E-Business Suite R12.1 Nützliche Features für die Personalarbeit Hans Diegruber Lohn & HR GmbH St. Johann im Pongau, Österreich Schlüsselworte: EBS, E-Business Suite, Release 12.1, R 12.1, Personalarbeit, Personalmanagement, Human Resources, HR, Human Resource Management, HRM, Human Capital Management, HCM, Human Resource Management System, HRMS, Core HR, Core HCM, Recruiting, Recruitment, irecruitment, irec, Learning Management, Oracle Learning Management, OLM, Self-Service, SSHR, Nachfolgeplanung, Implementierung, erfolgreiche Projektdurchführung, Implementierungserfahrungen Einleitung Ausgehend von Implementierungserfahrungen mit dem Oracle E-Business Suite Human Resource Management System werden kritische Erfolgsfaktoren einer gelungenen Einführung erörtert. Praxisnahe Beispiele illustrieren aufgabenbezogene, menschliche und technische Einflussfaktoren auf ein Implementierungsprojekt. Das Leistungspotential einer HRM-Lösung hängt unter anderem von der ständigen marktorientierten, technischen und funktionalen Weiterentwicklung ab. Anhand des neuen Release 12.1. wird ein Einblick in die Module irecruitment, Learning Management und Self- Service gegeben. R12.1 der E-Business Suite, insbesondere die HR-Module wie irecruitment, Nachfolgeplanung oder Learning Management bieten einige nützliche neue Features. Der Vortrag behandelt vier Themen: 1. Überblick über die Oracle HR-Module aus der E-Business Suite 2. Erfahrung aus zwei aktuellen Projekten (Lessons Learned) 3. Den sinnvollen und nicht sinnvollen Einsatz von Software für die Personalarbeit 4. Präsentation neuer Features aus der aktuellen Release 12.1 1. Überblick über die Oracle HR-Module aus der E-Business Suite Oracle HR deckt den kompletten Prozess von der Mitarbeitersuche, die Einstellung eines Mitarbeiters, das Mitarbeitermanagement im Unternehmen inkl. Personalentwicklung, Nachfolgeplanung, bis über den Austritt hinaus, zahlreiche Themen der Personalarbeit ab. Es können alle beteiligten Parteien über entsprechende Onlineportale eingebunden werden: die HR-Abteilung, Manager, Mitarbeiter, Bewerber, Trainer, Job Agenturen, usw.
Die Konzepte der E-Business Suite, wie Key-Flex-Felder, Extra Information Types, Special Information Types und Descriptive Flex Fields, erlauben eine flexible Anpassung an ein Unternehmen. Es ist damit möglich alle relavanten Personalmanagementdaten in einem System zu speichern. DateTracking sorgt dafür, dass alle Daten sinnvoll historisiert abgelegt sind. Oracle irecruitment unterstützt die Meldung eines Personalbedarfs, dessen Genehmigung, die Ausschreibung von offenen Stellen, die Veröffentlichung im internen und externen Job-Portal und das Management der Bewerber. Der Recruiter hat zahlreiche Suchfunktionen: Suche im Interessentenpool, suche nach Einzelpersonen, Volltextsuche in den Lebensläufen, suche nach Kompetenzen der Bewerber. Oracle Learning Management unterstützt die Organisation und Abwicklung von Schulungsund Weiterbildungsmaßnahmen. In einem Schulungskatalog, der eine flexible Kategorisierung aller Angebote erlaubt, können interne und externe Seminare, e-learning- Angebote und Lernpfade administriert werden. Mitarbeiter und Manager können den Seminarkatalog durchsuchen, sich zu Angeboten anmelden und die Lernhistorie einsehen. Mitarbeiter können in einem Self-Service Portal zahlreiche persönliche Daten einsehen, und bei Freischaltung auch bestimmte Daten verändern. Bei Bedarf sorgt ein Workflow dafür, dass die Personalabteilung über alle wesentlichen Änderungen informiert wird und diese auch freigeben muss. Führungskräfte haben im Manager Self-Service Portal einen Überblick über alle Mitarbeiter in ihrem Verantwortungsbereich. Sie können auf die komplette Historie Ihrer Mitarbeiter zugreifen, sehen deren Gehaltsentwicklung, halten Nachfolger für kritische Positionen im Auge, können Mitarbeitergespräche abwickeln, den Wissenstransfer von Trainings unterstützen. 2./3. Erfahrung aus zwei aktuellen Projekten (Lessons Learned) Sinnvoller und nicht sinnvoller Einsatz von Software für die Personalarbeit Welche Unternehmen gehören aus unserer Sicht zum Zielmarkt für Oracle HR? Unternehmen mit internationaler Ausrichtung, die eine grundsolide Datenstruktur schaffen wollen. Durch eine offene technische Architektur kann das System theoretisch beliebig erweitert werden. Die Self-Service Plattform kann ökonomische Vorteile bringen. Administration und Reporting im Mitarbeiterbereich sowie Talent Management erschließen sowohl administrative Standardisierungsmöglichkeiten, wie auch strategisches Potential (Mitarbeitermanagement/Personalentwicklung). International angewendete Software beschränkt das Managerrisiko. Die Sicherheit und Weiterentwicklungsperspektiven des HRM-Lieferanten Oracle können einen relativ hohen Einführungs- und Lizenzaufwand finanzstrategisch rechtfertigen. Es besteht
eine maximale Investitions- und Zukunftssicherheit (Oracle Lifetime Support Policy). Support ist an 7 Tagen die Woche und 24 Stunden täglich möglich. Durch die doch wesentlichen Anschaffungs- und Implementierungskosten ist eine entsprechende Investitionsbereitschaft Voraussetzung. Für E-Business Suite Kunden ist eine Erweiterung hinsichtlich der HR Module eine logische Ergänzung (HRMS Module müssen nur aktiviert werden). In unseren letzten Projekten haben sich als kritische Erfolgsfaktoren folgende Themen dargestellt: Wie gehe ich mit Änderungen des Standards um? Welche Prioritäten setze ich? Wie realistisch ist die Zeitplanung für das Projekt? Stellt der Kunde ausreichend Resourcen zur Verfügung? Gerade bei HR-Projekten wird unabhängig der gewählten Software der interne Resourcenbedarf beim Kunden oft unterschätzt. Wird dem Thema Testen und Reporting genügend Aufmerksamkeit geschenkt? Ist der Projektabschluss klar und eindeutig formuliert? Ist der Übergang in den Echtbetrieb, insbesondere der Helpdesk bei Einsatz von Self-Service und die Abschaltung des alten Systems detailliert geplant? Was sollte die Vorbereitung eines HR-Projektes unter anderem beinhalten? Detaillierte Requirementanalyse Detaillierte Geschäftsprozessanalyse Detaillierte Ressourcenplanung auf Kundenseite Anforderungen an Systemlandschaft und IT-Infrastruktur festlegen Klare Schnittstellenangaben Klare Vertragsgestaltung inkl. Verantwortlichkeiten und Projektabgrenzung Klarheit der Projektteammitglieder über Auftragsumfang Definition Projektende Welche Maßnahmen sollten die Projektdurchführung begleiten? Unterstützung durch Geschäftsführung Professionelle Projektführung, Prioritätensetzung Entscheidungsbefugnis der Projektverantwortlichen Erweiterungen als Change Request behandeln (Zeit- und Budgetkomponente) Customizing nur für wirklich strategische Funktionen vornehmen Zeitgerechte Einführung der Reportingtools Vertrauen innerhalb des Projektteams Einbindung der relevanten Schlüsselpositionen Interne Machtverhältnisse beim Kunden erkennen IT Abteilung des Kunden unterstützt das Projekt Testen Testen Testen Superuser auf Kundenseite
Präsentation neuer Features aus der aktuellen Release 12.1 Das Modul irecruitment wurde unter anderem in folgenden Bereichen erweitert bzw. verbessert: Interviewmanagement, Kommunikation aller im Bewerbungsprozess Beteiligten, Kandidatenempfehlungen durch Mitarbeiter für Recruiter und Vorgesetzte, erweiterte Suchfunktion, Anhänge an ausgeschriebene Stellen. Abbildung 1 zeigt die neue Einstiegsseite für Recruiter in Release 12.1. Der Recruiter erhält jetzt einen sofortigen Überblick über alle seine offenen Stellen, die neuesten Bewerber, die nächsten Interviewtermine und die zuletzt erstellten Angebote. Unter dem Link Recruitment Summary erhält er einen Überblick über alle derzeitigen Recruiting-Aktivitäten. Abb. 1 : Neue Einstieggseite Oracle Learning Management erlaubt in der neuen Release eine verbesserte Beschreibung von Veranstaltungen durch Links und beliebige Text- / Dateianhänge, eine verbesserte Möglichkeit der Evaluierung bzw. Beurteilung von Seminaren und Trainern, die Bildung von Lerngruppen abhängig von Job, Position und Organisation, eine automatische Kurszuweisung an Mitarbeiter, eine erweiterte Suchfunktion für Kursinhalte.
Abb. 2: Bildung von Lerngruppen Neu abgedeckt wird das Thema Nachfolgeplanung. Abb. 3 : Nachfolgeplanung In unserem Vortrag werden die meisten neuen Features im Detail vorgestellt. In der Powerpoint zum Vortrag finden Sie dann zahlreiche Screenshots zu diesen neuen Features. Kontaktadresse: Hans Diegruber Lohn & HR GmbH Eurofunkstraße 1-3 5600 St. Johann Österreich Telefon: +43(0)6412-6223-3110 Fax: +43(0)6412-6223-93111 E-Mail hdiegruber@lohn.at Internet: http://www.lohn.at