Eidgenössische Finanzverwaltung EFV Erfahrungsbericht Projekt GEVER EFV Michael Gerber, Projektleiter GEVER EFV IGRM-Anlass vom 23. November 2010
Ein VE-Projekt im EFD: Diktatur oder Demokratie? 2
Agenda 1. Start des Projekts GEVER EFV 2. Wo stehen wir heute? 3. Beispiele von Vorgaben des GS-EFD für die EFV 4. Wo profitieren wir von Ergebnissen des GS-EFD? Wo können wir selber gestalten? 5. Umgang mit Widerständen im Projekt 6. Erfolgsfaktoren GEVER EFV 7. Zusammenfassung Erfahrungsbericht GEVER EFV 8. Fragen 3
Start des Projekts GEVER EFV Genügend Zeit für die Initialisierungsphase ausbedungen Kader abgeholt Projektteam abgeholt Entscheid über Erfolg oder Misserfolg: Projektorganisation und Rollenverteilung! 4
Wo stehen wir heute? 5
Beispiele von Vorgaben für die EFV Einsatz der Projektvorgehensmethodik Erarbeiten der durch das GS-EFD vorgegebenen Arbeitspakete (AP Business, AP Projektleiter, AP Software- Integrator, t AP Leistungserbringer) i Abnahmeprozess des BAR für das Ordnungssystem GEVER Office als Standardprodukt vorgegeben Ordnungssystem (z. B. strukturelle Vorgaben Hauptgruppen 0 und 1) Organisationsvorschriften (z. B. Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten) Politische Prozesse und VE-spezifische Prozesse (z. B. Adaption der BR-/Parlamentsgeschäfte an EFV) 6
Profitieren Managementprodukte und Konzepte Netzwerk zu BK, BIT, BAR, VE-Projektleiter, etc. Aufbau Ordnungssystem / Organisationsvorschriften Testfälle Change Requests 7
und selber gestalten Arbeitsorganisation (Workshops, Sharepoint, u. a.) Projektcontrolling (Berichtswesen und Finanzen) Freigabe- / Abnahmeprozesse von Arbeitspaketen Zusammenlegen von Arbeitspaketen Terminplan / Detailplan l 8
Sorgen und Ängste der Mitarbeiter Wir haben doch heute ein Dokumentenablagesystem! Ein weiteres System, weitere Redundanzen (Dokumente an mehreren Ablageorten)! Habe ich wieder Zugriff auf meine Dokumente im GEVER- System? Wo finde ich meine Organisationseinheit im Ordnungssystem? Aufbau des OS ist prozessorientiert, in der OE denkt man in Gärtchen! Welche Daten sollen migriert i werden, welche Daten archiviere ich, welche Daten sind nicht geschäftsrelevant? 9
Governance Dokumentenablage nach der GEVER-Einführung Dokumenten- und Dossierablage nach GEVER-Einführung in der EFV Windows Explorer (u. a. ex O:-Laufwerk) GEVER-Negativliste (sämtliche Dokumenttypen) Anwendungsbeispiele: - Reservationen - Werbematerial - Stelleninserate - Lieferscheine - Belege zur Buchführung (aus ERP) Eigene Dateien (ohne Geschäftsrelevanz) Anwendungsbeispiele: - persönliche Besprechungsnotizen - mitarbeiterspezifische Arbeitsplanungen / Aufgabenlisten - Unterlagen von privat besuchten Kursen OE-Dateien (ohne Geschäftsrelevanz) Anwendungsbeispiele: - Fotos vom Sektionsausflug - Bestandsführung der Sektionsapotheke - Private Telefonliste Team xy GEVER Office Führender Ablageort für geschäftsrelevante Dossiers und Dokumente der EFV. Gilt für Entwürfe und Hauptversionen im Rahmen der Führungs-, Support- und Fachbereichsprozesse der EFV, sowie für Dossiers und Dokumente im Rahmen der politischen Prozesse (Bundesrats- und Parlamentsgeschäfte) Anwendungsbeispiele: - DS-Protokolle - Mitberichte - Parlamentarische Vorstösse - Weisungen - Gremien und Arbeitsgruppen - Projektdokumente - Risikomanagement -FLAG - Haushalt- und Rechnungsführung Grundsatz: nachvollziehbare und transparente Aktenführung = Geschäftsführung Sharepoint Extranet *Ablageort für den Austausch von Dossiers und Dokumenten mit 3. Kreis-Ämtern Externen Stellen / Firmen Departementsübergreifend *Gilt sofern das IT-Zonenkonzept des BIT in Zukunft eine applikationsübergreifende Arbeitsweise zwischen GEVER Office und Sharepoint Extranet weiterhin nicht zulässt. Anwendungsbeispiele: Projekte: Ablegen von für den Informationsaustausch relevanten Hauptversionen als PDF-Dokumente (z. B. Austausch mit BAKOM im Projekt E-Billing Out). Führender Ablageort für Projektdokumente ist grundsätzlich GEVER Office. Das Nutzungskonzept und die Abgrenzung GEVER Office / Sharepoint Extranet liegt in der Verantwortung des Projektleiters. (Ziel ist die Vermeidung von Kopien bzw. Datenredundanzen). Linie: Austausch von buchhaltungsspezifischen Daten zwischen der ZAS (Zentrale Ausgleichsstelle) und dem DLZ Finanzen EFD. Nutzungskonzept und Abgrenzung GEVER Office / Sharepoint Extranet liegt in der Kompetenz des Linienverantwortlichen. (Ziel ist die Vermeidung von Kopien bzw. Datenredundanzen). 10
Einfluss von OS und OV auf Zugriffsberechtigungen OE- Zugehörigkeit Abteilung F+RW Sektion INF-AW Zusammenhang Ordnungssystem / Organisationsvorschriften GEVER EFV Zugriffsrechte mge Organisationsvorschriften GEVER EFV Kap. 5.1 Rollen Rolle Sachbearbeiter Dienst W+P Ordnungssystem GEVER EFV GEVER Office 0 Führungs- und Querschnittsfunktionen 01-Rechtliche Grundlagen 02-Strategie und Planung 03-Operative Führung. - Dossier Führungsmeetings F+RW - Dossier u. Subdossiers INF-AW - Dossier u. Subdossiers W+P 04-Geschäftsberichte des Bundesrates 05-Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit 06-Projekt- und Projektportfoliomanagement.. 061-Studien- und Projektvorgaben 1 Support, Ressourcen 11-Personal 12-Finanzen 13-Informatik. 131-IKT-Strategie und Architektur 132-IKT-Planung und -steuerung.. 14-Informationsmanagement 15-Logistik und Infrastruktur 2 Finanz- und wirtschaftspolitische Grundlagen 21-Wirtschaftspolitik 22-Finanzpolitik 23-Geldpolitik und Währung 24-Finanzstatistik 25-Aussenwirtschaft 3 Haushaltsteuerung 31-Voranschlag, Finanzplan, Legislaturfinanzplan, Nachtragskredite 32-Staatsrechnung, Hochrechnungen 33-Sparprogramme, AÜP, Subventionsüberprüfung 34-Finanzausgleich 35-Verwaltungsführung 4 Ausgaben- und Einnahmenpolitik 41-Einnahmen 42-Ausgaben 43-Verselbständigte Einheiten 5 Finanz- und Rechnungswesen 51-Rechnungsmodell Bund 52-Informatikanwendungen Bund 53-Dienstleistungszentrum Finanzen 54-Zentrales Rechnungswesen 55-Studien und Projekte... 551-Studien 553-Projekte EFV - Dossier Proj E-Billing Out 6 Geldbeschaffung und -anlage 61-Tresorerie 62-Anlagen und Schulden 63-Devisenbeschaffung 64-Zentrale Inkassostelle 65-Sparkasse Bundespersonal 9 Verschiedenes 91-Vermögensrechtliche Streitigkeiten 92-Beschwerden 93-Einsichtsgesuche 11
Erfolgsfaktoren GEVER EFV Entscheidungs- und konsensfähige Führung Attention des Auftraggebers, strukturierte Projektleitung und ein kompetentes Projektteam Zusammenarbeit im Projektteam (Spielregeln) Pendenzen und Entscheidungen konsequent dokumentiert Informationsfluss unter Stakeholdern (BAR, BIT, GS-EFD, VE-Projektleiter im EFD) Workshops zur Erarbeitung der Businessarbeitspakete Konsequente Führung des Projektmanagements (Überwachung Kosten, Termine und Qualität) Projektmarketing hinausgehen und kommunizieren, Probleme offen ansprechen Projektdokumente und Vorlagen (z. B. Arbeitsversion OS) Projektgrenzen konsequent aufgezeigt (z. B. Umsysteme) 12
Beispiel 1: Spielregeln im Projektteam Sie sind das Sprachrohr ihrer Abteilung / Sektion in Sachen GEVER! Die Projektmitarbeiter vertreten Arbeitsergebnisse und Entscheidungen des Projekts gegenüber ihrer Abteilung / Sektion Die Projektmitarbeiter treffen Abklärungen und tragen die notwendigen Informationen und Meinungen aus den Abteilungen ins Projekt hinein, um eine breite Zustimmung und Absicherung zu den Projektthemen zu erhalten Workshops & Meetings: Fragen, Fragen, Fragen Schweigen bedeutet Zustimmung! Der PL informiert offen, transparent und bezieht das Projektteam in den Entscheidungsprozess mit ein Entscheidungen werden nach Möglichkeit im Team und im Konsens getroffen. Leitplanken werden durch das Programm GEVER im GS-EFD und den PAS EFV gesetzt. Meinungsverschiedenheiten wird es geben Handeln wir im Sinne der Projektziele und lösen die Konflikte gemeinsam! 13
Beispiel 2: Kommunikation / Information 14
Zusammenfassung Erfahrungsbericht Chefsache (top-down) Kompetentes Projektteam (bottom-up) Organisationsprojekt Change Vorhaben Durchhaltewillen Alle sind ein bisschen Herbert! 15
Fragen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 16