Elektronische Vergabe von Aufträgen der Bundesverwaltung

Elektronische Vergabe von Aufträgen der Bundesverwaltung Leitfaden

Elektronische Vergabe von Aufträgen der Bundesverwaltung Leitfaden

Elektronische Vergabe von Aufträgen der Bundesverwaltung Leitfaden

3 L EITFADEN E - V ERGABE Inhaltsverzeichnis Vorwort............................................................. 5 A. Einleitung....................................................... 6 B. Hintergrund 1. Rahmenbedingungen..................................... 8 2. Ziele und Anforderungen................................ 19 C. Nutzung durch Anbieter aus der Wirtschaft 1. Vorteile............................................... 26 2. Zugang und Anforderungen.............................. 27 3. Antworten auf häufig gestellte Fragen...................... 34 D. Nutzung durch Vergabestellen 1. Vorteile............................................... 36 2. Zugang und Anforderungen.............................. 36 3. Antworten auf häufig gestellte Fragen...................... 40 E. Umsetzung E-Vergabe 1. Das Projekt und seine Partner............................. 42 2. Prozessschritte......................................... 44 3. Technische Realisierung.................................. 46 4. Akzeptanz: Untersuchungsergebnisse und Schlussfolgerungen..................................... 56 F. Geschäftsmodell 1. Wirtschaftlichkeit....................................... 62 2. Vom Piloten in die Praxis: Wirkbetrieb...................... 66 G. Ausblick........................................................ 72 H. Anhang 1. Literatur.............................................. 74 2. Links zur E-Vergabe..................................... 77 3. Checklisten für Anwender................................ 78

5 L EITFADEN E - V ERGABE Vorwort Liebe Leserin, lieber Leser, mit Projekten wie E-Vergabe und MEDIA@Komm wollen wir E- Business und E-Government zu einem Markenzeichen des Wirtschaftsstandorts Deutschland machen. E-Business und E-Government sind zwei Seiten einer Medaille. Nur wenn die digitalen Strukturen in Unternehmen und Verwaltung gleichermaßen entwickelt und zueinander passfähig sind, können die Potenziale von Online-Prozessen vollständig erschlossen und Wettbewerbs- sowie Effizienzgewinne erreicht werden. Hier setzt das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA) geförderte Projekt E-Vergabe an. Ziel ist die Entwicklung und Erprobung der elektronischen Vergabe von öffentlichen Aufträgen. Mit E-Vergabe wird der öffentliche Sektor zum Zugpferd für eine noch stärkere Verbreitung von elektronischen Geschäftsprozessen in Deutschland. Ausschreibungen, Angebote und Aufträge der öffentlichen Hand können mit Hilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur rechtsverbindlich über das Internet ohne Medienbruch abgewickelt werden. Basis für die E-Vergabe sind die Rechtsanpassungen, die auf europäischen Vorgaben beruhen und die elektronische Auftragsvergabe seit dem Jahr 2001 ermöglichen. Mit E-Vergabe eröffnen sich wegen der Wettbewerbstransparenz völlig neue Möglichkeiten, um öffentliche Aufträge zu erhalten. Das Auftragsvolumen von Bund, Ländern und Kommunen ist erheblich: Es beläuft sich pro Jahr auf 260 Milliarden Euro (Stand 2002). Das sind etwa 25 Prozent der Staatsausgaben und 13 Prozent des Bruttoinlandprodukts. Darüber hinaus ist das Projekt E-Vergabe ein Beitrag zum Bürokratieabbau. So können durch die Verlagerung von Vergabeprozessen in das Internet schätzungsweise Einsparungen von etwa zehn Prozent erzielt und Entscheidungsprozesse beschleunigt werden. Von entscheidender Bedeutung für den Erfolg von E-Vergabe sind jetzt die Akzeptanz und die daraus resultierende Nutzung. Das gilt sowohl für die Beschaffer auf allen Ebenen der öffentlichen Hand als auch für die Anbieter aus der Wirtschaft. Die Bundesregierung führt E-Vergabe nunmehr in allen Ressorts ein. Für Länder und Kommunen steht das E-Vergabe-System ebenfalls zur Verfügung. Ich hoffe sehr, dass dieser Leitfaden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Vergabestellen ebenso wie die Anbieter aus der Wirtschaft motiviert, E-Vergabe möglichst rasch intensiv und breitenwirksam zu nutzen. Wolfgang Clement Bundesminister für Wirtschaft und Arbeit

6 L EITFADEN E - V ERGABE A. Einleitung Das Leitprojekt E-Vergabe zählt zu den wichtigsten Projekten der Initiative BundOnline 2005 und wurde vom Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (vormals Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie) mit 4,5 Millionen Euro gefördert. Im Kern geht es bei E-Vergabe darum, ein Referenzmodell für ein Verfahren zu entwickeln, mit dem die öffentliche Hand Ausschreibungsverfahren vollständig, sicher und rechtsverbindlich über das Internet abwickeln kann. Dabei sind die Anbieter aus der Wirtschaft voll in die elektronische Abwicklung integriert. Die volkswirtschaftliche Bedeutung der öffentlichen Beschaffung ist erheblich: Bund, Länder und Gemeinden vergeben jedes Jahr Aufträge in Höhe von insgesamt rund 260 Milliarden Euro. Dies entspricht etwa 25 Prozent der Staatsausgaben und 13 Prozent des Bruttoinlandsprodukts. Dabei vergeben über 30.000 öffentliche Vergabestellen mehr als eine Million unterschiedlichster Aufträge für Liefer-, Dienst- und Bauleistungen. Durch die Verlagerung von Vergabeprozessen ins Internet können Schätzungen zufolge langfristig Einsparungen von etwa zehn Prozent in der öffentlichen Beschaffung erzielt werden. E-Vergabe stand in der Entwicklungs- und Pilotphase unter der Federführung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Arbeit und wurde in enger Abstimmung mit dem Bundesministerium des Innern und dem Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen entwickelt. Dabei wurden bei zwei Bundesbehörden dem Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA) und dem Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) die Voraussetzungen geschaffen, die elektronische Vergabe pilothaft zu erproben. Diese beiden Ämter wurden ausgewählt, um die elektronische Beschaffung für die unterschiedlichen Vergabebereiche testen zu können: die VOL (Verdingungsordnung für Leistungen), die VOF (Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen) und die VOB (Verdingungsordnung für Bauleistungen). Mit E-Vergabe werden mehrere Ziele verfolgt: Mit Hilfe moderner multimedialer Informations- und Kommunikationstechniken sollen eine höhere Transparenz, Qualität und Effizienz sowie eine Beschleunigung öffentlicher Beschaffungsprozesse erreicht werden. Im Mittelpunkt der Bemühungen steht eine leistungsfähigere und wirtschaftlicher arbeitende öffentliche Verwaltung. Hiervon profitieren öffentliche Auftraggeber und Unternehmen als Bieter gleichermaßen. Darüber hinaus will der öffentliche Sektor selbst Zugpferd für eine stärkere Verbreitung von elektronischen Geschäftsprozessen in Deutschland werden. Durch E-Vergabe wird ein wichtiger Beitrag zur Verknüpfung von E-Business und E-Government geleistet: Die digitalen Strukturen von öffentlicher Verwaltung und Wirtschaft werden im Rahmen des Projekts so gestaltet, dass sie durchgängig miteinander verbunden werden können und Interaktionen ohne Medienbrüche erlauben. Die gesamte Prozesskette wird somit in einen ganzheitlichen E-Procurement-Ansatz integriert. Ein wesentlicher Anreiz für den weiteren Ausbau moderner Informations- und Kommunikationstechnik in der Wirtschaft, insbesondere auch in kleinen und mittleren Unternehmen, wird gegeben. Mit E-Vergabe sollen auch aufgrund der größeren Transparenz und Verbreitung von öffentlichen Bekanntmachungen Impulse für mehr Wettbewerb ausgehen. Die Teilhabe von Unternehmen verschiedener regionaler Herkunft und Größe, die bislang geringere Zugangsmöglichkeiten zu öffentlichen Ausschreibungen hatten, soll ermöglicht werden.

7 L EITFADEN E - V ERGABE Eine wissenschaftliche Begleitforschung analysierte und bündelte die verschiedenen Erfahrungen während der Pilotphase, stellte die Übertragbarkeit der Ergebnisse sicher und leistete eine kohärente Verbreitung der Ergebnisse. Der vorliegende Leitfaden gibt den Entwicklungsstand des E-Vergabe-Systems vom Februar 2003 wieder.

8 L EITFADEN E - V ERGABE B. Hintergrund 1. Rahmenbedingungen 1.1. Öffentliche Vergabe Die öffentliche Hand kauft in großem Umfang Güter und Dienstleistungen ein, um ihre Aufgaben für das Funktionieren des Gemeinwesens zu erfüllen. Dabei wendet sie Regeln und Vorschriften an, die dem Staat, seinen Behörden und Institutionen zur Erfüllung dieser Aufgaben eine bestimmte Vorgehensweise beim Einkauf vorschreiben. Einkauf bedeutet dabei jede Inanspruchnahme einer Leistung am Markt gegen Entgelt. Trotz des gewaltigen Auftragsvolumens hat die Beschaffung der öffentlichen Hand im Gegensatz zum privatwirtschaftlichen Bereich in der Vergangenheit deutlich weniger Beachtung gefunden. Diese Wahrnehmung hat sich geändert vor dem Hintergrund schwindender öffentlicher Einnahmen und zurückgehender öffentlicher Nachfrage. Seit einiger Zeit wird verstärkt nach Möglichkeiten gesucht, Ineffizienzen in öffentlichen Beschaffungsprozessen und Vergabestellen zu beseitigen. Hierzu können moderne Informations- und Kommunikationstechnologien, allen voran das Internet, einen entscheidenden Beitrag leisten. Behörden und Ämter verarbeiten fast ausschließlich Informationen, die sich digital abbilden und damit auch über das Internet austauschen lassen. Dies trifft auch für einen Großteil der Prozesse zu, die zwischen öffentlichen Vergabestellen und ihren Lieferanten ablaufen: Veröffentlichung der Ausschreibung, Angebotsabgabe und deren Bewertung, Vorabinformation oder der Vertragsabschluss. Alle diese Vorgänge lassen sich schneller und kostengünstiger auf elektronischem Weg abwickeln. Im Business-to-Business-Bereich, also bei Beschaffer-Lieferanten- Beziehungen zwischen Unternehmen aus der Privatwirtschaft, werden internetgestützte Beschaffungsinstrumente wie elektronische Marktplätze oder bestimmte Auktionsmodelle bereits genutzt. Für Einkäufer öffentlicher Beschaffungsstellen ist der Handlungsspielraum aufgrund nationaler und europäischer rechtlicher Vorgaben beschränkt. Sie können die Beschaffungsinstrumente aus der Wirtschaft nicht eins zu eins für öffentliche Beschaffungen einsetzen. Gleichwohl können öffentliche Vergabestellen ihr Auftragswesen wesentlich effizienter abwickeln und gleichzeitig mehr potenzielle Lieferanten erreichen, wenn sie ihre Ausschreibungen neben den herkömmlichen Bekanntmachungsformen über Kommunikationsplattformen im Internet veröffentlichen. Mittel- bis mittelfristig sollte es möglich sein, ausschließlich elektronisch zu veröffentlichen bzw. die Vergabe komplett elektronisch abzuwickeln. Öffentliche Ausschreibungen im Internet Parallel zu den herkömmlichen Bekanntmachungsformen finden sich schon heute im Internet Online-Plattformen, die Informationen über öffentliche Ausschreibungen publik machen. Das Bundesausschreibungsblatt stellt Ausschreibungsinformationen inzwischen auch über seine Homepage (http://www.bundesausschreibungsblatt.de) zur Verfügung. Ausschreibungen, die nach den EU- Regelungen europaweit veröffentlicht werden, können im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften kostenlos online abgerufen werden. Die Internet-Version des Supplements TED (http://ted.eur-op.eu.int/static/home/ de/homepage.ini) informiert darüber hinaus über Ausschreibungen der EU-Institutionen, des Europäischen Entwicklungsfonds und über Aufträge aus Projekten, die von der Europäischen Investitionsbank, der Europäischen Bank für Wiederaufbau und Entwicklung und der Europäischen Zentralbank finanziert werden sowie Beschaffungsvorhaben nach dem WTO-Beschaffungsübereinkommen (Government Procurement Agreement GPA).

9 L EITFADEN E - V ERGABE Elektronische Veröffentlichungen über europaweite Ausschreibungen erfolgen inzwischen auch über das EU-Informationssystem SIMAP (Système d information sur les marchés Publics, http://www.simap.eu.int). SIMAP ist ein umfassendes, rechnergestütztes Informations- und Kommunikationssystem für EU-weite Ausschreibungen. Öffentliche Auftraggeber können mit SIMAP ihre individuellen Anforderungsprofile an Lieferanten bekannt machen und Ausschreibungstexte per Internet an das Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften zur dortigen Veröffentlichung senden. Zusätzlich stehen den Beschaffungsstellen Hintergrundinformationen über Gesetze und Verfahren, Diskussionsforen und Links zu Verbesserungsvorschlägen der Beschaffungspraxis zur Verfügung. Außerdem bietet SIMAP nützliche Hintergrundinformationen über den Beschaffungsmarkt und Verbindungen zu anderen Internetseiten mit Informationen über Ausschreibungen in der Europäischen Union und darüber hinaus. E-Vergabe und Öffentlicher Ein@kauf Online Die vergaberechtlichen Voraussetzungen für eine elektronische Angebotsübermittlung sind inzwischen durch gesetzliche Maßnahmen und Änderungen geschaffen worden. Im Anschluss daran hat die öffentliche Hand eine Reihe von Pilotprojekten gestartet, in denen die praktische Umsetzung der elektronischen Auftragsvergabe getestet wurde. Im Rahmen des vom Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit geförderten Projekts E-Vergabe werden die technischen Voraussetzungen für eine elektronische Angebotsabgabe und darüber hinaus für einen vollelektronischen Vergabeprozess entwickelt. E-Vergabe ist das Kernelement des Projekts Öffentlicher Eink@uf Online (http://www.oeffentlicher-einkaufonline.de), das Teil der von der Bundesregierung im Herbst 2000 gestarteten E- Government-Initiative BundOnline 2005 (http://www.bundonline2005.de) ist. Ziel von BundOnline 2005 ist es, bis 2005 alle internetfähigen Dienstleistungen der Bundesregierung über das Internet anzubieten. Für das Projekt E-Vergabe wurden in zwei Bundesbehörden, dem Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern und dem Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung, die technischen wie auch organisatorischen Grundlagen geschaffen, den gesamten Beschaffungsprozess auf Informations- und Kommunikationstechnologie umzustellen und die elektronische Beschaffung in einem Pilotprojekt zu testen. Ab 2003 steht die E-Vergabe-Plattform auch anderen Bundesbehörden und Beschaffungsstellen der öffentlichen Hand für die Auftragsvergabe zur Verfügung. Verschiedene Unternehmen aus der Wirtschaft bieten mittlerweile ebenfalls internetbasierte Lösungen für die Abwicklung öffentlicher Vergaben an. Zu Beginn des Projektes E-Vergabe gab es diese Lösungen allerdings noch nicht. Chancen für Kosteneinsparungen durch E-Procurement Diverse Studien zum E-Procurement haben gezeigt, dass die Nutzung internetgestützter Beschaffungsinstrumente auch für öffentliche Auftraggeber erhebliche Potenziale zur Optimierung von Beschaffungsprozessen und -strukturen eröffnet. Öffentliche Auftraggeber aller Bereiche und Größen können über das Internet kostengünstig auf ein prinzipiell weltweites Potenzial an Anbietern zurückgreifen. Die typischen Prozesse eines öffentlichen Vergabeverfahrens lassen sich über eine Internet-Plattform mit weniger Aufwand erheblich schneller abwickeln. Zugleich sorgt das Internet für mehr Handlungsspielraum bei der Beschaffung. So lassen sich Angebote und Lieferanten mit Hilfe von Suchmaschinen und Katalogen aus dem World Wide Web mit deutlich geringerem Suchaufwand aufspüren.

10 L EITFADEN E - V ERGABE Weitere Chancen für Kosteneinsparungen sind absehbar, wenn Beschaffungsstellen auf elektronische kataloggestützte Beschaffungsinstrumente oder Auktionen zurückgreifen. So können bei der kataloggestützten Beschaffung aus spezifischen Katalogen oder Listen im Internet Waren und Dienstleistungen zu Konditionen bestellt werden, die vorher in Rahmenverträgen ausgehandelt wurden. Dieses Instrument eignet sich vor allem für die Beschaffung standardisierter Produkte, zum Beispiel Büromaterial. Auf diese Weise lässt sich die Nachfrage mehrerer Bedarfsträger und Einkäufer bündeln, ohne dass dabei die einzelnen Kaufentscheidungen zusammengeführt werden müssen. Viele öffentliche Beschaffungsfachleute bewerten den direkten Zugriff auf individuell gestaltete Lieferantenkataloge als besonders vielversprechend. Die Einführung und Nutzung eines Marktplatzes ist daher ebenfalls Bestandteil des Projektes Öffentlicher Eink@uf Online. Auktionen ermöglichen vor allem dann Einsparungen, wenn spezifische genau definierbare Waren und Dienstleistungen beschafft werden müssen. Man spricht hier von inversen (d.h. umgekehrten) Auktionen, da im Gegensatz zu herkömmlichen Auktionen Waren und Dienstleistungen vom Verkäufer nicht meistbietend versteigert, sondern vom Einkäufer (Beschaffer) durch gegenseitiges Unterbieten der Lieferanten zu einem möglichst niedrigen Preis ersteigert werden. Das letzte und damit niedrigste Gebot erhält dann den Zuschlag für die ausgeschriebene Leistung. Bei einer inversen Auktion kommen Beschaffer und Lieferanten auf einem virtuellen Marktplatz im Internet zusammen. 1.2. Rechtliche Aspekte Öffentliche Auftraggeber sind bei der Vergabe von Aufträgen an ein umfangreiches Regelwerk gebunden, das in den letzten vier Jahren umfassend reformiert wurde. Noch bis Ende 1998 basierte die Vergabe öffentlicher Aufträge überwiegend auf Regelungen des Haushaltsrechts. Dies änderte sich mit der Umsetzung einiger neuer EU-Richtlinien zum öffentlichen Auftragswesen im Vergaberechtsänderungsgesetz, das zum 1. Januar 1999 in Gestalt der Paragraphen 97 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) in Kraft trat. Dabei wurden vor allem die Rechte der Bieter deutlich gestärkt. Im gleichen Jahr wurde mit der Reform der Verdingungsordnungen begonnen, die unter anderem das Ziel hatte, die Möglichkeit der elektronischen Angebotsabgabe zu berücksichtigen. Im Folgenden wird ein Überblick über das deutsche und europäische Vergaberecht und über die einschlägigen Vorschriften gegeben, der den derzeitigen Stand widerspiegelt. Eine grundlegende Vereinfachung im Rahmen des von der Bundesregierung geplanten Bürokratieabbaus ist vorgesehen. Grundlegende Prinzipien Das Vergaberecht richtet sich an staatliche oder staatsnahe Institutionen und enthält alle Vorschriften für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die zur Erfüllung von Verwaltungsaufgaben benötigt werden. Dabei kommt dem Vergaberecht vor allem die Aufgabe zu, durch objektive Regeln den wirtschaftlichen Einkauf unter Beachtung von Transparenz und Wettbewerb und unter Berücksichtigung mittelständischer Interessen zu sichern, um somit die Verschwendung oder unkontrollierte Verwendung von staatlichen Mitteln zu verhindern. Bei der Anwendung und Auslegung dieser Rechtsvorschriften müssen die grundlegenden Prinzipien des europäischen Rechts berücksichtigt werden, die im EG-Vertrag (EGV) als sogenanntes EU-Primärrecht niedergelegt sind. Dabei

11 L EITFADEN E - V ERGABE handelt es sich um folgende Grundsätze zur Förderung des europäischen Binnenmarktes: freier Verkehr von Waren und Dienstleistungen Verbot der Diskriminierung aus Gründen der Staatsangehörigkeit Beschränkung des Niederlassungsrechts Wettbewerbsregel und Verbot der Gewährung unerlaubter Beihilfen. Die aus dem Primärrecht abgeleiteten EU-Richtlinien bilden die Basis der nationalen Gesetzesvorschriften. Konkret sind im deutschen Vergaberecht diese Prinzipien geregelt: Der Wettbewerbsgrundsatz garantiert allen potenziellen Bewerbern einen freien Zugang zu den Beschaffungsmärkten der öffentlichen Hand. Er ist in allen Phasen des Vergabeverfahrens zu beachten. Der Wettbewerbsgrundsatz ist im deutschen Vergaberecht in einer Reihe von Vorschriften umgesetzt: Vorrang des Offenen Verfahrens Grundsatz der eindeutigen und erschöpfenden Leistungsbeschreibung ausreichende Bemessung von Angebots- und Ausführungsfristen Verbot der Festsetzung ungerechtfertigter Sicherheitsleistungen Nachverhandlungsverbot und Ausschluss von Angeboten, die eine unzulässige Wettbewerbsabsprache darstellen. Der Gleichbehandlungsgrundsatz schreibt vor, dass alle Bieter in einem öffentlichen Auftragsverfahren gleich behandelt werden müssen. Dazu finden sich mehrere Ausgestaltungen im deutschen Vergaberecht: Die Verdingungsunterlagen müssen im offenen Verfahren grundsätzlichen allen Bewerbern, die sich gewerbsmäßig mit dem Ausschreibungsgegenstand befassen, zugesandt werden. In einem Nichtoffenen Verfahren oder einem Verhandlungsverfahren dürfen nur solche Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, die einen Teilnahmeantrag gestellt haben. Die Auswahl der Bewerber beim Nichtoffenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren muss nach sachgerechten Gesichtspunkten erfolgen. Im Rahmen der Wertung der Angebote sind Bedingungen unzulässig, die von ausländischen Bietern nicht oder nur mit größeren Schwierigkeiten erfüllt werden können. Die Bildung von Bietergemeinschaften nach Öffnen der Angebote ist unzulässig. Im engen Zusammenhang mit dem Gleichbehandlungsgrundsatz steht das Transparenzgebot. Es verlangt, dass alle Bieter zum Zeitpunkt der Erstellung ihrer Angebote über die gleichen Chancen verfügen. Dieser Grundsatz soll durch eine möglichst umfangreiche Information der Bieter und eine nachvollziehbare Gestaltung der Vergabeverfahren verwirklicht werden. Schließlich formuliert das deutsche Vergaberecht noch das wirtschaftspolitische Ziel, bei der Vergabe öffentlicher Aufträge insbesondere die Interessen kleiner und mittelständischer Unternehmen zu berücksichtigen. EU-Schwellenwerte Der Erteilung eines öffentlichen Auftrages ist ein mehrteiliger, gesetzlich geregelter Vergabeprozess vorangestellt. Noch bevor das eigentliche Vergabeverfahren beginnt, muss der Auftraggeber prüfen, ob die gewünschte Leistung national oder europaweit auszuschreiben ist. Dies richtet sich nach Schwellenwerten, die in Umsetzung der EU-Richtlinien über die Koordinierung der Verfahren zur Vergabe öffentlicher Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge in der Vergabeverordnung festgelegt sind. Sobald der geschätzte Auftragswert den einschlägigen

12 L EITFADEN E - V ERGABE Schwellenwert erreicht oder überschreitet, besteht eine Verpflichtung zur europaweiten Ausschreibung. Dabei dürfen Aufträge nicht in Lose/Gewerke unterteilt werden mit dem Ziel, sie dem europaweiten Wettbewerb zu entziehen. Liegt er darunter, kann sich der Auftraggeber mit einer nationalen Ausschreibung begnügen. In diesem Fall müssen öffentliche Beschaffungsstellen das nationale Vergaberecht aufgrund der Vorschriften der Bundeshaushaltsordnung, der Landeshaushaltsvorschriften oder der Gemeindehaushaltsordnungen beachten. Unabhängig vom Auftragsvolumen gelten aber auch auf nationaler Ebene die Grundsätze des EU-Primärrechts nach dem EG-Vertrag, insbesondere die Vorschriften hinsichtlich Nichtdiskriminierung, Gleichbehandlung, Transparenz und die gegenseitige Anerkennung von Spezifikationen und Normen. Bei europäischen Ausschreibungen sind neben dem nationalen Vergaberecht zusätzlich noch die europäischen Richtlinien, die in nationales Recht umgesetzt sind, zu beachten. Der Schwellenwert beträgt bei Bauaufträgen 5 Millionen Euro unabhängig davon, ob die Bauleistungen von der Verwaltung oder von öffentlichen oder privaten Unternehmen auf dem Gebiet der Daseinsführ- und vorsorge ausgeschrieben werden. Bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen werden die Schwellenwerte hingegen nach den ausschreibenden Stellen (Auftraggeberbegriff) differenziert: Auftraggeber aus der Energie-, Wasser- und Verkehrswirtschaft sind erst ab einem geschätzten Auftragswert von 400.000 Euro zu einer europaweiten Ausschreibung verpflichtet. Für oberste und obere Bundesbehörden liegt die Höchstgrenze für eine nationale Auftragsvergabe schon unterhalb von 130.000 Euro. Diese Grenze gilt nicht für bestimmte Lieferaufträge im Verteidigungsbereich. Für diese und alle anderen öffentlichen Auftraggeber müssen Dienst- und Lieferleistungen europaweit ausschreiben, sobald der geschätzte Auftragswert 200.000 Euro übersteigt. Die beiden letztgenannten Werte gelten auch bei der Vergabe von freiberuflichen Leistungen nach der Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF). Diese Zweiteilung in nationale und europaweite Auftragsvergaben soll sicherstellen, dass auch Unternehmen aus dem Ausland die Möglichkeit haben, sich an bedeutenden Ausschreibungen mit großem Auftragsvolumen zu beteiligen. Dies entspricht dem in den EG-Vergaberichtlinien festgelegten Ziel, bei der Vergabe öffentlicher Aufträge einen echten, grenzüberschreitenden Wettbewerb zu ermöglichen. Dabei sollen nur solche Aufträge erfasst werden, die aufgrund ihres Volumens für einen grenzüberschreitenden Wettbewerb von Bedeutung sein können. Hierdurch wird der Subsidiarität gemäß Artikel 5 EGV Rechnung getragen. Durch das Festlegen von Schwellenwerten wird zugleich aber auch verhindert, dass die Richtlinien einen zu großen administrativen Aufwand verursachen, der nicht mehr im Verhältnis zu den Vorteilen eines europaweiten Wettbewerbs steht. Bekanntmachung Die Bekanntmachung ist fester Bestandteil der Öffentlichen Ausschreibung (Offenes Verfahren), der Beschränkten Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb (Nichtoffenes Verfahren) sowie der Freihändigen Vergabe (Verhandlungsverfahren) mit Teilnahmewettbewerb. Derartige Bekanntmachungen werden zurzeit in verschiedenen Publikationen (zum Beispiel Bundesausschreibungsblatt, Bundesanzeiger, Landesanzeiger, Supplement zum Amtsblatt der EU, Tageszeitungen und Fachzeitschriften) und zusätzlich auf digitalem Weg bekannt gemacht. Aufbau des Vergaberechts Das deutsche Vergaberecht ist nicht einheitlich kodifiziert. Die einschlägigen Vorschriften für Vergaben oberhalb der Schwellenwerte sind vielmehr

13 L EITFADEN E - V ERGABE über drei Ebenen nach dem sogenannten Kaskadenprinzip verteilt: 1. Ebene Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) 2. Ebene Vergabeverordnung (VgV) 3. Ebene Verdingungsordnungen: Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A) Verdingungsordnung für Leistungen Teil A (VOL/A) Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) Die allgemeinen Grundsätze des Vergaberechts wie die Definition von Auftraggeber und öffentlichen Aufträgen, der gesetzliche Anwendungsbereich, die europäischen Vergabearten sowie das Nachprüfungsverfahren sind im 4. Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) geregelt. Das GWB liefert außerdem die Ermächtigungsgrundlage für die Vergabeverordnung. Letztere enthält weitere Grundsätze des Vergabeverfahrens und verweist zudem auf die Verdingungsordnungen. Verdingungsordnungen VOB/A, VOL/A und VOF umfassen die jeweils geltenden Verfahrensvorschriften bei der Ausschreibung von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberuflichen Leistungen. Die öffentlichen Auftraggeber müssen also bei europaweiten Ausschreibungen neben GWB und Vergabeverordnung zusätzlich je nach Auftragsgegenstand die Regelungen der VOL (Verdingungsordnung für Leistungen), der VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) und der VOF (Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen) beachten. Die gesetzliche Grundlage für Aufträge unterhalb der Schwellenwerte ist zunächst das Haushaltsrecht (Bundes-, Landes- und Gemeindehaushaltsordnungen). Die Einzelheiten sind in den Basisparagraphen der VOL/A und VOB/A geregelt. VOL und VOB sind ähnlich aufgebaut. Die allgemeinen Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen beziehungsweise Bauleistungen (Vergabeverfahren) finden sich jeweils im Teil A (VOL/A bzw. VOB/A), während die allgemeinen Bestimmungen für die Ausführung der Leistungen (Allgemeine Geschäftsbedingungen) in den Teilen B von VOL und VOB geregelt sind. Für die VOB gelten darüber hinaus die Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen für Bauleistungen (Teil C). Hier wird die Ausführung der Bauleistungen nach DIN- und ISO-Normen geregelt. Die Anwendungsbereiche von VOL und VOB werden durch den Begriff der Bauleistung voneinander abgegrenzt. Bauleistungen sind Arbeiten, durch die eine bauliche Anlage hergestellt, in Stand gehalten, verändert oder beseitigt wird. Dazu zählen die Lieferung und die Montage aller zu diesem Zweck notwendigen Bauteile, insbesondere maschinelle und elektrotechnische Einrichtungen. Leistungen hingegen, bei deren Wegfall die Vollständigkeit oder Benutzbarkeit eines Gebäudes nicht beeinträchtigt wird, fallen unter die VOL, weil sie einem selbstständigen, vom jeweiligen Bauobjekt losgelösten Nutzungszweck dienen. Die A-Teile von VOL und VOB sind noch weiter untergliedert: Abschnitt 1 von VOL/A und VOB/A enthalten die so genannten Basisparagraphen. Dies sind die anzuwendenden Regelungen für nationale Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte mit dem Rechtscharakter innerdienstlicher Weisungen. Abschnitt 2 umfasst die neben den Basisparagraphen geltenden so genannten a-paragraphen. Dabei handelt es sich um zusätzliche, aus den jeweiligen EU- Richtlinien umgesetzte Verfahrensbestimmungen für europaweite Ausschreibungen, die die Schwellenwerte erreichen und überschreiten. Öffentliche Sektorenauftraggeber haben den Abschnitt 3 anzuwenden. Hier gelten neben den Basisparagraphen zusätzlich die b-paragraphen mit den in nationales Recht umgesetzten

14 L EITFADEN E - V ERGABE Regelungen der EU-Sektorenrichtlinie. Schließlich benennt Abschnitt 4 die Vergabebestimmungen nach der EU-Sektorenrichtlinie für alle privaten Auftraggeber in den Bereichen Trinkwasser-, Energie- oder Verkehrsversorgung (so genannte SKR-Paragraphen). Die Basisparagraphen gelten hier nicht. Die VOF ist anders aufgebaut. Sie beschränkt sich im Wesentlichen auf die allgemeinen Bestimmungen für die Vergabe von freiberuflichen Leistungen und enthält einige besondere Vorschriften zur Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen. Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von freiberuflichen Leistungen ( VOF/B ) gibt es nicht. Zu beachten ist auch, dass die VOF überhaupt erst bei Auftragsvergaben oberhalb der Schwellenwerte Anwendung findet. Bei kleineren Aufträgen gelten dagegen die Bestimmungen der Haushaltsordnungen. Öffentliche und private Auftraggeber der Sektoren müssen sich bei Aufträgen oberhalb der Schwellenwerte unmittelbar an die EU-Sektorenrichtlinie halten. Die Vergabe von (Dienst-)Leistungen fällt unter den Anwendungsbereich der VOF, wenn diese Leistungen ausschließlich von Freiberuflern oder im Wettbewerb mit ihnen erbracht werden sollen. Außerdem muss es sich dabei um Aufgaben handeln, deren Lösung vorab nicht eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann. Die freiberuflichen Tätigkeiten umfassen alle selbstständig ausgeübten wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden oder erzieherischen Leistungen. Vergabeverfahren Es ist Aufgabe der öffentlichen Auftraggeber, das dem jeweiligen Bedarf entsprechende Vergabeverfahren den drei Vergabeverordnungen zuzuordnen sowie das zutreffende Regelwerk korrekt auszuwählen und anzuwenden. Dabei haben die ausschreibenden Stellen mit Ausnahme der Sektorenauftraggeber, die nach Abschnitt 4 der VOL/A oder VOB/A beschaffen nicht etwa die freie Wahl zwischen den verschiedenen Vergabeverfahren. Sowohl das europäische als auch das nationale System geben eine Hierarchie der Vergabearten vor. Die größte Bedeutung bei den Vergabeverfahren hat die Öffentliche Ausschreibung (für die nationale Vergabe) beziehungsweise das Offene Verfahren (für eine europaweite Ausschreibung). Diese beiden Verfahren haben in ihrem jeweiligen regionalen Geltungsbereich Vorrang vor allen anderen Vergabearten. Dabei wird eine unbegrenzte Zahl von Unternehmen, die Leistungen der ausgeschriebenen Art gewerblich anbieten, zur Angebotsabgabe aufgefordert. Nach dem Willen des Gesetzgebers sollen möglichst viele Angebote abgegeben werden, so dass im Wettbewerb das wirtschaftlich günstigste Angebot ermittelt werden kann. Nur unter bestimmten, eng gefassten Voraussetzungen dürfen die Beschränkte Ausschreibung und sein europäisches Pendant, das Nichtoffene Verfahren, angewendet werden. Bei diesen beiden Vergabearten fordert der Auftraggeber eine begrenzte Anzahl von Unternehmen direkt auf, ein Angebot einzureichen. Da auch hier der Wettbewerbsgedanke im Mittelpunkt steht, müssen dies in jedem Fall mehrere Unternehmen sein. In der Regel sollen es bei der nationalen Beschränkten Ausschreibung von Liefer- und Dienstleistungen mindestens drei und beim Nichtoffenen Verfahren mindestens fünf Anbieter sein. Bei der Beschränkten Ausschreibungen von Bauleistungen sollen im Allgemeinen drei bis acht Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Bei der Abwicklung gelten die gleichen strengen Form- und Fristvorschriften wie bei der Öffentlichen Ausschreibung und dem Offenen Verfahren.

15 L EITFADEN E - V ERGABE Öffentliche Ausschreibung EU: Offenes Verfahren Beschränkte Ausschreibung EU: Nichtoffenes Verfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb Freihändige Vergabe EU: Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb Beschränkte Ausschreibung EU: ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb Freihändige Vergabe EU: Verhandlungsverfahren ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb Vergabeverfahren Bekanntmachung der öffentlichen Ausschreibung / des Teilnahmewettbewerbs SI SCH ZM Eingang Teilnehmeranträge / Auswahl der Bewerber Auswahl der Bewerber Bekanntmachung Auswahlprozess Versendung der Vergabeunterlagen SI SCH ZM Eingang der Angebote / Öffnung rechnerische Prüfung Prüfung und Wertung Verhandlungsmöglichkeit SI SCH ZM Verhandlungsmöglichkeit Zuschlagserteilung, Benachrichtigung der Bieter SI Auftragsabwicklung SI Versendung der Vergabeunterlagen Angebotseingang und Angebotsbearbeitung Zuschlagserteilung Auftragsabwicklung Ablaufschema Vergabe SI Digitale Signatur, SCH Verschlüsselung, ZM Zeitmarkierung Bei der Freihändigen Vergabe schließlich werden Aufträge ohne ein vorgeschriebenes formales Verfahren vergeben. Auch hierfür sind die Voraussetzungen genau definiert. Es muss kein Eröffnungs- oder Submissionstermin stattfinden. Ein Minimum an Wettbewerb soll aber auch hier gewährleistet werden, sofern aus bestimmten Gründen nicht nur ein Unternehmen für die Leistungserbringung in Frage kommt. So muss die Auswahl des Vergabeverfahrens begründet und dokumentiert werden, um einen möglichen Missbrauch zu vermeiden. Das europaweite Verhandlungsverfahren entspricht im Wesentlichen der nationalen Freihändigen Vergabe. Allerdings ist in den meisten Fällen eine vorherige Vergabebekanntmachung erforderlich. Um der Gefahr einer zu großen Wettbewerbsbeschränkung zu begegnen, soll vor einer Beschränkten Ausschreibung oder einer Freihändigen Vergabe grundsätzlich ein Teilnahmewettbewerb stattfinden, bei dem sich Unternehmen bewerben können. Im europaweiten (Nichtoffenen) Verfahren ist der vorgeschaltete Teilnahmewettbewerb in jedem Fall Pflicht. Ausnahmen sind im Verhandlungsverfahren möglich. Grundsätzlich ist zu beachten, dass die Anwendungsbereiche des Nichtoffenen Verfahrens und des Verhandlungsverfahrens noch enger gefasst sind als bei den entsprechenden Vergaben auf nationaler Ebene. Elektronische Beschaffung Von der elektronischen Beschaffung versprechen sich öffentliche wie private Auftraggeber Kosteneinsparungen und eine effizientere Abwicklung ihrer Beschaffungsprozesse. Zurzeit befinden sich das deutsche und das europäische Vergaberecht in einem Reformprozess, der unter anderem das Ziel hat, öffentliche Aufträge in Deutschland vollständig elektronisch, ohne teure und umständliche Medienbrüche abzuwickeln: Dokumente, Vordrucke und Formulare sollen künftig direkt am Bildschirm ausgefüllt und nicht erst ausgedruckt und per Post verschickt werden. Hierzu wurde bereits eine Reihe von gesetzlichen Bestimmungen verabschiedet:

16 L EITFADEN E - V ERGABE Seit dem Inkrafttreten der Vergabeverordnung in der Fassung vom 1. Februar 2001 (BGBL I S. 110) hier im Besonderen 15 VgV und der entsprechenden Anpassung der Verdingungsordnungen (VOL/A Abschnitt 1 und VOB/A) können öffentliche Auftraggeber jetzt auch elektronische Angebote zulassen. Voraussetzung dafür ist vor allem, dass die Vertraulichkeit der Angebote garantiert ist. Um Vergabeprozesse vollständig elektronisch abwickeln zu können, muss Rechtssicherheit im Umgang mit elektronischen Dokumenten gewährleistet sein. Beim Transport elektronischer Dokumente über das Internet ist es möglich, dass Daten abgefangen und manipuliert werden. Wenn man einen möglichen Missbrauch von Daten auf dem Transportweg schon nicht völlig ausschließen kann, so muss er doch zumindest erkannt und nachgewiesen werden können. Darüber hinaus besteht im elektronischen Geschäftsverkehr die Gefahr, dass jemand seine wahre Identität verschleiert. Im Hinblick auf die Beweisbarkeit eines Vertragsabschlusses muss daher sichergestellt sein, dass der jeweilige Kommunikationspartner auch eindeutig zu identifizieren ist. Diese Forderungen werden durch die so genannte qualifizierte elektronische Signatur erfüllt. Dabei handelt es sich um ein Verfahren, bei dem eine spezielle Verschlüsselungstechnik (asymmetrische Verschlüsselung) in Verbindung mit Hashwertfunktionen die Überprüfung eines elektronischen Dokuments auf eine mögliche Veränderung auf dem Übertragungsweg oder durch Dritte ermöglicht. Zusätzlich muss der Inhaber einer elektronischen Signatur seine persönlichen Daten bei einer neutralen Zertifizierungsstelle, einem so genannten Trust Center, hinterlegen. Um sicherzustellen, dass die zertifizierte elektronische Signatur auch wirklich zu einer bestimmten Person gehört, fordert die in Deutschland am 1. November 1997 in Kraft getretene Signaturverordnung (Novellierung vom 22. November 2001), dass sich der Antragsteller mit seinem Personalausweis oder einem vergleichbaren amtlichen Dokument identifiziert. Aufgrund der zentralen Bedeutung von Zertifizierungsstellen beim Einsatz digitaler Signaturen ist es erforderlich, dass diese Instanzen absolut zuverlässig arbeiten. In Deutschland ist deshalb für den Betrieb einer Zertifizierungsstelle nach 4 Signaturgesetz eine staatliche Genehmigung erforderlich. Die Akkreditierung eines solchen Anbieters von Zertifizierungsdiensten erfolgt durch die Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post. Sie wird erst dann erteilt, wenn die Zertifizierungsstelle die sehr hohen Sicherheitsanforderungen nach dem Signaturgesetz und der Signaturverordnung erfüllt. So darf der Dienstanbieter etwa nur informationstechnisch und juristisch geschultes Fachpersonal einsetzen. Neben technischen Sicherheitsvorkehrungen sind auch in der Ablauforganisation bei der Ausführung bestimmter Tätigkeiten Schutzmechanismen vorgeschrieben. Darunter fällt etwa das Vier-Augen-Prinzip bei der Öffnung eingereichter Angebote. Außerdem muss der neue Inhaber eines Signaturschlüssels umfassend über die Maßnahmen unterrichtet werden, die eine sichere Anwendung und die Sicherheit einer digitalen Signatur gewährleisten. Schließlich finden auch im laufenden Betrieb Kontrollen und Prüfungen der Zertifizierungsstellen statt, um festzustellen, ob die Anforderungen aus dem Signaturgesetz und der Signaturverordnung eingehalten worden sind und weiter eingehalten werden. Dabei hat die Regulierungsbehörde auch das Recht, festgestellte Verstöße gegen Gesetz und Verordnungen mit Sanktionen zu belegen. Das Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderen Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr Formvorschriftenanpassungsgesetz vom 1. August 2001 (BGBL I Nr. 35 vom 18.07.01) legte gemäß 126 (3), 126 a (1) BGB die Gleichstellung der elektronischen Form mit der gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform fest. Seitdem ist die elektronische Angebotsabgabe und Zuschlagserteilung unter Anwendung der qualifizierten

17 L EITFADEN E - V ERGABE elektronischen Signatur rechtlich grundsätzlich möglich. Auch da, wo die Schriftform vom Gesetz her nicht ausdrücklich vorgeschrieben ist, kann die elektronische Signatur nun verbindlich für Rechtsgeschäfte und Verträge eingesetzt werden, die gemäß 127 BGB eine bestimmte schriftliche Fixierung verlangen. Durch die Novellierung des Signaturgesetzes vom 16. Mai 2001 auf Basis der EU-Vorgaben (BGBL I Nr. 22 vom 22.05.01) und die Verabschiedung der neuen Verordnung zur elektronischen Signatur wurde nun ein einheitlicher europäischer Rechtsrahmen geschaffen, der eine grenzüberschreitende elektronische Angebotsabgabe und Zuschlagserteilung erlaubt. Was bislang noch fehlt, ist ein flächendeckendes, europaweites Netz von Zertifizierungsstellen für elektronische Signaturen. Im grenzüberschreitenden Verfahren können gesetzlich anerkannte digitale Signaturen nur dann verwendet werden, wenn die Kommunikationspartner im Ausland über Zertifikate deutscher Trust Center verfügen. Zwar ist es vom Signaturgesetz grundsätzlich nicht verboten, dass deutsche Zertifizierungsstellen im Ausland Annahmestellen für Zertifikatsanträge einrichten und den dortigen Antragstellern Signaturkomponenten aushändigen. Dies kann jedoch auf Dauer nur in Einzelfällen helfen. Unterm Strich lässt sich festhalten, dass die rechtlichen Voraussetzungen für die elektronische öffentliche Auftragsvergabe in Deutschland bereits jetzt geschaffen sind. Die abgegebenen elektronischen Angebote müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur eingereicht werden. Auch die Zuschlagserteilung ist mit der qualifizierten elektronischen Signatur rechtlich möglich. Darüber hinaus sind bei der elektronischen öffentlichen Auftragsvergabe folgende rechtliche Anforderungen besonders zu beachten: Angebote müssen bis zum Angebotsschlusstermin verschlüsselt aufbewahrt und vertraulich behandelt werden. Verhandlungen über Angebote sind nicht zugelassen. Aufträge dürfen nur an Unternehmen vergeben werden, die das wirtschaftlichste Angebot abgegeben haben und als fachkundig, leistungsfähig und zuverlässig gelten. Die ausschreibenden Stellen haben das Recht, entsprechende Nachweise dieser Eignungskriterien zu fordern. Die elektronische Form der Angebotsvergabe entbindet die Auftraggeber nicht von der Informationspflicht gegenüber jenen Bietern, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen. Nach 13 VgV ist diese Information in Textform spätestens 14 Kalendertage vor Vertragsabschluss abzusenden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber. Damit wird deutlich gemacht, dass es nicht auf den Zugang der Information beim erfolglosen Bieter ankommt. Inverse Auktionen Inverse Auktionen werden von Unternehmen für ihren elektronischen Einkauf im Business-to-Business-Bereich derzeit intensiv getestet. In den USA haben bereits einige öffentliche Stellen entsprechende Pilotprojekte gestartet. Im Rahmen des Projekts E-Vergabe wurden deshalb in einem Forschungsauftrag Chancen und Risiken inverser Auktionen für Aufträge der öffentlichen Hand in Deutschland untersucht. Es zeigte sich, dass durch den Einsatz inverser Auktionen die Einkaufspreise im Vergleich zu den traditionellen Beschaffungsweisen um bis zu fünf Prozent niedriger sein können. Auf Seiten der Bieter kann es allerdings zu einem ruinösen Preiswettbewerb kommen, der wirtschaftspolitisch nicht erwünscht ist und sich unter Umständen auf lange Sicht auch nachteilig auf die Qualität der nachgefragten Leistungen auswirken kann. Grundsätzlich sind, so ein wesentliches Forschungsergebnis, inverse Online-Auktionen nur bei solchen Beschaffungsgütern sinnvoll, die leicht am Markt erhältlich sind, in großen Mengen eingekauft werden und einen exakt spezifizierbaren Bedarf decken, der keine

18 L EITFADEN E - V ERGABE innovativen Leistungen von den Lieferanten erwartet. Diese eher standardisierten Beschaffungsprozesse machen ungefähr 15 Prozent der insgesamt in öffentlichen Ausschreibungen nachgefragten Leistungen aus. Bei einem Einsatz inverser Auktionen ergeben sich schätzungsweise Gesamteinsparpotenziale von 1 bis 1,5 Milliarden Euro. Im Rahmen von Ausschreibungsverfahren der öffentlichen Hand sind inverse Auktionen in Deutschland jedoch problematisch, weil dabei der aktuell gültige Angebotspreis vor Zuschlagserteilung veröffentlicht wird. Dies stößt auf vergaberechtliche Bedenken, da das Prinzip der Vertraulichkeit und das Verhandlungsverbot bei Ausschreibungen verletzt werden. Um den Einsatz inverser Auktionen mit einer Offenlegung der Preise beziehungsweise des aktuellen Niedrigstgebotes zu ermöglichen, müssen die europäischen und nationalen Rahmenbedingungen angepasst werden. Dabei geht es insbesondere um Regelungen, die eine Einschränkung des Grundsatzes der Vertraulichkeit während einer inversen Auktion erlauben. Es muss rechtlich möglich werden, dass die Preise während einer Auktion für alle beteiligten Personen sichtbar gemacht werden dürfen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit untersucht derzeit, ob es einen rechtlichen Ausweg gibt, der die Anwendung inverser Auktionen bei öffentlichen Auftragsvergaben grundsätzlich erlaubt, und welche europarechtlichen Voraussetzungen dafür zu schaffen sind. Experimentierklausel Das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit ermöglicht es verschiedenen Ressorts in ihren nachgeordneten Bereichen im Rahmen des Projekts E-Vergabe mittels einer so genannten Experimentierklausel die inverse Auktion für die Beschaffung handelsüblicher Waren zu erproben. Wichtige Kernelemente der Experimentierklausel sind die Beschränkung auf Aufträge unterhalb der Schwellenwerte, die Festlegung bestimmter wichtiger Grundsätze wie Nichtdiskriminierung, Transparenz und Wettbewerb sowie das jeweilige Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit für die einzelnen Experimente. Die Tests erfolgen in Abstimmung mit dem Bundesministerium für Finanzen. E-Vergabe in Europa Auf europäischer Ebene sind die Weichen für eine elektronische Auftragsvergabe grundsätzlich gestellt: Die EU-Richtlinie über den elektronischen Geschäftsverkehr (RL 200/31/EG) ist am 17. Juli 2000 in Kraft getreten und bereits in deutsches Recht umgesetzt worden. Sie stellt den freien Verkehr von Diensten der Informationsgesellschaft im Binnenmarkt sicher und schreibt den Mitgliedstaaten in Artikel 9 vor, den Abschluss von Verträgen auf elektronischem Wege in ihren Rechtssystemen zu ermöglichen. Ein subjektives Recht der Bieter auf Abgabe eines elektronischen Angebots unabhängig von den tatsächlichen Möglichkeiten seitens der Auftraggeber lässt sich aus der E-Commerce-Richtlinie jedoch nicht ableiten. Die Mitgliedstaaten sind lediglich dazu verpflichtet, rechtliche Hindernisse für elektronische Vertragsabschlüsse zu beseitigen nicht jedoch praktische Hindernisse, die dadurch entstehen, dass in bestimmten Fällen elektronische Instrumente nicht genutzt werden können. Die rechtlichen Voraussetzungen wurden in Deutschland wie bereits dargestellt durch das seit dem 1. Februar 2001 geltende neue Vergaberecht und das Formvorschriftenanpassungsgesetz geschaffen. Weiterhin hat die Europäische Kommission im Mai 2000 im so genannten Legislativpaket Vorschläge zur Änderung der EG-Vergaberichtlinien vorgelegt. Mit den Vorschlägen sollen die Richtlinien vereinfacht und an ein sich wandelndes wirtschaftliches Umfeld angepasst werden. So soll unter anderem die

19 L EITFADEN E - V ERGABE Nutzung elektronischer Mittel unterstützt und forciert werden. Das Prinzip der Vertraulichkeit bleibt dabei bislang unangetastet. Im Hinblick auf das Ermöglichen inverser Auktionen soll die Offenlegung von Preisen geprüft werden, ohne dass dabei direkt Bezug auf die Bieter genommen wird. Die Richtlinienvorschläge werden zurzeit noch in den europäischen Gremien verhandelt. 2. Ziele und Anforderungen Ein elektronisches Vergabesystem dient dem formellen und informellen Austausch von Dokumenten, Informationen und Nachrichten zwischen öffentlichen Beschaffungsstellen und Lieferanten über das Internet. Der formale Ablauf des herkömmlichen Vergabeverfahrens sowie die einschlägigen Vorschriften und Regeln sollen auch bei der elektronischen Abwicklung aufrechterhalten werden. Hierzu ist es notwendig, diese Vorschriften (Verdingungsordnungen und Vergabeverordnung) in modernen Informations- und Kommunikationstechnologien gesetzeskonform abzubilden. Darüber hinaus sollten alle weiteren für die Vergabepraxis wichtigen Richtlinien und Standards (für das Bauwesen etwa RBBau, VHB, GAEB-StLB, StLB-Bau, DA83, DA84, GAEB 2000) integriert werden. Zudem sind Sicherheitsaspekte ausreichend zu berücksichtigen. Die Initiatoren des E-Vergabe-Systems haben sich konkret folgende Ziele gesetzt, die mit der Entwicklung und Einführung eines elektronischen Vergabesystems für die Bundesverwaltung erreicht werden sollen: Erstens soll ein elektronisches Vergabesystem zur Verwaltungsmodernisierung beitragen, d.h. der Verwaltungsaufwand soll reduziert und das Vergabeverfahren insgesamt beschleunigt werden. Der öffentliche Einkäufer soll von zeitraubenden Tätigkeiten wie etwa dem Abstimmen, Versenden oder Kopieren von Unterlagen entlastet werden. Stattdessen soll er seine Zeit und seine Fähigkeiten beispielsweise für die Erstellung von Leistungsbeschreibungen oder die Auswertung von Angeboten einsetzen. Effizienzgewinne ergeben sich durch den nahtlosen und medienbruchfreien Übergang von der Angebotsabgabe zum Auswertungs- und Auftragsverfahren. Zudem kann der gesamte Vergabeprozess durch die elektronische Unterstützung einfacher dokumentiert und erheblich schneller bearbeitet werden. Zweitens soll ein internetgestütztes E-Vergabe-System einen besseren Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen gewähren und damit das Spektrum an Bietern und potenziellen Lieferanten erweitern. Die Bieter erhalten durch die Abrufmöglichkeit im Internet einen einfacheren Zugang zu den Ausschreibungen. Gleichzeitig werden die Reaktionszeiten verringert und der direkte Austausch mit weiteren Partnern bei der Angebotserstellung erleichtert. Dies kommt insbesondere auch mittelständischen Unternehmen zugute. Drittens soll die elektronische Vergabe den Teilnehmern mindestens die gleiche Rechtsverbindlichkeit und Prozesssicherheit garantieren wie das herkömmliche Vergabeverfahren. E-Vergabe setzt hierzu die elektronische Signatur und umfangreiche Sicherheitsmechanismen ein. Gleichzeitig wird so zur Verbreitung von gesetzeskonformen elektronischen Signaturen in öffentlichen Verwaltungen und in der Wirtschaft beigetragen. Viertens lassen sich durch mehr Wettbewerb auf dem Lieferantenmarkt auch günstigere Einkaufspreise für die öffentliche Beschaffung erzielen, ohne dabei auf das Prinzip der Wirtschaftlichkeit zu verzichten.