Erfolgreich international kooperieren Tempus IV - Projekt ICo-op

Erfolgreich international kooperieren Tempus IV - Projekt ICo-op DAAD Projektmanagementseminar Bonn, Sankt-Augustin, 10.07.2014 Dr.-Ing. Seite 1

Technische Universität Ilmenau Ilmenau Thuringia Germany Seite 2

Technische Universität Ilmenau Campus University 7.000 students Seite 3

ICo-op Industrial Cooperation and Creative Engineering Education based on Remote Engineering and Virtual Instrumentation 530278-TEMPUS-1-2012-1-DE-TEMPUS-JPHES EU officer: Franz Steidele (EACEA) Seite 4

Eckpunkte Duration: 36 months (October 12, 2012 October 15, 2015) Goal: Empower university-enterprises partnership in Armenia, Georgia, and Ukraine by modernizing engineering education based on remote engineering and virtual instrumentation Objectives: Establish methodology for identification and monitoring of demand for knowledge and skills in industry Create and implement learning programs that will incorporate transversal electronics technologies using remote laboratories and virtual instrumentation knowledge Build mutually beneficial, sustainable partnerships between universities and enterprises by offering internship programs for university and up-to-date training programs for industry Seite 5

Projektpartner Higher Education Institution Small and Medium Sized Enterprise P01 - Ilmenau U of Technology P02 - Carinthia U of Applied Sciences P05 - Quality Austria P03 - University of Deusto P04 - TRANSILVANIA University of Brasov P06 - Kharkiv Polytechnic Institute P07 - Ivano-Frankivsk Nat. TU of Oil and Gas P08 - Zaporizhya National Technical University P09 - Ilia State University P10 - Shota Rustaveli State University P11 - American University of Armenia P12 - State Engineering University of Armenia P15 - JUkrainian Industrial Energy Company P16 - Research and Production Company P18 - Ecological Systems ltd P17 - Micro and Nano Electronics Institute P19 - Transformer and Electric Equipment P21 - National Instruments - Armenia P22 - Synopsis P20 - Kapan Campus of the SEUA Seite 6

Projekt-Webseite www.ico-op.eu Seite 7

Dokumentenmanagement via SharePoint Server Seite 8

Activity-Delivery-Plan (A0 Poster) als zentrales Planungswerkzeug Seite 9

Workpackage Struktur Work package WP.1 Title of work package Analysis of the existing situation and requirements of the labor market: AM, GE, UA. Conceptual Design of Program Leading partner P06 (Kharkiv) WP.2 Program learning environment implementation P04 (Brasov) WP.3 Modules: Design and production P03 (Deusto) WP.4 Pilot realization of program: higher education and industry training P09 (Ilia) WP.5 Quality assurance and evaluation P05 (Quality AT) WP.6 Dissemination and sustainability P11 (AUA) WP.7 Management and Coordination P01 (Ilmenau) Seite 10

Ausgewählte Meilensteine bis jetzt Seite 11

Ausgewählte Meilensteine bis jetzt Survey: Analysis of the existing situation and requirements of the labor market: AM, GE, UA. Conceptual Design of Program Seite 12

Training: Ausgewählte Meilensteine bis jetzt Best EU practices, Transilvania University of Brasov, Romania 15. 18. 05. 2013 Seite 14

Ausgewählte Meilensteine bis jetzt Educational Envirionment: e.g. moodle Learning Management System in ZNTU Seite 16

Analyse und Wahl der Remote Labs Lab GOLDI (Ilmenau University of Technology, DE) WebLab-Deusto (University of Deusto, ES) NI ELVIS lab (University Transilvania, RO) PROMIS the Pyramide of Remote Labs (CUAS, AT) Seite 18

Installierte Remote Labs Partner Country Lab Responsible EU-partner P06, NTU KhPI Ukraine NI ELVIS Doru Ursutiu (P04, UNITBv) udoru@unitbv.ro P07, IFNTUOG Ukraine NI ELVIS Doru Ursutiu (P04, UNITBv) udoru@unitbv.ro P08, ZNTU Ukraine GOLDI (P01, IUT) karsten.henke@tu-ilmenau.de P09, ISU Georgia NI ELVIS Doru Ursutiu (P04, UNITBv) udoru@unitbv.ro P10, RSU Georgia Weblab Deusto Olga Dziabenko (P03, UD) olga.dziabenko@deusto.es P11, AUA Armenia GOLDI (P01, IUT) karsten.henke@tu-ilmenau.de P12, SEUA Armenia GOLDI (P01, IUT) karsten.henke@tu-ilmenau.de P20, KSEUA Armenia GOLDI (P01, IUT) karsten.henke@tu-ilmenau.de Seite 19

8 Basic modules 16 Industrial modules 4 Transversal modules Seite 21

Meetings und Trainings Kick-Off Meeting, Ilmenau, Germany (04./05. 12. 2012) Training Best EU practice, Brasov, Romania (16.-18. 05. 2013) Europe Day, Yerevan, Armenia (25. 05. 2013) ICo-op Project Workshop Labour Market and Challenges for Higher education, SIDEC Conference, Maly Mayak, Ukraine (27. 05. 2013) 2 nd Project Meeting, Kharkiv, Ukraine (06./07. 06. 2013) Tempus Field Monitoring Visits in o Tbilisi, Georgia (07. 10. 2013) o Yerevan, Armenia (06. 11. 2013) o Kharkiv, Ukraine (26. 11. 2013) Training Transversal competence/skills in Engineering Yerevan, Armenia (09.-11. 12. 2013) REV 2014, Porto, Portugal (25.-28. 02. 2014) 3 rd Project Meeting, Tbilisi, Georgia (24./25. 03. 2014) Project Training Ilmenau, Germany (16.-20. 06. 2014) 4 th Project Meeting, Yerevan, Armenia (25./26. 08. 2014) Seite 22

Projektverwaltung Allgemein Transparente Projektverwaltung Offenlegung aller Kosten für alle Projektpartner Seite 23

Projektverwaltung Allgemein EU-Partner: alle Kosten an die Partner ausgezahlt Osteuropäische Partner: i.d.r. nur Teile ausgezahlt Staff costs, Printing & Publishing, Other costs Seite 24

Projektverwaltung Allgemein Osteuropäische Partner: Travel costs & costs of stay in Ilmenau Ukraine: alle Kosten in Ilmenau SME s: alle Kosten in Ilmenau Seite 25

Projektverwaltung Allgemein Gelder für Staff costs und Mobility teilweise in bar ausgezahlt oder auf Konto des jeweiligen Projektverantwortlichen (lt. Partnership Agreement) überwiesen Seite 26

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Projektverwaltung Allgemein Gelder für Staff costs und Mobility teilweise in bar ausgezahlt auf Privatkonto (lt. Partnership Agreement) überwiesen Problem: unklare Bankverbindung Seite 28

Projektverwaltung Allgemein Seite 29

Projektverwaltung Allgemein Gelder für Staff costs und Mobility teilweise in bar ausgezahlt auf Privatkonto (lt. Partnership Agreement) überwiesen Problem: unklare Bankverbindung extrem lange Postwege für normale Briefsendungen Wechselkursverluste durch Umrechnungskurs 11/2012 Akzeptanzprobleme bei den Projektpartnern (Buchhaltung) Zuarbeiten durch Partner Deadlines werden nicht immer eingehalten keine Rundmails mit Aufgaben an alle Partner senden Partner direkt anschreiben z.b. Intermediate Report: Platzhalter für fehlende Zuarbeit Seite 30

Projektverwaltung Allgemein Seite 31

Projektverwaltung Allgemein Co-Finanzierung: überwiegend über Staff costs SME s: 100% Co-Finanzierung über Staff costs bei einigen Partnern über Equipment und Printing & Publishing Audit: nach einem Jahr: erstes Treffen mit der Audit-Firma Seite 32

Projektverwaltung Staff costs Tagessätze von allen Projektpartnern als Grundlage für Timesheets zu Projektbeginn abgefordert Seite 33

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Projektverwaltung Staff costs Tagessätze von allen Projektpartnern als Grundlage für Timesheets zu Projektbeginn abgefordert fast alle Timesheets und Conventions for Staff costs im ersten Entwurf fehlerhaft extremer Arbeitsaufwand Tempus: 7,5h/Tag im Gegensatz zu 8,0h/Tag an Uni Frage: reicht das Certificate für das Audit? Seite 36

Projektverwaltung Staff costs Tagessätze von allen Projektpartnern als Grundlage für Timesheets zu Projektbeginn abgefordert extremer Arbeitsaufwand fast alle Timesheets und Conventions for Staff costs im ersten Entwurf fehlerhaft Frage: reicht das Certificate für das Audit? zusätzlicher Verwaltungsaufwand: unterschiedliche Berechnungsgrundlagen in unterschiedlichen EU- Projekten (z.b. EACEA LifeLong Learning) Seite 38

Projektverwaltung Mobility costs Modalitäten der Abrechnung zu Projektbeginn über ein Certificat bestätigen lassen AM, GE, UA Partner nach Tempus-Vorgaben o Travel costs nach belegbaren Ausgaben o Aufenthaltskosten nach daily allowance einige EU-Partner nach lokalen Reisekostengesetzen o Standard-Dienstreiseabrechnung Seite 39

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Projektverwaltung Mobility costs Modalitäten der Abrechnung zu Projektbeginn über ein Certificat bestätigen lassen Vereinbarung zum Kick-Off Meeting: Mobility costs der Partner verbleiben in Ilmenau (1) Ilmenau kauft die Fahrkarten (i.d.r. e-tickets) dadurch bessere Übersicht über die Kosten Problem: Zusenden der Originalbelege (Bordkarten, Zugtickets) dauert sehr lange (2) Daily Allowance wird auf den Meetings bar ausgezahlt Problem: Meetings (Training), an denen Ilmenau nicht teilnimmt Visa-Beantragung sehr aufwendig wenn kein Multi-Schengen-Visa vorhanden Einladung, Botschaftsschreiben, e-tickets rechtzeitig ausstellen Seite 41

Projektverwaltung Equipment Vereinbarung zum Kick-Off Meeting: Equipment costs verbleiben in Ilmenau Ilmenau bezahlt die Rechnungen Seite 42

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Projektverwaltung Equipment Vereinbarung zum Kick-Off Meeting: Equipment costs verbleiben in Ilmenau Ilmenau bezahlt die Rechnungen Problem 1: sehr viele Dokumente im Vorfeld, z.b. Memorandum zwischen allen Partnern in der Ukraine Seite 44

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Projektverwaltung Equipment Vereinbarung zum Kick-Off Meeting: Equipment costs verbleiben in Ilmenau Ilmenau bezahlt die Rechnungen Problem 1: sehr viele Dokumente im Vorfeld, z.b. Memorandum zwischen allen Partnern in der Ukraine Purchase Plan Seite 46

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Projektverwaltung Equipment Vereinbarung zum Kick-Off Meeting: Equipment costs verbleiben in Ilmenau Ilmenau bezahlt die Rechnungen Problem 1: sehr viele Dokumente im Vorfeld, z.b. Memorandum zwischen allen Partnern in der Ukraine Purchase Plan Equipment Delivery Agreement Seite 48

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Projektverwaltung Equipment Vereinbarung zum Kick-Off Meeting: Equipment costs verbleiben in Ilmenau Ilmenau bezahlt die Rechnungen Problem 1: sehr viele Dokumente im Vorfeld, z.b. Memorandum zwischen allen Partnern in der Ukraine Purchase Plan Equipment Delivery Agreement Problem 2: sehr späte Projekt-Registrierung beim Ukrainischen Finanzministerium Seite 50

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Projektverwaltung Equipment Vereinbarung zum Kick-Off Meeting: Equipment costs verbleiben in Ilmenau Ilmenau bezahlt die Rechnungen Problem 1: sehr viele Dokumente im Vorfeld, z.b. Memorandum zwischen allen Partnern in der Ukraine Purchase Plan Equipment Delivery Agreement Problem 2: sehr späte Projekt-Registrierung beim Ukrainischen Finanzministerium Problem 3: 12 Wochen Lieferzeit der Geräte in Deutschland Seite 52

Projektverwaltung Equipment Vereinbarung zum Kick-Off Meeting: Equipment costs verbleiben in Ilmenau Ilmenau bezahlt die Rechnungen Problem 1: sehr viele Dokumente im Vorfeld, z.b. Memorandum zwischen allen Partnern in der Ukraine Purchase Plan Equipment Delivery Agreement Problem 2: sehr späte Projekt-Registrierung beim Ukrainischen Finanzministerium Problem 3: 12 Wochen Lieferzeit der Geräte in Deutschland Problem 4: Zollabwicklung an der Grenze Seite 53

Projektverwaltung Equipment Vereinbarung zum Kick-Off Meeting: Equipment costs verbleiben in Ilmenau Ilmenau bezahlt die Rechnungen Problem 1: sehr viele Dokumente im Vorfeld, z.b. Memorandum zwischen allen Partnern in der Ukraine Purchase Plan Equipment Delivery Agreement Problem 2: sehr späte Projekt-Registrierung beim Ukrainischen Finanzministerium Problem 3: 12 Wochen Lieferzeit der Geräte in Deutschland Problem 4: Zollabwicklung an der Grenze wenn möglich, Geräte in den Partnerländern kaufen Seite 54

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Projektverwaltung Equipment Zeitverzug in der Installation der Remote Labs hat keinen Einfluß auf die weiteren Aktivitäten (Erstellung der Lernmodule) da die Remote Labs (ortsunabhängig) bei den europäischen Partnern genutzt werden können sehr gute Unterstützung durch NTO Armenien (Lika Glonti) Probleme bei der Zollabfertigung in Tbilisi Probleme mit Internet und stabiler Stromversorgung in Batumi Seite 56

Internship - Beispiel Galyna Tabunshchyk (ZNTU) at IUT (Coordinator) 01.10.2013 22.12.2013 Using the Ilmenau Hybrid Interactive Online Lab GOLDI Working on teaching materials Seite 57

Internship - Beispiel Galyna Tabunshchyk (ZNTU) at (Coordinator) Agreement between Ilmenau University of Technology and ZNTU Seite 58

Kontakte zu anderen Tempus-Projekten Seite 59

Kontakt Technische Universität Ilmenau Dr.-Ing. Tel: +49 (0)3677 69 2829 Fax: +49 (0)3677 69 4823 E-mail: karsten.henke@tu-ilmenau.de Webseite: Seite 60