Sehr geehrter Kunde, mit Hilfe dieser Anleitung können Sie Schritt für Schritt Ihren Verein auf den neuen SEPA- Zahlungsverkehr umstellen. 1. Sicherung Ihres Datenbestandes Um einen Datenverlust zu vermeiden empfehlen wir Ihnen zunächst im Programm eine Datensicherung durchzuführen. Starten Sie das Programm und wählen Sie die Menüpunkte Datei-Gesamtbestand sichern - Datensicherung auf lokalen Datenträger. 2. Programm aktualisieren Die SEPA-Umstellung muss in der aktuellsten Version durchgeführt werden. Wir empfehlen daher vor Beginn die aktuellste Programmversion zu laden. Schließen Sie dazu das Programm und öffnen die Internetseite: www.pc-vab.de Die aktuellste Version zum Download finden Sie im Punkt Technischer Bereich. Laden Sie die Datei vab-setup.exe und führen diese anschließend mit einem Doppelklick aus. Seite 1
3. Gläubiger-ID Mit SEPA benötigen alle Lastschrifteinreicher eine sog. Gläubiger-ID (CI). Diese muss bei der Bundesbank über www.glaeubiger-id.bundesbank.de beantragt werden. Nach Erhalt hinterlegen Sie die Gläubiger-ID im Programm. Den vorgesehenen Menüpunkt finden Sie unter Stammdaten-Vereinsstammdaten Hinweis: Bitte teilen Sie die Gläubiger-ID auch der Bank mit. 4. Umrechnung Kontonummer/BLZ in IBAN und BIC Mit PC-VAB können Sie die hinterlegten Bankleitzahlen und Kontonummern automatisiert in BIC und IBAN umrechnen lassen. Dies geschieht über den Menüpunkt Dienste/SEPA Umstellung/BIC und IBAN ermitteln. Seite 2
WICHTIG: Der Hersteller kann keine Garantie dafür übernehmen, dass alle Umrechnungen korrekt ausgeführt werden. Bitte nach Umrechnung die Daten prüfen. Um die Umrechnung zu starten muss der Haftungsausschluss mit untenstehendem Haken akzeptiert werden. Hinweis: Um Umrechnungsfehler auszuschließen können auch alternativ vom jeweiligen Mitglied IBAN und BIC erfragt werden. Die Eingabe im Programm muss dann allerdings manuell bei jedem Mitglied einzeln erfolgen. Folgenden Hinweis bitte mit Ja bestätigen Seite 3
Grundsätzlich können Sie über folgende Selektionsmaske, wie bei fast allen Auswertungen im Programm, die Umsetzung einschränken. Dies ist aber nicht zu empfehlen. Bitte bestätigen Sie dieses Fenster mit OK. Hinweis mit Ja bestätigen Das Programm gibt eine Liste zur Umrechnung der Kontonummern und Bankleitzahlen aus. Hier bestimmen Sie die Sortierfolge dieser Auswertung. Mit Ok bestätigen. Die Umrechnung der Kontonummern und Bankleitzahlen ist nun abgeschlossen. Seite 4
5. Mandatsreferenz Unter SEPA benötigt jedes Mandat eine Mandatsreferenz (= eindeutige Kennzeichnung). Die Referenz kann sowohl aus Ziffern als auch aus Buchstaben bestehen. Beispielsweise kann als Mandatsreferenz die Mitgliedsnummer oder eine laufende Nummerierung, sowie auch Name und Vorname verwendet werden. Entscheiden Sie sich für die Verwendung von Mitgliedsnummer oder laufender Nummerierung bietet Ihnen das Programm eine automatisierte Hinterlegung der Mandatsreferenz beim jeweiligen Mitglied an. Hierzu wählen Sie bitte den Menüpunkt Finanzen Mandate für SEPA-Lastschrift Mandate erzeugen (ohne Druck) Mit OK bestätigen. Diesen Menüpunkt wählen Sie, wenn Sie sich für eine fortlaufende Nummerierung der Mitglieder entscheiden. Diesen Menüpunkt wählen Sie, wenn Sie sich für die Verwendung der Mitgliedsnummer als Mandatsreferenz entscheiden. Aktuelles Tagesdatum kann so belassen werden. Seite 5
Auch hier können Sie über folgende Selektionsmaske, wie bei fast allen Auswertungen im Programm, die Umsetzung einschränken. Dies ist aber nicht zu empfehlen. Bitte bestätigen Sie dieses Fenster mit OK. Hinweis mit Ja bestätigen Entscheiden Sie sich für eine andere Systematik bei der Vergabe der Mandatsreferenznummern, müssen Sie diese jeweils manuell beim einzelnen Mitglied hinterlegen. Wählen Sie hierzu den Menüpunkt Bearbeiten Mitglieder bearbeiten Seite 6
6. Information der Mitglieder Bestehende Einzugsermächtigungen können unter SEPA weiterverwendet werden. Allerdings müssen Sie Ihre Mitglieder vor dem ersten SEPA-Einzug darüber informieren. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten: 1. Information über vereinsinterne Medien (z. B. Vereinsblatt) 2. Information über die Einladung zur Generalversammlung 3. Information während der Generalversammlung (Tagesordnung +Protokoll) 4. Information per Brief 5. Information anhand des letzten Beitragseinzuges im alten Verfahren über den Verwendungszweck - (Empfehlung) Die Möglichkeiten 4. und 5. können über das Programm PC-VAB abgedeckt werden. Möglichkeit 4: Starten Sie die Erstellung von Serienbriefen über den Menüpunkt Auswertungen Serienbriefe Serienbriefe gestalten. Wählen Sie dann den Menüpunkt Datei Datei - öffnen und wählen den Brief zu SEPA Der angezeigte Musterbrief kann je nach Bedarf angepasst werden. Einen weiteren Textvorschlag finden Sie auch auf unserer Internetseite www.rvb-donauwoerth.de SEPA Musterbrief zum Wechsel der Lastschriftverfahren. Speichern Sie die angepasste Vorlage mit Hilfe des Menüpunkts Datei Speichern und schließen diese dann mit Datei beenden. Als nächsten Schritt wählen Sie dann den Menüpunkt Auswertungen Serienbriefe Serienbriefe drucken und öffnen erneut die angelegte Vorlage mit Datei - Datei öffnen. Mit diesem Symbol aus der Menüleiste starten Sie den Misch- und Druckvorgang der Serienbriefe. Seite 7
Möglichkeit 5: Es besteht die Möglichkeit bei Ihrem letzten Beitragseinzug über das alte Verfahren die Mitglieder mit Hilfe des Verwendungszwecks über die Umstellung zu informieren. Über den Menüpunkt Stammdaten Vereinsstammdaten- Reiter Zusatzdaten achten Sie zunächst bitte darauf, dass der Haken bei Bei DTA-Zahlungen Buchungen zusammenfassen NICHT gesetzt ist. Dann setzen Sie den Haken bei Folgenden Verwendungszweck für alle Mitglieder verwenden und erfassen in den vorgesehenen 14 Zeilen Ihren Informationstext. Speichern Sie über die entsprechende Schaltfläche die vorgenommenen Änderungen. Mustertext: Mitgliedsbeitrag 2013 Ihre Einzugsermächtigung nutzen wir ab 01.01.2014 als SEPA-Mandat. CI: @CI@* Mandat: @Mandat@* Der Einzug erfolgt jährlich im Februar *) hier handelt es sich um Formeln. Beim Beitragseinzug werden dann jeweils die beim Mitglied/Verein hinterlegten Daten verwendet. Voraussetzung: Punkt 5 dieser Anleitung muss bereits durchgeführt sein. Selbstverständlich können Sie die Formeln auch durch eigene Vorgaben ersetzen. Danach führen Sie Ihren Beitragseinzug wie gewohnt durch. WICHTIG: Nach der Erstellung der Buchungsdatei löschen Sie den in den Vereinsstammdaten zuvor eingestellten Verwendungszweck und nehmen auch den Haken Folgenden Verwendungszweck für alle Mitglieder verwenden wieder raus. Seite 8
7. Umstellung auf SEPA-Zahlungsverkehr Wenn die zuvor beschriebenen Punkte erledigt wurden, so ist es an der Zeit, den Datenbestand endgültig auf den SEPA-Zahlungsverkehr umzustellen. Dies erreichen Sie über den Menüpunkt Dienste - SEPA Umstellung - Auf SEPA-Zahlungsverkehr umstellen. Mit Ja bestätigen Grundsätzlich können Sie über folgende Selektionsmaske, wie bei fast allen Auswertungen im Programm, die Umsetzung einschränken. Dies ist aber nicht zu empfehlen. Bitte bestätigen Sie dieses Fenster mit OK. Hinweis mit Ja bestätigen Eine entsprechende Listenauswertung protokolliert die Umstellung. Seite 9
8. Künftige Beitragseinzüge Künftige Beitragseinzüge erledigen Sie dann über den Menüpunkt Finanzen Datenträgeraustausch Euro-Zahlungen (SEPA) über Datenträger (Wechseldatenträger) WICHTIG: Das Programm PC-VAB erstellt im diesem Vorgang eine Zahlungsdatei. Diese kann nicht mehr, wie bisher, per Datenträgeraustausch bei der Bank zu Verbuchung abgegeben werden. Mit SEPA ist die Einreichung von Lastschriften ausschließlich per Online- Banking möglich! Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wenn Sie noch keine Zugangsdaten zum Online- Banking haben, bzw. Hilfe bei der Verbuchung der Datei benötigen. Seite 10