In 5 Schritten zum ECM/DMS Vrgehensweise zur Auswahl und Einführung vn ECM/DMS Lthar Leger B&L Management Cnsulting GmbH www.bul-cnsulting.de
Herausfrderung Dkumenten Management Dkumenten Management (DMS) ist in erster Linie ein rganisatrisches Thema DMS sind nicht per se wirtschaftlich DMS bieten meist Serviceleistungen für andere Lösungen Das Marktangebt ist vielschichtig und alle bieten das beste DMS Wrkflw Elektrnische Bauakte Elektrnische Antragsverwaltung Revisinssichere Archivierung E-Akte Verträge Rechnungseingangsbearbeitung Psteingang (Scannen/Erkennen) E-Mail-Management Management E-Akte Persnal
In 5 Schritten zum DMS
Ptenzialanalyse srgt für Klarheit Mit der Ptenzialanalyse werden die wesentlichen Eckpunkte definiert. Wichtig ist aber auch, alle Beteiligten drt abzuhlen, w sie stehen. Interne Randbedin- gungen Abstimmung Zielsetzung Kurzanalyse der relevanten Przesse Grbes rganisatrischesknzept Grbes technisches Knzept Ksten-/Nutzenvergleich Ergebnisse Marktbedingungen Ganz am Anfang steht eine klare Zieldefinitin. Anbieterund Prdukt- situatin Handlungsbedarf Nutzenptenziale Grbknzept Ksten
Kmplexität in den Griff bekmmen Es muss nicht immer gleich Cllabrative Cllabrative Cperative Wrk sein, eine sauber strukturierte Registrierung kann auch viel bewirken. Reifegrads Die B&L Reifegradspyramide erlaubt eine Kategrisierung g des Handlungsbedarfs. Ebene 4 C ll b ti Cllabratin Ebene 3 Przessunterstützung Virtuelle Prjekträume PEB / REB Ebene 0 Sicherheit COLD Spätes Scannen Elektrn. Archivierung Aktenplan Registrierung Papier dkumente B&L, &, Reifegradspyramide e eg adspy a de ECM C u und d DMS S Elektrnische Akten frühes Scannen Ebene Integratin Ebene 1 Organisatin Lebenszyklusverwaltung Organisatrische Vrgaben Elektrnische Dkumente Dkumente aus Anwendungen
Ergebnisse der Ptenzialanalyse Umfangreiche Basisinfrmatinen (die Aufschluss über die Dimensinierung i i des DMS geben) Übersicht der Sicherheitsrisiken und Schwachstellen Maßnahmenkatalg a ata mit ausgearbeiteten Handlungsempfehlungen e u ge (Ptenziale) je Einsatzfeld erste Abschätzung der zu erwartenden Ksten je Einsatzfeld Die Ptenzialanalyse l liefert smit eine ausführliche h und belastbare Entscheidungsgrundlage. Jetzt kann entschieden werden, b und wenn ja, wie ein DMS aufgebaut wird.
Typische Einsatzfelder Handlungsbedarf kann sich zum Beispiel im Zusammenhang mit flgenden Punkten ergeben: Inhaltliche Erschließung, Erfassung und Prüfung vn Psteingängen (z.b. Rechnungen, Anträge) Pstverteilung / Pstkrblösungen / Unterstützung vn Arbeitsabläufen Archivierung / Recherche / Bearbeitung im Persnalwesen und im Rechnungswesen Verwaltung / Aufbewahrung und Bearbeitung vn Vertragsunterlagen u.ä. Elektrnische Akte z.b. für Prjekte (elektrnische Verteilung / Bereitstellung vn Infrmatinsmaterial) E-Mail-Archivierung / E-Mail-Management Archivierung technischer Unterlagen (aus GIS.ä. Systemen)
Steckbriefe pr Einsatzfeld sind die Basis für die weitere Planung Gruppierung und Pririsierung füh führen zu sinnvll i ll gegeneinander i d abgegrenzten Ausbaustufen. Nach Klärung der Budgetfrage kann der Prjekt- und Zeitplan erstellt werden. Definitin der Hauptnutzer Schnittstellen (ntwendiger Grad der Integratin Szen nari x Mit allen ptenziellen Nutzergruppen ist das Vrgehen, VOR der öffentlichen Präsentatin der Ergebnisse abzustimmen. Kurze Beschreibung Gegenstand und Inhalt Technische u. rganisatrische Vraussetzungen Organisatrische Knsequenzen Rechtliches Umfeld Einrdnung in die B&L-Reifegradspyramide Ptenziale / Nutzen
Prjektplan Gruppierung und Pririsierung führen zu sinnvll gegeneinander abgegrenzten Ausbaustufen. Mit allen ptenziellen Nutzergruppen ist das Vrgehen, VOR der öffentlichen Präsentatin der Ergebnisse abzustimmen. Nach Klärung der Budgetfrage kann der Prjekt- und Zeitplan erstellt werden. Ausschnitte aus einem Prjekt vn B&L
Fachknzept knkretisiert Anfrderungen Durch die Erstellung eines Fachknzepts, meist für einen Piltbereich, entsteht ein weiteres Element der Ausschreibungsunterlage. Anfrderungen an den Pilten Ptenzial muss vrhanden sein mittlere Kmplexität und gut abgrenzbar (klare Schnittstellen) im Idealfall Übertragbarkeit der Ergebnisse auf andere Bereiche Anwender unbedingt in die Erstellung einbinden (Akzeptanz) Organisatin VOR Technik S detailliert gestalten, dass ein Anbieter auf dieser Basis den Aufwand für die Umsetzung gut abschätzen kann (Ziel: Festpreis)
ptimale Lösung finden Das richtige Prdukt gibt es nicht. Es gibt nur die ptimale Lösung. Aussagefähige Ausschreibungsunterlage Sicherheit durch Bietergespräche Entscheidungsvrlage greift die Ziele wieder auf Ausscchreibung gsun nterlage Si Sinnvlle ll V Vrauswahl hl Anschreiben und RfP Anfrderungskatalg Ggf. Ggf Fachknzept Kstentabelle
Anfrderungskatalg B&L, Ausschnitt aus dem Anfrderungskatalg vn B&L
Aussagefähige Ausschreibungsunterlage 1 Vrhabenbeschreibung und allgemeine Zielsetzung 1 2 Organisatrisches 2 2.1 Ansprechpartner 2 2.2 Zeitplan 2 2.3 Frmale Rahmenbedingungen 2 24 2.4 Hinweise zur Angebtserstellung 3 2.5 Hinweise zum Ausfüllen des Anfrderungskatalges 3 3 Ausgangssituatin 6 3.1 Histrie und Mengengerüste 6 3.2 Bestehende IT- Infrastruktur 9 4 Zielsystem 10 4.1 Zielarchitektur/Lösungsansatz 12 4.2 Benötigte Kmpnenten 12 43 4.3 Betriebsknzept 14 5 Anhang 16 5.1 Anfrderungskatalg 16 5.2 Kstentabelle 16 Inhaltsverzeichnis h i der Ausschreibungsunterlage vn B&L
Bewertungsschema vr der Ausschreibung festlegen Der Aufbau und die Ausprägungen sind vn dem Ausschreibungsmdus abhängig. Anhand des Budgetansatzes muss entschieden werden, wie auszuschreiben ist.
Prjektbeispiel Auswertungsergebnis Die Funktinalität ist nur eine vn mehreren Kriteriengruppen. Ausschnitt aus einem Prjekt vn B&L
Umsetzung: Prjektrganisatin Vr dem Prjektstart sind die Ziele und die Prjektrganisatin festzulegen und abzustimmen abzustimmen. Lenkungskreis MeilensteinT Termine i Prjektffice PL Auftraggeber PL Auftragnehmer T Team A Auftraggeber ft b T Team A Auftragnehmer ft h Jur Fix
Umsetzung: Zeit-, Budget- und Ressurcenkntrlle Um Zeit, Budget und Ressurcen im Griff zu behalten, empfiehlt sich ein einfaches Kntrllinstrument, wie es der B&L-Prjektindikatr bietet. rjektindikatr Beispiel B&L Pr
In 5 Schritten zum DMS Wie (fast) alle DMS-Prjekt DMS Prjekt erflgreich enden. Ziele definieren, pririsieren und - vr allem - abstimmen Vrhaben angemessen dimensinieren (und abgrenzen) Strukturiert vrgehen (5 Schritte zum DMS) Anwender intensiv einbinden Kmplexität im Griff behalten Die ptimale Lösung auswählen Zeit, Budget Ressurcen jjederzeit Z it B d t und dr d it beachten b ht
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