E Shop Bestellung INHALTE o E Shop Bestellung anlegen o Referenz auf Bestellung nehmen o Unterzeichnete E Shop Bestellung erledigt setzen o E Shop Bestellung löschen (wenn diese z. B. irrtümlich im Arbeitsvorrat liegt)
o Einstieg in den BBG e Shop o Waren in den Warenkorb legen o Auswahl des Genehmigungsverfahrens auswählen: Bestellantrag an HV System übertragen
Reiter SAP Daten o Auftragsreferenz eintragen Achtung: Dieses Verfahren ist optional!!! Wird nicht über HV SAP bestellt, ist eine Mittelbindung anzulegen und bei Einlangen der e Rechnung darauf zu referenzieren.
Nachdem Sie die Bestellung aufgegeben haben müssen Sie die Einkäufergruppe angeben und auf Bestellung abschließen klicken.
o Im Reiter Genehmigungsstatus sehen Sie dass die Bestellung nun im SAP ist
o Nun findet man die e Shop Bestellung im Schreibtisch o Mit Doppelklick öffnen
o Klicken Sie um die Bestellung zu bearbeiten. o Lassen Sie sich Kopf, Positionsübersicht und Position anzeigen in dem Sie diesen Button klicken
o Im Register Lieferung/Rechnung tragen Sie den Kontierungstyp (K für Kostenstelle oder A für Anlage) und die Warengruppe ein. Tipp: Wenn Sie die Warengruppe nicht finden/wissen können Sie den Wert 98 (=HV SAP) eingeben
o Gehen Sie zum Abschnitt Position zum Register Kontierung o Hier werden das Sachkonto, die Kostenstelle, die Finanzstelle etc. eingegeben, dieser Vorgang ist für jede Bestellposition notwendig.
o Im Register Zusatzdaten können Sie den Anforderer und Abgrenzungsmerkmale eingeben
o Nun sichern Sie die Bestellung o Sie gelangen wieder in den Schreibtisch, hier erneut speichern. o Nun können Sie es freigeben bzw. weiter zur Freigabe senden. o Der BBG Besteller erhält eine E Mail, dass die Bestellung genehmigt wurde
Folgende Attribute werden durch die e Rechnung mitgeliefert ohne Bestellbezug: Belegnummer (Falls HV-Beleg angelegt werden konnte z.b: gesperrter Kreditor) Organisationseinheit lt. Organisationsmanagement Buchungskreis (Falls HV-Beleg angelegt werden konnte z.b: gesperrter Kreditor) Einkäufergruppe Auftragsreferenz Betrag in Hauswährung (Gesamtbetrag) Geschäftsjahr Kreditor Name des Kreditor mit Bestellbezug: Belegnummer Organisationseinheit lt. Organisationsmanagement Buchungskreis Geschäftsbereich Innenauftrag Einkäufergruppe Auftragsreferenz Betrag in Hauswährung (Gesamtbetrag) Geschäftsjahr Finanzstelle Kostenstelle Fonds PSP-Element Einkaufsorganisation Kreditor Name des Kreditor
E Rechnung langt ein E Rechnung im Schreibtisch öffnen (nach SARI und ev. Inventarverwaltung) und die Reiter Grunddaten/Zahlung/Detail befüllen bzw. ändern. Für gewöhnlich sollte der Bestellbezug automatisch hergestellt werden, wenn das nicht der Fall ist können Sie die Bestellnummer (beginnend mit 47..) im Reiter Bestellbezug händisch befüllen und mit der Taste Enter bestätigen Sollte sich der Beleg aufgrund des Steuerkennzeichens nicht vollständig sichern lassen => Das Steuerkennzeichen V0 eintragen!
Ändern Sie die Anzeigevariante auf ZBRZ Mindestinformationen Ändern Sie etwaige Details wie Kostenstelle, etc. Geben Sie im Feld Text ein um was es sich handelt (dieser Text wird dann in der Einzelpostenliste angezeigt) Wenn Bestellbezug (47.) vorhanden, den Reiter Sachkonto nicht befüllen!
Wechseln Sie in die Registerkarte HHRR2 um etwaige Abgrenzungen durchzuführen Klicken Sie auf Vollständig sichern Nun kann die Rechnung an den Anordnungsbefugten zur Freigabe weitergeleitet werden
(Unterzeichnete) MM Bestellungen erledigt setzen Anordnungsbefugter muss folgendes durchführen:
Anweisungsreferent muss danach folgendes durchführen (bzw. wenn die Bestellung noch nicht freigegeben wurde kann gleich dieser Schritt durchgeführt werden:
E Shop Bestellung löschen E Shop Bestellungen können vom ARE im elektr. Schreibtisch gelöscht werden. Folgende Vorgehensweise ist dabei zu beachten: Über den RM Vorgang auf "Inhalte" gehen und die unter Verknüpfte Objekte aufgelistete Bestellung mittels "Aktivitäten Löschen" löschen. Danach den Vorgang sichern und den Vorgang schließen. Dadurch wird auch der Warenkorb im e Shop storniert.
Mit Doppelklick die Bestellung öffnen Bestellung öffnet sich, dieses Fenster können Sie schließen
Über den RM Vorgang auf "Inhalte" gehen und die unter Verknüpfte Objekte aufgelistete Bestellung mittels "Aktivitäten Löschen" löschen.
Danach den Vorgang sichern und den Vorgang schließen. Es kann einige Minuten dauern bis die gelöschte Bestellung vom Arbeitskorb verschwindet.
Der e Shop Besteller bekommt eine E Mail und im e Shop wird der Warenkorb storniert.