PowerPoint 2013 Einführung Urs Moder Leseprobe Wings Software Developments Tel. +41 43 888 21 51 Chaltenbodenstrasse 4 b info@wings.ch CH - 8834 Schindellegi www.wings.ch www.wings.de
Version Autor 2013 A Urs Moder Art. Nr. 10410.13SG 10411.13SL 10410.13FG gebunden lose, 4-fach gelocht Farbdruck, gebunden Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Copyright 1994-2013 Wings Software Developments, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Software Developments urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Software Developments nicht erlaubt.
PowerPoint 2013 Einführung Inhalt Inhaltsverzeichnis Einführung 1 1 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel 1 1.3 Grundlagen der Präsentationstechnik 3 1.3.1 Die Bedeutung des Präsentierens 3 1.3.2 Ausgangslage 3 1.3.3 Schwerpunkte einer Präsentation 4 1.3.4 Die Philosophie von PowerPoint 2013 4 1.4 PowerPoint starten und beenden 5 1.5 Das PowerPoint-Fenster 6 1.5.1 Funktionsleisten 7 1.5.2 Eigenschaften der PowerPoint-Oberfläche 8 1.5.3 Kontextmenüs 10 1.5.4 PowerPoint-Hilfe 11 1.5.5 Register Datei 12 Eine neue PowerPoint-Präsentation erstellen 15 2 2.1 Präsentation einrichten 19 2.1.1 Foliengrösse festlegen (Seite einrichten) 19 2.1.2 Übung: Seite einrichten in PowerPoint 20 2.1.3 Speichern 20 2.1.4 Speichern einer Folie oder eines Objekts als Bild 24 2.1.5 Präsentationsdatei schliessen 24 2.1.6 Präsentationsdatei öffnen 25 2.2 Ansichten und Bewegung 27 2.2.1 Überblick über die Ansichten 27 2.2.2 Grundeinstellungen von PowerPoint 31 2.2.3 Übung: Ansichten 32 Präsentation entwickeln 33 3 3.1 Arbeitsbeginn 33 3.2 Erste Präsentation erstellen 34 3.2.1 Folieninhalte 35 3.2.2 Textelemente in Folien 35 3.2.3 Weitere Folien einfügen 36 3.2.4 Übung: Erste Präsentation Präsentationsrichtlinien 38 3.2.5 Folien löschen 39 3.2.6 Folien kopieren/ausschneiden/duplizieren 39 3.2.7 Übung: Verschiedene Folien erstellen 40 3.3 Datenrecherche 41 3.3.1 Daten aus dem Internet aufbereiten 41 3.3.2 Internettext Originaltext Notizseite 41 3.3.3 Übung: Internetdaten in PowerPoint einfügen 42 3.3.4 Text im Gliederungsmodus einfügen 43 3.3.5 Übung: Text im Gliederungsmodus erfassen 45 3.4 Arbeiten mit mehreren Dateien 45 3.4.1 Übung: Arbeiten mit mehreren Präsentationen 47
Inhalt PowerPoint 2013 Einführung Einsatz verschiedener Folienlayouts 49 4 4.1 Tabellen 50 4.1.1 Übung: Verschiedene Tabellen erstellen 54 4.2 Diagramme (Business-Grafiken) 55 4.2.1 Standarddiagramm (Säulendiagramm) erstellen 55 4.2.2 Diagramm bearbeiten 57 4.2.3 Kreisdiagramm erstellen 64 4.2.4 Übung: Diagramme 66 4.3 Verwenden von Onlinegrafiken (ClipArts/Grafiken) 67 4.3.1 Onlinegrafiken einfügen 67 4.3.2 Grafik einfügen 67 4.3.3 Übung: Verschiedene Grafiken einfügen 69 4.3.4 Bilder aus dem Internet einsetzen 69 4.3.5 Übung: Internetbilder einfügen 71 Einsatz von Objekten 73 5 5.1 Zeichnungsobjekte 73 5.1.1 Zeichnungsobjekte einfügen 73 5.1.2 Text in Textfelder oder Objekte einfügen 75 5.1.3 Objekte bearbeiten 75 5.1.4 Objekte ausrichten oder verteilen, Reihenfolge ändern 78 5.1.5 Objekte formatieren 81 5.1.6 Die Zwischenablage 83 5.1.7 Übung: Einfügen Zeichnen Formatieren Ausrichten 83 5.2 WordArt 83 5.2.1 Übung: WordArt 88 5.3 SmartArt-Grafik 89 5.3.1 Das Organigramm oder die hierarchische Darstellung 90 5.3.2 Übung: SmartArt 93 Allgemeines zum Formatieren 95 6 6.1 Formatierungsprioritäten 95 6.2 Text markieren/formatieren 96 6.2.1 Text markieren/markierung aufheben 96 6.2.2 Schnellformatierungsleiste 96 6.2.3 Zeichenformatierung 98 6.2.4 Absatzformatierung 99 6.2.5 Objekteigenschaften kopieren 102 6.3 Einzüge und Tabulatoren 103 6.3.1 Das Lineal 103 6.3.2 Einzugsmarke verstellen 103 6.3.3 Tabulatoren 104 6.3.4 Übung: Tabulatoren 104 6.4 Folienhintergrund 105 6.4.1 Übung: Folienhintergrund 108 Folienmaster 109 7 7.1 Kopf- und Fusszeilen 111 7.1.1 Kopf- und Fusszeilen auf Titelfolie nicht anzeigen 113
PowerPoint 2013 Einführung Inhalt Bildschirmpräsentation einrichten 115 8 8.1 Präsentationsarten und Einrichtungen 116 8.2 Folien einfügen, sortieren und ausblenden 116 8.2.1 Folien einfügen 116 8.3 Folien sortieren 118 8.3.1 Folie ausblenden 119 8.4 Bildschirmpräsentation 119 8.4.1 Bildschirmpräsentation einrichten 119 8.4.2 Präsentationssteuerung 122 Objektanimationen und Folienübergänge 123 9 9.1 Animationen 123 9.1.1 Animationsschema verwenden 123 9.1.2 Benutzerdefinierte Animation 123 9.1.3 Effektgruppen 125 9.1.4 Der Animationsbereich 126 9.1.5 Effektoptionen 127 9.2 Folienübergänge 128 10 Drucken und Seitenansicht 129 10.1 Rechtschreibung 129 10.2 Drucken 130 10.3 Seitenansicht/Vorschau 131 10.4 Druckbereich 132 10.5 Folienausrichtung 133 Anhang Übungen 135 A - 1 Seite einrichten 135 A - 2 Ansichten 136 A - 3 Erste Präsentation Präsentationsrichtlinien 137 A - 4 Bootsferien 139 A - 5 Daten aus dem Internet einfügen 141 A - 6 Text im Gliederungsmodus 144 A - 7 Arbeiten mit mehreren Präsentationen 146 A - 8 Verschiedene Tabellen erstellen 150 A - 9 Diagramme 155 A - 10 Onlinegrafiken/ClipArts 159 A - 11 Internetbilder einfügen 160 A - 12 Einfügen Zeichnen Formatieren Ausrichten 162 A - 13 WordArt 167 A - 14 SmartArt 168 A - 15 Tabulatoren 171 A - 16 Folienhintergrund 173 Index
PowerPoint 2013 Einführung 1 1 Einführung 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Dieses Lehrmittel eignet sich als Lehrgang, indem Sie es fortlaufend durcharbeiten. Dank dem Index am Dokumentende dient es auch als Nachschlagewerk. Fortgeschrittene Anwender/innen können bestimmte Übungen durcharbeiten und bei Problemen fehlende Lernziele gemäss den Kapitelverweisen nachschlagen. Symbole im Lehrmittel Repetition Begriffe Tipps, Hinweise Vertiefende Informationen Repetitionsfragen dienen zur Festigung von wichtigen Begriffen und der Lernzielkontrolle. Sie können damit Ihren Wissensstand testen und allfällige Lücken füllen. Wichtige Begriffe und Erläuterungen, die in der Computerpraxis und in Zusammenhang mit der Anwendung auftauchen. Versuchen Sie, sich diese einzuprägen. Beachten Sie die Tipps. Die erlangten Erkenntnisse verhelfen Ihnen zu einem effizienten Arbeitsstil. Hintergrundinformationen, die Ihnen zu erweiterten Kenntnissen in der Anwendung verhelfen. Nach der Behandlung neuer Lernziele erscheint ein Verweis auf geeignete Übungen, die sich im Anhang befinden. So können Sie Ihre theoretischen Kenntnisse praktisch umsetzen. Verweise zu den Voraussetzungen erleichtern Ihnen das Nachschlagen nach Bedarf. Fallweise finden Sie Übungen mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad zum Lernthema. Spielen Sie möglichst viele Übungen durch. Sie lernen damit das erworbene Wissen auf neue Situationen zu übertragen. Darstellung von Tasten, -Kombinationen und Befehlen Spezielle Tasten Tastenkombinationen Befehle, Kontextmenü-Befehle <Tab>, <Shift>, <Ctrl>, <Return> <Ctrl>+C, <Alt>+<F9> Start, Absatz, Schattierung Tabulator, Umschalten, Steuerung, Eingabe etc. Beispiel: Bei gedrückter Taste <Ctrl> wird zusätzlich C gedrückt. Befehlsfolge: 1. Register, 2. Gruppe, 3. Befehl
PowerPoint 2013 Einführung 3 1.2 Grundlagen der Präsentationstechnik 1.2.1 Die Bedeutung des Präsentierens Der Zweck von PowerPoint ist die Erstellung von Dokumenten zur Präsentation von Informationen. In der heutigen Zeit ist das Darstellen von Text und Zahlen ein wichtiger Bestandteil des allgemeinen Tagesgeschäfts. Anmerkung: PowerPoint 2013 ist sehr umfangreich. Es ist nicht möglich, den vollen Funktionsumfang innerhalb der Möglichkeiten dieses Lehrmittels im Detail zu behandeln. Verwenden Sie die Online-Hilfe von PowerPoint, um mehr zu einem bestimmten Thema zu erfahren 1.2.2 Ausgangslage Ihrem Freundes- und Bekanntenkreis möchten Sie die kürzlich erlebten erholsamen Hausbootferien auf der Mecklenburgischen Seenplatte nördlich von Berlin an einem geselligen Vortragabend näher bringen. Alle Angaben für dieses Präsentationsbeispiel wurden von der Firma Aquatravel, Frau Romy Lanz, Küssnacht, zur Verfügung gestellt www.aquatravel.ch. Bevor Sie in PowerPoint eine Präsentation erstellen, müssen Sie sich Gedanken über den Inhalt machen. Sie sollten sich von Anfang an im Klaren sein, was Sie Ihrem Publikum mitteilen wollen. Die Auflistung von möglichen Themen nennt man auch ein Präsentationskonzept. Diese Themen können Sie mit einfachen Handnotizen, Brainstorming in der Gruppe, einer Mindmap, der Kartenmethode oder mit einem vorgegebenen Formular (lineare Projektbeschreibung) zusammentragen, oder aber Sie erhalten bereits ein Konzept in der Regel müssen Sie für einen Firmenauftritt das Corporate Design übernehmen, das Sie nur noch in PowerPoint umsetzen müssen. Je mehr Zeit Sie sich für diese Arbeit nehmen, desto weniger Probleme haben Sie beim Erstellen Ihrer Präsentation. Prüfungsinhalt 1. Planen 2. Vorbereiten 3. Üben 4. Präsentieren Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, wird Ihr Auftritt einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Ziel: Sie möchten Ihr Anliegen, Ihre Thesen, Ihre Ideen, Ihre Gefühle dem Besucher mitteilen und visuell die wichtigsten Elemente aufzeigen, sodass er am Schluss des Vortrages positiv beeindruckt den Raum verlässt.
4 PowerPoint 2013 Einführung 1.2.3 Schwerpunkte einer Präsentation > Präsentationen erstellen, ändern, archivieren, wiederfinden > Formatieren von Zeichen, Absätzen und Objekten; richtiger Einsatz von Designs (Entwurfsvorlagen) > wirkungsvoller Einsatz von Zeichnungselementen > Text korrigieren mit Korrekturprogramm > Objektanimation und Folienübergänge einplanen > Präsentation wirkungsvoll einsetzen 1.2.4 Die Philosophie von PowerPoint 2013 > Backstage-Ansicht und Menüband Die Registerkarte Datei (Backstage-Ansicht) enthält alle Befehle, die sich auf Dateien beziehen wie: Speichern, Öffnen, Schliessen, Neu, Drucken und erlaubt über Optionen zentrale Einstellungen zu PowerPoint vorzunehmen. Die Befehle Einfügen, Ausschneiden und Kopieren werden in PowerPoint häufig verwendet und sind auf der Registerkarte Start angezeigt. Die Befehle sind so angeordnet, wie sie verwendet werden. Office-Benutzer bevorzugen einen Satz Kernbefehle, die sie immer wieder verwenden. Diese Kernbefehle werden jetzt an vorderster Position angezeigt. Details zu Grundbefehlen stehen erst nach einem Klick auf ein Pfeilsymbol zur Verfügung. Es öffnet sich ein Dialogfeld oder ein Aufgabenbereich. Notizen
PowerPoint 2013 Einführung 5 1.3 PowerPoint starten und beenden Vorgänge Programm starten Klicken Sie auf das Verknüpfungssymbol im Start- oder Desktopmodus oder wählen Sie im Startmodus Alle Apps und suchen die Anwendung. Allgemein empfiehlt sich folgendes Vorgehen: 1. Wählen Sie in der Charms-Leiste Suchen, Apps und geben Sie pow ein. 2. Klicken Sie auf die App PowerPoint 2013. 3. PowerPoint startet und zeigt Vorlagen zur Auswahl an. Wählen Sie die passende für Ihren gewünschten Dokumenttyp und klicken Sie darauf. 4. Wenn Sie keine bestimmte Vorlage wollen, wählen Sie Leere Präsentation. 1. PowerPoint startet mit: Zuletzt verwendet 2. Sie haben folgende Möglichkeiten: a) Suchen Sie eine bereits erstellte Präsentation. b) Wählen Sie das Design der neuen Präsentation aus. c) Beginnen Sie mit einer neuen, leeren Präsentation.
6 PowerPoint 2013 Einführung Programm beenden Verschiedene Varianten sind möglich: 1 2 Klicken Sie auf das Schaltfeld Schliessen. Die Präsentation wird geschlossen. War es die einzige geöffnete Präsentation, so wird auch das Programm beendet. Öffnen Sie die Backstage-Ansicht mit Datei und wählen Sie Schliessen. Die aktive Präsentation wird geschlossen, PowerPoint bleibt aber geöffnet. Am einfachsten drücken Sie wiederholt die Tastenkombination <Alt>+<F4>, um die geöffneten Präsentationen zu schliessen und zuletzt das Programm zu beenden. 1.4 Das PowerPoint-Fenster Register «Start» Schnellzugriffsleiste Titelleiste Minimieren, Verkleinern, Schliessen Menüband Gruppe «Schriftart» Erweitertes Dialogfenster Miniaturan sicht Statuszeile Wichtige Notizen zum Präsentieren eingeben Ansichten Zoom Notizen
PowerPoint 2013 Einführung 49 4 Einsatz verschiedener Folienlayouts PowerPoint stellt verschiedene vorgefertigte Folienlayouts zur Verfügung. Diese enthalten Platzhalter für Text und verschiedene andere in einer Folie darstellbare Objekte. Als Objekt wird grundsätzlich alles bezeichnet, was in eine Folie eingefügt werden kann: > ClipArts > Diagramme > Excel-Tabellen > Multimedia-Objekte > Organigramme > schematische Darstellungen > Textbereiche > Textboxen > Titelbereiche > WordArt-Objekte > Zeichnungsobjekte Wir verwenden zur Erklärung der Möglichkeiten immer den Layouttyp Titel und Inhalt. Die übrigen Folienlayouts haben einen ähnlichen Funktionsumfang, nur sind die Objektbereiche anders positioniert. Vorgänge Folienlayout für Objekte wählen 1. Fügen Sie eine neue Folie ein. Wählen Sie das Layout Titel und Inhalt. Objektauswahl 2. Öffnen Sie den Inhalttyp durch Klicken auf das Symbol. Mit diesem multifunktionellen Layout können Sie Text als Gliederung oder Objekte gezielt einfügen. Objektmöglichkeiten Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: Diagramm einfügen Tabelle einfügen SmartArt Grafik einfügen Bild einfügen Mediaclip einfügen ClipArt suchen und einfügen
50 PowerPoint 2013 Einführung 4.1 Tabellen Tabellen helfen Ihnen, Daten übersichtlich darzustellen. Die Tabellen sind sehr präzise und schnell erstellbar. Vorgänge Tabellen einfügen 1. Klicken Sie in der Objektauswahl auf das Symbol. 2. Wählen Sie die gewünschte Anzahl Spalten und Zeilen aus und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Inhalte eingeben 1. Klicken Sie in eine Tabellenzelle und geben Sie Text und Zahlen ein. Die Textausrichtung ist standardmässig linksbündig. 2. Springen Sie mit <Tab> zur nächsten Zelle und geben dort erneut Daten ein. Alternativ klicken Sie in eine beliebige Zelle und geben dann die Daten ein. Spalte Zeile Zelle Tabellenelemente markieren Bevor Sie Befehle wie Formatieren, Kopieren, Löschen etc. ausführen können, müssen Sie die entsprechenden Elemente markieren. Inhalt: Mit Maus überstreichen oder Doppelklick für ganze Wörter Zelle: Klick links neben Zellenrand Zeile/Spalte: Klick ausserhalb der Tabelle Ganze Tabelle: Klick auf Tabellenrand Schrift- und Absatzformat Vergrössern Verkleinern Verwenden Sie im Register Start die Gruppen Schriftart und Absatz. Die Tabelle bekommt spezielle Anfasspunkte mit folgender Bedeutung:
PowerPoint 2013 Einführung 51 1 2 3 Die Breite sowie die Höhe gleichzeitig verändern Tabellenbreite verändern Tabellenhöhe verändern 1 2 3 Zeilenhöhe und Spaltenbreite verändern Spalte markieren Die Gruppe Zellengrösse umfasst folgende Funktionen: > Höhe, Breite dienen zur Einstellung der Zeilenhöhe und Spaltenbreite auf definierte Masse. > Zeilen verteilen passt die ausgewählten Zeilen auf eine einheitliche Höhe an; bei eingefüllten Zellendaten auf die höchste Zellenhöhe. > Spalten verteilen passt die ausgewählten Spaltenbreiten auf einen einheitlichen Wert an. Platzieren Sie den Mauszeiger über der Spalte, die Sie markieren möchten. Der Mauszeiger wird zu einem kleinen schwarzen Pfeil. Drücken Sie die linke Maustaste die Spalte wird markiert. k Zeile markieren Platzieren Sie den Mauszeiger in der ersten Zelle der Zeile, die Sie markieren möchten. Drücken Sie die linke Maustaste und markieren Sie sämtliche Zellen der Zeile. Die Zeile wird nun markiert. Tabelle markieren Klicken Sie mit der Maus auf den Tabellenrahmen. Der Mauszeiger bekommt eine neue Form. Sämtliche Formatierungen wirken sich auf alle Zellen der Tabelle aus.
52 PowerPoint 2013 Einführung Zeile/Spalte einfügen 1. Klicken Sie in die Zelle, neben welcher Sie eine Spalte oder Zeile einfügen wollen. 2. Im Menüband erscheinen zwei neue, themenbezogene Register: Entwurf und Layout. 3. Im Register Layout finden Sie die Schaltflächen, mit welchen Sie gezielt Zeilen oder Spalten einfügen können. 4. Wählen Sie die entsprechende Schaltfläche aus. Zeilen, Spalten oder Tabelle löschen 1. Klicken Sie in eine Zelle der zu löschenden Zeile oder Spalte. 2. Klicken Sie im Register Layout auf die Schaltfläche Löschen. Wählen Sie nun den Befehl zum Löschen der Spalte, Zeile oder Tabelle aus. Tabellentools Entwurf Gleichzeitig mit der Auswahl einer Tabelle verändert sich das Menüband. 4 1 2 3 Mit der Registerkarte Tabellentools/Entwurf können Sie die Darstellung sowie die Tabelle verändern. Das Formatieren der Tabelle wird in einem separaten Kapitel beschrieben. Lesbarkeit der Tabelle verbessern 1 Optionen für Tabellenformat Probieren Sie die verschiedenen Optionen dieser Anzeigegruppe aus und Sie werden merken, dass vor allem bei grossen Tabellen das Arbeiten vereinfacht wird und die Lesbarkeit der Tabelle merklich verbessert werden kann. Notizen
PowerPoint 2013 Einführung 53 Tabelle formatieren 2 Tabellenformatvorlagen Um die Tabelle mit den verschiedenen Formatvorlagen zu gestalten, klicken Sie auf folgende Schaltfläche: Im Dialogfenster Weitere Grafikformate können Sie aus vier Themen wählen. Beim Schattieren der Tabelle oder einzelner Zellen können Sie über diese Schaltfläche verschiedene Farben auswählen. Schnellformatvorlagen 3 Schnellformatvorlagen und WordArt-Formate
54 PowerPoint 2013 Einführung Rahmenlinien zeichnen 4 Rahmenlinien zeichnen und löschen Sie können die Tabelle bzw. eine Zeile zusätzlich unterteilen und überflüssige Linien mit dem Radierer löschen. Als Obergrenze für Tabellen in Präsentationen gelten 6 Spalten und 8 Zeilen im Querformat. 4.1.1 Übung: Verschiedene Tabellen erstellen > Lernziele: verschiedene Tabellen und Tabellenformate erstellen Sie kennen die Handhabung von neuen, verschiedenen Tabellenlayouts. Übungen finden Sie im Übungsanhang unter A - 8 ab Seite 150. Notizen
PowerPoint 2013 Einführung Übungen A - 13 167 A - 13 WordArt Voraussetzungen 5.1 5.2 Zeichnungsobjekte WordArt Übung: WordArt-Formate anwenden > Sie lernen, wie die WordArt-Formate auf Textfelder und Symbole angewendet werden können. Schwierigkeitsgrad: leicht > Öffnen Sie die Datei C-A--14 WordArt-Formate.pptx. > Versuchen Sie die verschiedenen Textfelder mit WordArt-Formaten zu gestalten. > Jedes Wort oder Zeichen wird in einem separaten Textfeld dargestellt. > Das Gleiche wird auch bei den Symbolen angewendet. > Beobachten Sie die verschiedenen Formate und deren Auswirkung auf das Objekt. > Mögliche Lösung: > Speichern Sie die Präsentation unter dem Namen L-C-A-14 Objekte mit WordArt formatiert.pptx ab und schliessen Sie sie. Notizen