NKF-Themenworkshop Organisation der Finanzbuchhaltung Praxisbeispiel Kreis Gütersloh Die dezentrale Organisation
Zahlen, Daten, Fakten Einwohner: 357.015 (Stand: 01.01.2004) Fläche: 967,19 km² Haushaltsvolumen 2004 in Euro Verwaltungshaushalt: 275.244.380 Vermögenshaushalt: 19.059.050 Anzahl der Mitarbeiter: rd. 1.000 Organisationsstruktur 4 Fachbereiche mit insgesamt 16 Servicestelle und Abteilungen verteilt auf 3 Verwaltungsgebäude (davon 2 in Gütersloh, 1 in Rheda-Wiedenbrück) zusätzlich 4 Regionalstellen (Abteilung Jugend) und 13 Schulen verteilt über das gesamte Kreisgebiet NKF-Themenworkshop Organisation der Buchführung 2
Ausgangssituation Kamerales HKR-Verfahren ist ein vom Rechenzentrum INFOKOM Anfang der 80er Jahre entwickeltes Großrechnerverfahren. Doppelte Buchführung ist mit diesem Verfahren nicht möglich. Für die Nutzung des HKR-Verfahrens wurden keine Lizenzkosten erhoben. Alle Mitarbeiter hatten grundsätzlich Zugriff auf HKR- Verfahren. Ende der 90er Jahre Grundsatzentscheidung des Rechenzentrums, aufgrund der veralteten Ergonomie und der nachteiligen Systemstruktur (keine konsequent relationale Datenbank) sowie der neuen inhaltlichen Anforderungen (Kosten- und Leistungsrechnung, NKF), ein neues Softwareverfahren am Markt zu kaufen. NKF-Themenworkshop Organisation der Buchführung 3
Organisation der Buchführung in der Kameralistik Die Buchführung beim Kreis Gütersloh ist dezentral organisiert. Der Rechnungseingang erfolgt zentral in der Poststelle des Kreises. Von dort werden die Belege an die Abteilungen verteilt. Die Soll- Stellung erfolgt in den Fachabteilungen. Mit Soll-Stellung erfolgt der Ausdruck einer Anordnung, die von dem Feststellungsbefugten (sachliche und rechnerische Richtigkeit) sowie dem Anordnungsbefugten unterschrieben wird. Die Anordnung geht ohne Rechnungsbeleg in die Kasse, wird dort nochmals übernommen und anschließend ausgezahlt bzw. der Geldeingang wird überwacht und evtl. gemahnt. NKF-Themenworkshop Organisation der Buchführung 4
Bestandsaufnahme Anzahl der Mitarbeiter/Innen, die kamerale Anordnungen buchen Fachbereich I / Stab: 44 Fachbereich II: 41 Fachbereich III: 40 Fachbereich IV: 17 Summe: 142 Anzahl der Mitarbeiter/Innen, die das HKR-Verfahren darüber hinaus nutzen ( Information, Abfragen etc. ) Fachbereich I / Stab: 23 Fachbereich II: 16 Fachbereich III: 5 Fachbereich IV: 19 Summe: 63 Summe User: 205 NKF-Themenworkshop Organisation der Buchführung 5
Bestandsaufnahme Anzahl der kameralen Buchungen (ohne Vorverfahren) im Haushaltsjahr 2001 Fachbereich I / Stab: 10.399 Fachbereich II: 13.024 Fachbereich III: 34.095 Fachbereich IV: 12.184 Summe: 69.702 Durchschnitt Buchung / Buchungskraft 69.702 Buchungen / 142 BK = 490 Buchungen / Buchungskraft Fachbereich I / Stab: 10.399 / 67 = 155 Fachbereich II: 13.024 / 57 = 228 Fachbereich III: 34.095 / 45 = 757 Fachbereich IV: 12.184 / 36 = 338 NKF-Themenworkshop Organisation der Buchführung 6
Umstellung auf das NKF Grundsätzliche Entscheidung zwischen Big Bäng und sanftem Umstieg Entscheidung des Kreises: sanfter Umstieg in 4 Wellen Gründe: Grundlagen des NKF standen Anfang 2001 noch nicht abschließend fest nur geringer kaufmännischer Sachverstand in der Kreisverwaltung Software hatte noch nicht alle notwendigen Funktionalitäten umgesetzt Größe der Verwaltung NKF-Themenworkshop Organisation der Buchführung 7
Zeitplan Kreis Gütersloh Sukzessive Ablösung des kameralen Rechnungswesen durch das NKF in 4 Wellen 2001 2002 2003 2004 2005 2006 1. Welle: Service IT und Zentrale Dienste Service Gebäudemanagement Gebührenhaushalt Rettungsdienst Abteilung Tiefbau 2. Welle: Abteilung Veterinärwesen Wirtschaftsförderung 3. Welle: Abteilung Straßenverkehr Abteilung Gesundheit Abteilung Schule und Sport Abteilung Liegenschaftskataster 4.Welle: 7 Abteilungen E R Ö F F N U N G S B I L A N Z NKF-Themenworkshop Organisation der Buchführung 8
Organisation der Buchführung im NKF Grundsätzliche Entscheidung zu Beginn des Projektes, die bestehende Organisation nicht zu verändern. Vorteil - bewährte Orga-Strukturen bleiben erhalten - Belegfluss muss nicht verändert werden - keine Akzeptanzprobleme in den Fachabteilungen - keine Umsetzung von Personal erforderlich - fachliches know-how ist in den Abteilungen vorhanden Nachteil - Hoher Schulungsaufwand aufgrund des großen Personenkreises - Qualitätssicherung wird erschwert - höhere Kosten (Software-Lizenzen, Schulungskosten) - Synergieeffekte werden nicht genutzt NKF-Themenworkshop Organisation der Buchführung 9
Zielvorgabe Die Buchhaltung bleibt dezentral, wird aber in den Abteilungen zentralisiert. Pro Abteilung sollen max. 5 Personen Buchungen durchführen. Außenstellen, insbesondere die Schulen, können zukünftig ebenfalls dezentral über ein Terminal-Server Verfahren buchen. Es werden 120 Lizenzen (concurrent user) gekauft. Die Belege verbleiben wie in der Kameralistik in der Fachabteilung, es werden jedoch keine Anordnungen mehr ausgedruckt, unterschrieben und zur Kasse geschickt. Die Organisationsstrukturen werden nicht verändert, d.h. die Fachabteilung bucht Soll-Stellung, die Kasse bucht Zahlungsverkehr, die Kämmerei bucht Jahresabschluss. NKF-Themenworkshop Organisation der Buchführung 10
Bisherige Erfahrung Die meisten Buchungen in den Fachabteilungen sind Standardbuchungen mit wenig Fehlerpotential, Die größte Anzahl von Buchungen wird über Schnittstellen von Vorverfahren in Infoma eingebucht (Bußgelder rd. 100.000/Jahr, Rettungsdienst rd. 18.000/Jahr). Hier hat sich die dezentrale Struktur der Buchführung als vorteilhaft erwiesen, da die Mitarbeiter sowohl das Vorverfahren als auch die Finanzsoftware bedienen. Auch die Themen Landeshaushalt, Stundung, Niederschlagung und Erlass sowie Barkassen können problemlos umgesetzt werden, wenn dezentraler Sachverstand vorhanden ist. NKF-Themenworkshop Organisation der Buchführung 11
Akzeptanz Die Akzeptanz in den Fachabteilungen ist sehr hoch, weil: Der Workflow in den Abteilungen nicht verändert wird, Die Anwendung der neuen Finanzsoftware deutlich komfortabler als das alte HKR-Verfahren ist (voll integriertes Verfahren) und die Oberfläche den Mitarbeitern vertraut ist (look and feel ms-office), Die Informationsmöglichkeiten in der neuen Finanzsoftware deutlich besser als in dem alten HKR-Verfahren sind, Buchungen deutlich schneller erfasst und verbucht werden können. NKF-Themenworkshop Organisation der Buchführung 12
FINANZRECHNUNG Einzahlungen (SOLL) Auszahlungen (HABEN) 6-er Konten 7-er Konten z.b. z.b. Personalaufwand Steuern Versorgungsaufwand Zuweisungen Sachaufwand Sonst. Transfererträge Abschreibungen Leistungsentgelte Transferaufwand Kostenerstattungen SUMME XXX SUMME XXX Saldo Auszahlungen und Einzahlungen Buchungssystematik BILANZ AKTIVA (SOLL) PASSIVA (HABEN) ERGEBNISRECHNUNG Aufwendungen (SOLL) Erträge (HABEN) 5-er Konten 4-er Konten z.b. z.b. Personalaufwand Steuern Versorgungsaufwand Zuweisungen Sachaufwand Sonst. Transfererträge Abschreibungen Leistungsentgelte Transferaufwand Kostenerstattungen SUMME XXX SUMME XXX Saldo der Aufwendungen und Erträge Nebenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Nebenbuchhaltung Debitoren Anlagevermögen Eigenkapital - Rücklage - Sonderrücklagen - Jahresüberschuss, -fehlbetrag Umlaufvermögen Rückstellungen - Forderungen - Schecks,Kassenbe- Verbindlichkeiten stand, Bankguthaben - aus Lieferungen u. Leistungen - aus Krediten Nebenbuchhaltung Kreditoren SUMME YYY SUMME YYY NKF-Themenworkshop Organisation der Buchführung 13
Buchungsstelle HHJahr, Gemeindekennzeichen, Buchungsschlüssel Kamerale Haushaltsstelle 020 Gliederung (welche Aufgabe wird erfüllt) 0280 Maßnahme (Produkt) 6593 Gruppierung (welche Kosten fallen an) Empfänger (wer erhält das Geld) Doppische Buchung 543102 Sachkonto (welche Kosten fallen an) 31004 Kostenstelle = Abteilung (wo fallen die Kosten an) 1630004 Kostenträger = Produkt (wofür fallen die Kosten an) an K-0000815 Kreditor NKF-Themenworkshop Organisation der Buchführung 14
Technische Umsetzung Jeder Mitarbeiter, der die Finanzsoftware nutzt, wird als Benutzer in Infoma eingerichtet. In Infoma werden Gruppen gebildet, an die verschiedene Berechtigungen vergeben werden. Jeder Mitarbeiter wird einer Gruppe zugeordnet (z.b. Buchungskraft, Kasse, Produktverantwortlicher) Durch das Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass z.b. nur Mitglieder der Gruppe Kasse den Zahlungsverkehr bedienen können. Jede Buchungskraft kann nur die Kostenstellen, Kostenträger und zum Teil Kreditoren/Debitoren sehen, die sie bebuchen darf. NKF-Themenworkshop Organisation der Buchführung 15
Buchungsprozess Kreis Gütersloh 1. Rechnungseingang Fachabteilung 2. Kontierung des Belegs mit Sachkonto, Kostenstelle Kostenträger, Kreditor/Debitor 3. Einbuchung der Rechnung in Infoma 4a. 4b. Freigabe der Buchung durch Anordnungsbefugten Belegablage in Fachabteilung 5. Auszahlung der fälligen offenen Posten durch die Kasse NKF-Themenworkshop Organisation der Buchführung 16
Belegablage Die Belegablage erfolgt chronologisch nach der von Infoma beim Verbuchen vorgegebenen Belegnummer. Jede Buchungskraft hat ihr eigenes Buchungsblatt mit einer eigenen Belegnummernserie. NKF-Themenworkshop Organisation der Buchführung 17
Ausblick Zur Zeit arbeiten immer noch rd. 100 Buchungskräfte in Infoma; hinzu kommen die Haushaltssachbearbeiter und Produktverantwortlichen Ziel des Kreises ist es, durch weitere Zusammenfassung in den Abteilungen die Zahl der Buchungskräfte bis Ende 2005 auf 80 zu reduzieren Die Organisation der Buchführung wird nach zwei Jahren flächendeckender Praxiserfahrung evaluiert und evtl. weiter optimiert NKF-Themenworkshop Organisation der Buchführung 18