Kennzahlen für die Praxisführung (Juni-Ausgabe) Betriebswirtschaftliche Analyse: Was bleibt unter dem Strich übrig? von Anja David-Gruber und Dr. Reinhard Herzog, Gammertingen Vielen Heilberuflern sind Zahlen und kaufmännisch-steuerliche Dinge ein Greuel. Gerne wird dies folglich an einen Steuerberater übergeben, der sich dann um alles kümmert. Doch so einfach sollten Sie es sich nicht machen. Verschaffen Sie sich selbst einen Überblick über wesentliche Kennziffern und Randbedingungen! Denn nur so können Sie die Entwicklung Ihrer Praxis kontrollieren. Die kaufmännische und buchhalterische Detailarbeit können Sie dann getrost delegieren. In der ersten Folge dieser betriebswirtschaftlichen Einführung steht die wichtigste Frage im Zentrum: Was bleibt eigentlich unter dem Strich für Sie übrig? Erstellen Sie sich ein einfaches Kalkulationsschema! Ertrag ist gleich Umsatz minus Kosten. Doch bei der Berechnung lauern kleinere Fallen. Nutzen Sie deshalb das Kalkulationsbeispiel von Seite 8 für Ihre Praxis. Dieses Kalkulationsbeispiel können Sie sich ohne Beispielzahlen auch als Vorlage für die Analyse Ihrer Praxis aus dem Internet (Adresse: www.iww.de) herunterladen. So füllen Sie den Kalkulationsbogen für Ihre Praxis aus: Zunächst benötigen Sie Ihre betriebswirtschaftlichen Abrechnungen. Bedenken Sie aber, dass auf den monatlichen Abrechnungen nicht alle Kosten vollständig erscheinen: Versicherungen und verschiedene Beiträge werden in der Regel nur einmal im Jahr abgebucht. Auch Abschreibungen müssen nicht zwingend Monat für Monat anteilig aufgeführt sein. Fragen Sie Ihren Steuerberater, inwieweit eine abgegrenzte Auswertung dieser kalkulatorischen Kosten vorgenommen wird! Werden einmalige Kosten zum Beispiel das 13. Gehalt der Mitarbeiter über das Jahr verteilt? Für Ihre Jahresplanung sollten Sie nun zwei Szenarien durchspielen: eine Worst-case- und eine Best-case-Betrachtung. Das Kalkulationsschema ist insgesamt so einfach gehalten, dass Sie dann abschätzen können, was zu erwarten ist. Interpretation der einzelnen Positionen Prinzipiell müssen die Geldflüsse auf der betrieblichen Seite sowie die individuelle, private Situation sorgfältig unterschieden werden. Sicher kennen auch Sie Fälle, in denen der Inhaber einer im Grunde kerngesunden Praxis auf Grund privater finanzieller Eskapaden ins Straucheln gekommen ist. Vom Umsatz zum operativen Gewinn: Der operative Gewinn ergibt sich vereinfacht aus dem Umsatz minus aller wirklich in Geld anfallenden Kosten. Dieser Betrag fällt als Überschuss tatsächlich an. Wie hoch er ausfällt, hängt sehr stark von der einzelnen Praxis ab. Als Richtwert kann eine Spannbreite von 40 bis 60 Prozent vom Umsatz gelten. Sehr große Praxen mit hohen Kosten werden diesen Korridor nicht erreichen, kleine Praxen hingegen werden oft weniger als 40 Prozent Gesamtkosten haben müssen, um über die Runden zu kommen.
Vom operativen Gewinn zum zu versteuernden Einkommen: Der operative Gewinn muss nun um kalkulatorische Kosten bereinigt werden hier in erster Linie um die steuerlich wirksamen Abschreibungen. Diese Absetzung für Abnutzung (AfA) reduziert das zu versteuernde Einkommen. Freibeträge, Vorsorgeaufwendungen, aber auch Hinzurechnungen zum Beispiel für das selbstgenutzte Betriebsfahrzeug oder Zusatzeinnahmen erniedrigen bzw. erhöhen diesen Betrag weiter bis zum so genannten zu versteuernden Einkommen. Vom zu versteuernden Einkommen zum Netto-Einkommen: Auf der Basis dieses Wertes können Sie nun aus der Einkommensteuer-Tabelle Ihre Steuer entnehmen. Der nach Abzug der Steuer verbleibende Betrag steht zum Ausgeben zur Verfügung. Ein nicht unerheblicher Teil geht jedoch sogleich in die private Vorsorge wie Krankenkasse oder Rentenversicherung. Zudem sind gegebenenfalls alle Tilgungen und die Zinsen für Privatkredite (zum Beispiel Eigenheim) hieraus zu bedienen. Hinweis: Die Tilgungen können zu gefährlichen Schieflagen führen, wenn ihnen nur geringe Abschreibungen gegenüberstehen. Es kann passieren, dass Sie ein beträchtliches zu versteuerndes Einkommen haben, darauf Steuern zahlen, und am Ende bleibt Ihnen dennoch kaum etwas zum Leben. Mit einer Streckung der Kreditrückzahlungen können Sie die Belastung reduzieren allerdings um den Preis höherer Zinszahlungen wegen der längeren Laufzeit. Die richtige Abstimmung von Kreditlaufzeiten auf die steuerlichen Absetzmöglichkeiten wie den Abschreibungen ist eine wichtige Voraussetzung für mehr netto in der Tasche und eine Aufgabe für Ihren Steuerberater. Vollziehen Sie die Berechnung im Beispiel nach! In dem nachfolgenden Kalkulationsbeispiel können Sie die eben beschriebenen drei Etappen vom Umsatz bis zum Nettoeinkommen nachvollziehen. Im Beispielfall gehen wir von zwei Szenarien (schlecht/gut) mit Jahresumsätzen von 200.000 bzw. 240.000 Euro einer Praxis aus. Da im Fall B mehr Leistungen erbracht wurden, sind die Personalkosten dort höher. Hinweis: Eine Analyse des Statistischen Bundesamtes unter Heilhilfsberuflern ergab, dass 21 Prozent in der Umsatzklasse 100.000 bis 250.000 Euro liegen, bei 68 Prozent liegt der Umsatz darunter, bei 11 Prozent darüber. Die große Zahl der Praxen mit vergleichsweise geringerem Umsatz lässt sich unter anderem auf die Vermischung mit Berufsgruppen wie Bademeister, Fußpfleger etc. zurückführen.
Kalkulationsbeispiel vom Umsatz bis zum Netto-Einkommen: Investitionsvolumen: Euro Kaufpreis Praxis, Kauf im Jahr 2000 = 75.000 Geräteausstattung, zusätzlich angeschafft = 50.000 EDV-Anlage = 10.000 Sonstiges, Umbauten etc. = 15.000 Summe: = 150.000 Daraus sollen sich für das laufende Jahr Abschreibungen von 20.000 Euro ergeben (ergibt sich aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung bzw. eigenen Berechnungen). Berechnung zweier Umsatzszenarien (A= schlecht, B = gut): A B Umsatz p.a. = 200.000 240.000 (a) minus Personalkosten = -75.000-90.000 (b) minus Betriebs- und Sachkosten ohne Miete = -10.000-12.000 (c) minus Netto-Kaltmiete = -30.000-30.000 (d) minus Zinskosten = -7.500-7.500 (e) minus Sonstiges, Werbekosten = -5.000-5.000 Summe (a) bis (e) = tatsächliche Gesamtkosten (bzw. Gesamtkostensatz) = Operativer Gewinn p.a. = 72.500 95.500 minus Abschreibungen = -20.000-20.000 minus Freibeträge (Vorsorgepauschale u.a.; verheiratet: mindestens 10.000 Euro) = -10.000-10.000 plus gegebenenfalls Hinzurechnungen (Privatanteil Auto, sonstige Einkünfte usw.) = 0 0 = Steuerlicher Gewinn (zu versteuerndes Einkommen) = 42.500 65.500 Einkommensteuer plus Solidatitätszuschlag laut Splittingtabelle (verheiratet) = 7.600 15.600 Operativer Gewinn p.a. (siehe oben) = 72.500 95.500 minus Einkommensteuer (siehe oben) = -7.600-15.600 minus persönliche Vorsorgebeträge (Sozialversicherung etc. und private Vorsorge) = -15.000-15.000 minus Tilgung (= Investitionsvolumen dividiert durch angenommen zwölf Jahre Abzahlungsdauer) = -12.500-12.500 = Netto-Verfügungsbetrag (Netto-Einkommen) p.a. = 37.400 52.400 Liquidität der unentbehrliche Schmierstoff Betriebe sterben meist nicht an schlechter Rentabilität, sondern an mangelnder Liquidität diese vereinfachende Aussage hat einen betriebswirtschaftlich wahren Kern. Liquidität das ist die Fähigkeit, den betrieblichen und privaten Verpflichtungen termingerecht durch ausreichende Geldmittel nachkommen zu können. So abenteuerlich es klingen mag: Es kann durchaus passieren, dass eine im Grunde rentable Praxis in eine Schieflage oder gar in die Insolvenz gerät, weil die flüssigen Geldmittel fehlen durch vorübergehende Umsatzeinbrüche zum Beispiel. Sind dann alle Kreditlinien ausgeschöpft und ist eine anderweitige Geldbeschaffung nicht mehr möglich, droht die Zahlungsunfähigkeit. Ein guter Steuerberater sollte bereits im Vorfeld auf die-
se Gefahr hinweisen. Unabhängig davon sollten Sie selbst eine Vorstellung davon haben, welche Verpflichtungen in welcher Höhe wann anfallen vor allem, wenn Sie nur über geringe private Reserven verfügen. So können Sie Ihre Liquiditäts-Situation verbessern Neben einem strikten Kostenmanagement helfen folgende Tipps: Stellen Sie Rechnungen unverzüglich aus, kassieren Sie Zuzahlungen alsbald! Lassen Sie möglichst keine größeren Außenstände bei Ihren Patienten auflaufen! Das klingt selbstverständlich doch es kommt in vielen Praxen immer wieder vor, dass eine Privatleistung zum Beispiel Anfang Oktober erbracht, aber erst Ende Dezember in Rechnung gestellt wird (zum Quartalsende). Spitzenreiter bringen es auf Verzögerungen von beinahe einem Jahr! Zahlen Sie Ihre Rechnungen pünktlich und stets unter Ausnutzung etwaiger Skonti! Seien Sie aber auch nicht überpünktlich! Sie können heute Überweisungen ob manuell via Formular oder online auf elektronischem Wege auf einen exakten, tagesgenauen Termin legen. Nutzen Sie diese Möglichkeit! Lassen Sie sich in wirtschaftlich guten Zeiten eine großzügige Kreditlinie einräumen! Werden erst einmal Schwierigkeiten offenbar, verhandelt es sich weitaus schwerer. Das Überschreiten der Kreditlinien hat eine erhöhte Zinsbelastung zur Folge. Lassen Sie sich für die Finanzierung von Investitionen nicht auf die zwar bequeme, aber teuere Abdeckung via Girokonto (Kontokorrent) ein, auch wenn Banken dieses Spiel gerne treiben. Ein längerfristig angelegtes Darlehen ist nicht nur günstiger, sondern schont auch Ihre Kreditlinie für wirkliche Engpässe. Halten Sie privat Maß und wirtschaften Sie solide! Wer jeden Cent sofort ausgibt, darf sich nicht wundern, dass es schnell eng wird, falls Umsätze sich einmal nicht so entwickeln wie erwartet. Rechnen Sie auch in Ihren Vorausschauen lieber etwas pessimistischer und gehen Sie nicht davon aus, dass sich Zuwachsraten beständig fortsetzen! Irgendwann stößt jeder Betrieb und jedes System an seine Grenzen. Jetzt können Sie abschätzen, aus welchem Umsatz welches Einkommen resultiert und welche Sicherheitsspielräume bestehen. Abschließende Erläuterungen zum Berechnungsschema Allgemein gilt, dass Sie alle Kosten inklusive Mehrwertsteuer ansetzen, weil Sie in der Regel nicht abzugsberechtigt sind. Werden Sie hingegen als Gewerbebetrieb eingestuft zum Beispiel beim Betrieb einer GmbH, zählen letztlich nur die Nettoaufwendungen ohne Mehrwertsteuer. Investitionen und Abschreibungen (AfA): Die Addition der getätigten Investitionen zeigt erst einmal auf, wie viel Kapital in der Praxis steckt. Weiterhin errechnen sich daraus die steuerlich wirksamen Abschreibungen. Diese entnehmen Sie am einfachsten der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) Ihres Steuerbüros. Beachten Sie, dass Sie die gesamten Jahreswerte ansetzen! Alternativ können Sie selbst in etwa den Verlauf der Abschreibungen verfolgen, wenn Sie das Anschaffungsdatum der jeweiligen Investition nehmen und hiervon ausgehend den Investitionsbetrag durch die Abschreibungsdauer dividieren und den jeweiligen Jahren zuschlagen. Abschreibungen können in der ersten Jahreshälfte mit dem vollen Jahresbetrag und in der zweiten Jahreshälfte mit dem halben Jahresbetrag in Abzug gebracht werden (ab 2003 ist eine exakte, monatsgenaue Zuordnung geplant). Dazu ein Beispiel:
Ein Gerät wurde im September 2000 für 10.000 Euro angeschafft. Die zulässige Abschreibungsdauer beträgt 10 Jahre. Für 2000 ergaben sich 500 Euro AfA (die Hälfte des regulären Betrages von einem Zehntel), es folgen 9 Jahre mit je 1.000 Euro, im letzten Jahr (2010) bleiben 500 Euro Rest-AfA. Immobilien und deren Abschreibung: Das ist eine komplizierte Materie. Je nach Objekt können die steuerlichen Folgen unterschiedlich sein (Abschreibung, Absetzung von Werbungskosten, teilweise Absetzbarkeit von Zinsen usw.). Schwierig wird es, wenn es sich um kein ausschließlich selbstgenutztes Eigenheim handelt (Praxis im Haus etc.). In diesem Fall sollten Sie den Rat des Steuerberaters einholen, um die Ansätze korrekt vornehmen zu können. Personalkosten: Setzen Sie hier die Gesamtkosten einschließlich der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (ca. 21 bis 22 Prozent) sowie der Umlagen U1 / U2 für Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (ca. 3 Prozent) an. Sie finden die Sozialbeiträge in der BWA oft separiert unter soziale Aufwendungen. Eine grobe Faustregel für erste Abschätzungen: Brutto-Monatsgehalt mal 16 gleich Gesamtkosten pro Jahr. Dies deckt bei 13 Gehältern die Sozialnebenkosten recht genau ab. Betriebs- und Sachkosten (ohne Kaltmiete): Dazu gehören Bürobedarf, Telefon, Fachliteratur, Heizung, Strom, sonstige Raumnebenkosten, Praxisbedarf, kleinere und daher sofort abziehbare Anschaffungen (Geringwertige Wirtschaftsgüter) bis 410 Euro netto ohne Mehrwertsteuer usw. Ausgenommen sind Personal- und Bankverbindlichkeiten. Kaltmiete: Hier rechnen Sie die entrichtete Miete ohne Nebenkosten auf das gesamte Jahr hoch. Zinskosten: Hier geben Sie Ihre Zinsen die auf den betrieblichen Teil entfallen bzw. über Zwei- und Dreikonten-Modelle in die betriebliche Sphäre gezogen wurden pro Jahr ein. Tilgungen: Das sind Rückzahlungen für betriebliche Kredite. Tilgungen sind keine Betriebsausgaben und wirken sich daher nicht steuermindernd aus, denn der Werteverzehr wird steuerlich bereits über die AfA (Abschreibungen) berücksichtigt. Je nach Kreditmodell bleiben die Tilgungen über die Laufzeit konstant. Sie können aber auch ansteigen. Dann fallen jedoch die Zinsen. Ist eine Anschaffung über eine Lebensversicherung finanziert, so sind die Prämien dieser Versicherung wie eine Tilgung anzusetzen, also aus dem bereits versteuerten Einkommen zu bestreiten. Sonstiges: Dazu gehört alles, was Sie weiter oben nicht unterbringen konnten, aber betrieblich bedingt und damit steuerlich abzugsfähig ist: Werbemaßnahmen, Kosten für einen Betriebs-Pkw usw. Auch Aufwendungen zum Erhalt oder Ausbau einer betrieblich genutzten Immobilie können Sie dazuzählen. Freibeträge: Das Steuerrecht kennt eine Unmenge von Freibeträgen und Pauschalen, die die Steuerlast mindern. Als erster Anhaltswert können rund 5.000 Euro für Ledige und 10.000 Euro für Verheiratete angesetzt werden das sind die Vorsorgepauschalen für die eigene soziale Sicherung. Die Freibeträge können sich individuell erhöhen zum Beispiel bei Behinderung o- der Kindern.
Hinzurechnungen: Es kann sein, dass Sie auf Ihr eigentliches Praxiseinkommen noch Hinzurechnungen vornehmen müssen. Das wäre bei geldwerten Vorteilen der Fall wenn Sie zum Beispiel Ihren Geschäftswagen auch privat nutzen oder andere Einnahmen haben (Kapitaleinkünfte, Nebeneinnahmen wie Mieten usw.). Netto-Verfügungsbetrag: Das ist der Betrag, der Ihnen zum Leben bleibt. Gegebenenfalls privat und betrieblich anfallende Kreditverbindlichkeiten sind ebenfalls hieraus zu bezahlen (zum Beispiel der Hausbau). Bedenken Sie: Auch Rücklagen für eventuelle Neuanschaffungen, Erweiterungen oder Modernisierungsmaßnahmen sind primär aus diesem Verfügungsbetrag zu finanzieren. Wichtiger Hinweis: Der Inhalt ist nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt worden. Die Komplexität und der ständige Wandel der in ihm behandelten Materie machen es jedoch erforderlich, Haftung und Gewähr auszuschließen.