Erfolgreiche Einführung der Schweizer Geschäftsverwaltung OneGov GEVER Regina Gehrig, Kanton Zug Bernhard Bühlmann, 4teamwork AG 26.6.2014
Was ist OneGov GEVER? 1. setzt den ISO-Standard 15489 Records Management um 2. ist skalierbar: ZG: über 50 Mandanten, 600 User, >1TB Daten 3. ist einfach in der Bedienung: Modernste Benutzerschnittstelle mit HTML5 und JavaScript 4. kann rasch eingeführt werden: Standardprodukt mit passenden Schnittstellen (AD, Single-Sign-On) 5. ist Mobile Ready : Bereits optimiert für SmartPhone und Tablets
Einsatzgebiete von OneGov GEVER Geschäftskontrolle DMS Revisionssichere Dokumentablage Elektronische Dossierführung Fallverwaltung Elektronische Archivierung Organisationsübergreifende Zusammenarbeit in Dossiers
Das Erfolgsrezept: Flexibel, robust und leicht zu erlernen Ordnungssystem Ordnungsposition Dossier Dokument E-Mail Aufgabe Subdossier
Kanton Appenzell Innerrhoden
Kanton St.Gallen
Kanton Zug
OneGov GEVER Starter Kit http://gever.onegov.ch Benutzerhandbuch Einführungsvideo OneGov GEVER Office Client
Erfolgreiche Einführung im Kanton Zug Regina Gehrig
Ausgangslage Der Regierungsrat des Kantons Zug beschloss 2009 die verwaltungsweite Ausbreitung des neuen elektronischen Geschäftsverwaltungssystem. Gleiche Technologie wie izug (OpenSource, Vernetzung mit Umsystemen wie dem Access Manager) Anforderungen: schnelles, stabiles System - einfache Prozesse
Verordnung über die Aktenführung Mit dem Entscheid zur Ausbreitung von Onegov GEVER wurde beschlossen, eine regierungsrätliche "Policy" zur Aktenführung zu erlassen. Verordnung trat per 1.6.2012 in Kraft. Rechtliche Grundlage für jegliche Aktenführung (Geschäftsverwaltungssysteme und DB) "rein" elektronische Aktenführung möglich
Inhaltsmengen (Ende 2013) Dossier > 150 000 Kontakte > 3 000 Dokumente > 655 000 Aufgaben und Weiterleitungen > 15 000 Ordnungspositionen > 5 000 Total > 1 000 000
Ausbreitung und Nutzungsstatistik GEVER Kanton Zug 52 Mandanten (Ämter) mit 600 aktiven Benutzern und einem Zuwachs von 1000 neuen Dossiers 8000 neuen Dokumenten 700 neuen Aufgaben 1500 archivierten E-Mails pro Monat
Amtsübergreifende Zusammenarbeit in Dossiers Organisatorisch komplexe Abläufe Umsetzung mit Onegov GEVER Hohe Praktikabilität erreicht Elektronisches Mitberichtsverfahren ab 1. Juli 2014 mittels Onegov GEVER
Vorteile von OneGov GEVER bietet hohe Rechtssicherheit erfüllt auf Seite Technik 100% Verordnung über Aktenführung ist einfach und intuitiv zu bedienen (= geringer Schulungsaufwand) OneGov GEVER ist ein robustes Produkt für die allgemeine Geschäftsverwaltung verwaltungsweit (Normprodukt -> keine amtsspezifischen Sonderprogrammierungen)
Kundenfeedback und Supportprozess Hohe Akzeptanz von Onegov GEVER Positive Beurteilung der Benutzerfreundlichkeit Benutzerwünsche beziehen sich auf Details ca. 1 Supportanfrage pro Tag (einfache Fragen zum Handling, Berechtigungsvergaben, Änderungen von Ordnungspositionen)
Einführungsprozess bei einer Amtsstelle 1. Info-Veranstaltung als Vorbereitung für die Interviews 2. Interviews (Grundlagen für die Konfiguration) 3. Konfiguration des Systems durch die Entwicklerfirma 4. Abnahme der Konfiguration durch die betreffende Amtsstelle 5. Schulungen (zeitnah zur Systemfreischaltung) 6. Systemfreischaltung
Beispiel: Zuger Polizei Grösster und komplexester Mandant Zuger Polizei Rund 120 Personen mit Zugriff auf OneGov GEVER Produktivschaltung am 2.6.2014 erfolgt Reibungsloser Einsatz von Onegov GEVER
Erfolgsfaktoren Überzeugen, kein Zwang Usability Stufengerechte Schulungen Leitfäden Unterstützung / Hotline Zuverlässiger Entwicklungspartner
Kontakt Staatsarchiv Kanton Zug Regina Gehrig Aabachstrasse 5 6301 Zug Tel. 041 728 56 86 regina.gehrig at zg.ch 4teamwork AG Bernhard Bühlmann Engehaldenstrasse 53 3012 Bern Tel. 031 511 04 00 b.buehlmann at 4teamwork.ch twitter.com/bbuehlmann www.4teamwork.ch/ twitter.com/4teamwork