Kassenbuch anlegen, führen und prüfen Buchungen der Kasse B Unser Kassenbuch führen wir ja manuell. Ich kann aber mit Excel einen kleinen Vordruck erstellen. Wir brauchen dann nur alle zwei Wochen die Kasse buchen, meint Florian Schülbe. Nein, das funktioniert so nicht. Erstens sind einfache Excel-Tabellen nicht erlaubt. Die lassen sich einfach ändern, denke mal an das Radierverbot. Und zweitens wollen wir aktuelle Zahlen. Darum erledigen wir ja die Buchhaltung selbst, antwortet Caroline Gerber-Schwarz. Aber ich bin sicher, die Kassenbuchführung geht besser. Eine Betriebsprüfung steht zwar nicht an, aber ich will dafür gewappnet sein. Florian Schülbe gesteht: Ehrlich gesagt, habe ich die gesetzlichen Vorschriften nicht so drauf. Du? Ja, ich habe mir Tipps aus dem Internet geholt. Caroline Gerber-Schwarz ist gespannt. Ich habe hier einen Auszug unseres Kassenbuchs. Mal sehen, ob wir den reibungslos verbuchen können. 4 Buchungen der Kasse 4.1 Kassenbuch Das Kassenbuch ist eins der grundlegenden Bücher der Buchhaltung. Dort werden lückenlos alle Bargeschäfte, also Ein- und Auszahlungen, unabhängig von ihrer Höhe centgenau erfasst. 1 Unternehmen mit der Verpflichtung zur doppelten Buchhaltung sind gesetzlich verpflichtet, ein solches zu führen. Eine bestimmte Formularform ist nicht vorgeschrieben. Im Handel sind diverse Vordrucke erhältlich. Es ist auch erlaubt, Formulare selbst zu erstellen. Entscheidend ist die geordnete, beweissichere Dokumentation der Geschäftsvorfälle. Es muss eine reale Geschäftskasse vorhanden sein, am besten stabil und abschließbar. Sie ist Voraussetzung für eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung. Die Kasse darf nicht ausschließlich buchmäßig oder elektronisch verwaltet werden, da sonst das entscheidende Kontrollmittel fehlt, das Geld. Eine Lose-Blatt-Sammlung ist inakzeptabel. Strikt zu trennen sind insbesondere private und geschäftliche Zahlungsvorgänge. Das Kassenbuch ist eine Eigenaufzeichnung und hat nur einen niedrigen Beweiswert. Bei einer Betriebsprüfung allerdings erzeugt das sauber geführte Kassenbuch als Aushängeschild erhebliches Vertrauen in die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung. Ein Kassenbericht ist täglich zu erstellen, wobei mehrere Tage nicht zusammengefasst werden dürfen. Dahinter sind die zu den Eintragungen passenden Einzelbelege abzuhef- 1 Detaillierte Regelungen vor allem im HGB 239 71
B Kassenbuch anlegen, führen und prüfen ten. Soweit Nebenkassen geführt werden, sind deren Ergebnisse über Nebenkassenkladden in den zentralen Kassenbericht zu übernehmen. Die summierten Kassenberichte ergeben dann das Kassenbuch. Gehen Quittungen für Barausgaben verloren, kann bei kleineren Beträgen, z. B. für Parkgebühren im Parkhaus, als Notlösung ein Eigenbeleg ausgefüllt werden. Falls die Ausgaben betrieblich notwendig sowie der Höhe nach glaubhaft sind, erkennt das Finanzamt diese an. Grundsätzlich ist ein Kassenbuch nach den GoB zu führen. Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über alle Geschäftsvorfälle verschaffen können. Das bedeutet zusammengefasst: Kassenaufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Zeitgerecht bedeutet eine tägliche Dokumentation aller Zahlungsvorgänge. Nicht zu verwechseln ist dies mit der tatsächlichen Verbuchung. Dies kann zeitlich versetzt geschehen. Geordnet meint, dass jeder Beleg eine (fortlaufende) Nummer erhält, die sowohl im Kassenbuch als auch auf dem Beleg zu vermerken ist. Keine Eintragung ohne Beleg: Es gilt die Einzelaufzeichnungspflicht, d. h. Einzelbelege sind zusätzlich zum Tagesbericht abzuheften. Nur einen Tages-Gesamtbetrag zu erfassen ist unzureichend. Entnahmen für private Zwecke oder Transfers von oder zu Bankkonten sind zu belegen und einzutragen. Dafür ist ein Eigenbeleg auszustellen. Beispiel: Die Registrierkasse im Ladenlokal bei der Schwarz Elektrotechnik OHG speichert jeden Vorgang ( Kassenbon ) nach Datum und Uhrzeit sortiert. Abends werden Summen gebildet. Beim Kassieren wird zusätzlich für den Kunden ein Kassenbeleg gedruckt, wobei optional eine Kopie für den Betrieb erzeugt werden kann. Es ist der Aspekt der Zumutbarkeit zu beachten. Beim Verkauf vieler geringwertiger Waren an viele, unbekannte Kunden darf ein Tagesbericht geführt werden, in dem Einnahmen und Ausgaben mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. In dem Fall ist die Kasse aber täglich zu zählen. Allerdings: Bei Betriebsausgaben ist die Einzelaufzeichnungspflicht ausnahmslos zu gewährleisten. Beispiel: In der Schwarz Elektrotechnik OHG werden die Verkäufe an Laufkundschaft im Ladenlokal in der Registrierkasse erfasst. Diese intelligente Kasse kann bis zu zehn Konten intern verwalten, d. h. bereits bei jedem Kassiervorgang kann ein Umsatz einem Erlöskonto (z. B. Erlöse Haushaltswaren, Erlöse Beleuchtung etc.) zugeordnet werden. Abends wird die Kasse abgeschlagen, d. h. die Tagesumsätze und Kontensummen werden ausgedruckt. Dieser Beleg wird aufbewahrt. Es ist nicht nötig, 72
Buchungen der Kasse jeden einzelnen Verkaufsvorgang nachzuhalten. Entnahmen sind aber einzeln zu dokumentieren. Reinhard Schwarz: Jetzt verstehe ich diesen Aspekt der Zumutbarkeit. Kauft jemand eine Glühlampe, geht das in den Tagesbericht ein. Wenn ich 20,- für Briefmarken aus der Kasse nehme, muss ich einen Eigenbeleg ausfüllen. Kontrolliert wird der Kassenbestand nach der Formel: Anfangsbestand + Zugänge./. Abgänge = Soll-Endbestand. Das Geld wird abends gezählt, etwaige Kassendifferenzen werden festgehalten. Überschüssiges Geld wird täglich entnommen, als Geldtransit erfasst und zur Bank gebracht. Am nächsten Morgen wird vor Geschäftseröffnung der Anfangsbestand (das Wechselgeld ) wieder gezählt und im Kassenbuch notiert. Das Tagesgeschäft kann beginnen. Änderungen im Kassenbuch müssen lückenlos nachvollziehbar sein. Nur eine simple Excel-Tabelle zu führen, ist nicht statthaft, da nachträgliche Manipulationen möglich sind. Praxistipp: Eine Excel-Tabelle kann täglich auf Papier ausgedruckt und unterschrieben werden. Änderungen allerdings müssen manuell vorgenommen werden. Niemals darf etwas unkenntlich gemacht werden. Falsche Einträge sind sauber so zu streichen, dass die Fehler erkennbar bleiben. Die richtigen Einträge sind lesbar vorzunehmen und mit Datum und Unterschrift einzeln zu bestätigen. Der Kassenbestand ist täglich zu zählen und Zählprotokolle sind zu erstellen. Anschließend erfolgt ein Soll-Ist-Vergleich ( Kassensturz ). Es muss jederzeit so viel Geld in der Kasse sein, wie laut Kassenbuch da sein müsste. Das zwingt zur unmittelbaren Erfassung aller Vorgänge. Unstimmigkeiten bei Kassenfehlbeträgen sind ohne Zeitverzug aufzuklären. Praxistipp: Dies gilt insbesondere für Diebstähle und Unterschlagungen durch Mitarbeiter. Diese müssen zu dokumentierende Konsequenzen haben (z. B. Abmahnung, Kündigung, Strafanzeigen). Unterbleibt das, wird dies bei einer Betriebsprüfung negativ ausgelegt. Kassendifferenzen, z. B. durch falsche Herausgabe von Wechselgeld, werden über die GuV-Konten 2000 Kassenfehlbetrag für außerordentliche Aufwände und 2500 Kassenüberhang für außerordentliche Erträge verbucht (Konten nach SKR 03): Buchung Kassenfehlbetrag über 0,05: Kassenfehlbetrag 0,05 Kasse Buchung Kassenüberhang über 1,00: Kasse 1,00 Kassenüberhang 73
B Kassenbuch anlegen, führen und prüfen Die Übersicht im Kassenbuch darf durch Zusammenfassung von Belegen erhöht werden. Beispiel: Mehrere (zwar aufzubewahrende) Reisekostenabrechnungen werden zu einer Auszahlung gebündelt. Für Kassenbücher, die dazugehörigen Unterlagen, die Belege und die schlusstäglichen Ausdrucke gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Verbuchung von Kartenzahlungen Mit einer Karte (Girokarte, Kreditkarte) zahlen zu können stellt auch im Handwerk eine unverzichtbare Serviceleistung dar. Für den Kunden bleibt der Zahlvorgang in aller Regel kostenfrei. Der Verkäufer zahlt abhängig vom Kartentyp und gewählten Sicherheitsstandard eine Provision. 2 Beispiel: Florian Schülbe: Wir akzeptieren ja auch electronic cash. Nehmen wir an, ein Kunde bezahlt für eine Lampe 238,- brutto mit Karte. Wie wird das gebucht? Caroline Gerber-Schwarz: Zuerst buchen wir das als Bareinnahme und Umsatz. Kasse 238,00 200,00 Erlöse Beleuchtung 38,00 USt. 19 % Das reale Geld fehlt aber. Die Kasse stimmt noch nicht, wirft Florian Schülbe ein. Nun, abends machen wir den Kassensturz und sehen wie viel Umsatz mit Kartenzahlung getätigt wurde. Das wird als Geldtransit zur Bank gebucht. Jetzt stimmt die Kasse wieder. Geldtransit 238,00 Kasse Wenn uns das Geld auf dem Bankkonto gutgeschrieben wird, ist dies eine Einzahlung, aber kein erneuter Umsatz. Darum wird wieder Geldtransit als Gegenkonto genutzt und alles ist ausgeglichen. Bank 238,00 Geldtransit Vorsätzliche Fehler bei der Führung des Kassenbuchs gelten als Anfangsverdacht für Steuerhinterziehung. Im besten Fall schätzt das Finanzamt dann Einnahmen hinzu. Das Gewerbe kann aber auch untersagt werden.. 2 Die Höhe beträgt kartenabhängig zwischen etwa 0,3 % (Geldkarte) und ca. 3 % (Kreditkarte) 74
Buchungen der Kasse Der Betriebsprüfer sucht gezielt nach Indizien für eine nachträgliche Kassenführung: Ein stets gleichmäßiges Schriftbild, eine fehlende zeitliche Ordnung, ein zeitweise negativer Bestand. Auch das komplette Fehlen von Stornierungen (als Minus-Betrag, der nicht verrechnet werden darf) beim Einsatz elektronischer Kassen deutet auf grobe Unregelmäßigkeiten hin. Bewährt hat sich in der Praxis eine schriftliche, verbindliche Organisationsanweisung zur Kassenführung. Alle beteiligten Mitarbeiter sollten die Einhaltung der Regeln unterschreiben. Dieses stets griffbereite Handbuch kann enthalten: Benennung der für die Führung der Kasse verantwortlichen Personen, Regeln für ordnungsmäßiges Kassieren, Zeitpunkte für eine Bestandsaufnahme der Kasse, Zeitpunkte für Auswertungen, Übergaberegelungen bei Personalwechsel, Urlaub, Krankheit etc., Verfahrensweise bei Falschgeld und Kassier-Fehlern, Aufbewahrungsregeln für Bargeld, Sonderregeln für Kartenzahlungen. 4.2 Buchungen im Kassenbuch Das Kassenbuch dokumentiert jede Geldbewegung (Ausnahme Einzelhandel) chronologisch sortiert. Folgende Informationen können in beliebiger Reihenfolge aufgeführt sein: Datum des Geschäftsvorfalls, fortlaufende Nummer als Belegnummer, Buchungstext, Betrag der Einnahme oder Ausgabe, zugrunde liegender Steuersatz, Umsatz- bzw. Vorsteuerbetrag, aktuellen Kassenbestand, Anfangs- und Endbestände sowie Salden als Ergänzungen. 75
B Kassenbuch anlegen, führen und prüfen Beispiel: Schau mal, Caroline. Ich habe ein Formular für unser Kassenbuch erstellt. Es zeigt oben den Namen des Unternehmens, das Datum, denn Anfangsbestand und das betroffene Kassenkonto (1000 im SKR 03). An dieser Stelle wird das Konto 1000 einmalig als Gegenkontoo geführt. Es folgen der Bu chungstag, die fortlaufende Belegnummer, der Buchungstext und das Gegenkonto der Buchung. Die Zuordnung als Zahlu ungsein- oder -ausgang und ein eventuell enthaltener Steuerbetrag bilden den Abschluss. Unten werden Spaltensummen gebildet. Als Kontrollgleichung gilt: g Anfangsbestand 0,00 Ausgang 3.536,52 + + Eingang Endbestandd 3.758,00 = 221,48 Die Einzelbelege für die Betriebsausgaben, die Eigenbelege und u der Kassensummenzettel sind s hinter dass Kassenbuch zu heften. Nun existiert zu jeder Buchung ein Beleg. 76
Buchungen der Kasse Hinweis: Erläuterungen zu den Konten und Geschäftsvorfällen: Nummer Text 101, 112 Geldtransit 102 Lfd. Kfz-Kosten, 19 % Vorsteuer 103 106 Büromaterial, 19 % Vorsteuer 104 Porto, keine Vorsteuer Kassensummen des Tages, die geschlossen übertragen werden. Beleg: 105 Ausdruck der Registrierkasse, z. T. Einzelbelege, z. B. bei namentlich bekannten Kunden. 107 Eigenbeleg ist auszufüllen 108 Fachliteratur, 7 % Vorsteuer 109 Sonstiger Betriebsbedarf bzw. Kleinwerkzeuge (Konto 4985), 19 % Vorsteuer 110 Pakete sind für Kunden, daher Ausgangsfracht 111 Reinigungskosten, 19 % Vorsteuer 113 Forderungen an Mitarbeiter, werden mit der Lohnabrechnung des Monats November wieder einbehalten Erfassen Sie die Buchungen als Stapelbuchung. Prüfen Sie zuvor, ob der Kassenbestand in der Software 0,- beträgt. Nach den 15 Buchungen ist zwingend zu prüfen, ob der Endbestand 221,48 lautet. Die Steuerschlüssel sind gegebenenfalls manuell einzugeben. Bei jeder Buchung muss der richtige Steuerbetrag kontrolliert werden. Zu beachten ist, dass das Kassenkonto bei einer Zunahme im Soll bzw. bei einer Abnahme im Haben gebucht wird. Nicht zu vergessen ist der Buchungstext. Lassen Sie die Buchungen nach einer ausführlichen Kontrolle vom Stapel. Nehmen Sie anschließend eine Datensicherung vor (Datensicherung 5). 4.3 Kontrolle und Auswertungen Nach der Verbuchung der Kassenvorgänge können diese wie gewohnt im Journal und auf dem entsprechenden Kontenblatt der Kasse eingesehen und kontrolliert werden. Natürlich fließen die Buchungen in alle anderen Auswertungen ein. Beispiel: Lass uns jetzt die 15 Buchungen im Buchungsjournal kontrollieren, fordert Caroline Gerber-Schwarz Florian Schülbe auf. Die Steuern wurden über die Konten 1576 (19 % Vorsteuer), 1571 (7 % Vorsteuer) und 1776 (19 % Umsatzsteuer) direkt oder indirekt erfasst. Auf dem Kontenblatt Kasse ist das Kassenbuch fast vollständig abgebildet. 77
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Buchungen der Kasse Auch die GuV nimmt komplexere Konturen an. Derzeit ist ein vorläufiger Gewinn von 7.784,40 ausgewiesen. Berücksichtigt sind mittlerweile 36 Geschäftsvorfälle. 79