt Stuttgart Ermittlung von Fachverfahren, 2007 Fragebogen-Modell, wird laufend fortgeschrieben Ergebnis: derzeit 530 Verfahren identifiziert, davon 65 Verfahren als potenziell archivwürdig bewertet
Bedarf für eine Fachverfahrensübersicht unsere Partner Fachbereich Informationstechnologie Referat Zentrale Steuerung beim Oberbürgermeister 4 Problem des Datenzugriffs während der Aufbewahrungs- bzw. Prüfungsfristen IT-KoordinatorInnen der städtischen Dienststellen in Vertretung für den noch nicht benannten Datenschutzbeauftragten der Stadt Mannheim Vorgriff auf die zu pflegende Liste der Verfahren nach dem Bundes- bzw. Landesdatenschutzgesetz Rechnungsprüfungsamt Übersicht über die zentralen Geschäftsprozesse der Stadtverwaltung Rechtsamt bisherige "Archivierungsstrategie" ist unbefriedigend - mehrfache Servermigrationen für alle Altverfahren Optimierung des Support für zentrale Fachverfahren "es müssen alle in der Stadt angewendeten Verfahren gesammelt werden" Liste mit zentral gepflegten Anwendungen; derzeit 79 Positionen hohes Interesse an einer zentralen Lösung für langfristig aufzubewahrende Daten Stadtarchiv Mannheim Institut für Stadtgeschichte
Fachverfahrensübersicht Funktionen und Stand Dynamisches Verfahren, bei dem die Einträge permanent ergänzt und überarbeitet werden können Modular aufgebaut, um die verschiedenen Funktionen zu erfüllen Formular möglichst selbsterklärend Kompromiss zwischen den vielfältigen Informationsbedarfen und der Auskunftsfähigkeit der IT-KoordinatorInnen Information, Schulung und Überzeugung der IT-KoordinatorInnen Auswertungs- und Exportmodule (php-skript) Historisierung der überarbeiteten Einträge 5
Startseite mit grundlegenden Erläuterungen 6
Angaben aus der fachlichen Sicht des Amtes 7
Archivierungsrelevante Fragen 8
Technische Parameter der Datenhaltung 9
Modul Verfahrensübersicht und - status 10
Anzeige des Verfahrens zur Bewertung oder Überarbeitung 11
Anzeige der Historisierung von Angaben 12
Bewertungsmodul 13
Modul zum Export der Metadaten ins dlza 14
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! isg STADTARCHIV MANNHEIM² INSTITUT FÜR STADTGESCHICHTE Dr. Christoph Popp Schriftgutverwaltung / DokumentenManagement Collinistraße 1 68161 Mannheim Tel.: 0621 / 293 7481 Fax: 0621 / 293 7748 mailto:christoph.popp@mannheim.de http://www.stadtarchiv.mannheim.de/ 15