Automatischer Abschluss von Abrechnungsnummern Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1251 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 3.1. Umsatzsteuer-Voranmeldung 3.2. Dauerfristverlängerung 3.3. Zusammenfassende Meldung 3.4. Daten für ARCHIV bereitstellen 3.5. GDPdU FIBU-Daten bereitstellen 3.6. XBRL-Datei für Bundesanzeiger erstellen 3.7. E-BILANZ 4. Details 4.1. Buchungen in abgeschlossenen Abrechnungsnummern erfassen/korrigieren 4.2. Notiz zu einer Buchung in abgeschlossener Abrechnungsnummer ändern bzw. löschen 4.3. Abschluss einer Abrechnungsnummer aufheben 5. Wichtige Informationen 2 2 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10 12 13 13
Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt die verschiedenen Funktionen: bei denen Abrechnungsnummern automatisch abgeschlossen und wie Buchungen in abgeschlossenen Abrechnungsnummern korrigiert werden. 2. Voraussetzungen Die GoBD ersetzten mit Wirkung zum 01.01.2015 die bisher geltenden: GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Die GoBD nehmen erstmals konkret Stellung zum Zeitpunkt der Festschreibung von Buchungen. Die von den GoBD konkretisierte Frist»bis zum Ablauf des Folgemonats«führt in der Praxis in der Regel zur Orientierung am Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Bei der Abgabe der Umsatzsteuer- Voranmeldung werden die Buchhaltungsdaten erstmals für Deklarationszwecke an Dritte (Finanzverwaltung) weitergegeben. Der Nachweis von Änderungen und Löschungen unterliegt ab diesem Zeitpunkt besonderen Anforderungen (Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit). Hinweis In Agenda FIBU gelten Buchungen dann als festgeschrieben, wenn die Abrechnungsnummern abgeschlossen sind. Ab diesem Zeitpunkt können die in der Abrechnungsnummer enthaltenen Buchungen nicht mehr verändert werden. 3. Vorgehensweise Bei diversen Funktionen, bei denen Daten für Deklarationszwecke erstellt bzw. weitergegeben werden, wird geprüft, ob alle dafür relevanten Abrechnungsnummern abgeschlossen sind. Wenn dies nicht der Fall ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Überblick 1. Umsatzsteuer-Voranmeldung 3 2. Dauerfristverlängerung 4 3. Zusammenfassende Meldung 5 4. Daten für ARCHIV bereitstellen 6 5. GDPdU FIBU-Daten bereitstellen 7 6. XBRL-Datei für Bundesanzeiger erstellen 8 7. E-BILANZ 9
Seite 3 3.1. Umsatzsteuer-Voranmeldung»Transfer Bereitstellen USt-Voranmeldung«UStVA sofort senden UStVA bereitstellen für DELFIN Welche Abrechnungsnummern müssen abgeschlossen sein? Alle Abrechnungsnummern im gewählten Voranmeldungszeitraum. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Januar wird an die Finanzverwaltung gesendet. Um den GoBD zu entsprechen, müssen alle Abrechnungsnummern des Voranmeldungszeitraums Januar abgeschlossen sein. Meldung bei Versand/Bereitstellung Sind nicht alle Abrechnungsnummern der Periode Januar abgeschlossen, erhalten Sie beim Versand der Umsatzsteuer-Voranmeldung die folgende Meldung: <UStVA bereitstellen/versenden ohne Abschluss der Abrechnungsnummern> <UStVA bereitstellen versenden und Abrechnungsnummern abschließen> Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird versendet, ohne dass die Abrechnungsnummern abgeschlossen werden. In diesem Fall wird protokolliert, welche betroffenen Abrechnungsnummern beim Versand der Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht abgeschlossen waren.»auswertungen Protokolle GoBD«Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird versendet. Alle für den Voranmeldungszeitraum»Januar«relevanten Abrechnungsnummern werden abgeschlossen.
Seite 4 3.2. Dauerfristverlängerung»Transfer Bereitstellen USt-Dauerfristverlängerung«DV sofort senden DV bereitstellen für DELFIN Welche Abrechnungsnummern müssen abgeschlossen sein? Alle Abrechnungsnummern des Vorjahres. Die Dauerfristverlängerung 2015 wird an die Finanzverwaltung gesendet. Um den GoBD zu entsprechen, müssen alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres 2014 abgeschlossen sein. Ausnahme Die Abrechnungsnummern für die Periode 13 (Jahresabschluss-Buchungen) sind davon nicht betroffen. Diese müssen für den Versand der Dauerfristverlängerung nicht abgeschlossen sein. Meldung bei Versand/Bereitstellung Sind nicht alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres 2014 (mit Ausnahme der Abrechnungsnummern für die Periode 13) abgeschlossen, erhalten Sie beim Versand der Dauerfristverlängerung die folgende Meldung: <Dauerfristverlängerung bereitstellen/versenden ohne Abschluss der Abrechnungsnummern> <Dauerfristverlängerung bereitstellen versenden und Abrechnungsnummern abschließen> Die Dauerfristverlängerung wird versendet, ohne dass die Abrechnungsnummern im Wirtschaftsjahr 2014 abgeschlossen werden. In diesem Fall wird protokolliert, welche betroffenen Abrechnungsnummern beim Versand der Dauerfristverlängerung nicht abgeschlossen waren.»auswertungen Protokolle GoBD«Die Dauerfristverlängerung wird versendet. Alle Abrechnungsnummern im Wirtschaftsjahr 2014 werden abgeschlossen (mit Ausnahme der Abrechnungsnummern für die Periode 13).
Seite 5 3.3. Zusammenfassende Meldung»Transfer Bereitstellen Zusammenfassende Meldung«ZM sofort senden ZM bereitstellen für DELFIN Welche Abrechnungsnummern müssen abgeschlossen sein? Alle Abrechnungsnummern des gewählten Abgabezeitraums. Die Zusammenfassende Meldung für das I. Quartal wird an die Finanzverwaltung gesendet. Um den GoBD zu entsprechen, müssen alle Abrechnungsnummern des I. Quartal abgeschlossen sein. Meldung bei Versand/Bereitstellung Sind nicht alle Abrechnungsnummern des I. Quartal abgeschlossen, erhalten Sie beim Versand der Zusammenfassenden Meldung die folgende Meldung: <ZM bereitstellen/versenden ohne Abschluss der Abrechnungsnummern> <ZM bereitstellen versenden und Abrechnungsnummern abschließen> Die ZM wird versendet ohne dass die Abrechnungsnummern des I. Quartal abgeschlossen werden. In diesem Fall wird protokolliert, welche betroffenen Abrechnungsnummern beim Versand der ZM nicht abgeschlossen waren.»auswertungen Protokolle GoBD«Die ZM wird versendet. Alle Abrechnungsnummern des I. Quartal werden abgeschlossen.
Seite 6 3.4. Daten für ARCHIV bereitstellen Aus den für ARCHIV bereitgestellten Daten können GDPdU-Daten für eine Betriebsprüfung erstellt werden. Daher wird auch beim Bereitstellen für ARCHIV geprüft, ob die Abrechnungsnummern abgeschlossen sind.»bearbeitung Daten für ARCHIV bereitstellen«daten für ARCHIV bereitstellen Welche Abrechnungsnummern müssen abgeschlossen sein? Alle Abrechnungsnummern des gewählten Zeitraums (von Jahr, bis Jahr). Für die Jahre 2012 bis 2014 werden Daten für ARCHIV bereitgestellt. Um den GoBD zu entsprechen, müssen alle Abrechnungsnummern der Wirtschaftsjahre 2012 bis 2014 abgeschlossen sein. Meldung bei der Bereitstellung Sind nicht alle Abrechnungsnummern in den Jahren 2012 bis 2014 abgeschlossen, erhalten Sie bei der Bereitstellung für ARCHIV die folgende Meldung: <ARCHIV-Daten bereitstellen ohne Abschluss der Abrechnungsnummern> <ARCHIV-Daten bereitstellen und Abrechnungsnummern abschließen> Die Daten werden für ARCHIV bereitgestellt, ohne dass die Abrechnungsnummern der Jahre 2012 bis 2014 abgeschlossen werden. In diesem Fall wird protokolliert, welche betroffenen Abrechnungsnummern beim Bereitstellen der Daten für ARCHIV nicht abgeschlossen waren.»auswertungen Protokolle GoBD«Die Daten werden für ARCHIV bereitgestellt. Alle Abrechnungsnummern in den Wirtschaftsjahren 2012, 2013 und 2014 werden abgeschlossen.
Seite 7 3.5. GDPdU FIBU-Daten bereitstellen»transfer GDPdU FIBU-Daten bereitstellen«gdpdu-export starten Welche Abrechnungsnummern müssen abgeschlossen sein Alle Abrechnungsnummern des gewählten Umfangs des Exports. Für das Wirtschaftsjahr 2014 wird der»gdpdu-export vollständig«durchgeführt. Um den GoBD zu entsprechen, müssen alle Abrechnungsnummern im Wirtschaftsjahr 2014 abgeschlossen sein. Meldung bei der Bereitstellung Sind nicht alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres 2014 abgeschlossen, erhalten Sie beim Erstellen der GDPdU-Daten die folgende Meldung: <Ja> <Nein> Die GDPdU-Daten werden erstellt. Dabei werden alle Abrechnungsnummern im Wirtschaftsjahr 2014 abgeschlossen. Es werden keine Abrechnungsnummern abgeschlossen. Die GDPdU-Daten können daher nicht erstellt werden.
Seite 8 3.6. XBRL-Datei für Bundesanzeiger erstellen»auswertungen Jahresabschluss Bilanz/GuV-Überschussrechnung Transfer Bundesanzeiger«XBRL-Datei für die Veröffentlichung beim Bundesanzeiger erstellen. Welche Abrechnungsnummern müssen abgeschlossen sein? Alle Abrechnungsnummern des entsprechenden Wirtschaftsjahres. Für die Veröffentlichung des Jahresabschlusses 2014 beim Bundesanzeiger wird die XBRL-Datei erstellt. Um den GoBD zu entsprechen, müssen alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres 2014 abgeschlossen sein. Meldung beim Versand Sind nicht alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres 2014 abgeschlossen, erhalten Sie beim Erstellen der XBRL-Datei für den Bundesanzeiger die folgende Meldung: <Ja> <Nein> Die XBRL-Datei für den Bundesanzeiger wird erstellt. Dabei werden alle Abrechnungsnummern im Wirtschaftsjahr 2014 abgeschlossen. Es werden keine Abrechnungsnummern abgeschlossen. Die XBRL-Datei für den Bundesanzeiger kann daher nicht erstellt werden.
Seite 9 3.7. E-BILANZ»Auswertungen Jahresabschluss Bilanz/GuV-Überschussrechnung Transfer Assistent E-Bilanz«E-Bilanz sofort senden E-Bilanz bereitstellen für DELFIN Welche Abrechnungsnummern müssen abgeschlossen sein? Alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres. Die E-Bilanz für das Wirtschaftsjahr 2014 wird an die Finanzverwaltung gesendet. Um den GoBD zu entsprechen, müssen alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres 2014 abgeschlossen sein. Meldung beim Versand Sind nicht alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres 2014 abgeschlossen, erhalten Sie beim Versand der E-Bilanz die folgende Meldung: <Ja> <Nein> Die E-Bilanz wird bereitgestellt/versendet. Dabei werden alle Abrechnungsnummern im Wirtschaftsjahr 2014 abgeschlossen. Es werden keine Abrechnungsnummern abgeschlossen. Die E-Bilanz kann daher nicht bereitgestellt/versendet werden.
Seite 10 4. Details Überblick 1. Buchungen in abgeschlossenen Abrechnungsnummern erfassen/korrigieren 10 2. Notiz zu einer Buchung in abgeschlossener Abrechnungsnummer ändern bzw. löschen 12 3. Abschluss einer Abrechnungsnummer aufheben 13 4.1. Buchungen in abgeschlossenen Abrechnungsnummern erfassen/korrigieren In einer abgeschlossenen Abrechnungsnummer können keine Buchungen mehr erfasst, geändert oder gelöscht werden. Wenn für die betroffene Periode noch Buchungen erfasst, geändert oder gelöscht werden müssen (z. B. für eine korrigierte Umsatzsteuer-Voranmeldung), muss das in einer neuen Abrechnungsnummer erfolgen. Im Januar wurde ein Erlös mit 19 % USt versehentlich auf das Konto für Erlöse mit 7 % USt gebucht. Da die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Januar bereits übermittelt wurde, ist die Abrechnungsnr. 1 abgeschlossen. Die Buchung auf das falsche Konto muss in einer neuen Abrechnungsnummer storniert und mit dem korrekten Konto eingebucht werden. Lösung 1. Neue Abrechnungsnummer für Periode Januar anlegen 10 2. Falsche Buchung stornieren 3. Korrekte Buchung erfassen 11 11 1. Neue Abrechnungsnummer für Periode Januar anlegen Bearbeitung Abrechnungsnummern bearbeiten«+. Neue Abrechnungsnummer (z. B. 14) erfassen. Periode 1 für»januar«erfassen.
Seite 11 2. Falsche Buchung stornieren Buchungserfassung mit der neuen Abrechnungsnummer 14 öffnen. Kontenansicht aktivieren:»darstellung Kontenansicht«. Sachkonto mit der betroffenen Buchung erfassen. Betroffene Buchung markieren. Im Kontextmenü den Eintrag <Für die markierte Buchung eine Stornobuchung vorschlagen> wählen. Alternativ: Tastenkombination + «. Vorgeschlagene Buchung speichern. Die falsche Buchung auf das Konto 4300»Erlöse 7 % USt«ist somit storniert. 3. Korrekte Buchung erfassen Die korrekte Buchung auf das Konto 4400»Erlöse 19 % USt«kann jetzt in der Abrechnungsnr. 14 erfasst werden.
Seite 12 4.2. Notiz zu einer Buchung in abgeschlossener Abrechnungsnummer ändern bzw. löschen Die Notiz zu einer Buchung kann auch dann noch geändert oder gelöscht werden, wenn sich die Buchung in einer abgeschlossenen Abrechnungsnummer befindet. Auf einer Bewirtungsrechnung hat die Angabe der bewirteten Personen gefehlt. Wir haben diesen Sachverhalt als Notiz zur Buchung erfasst und die Notiz für den Fragezettel zur Buchhaltung aktiviert. Nachdem der Mandant die fehlenden Angaben nachgereicht hat, möchten wir die Notiz löschen und für den Fragezettel deaktivieren. Die Buchung befindet sich in einer abgeschlossenen Abrechnungsnummer. 1. Buchungserfassung öffnen»bestand Buchungserfassung«. Abrechnungsnummer und Buchungskreis wählen, in der sich die Buchung befindet. 2. Buchung markieren und Zusatzfelder öffnen Betroffene Buchung markieren.»bearbeiten Zusatzfelder ändern«wählen. Oder Alternative verwenden: + 3. Notiz löschen und für Fragezettel deaktivieren Notiz in den Zusatzfeldern bearbeiten. <Notiz für den Fragezettel aktivieren> deaktivieren. Hinweis Über den Menüpunkt»Bearbeiten Notiz«kann die Notiz zu einer Buchung gelöscht und für den Fragezettel deaktiviert bzw. aktiviert werden, ohne dass die Zusatzfelder geöffnet werden müssen.
Seite 13 4.3. Abschluss einer Abrechnungsnummer aufheben Der Abschluss einer Abrechnungsnummer kann nicht mehr aufgehoben werden. Wenn eine Buchung in einer abgeschlossenen Abrechnungsnummer korrigiert werden muss, ist wie auf 10 Seite beschrieben vorzugehen. Nur so können die besonderen Anforderungen von Änderungen und Löschungen erfüllt werden (Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit). 5. Wichtige Informationen Nr. 1250»GoBD in Agenda FIBU«