Neue Wege für Pastral und Verwaltung Detailinfrmatinen zur Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung an externe Dienstleister (FAQ) Stand: Nvember 2015 Verantwrtlich: Thmas Seeberger, EGV Köln, HA Seelsrgebereiche
Neue Wege für Pastral und Verwaltung Zu Ihrer Übersicht haben wir eine Auswahl an Fragen und Antwrten zusammengestellt. Nachflgend finden Sie eine Übersicht über die Fragen. Die Antwrten finden Sie unter jeder Frage. 1 Was ist der aktuelle Stand bei der Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung?... 4 2 Warum sll die Haus- und Mietverwaltung auf externe Dienstleister übertragen werden?... 4 3 Was ist mit Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung gemeint?... 4 4 Welche Gebäude und Einheiten werden ausgelagert?... 4 5 Ab wann sll die Haus- und Mietverwaltung übertragen werden?... 5 6 Was passiert, wenn kein Beschluss getrffen wird der die Übertragung abgelehnt wird?... 5 7 Welche Aufgaben sind bei selbständiger Bearbeitung der Haus- und Mietverwaltung durch den Kirchenvrstand zu übernehmen?... 6 8 Welche Aufgabenpakete übernimmt die Haus- und Mietverwaltung?... 7 9 Welche Aufgaben und Arbeiten kmmen im Rahmen der Auslagerung einmalig auf die Kirchenvrstände zu?... 8 10 Wie unterstützen wir die Kirchenvrstände bei der Bearbeitung der anstehenden Aufgaben?... 9 10.1 Kntakt und Prjektbür... 9 10.2 Infrmatinsveranstaltungen... 9 10.3 Immbilienbörsen... 10 10.4 Leitfäden... 10 10.5 Arbeitshilfen... 10 10.6 Muster-Ausschreibungsunterlagen... 11 10.7 Musterverträge... 11 10.8 Rahmenverträge... 11 10.9 Auswertung der Angebte... 12 11 Was ändert sich, wenn die Kirchengemeinde bereits eine externe Haus- und Mietverwaltung beauftragt hat?... 12 12 Wie findet eine Kirchengemeinde den richtigen Dienstleister?... 12 10.11.2015 2
Neue Wege für Pastral und Verwaltung 13 Welche Möglichkeiten bestehen, wenn die Kirchengemeinde nur wenige Gebäude hat und auf Anhieb keinen Dienstleister findet?... 13 14 Wie viele Angebte sllen eingehlt werden?... 13 15 Mit welchen Ksten ist zu rechnen?... 13 16 Können die Verwaltungsksten als Teil der Nebenksten an die Mieter übertragen werden?... 13 17 Wer trägt die Ksten für die externe Haus- und Mietverwaltung?... 14 18 Was passiert mit der Verwaltungsumlage?... 14 19 Welche Aufgaben übernimmt die Rendantur zukünftig?... 14 20 Welche Aufgaben übernimmt die zukünftige Verwaltungsleitung?... 14 21 Wie sind zukünftig die Zahlungsflüsse?... 15 21.1 Vereinnahmung vn Mieten und Nebenkstenzahlungen... 15 21.2 Zahlung der Betriebsksten... 15 21.3 Abschlagszahlungen an die Kirchengemeinde... 15 21.4 Sckelbetrag für Instandhaltungs-/ Instandsetzungsmaßnahmen... 16 22 Wie ist die Vrgehensweise bei Instandhaltungen mit einem Vlumen vn unter 15.000 Eur?... 16 23 Wie ist die Vrgehensweise bei Instandhaltungen mit einem Umfang vn über 15.000 Eur?... 17 24 Was kann der Kirchenvrstand in den nächsten Wchen tun?... 17 25 Wie unterstützt das Prjektbür in den nächsten Wchen?... 17 26 Welche Sicherheit hat die Kirchengemeinde bei einer möglichen Inslvenz des Dienstleisters?... 18 27 Wie kann sich die Kirchengemeinde vr einem Betrug schützen?... 18 10.11.2015 3
Neue Wege für Pastral und Verwaltung 1 Was ist der aktuelle Stand bei der Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung? Die Entscheidung zur Umsetzung ist bereits gefallen. Nachdem die Prjektsteuerungsgruppe dem Knzept zugestimmt hatte, hat der Diözesanverwaltungsrat am 2. Juni 2015 die Umsetzung beauftragt. Diese wird im Mment vrbereitet. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rendanturen swie die Pfarrer und Kirchenvrstände sind bereits darüber infrmiert wrden, welche Schritte im Detail nötig sind, um die Haus- und Mietverwaltung zu übertragen und w das Generalvikariat ein Unterstützungsangebt bereithält. 2 Warum sll die Haus- und Mietverwaltung auf externe Dienstleister übertragen werden? Drei Gründe führen zur Verlagerung der Haus- und Mietverwaltung: Erstens haben viele KV/KGV-Mitglieder und leitende Pfarrer den Wunsch, vn dieser zeitaufwendigen und verantwrtungsvllen Aufgabe wirksam entlastet zu werden. Gerade durch Fusinen vn Kirchengemeinden ist das Arbeitsaufkmmen stark gestiegen. Kmplexe Themen wie Mietpreisbremse der Energieeinsparverrdnung verstärken Verantwrtlichkeiten und Risiken und damit auch den Aufwand. Zweitens werden die Rendanturen vn den Gemeinden heute in sehr unterschiedlicher Intensität um Unterstützung gebeten. Das erschwert die Ressurcenplanung der Rendanturen in der Haus- und Mietverwaltung. Die zumeist kleinen Fachbereiche in den Rendanturen können nicht hinreichend verlässlich den Service bieten, wie er vn spezialisierten Anbietern erwartet werden kann, deren Kerngeschäft die Haus- und Mietverwaltung ist. Drittens bestärken die überwiegend guten Erfahrungen in bereits bestehenden Kperatinen vn Kirchengemeinden mit externen Haus- und Mietverwaltungen die Entscheidung zur Auslagerung. S berichten viele Kirchenvrstände vn spürbarer Entlastung. 3 Was ist mit Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung gemeint? Die kaufmännische Verwaltung und technische Betreuung der Objekte mit vermieteten Einheiten wird zukünftig durch spezialisierte externe Dienstleister übernmmen und nicht mehr in den Rendanturen erbracht. 4 Welche Gebäude und Einheiten werden ausgelagert? In die Hände externer Dienstleister sll die Verwaltung der vermieteten, nicht-pfarrlich genutzten Gebäude gelegt werden. Dazu gehören alle Whn- und Gewerbeimmbilien: Whnungen, Bürs, Ladenlkale, Arztpraxen etc. Gebäude, die zum Teil auch pfarrlich genutzt werden (= gemischt genutzte Gebäude) werden an eine Haus- und Mietverwaltung übergeben, insbesndere dann, wenn der 10.11.2015 4
Neue Wege für Pastral und Verwaltung vermietete Anteil überwiegt. Ein Beispiel: Das Pastralbür liegt zusammen mehreren vermieteten Whnungen in einem gemeinsamen Gebäude. Es ist auch möglich, die Verwaltung vn gemischt genutzten Gebäuden an einen externen Dienstleister zu übergeben, wenn der vermietete Anteil kleiner ist. Dies ist im Einzelfall davn abhängig, b die Haus- und Mietverwaltung dazu bereit ist. Grundsätzlich verbleibt die Verwaltung der ausschließlich pfarrlich genutzten Gebäude in den Rendanturen. Dazu gehören Kirchen, Kapellen, Pfarrheime, Pastralbürs und Büchereien, Kita-Gebäude etc. Die Übertragung an einen externen Dienstleister macht in diesem Fall keinen Sinn, da diese Gebäude nicht längerfristig vermietet werden. 5 Ab wann sll die Haus- und Mietverwaltung übertragen werden? Viele Kirchenvrstände haben sich bereits in der Vergangenheit mit ähnlichen Fragestellungen beschäftigt. Teilweise wurden auch schn entsprechende Beschlüsse gefasst und erste Vrbereitungen getrffen. Daher ist die Übertragung der Haus- und Mietverwaltung an einen externen Dienstleister grundsätzlich bereits jetzt möglich. Wenn der Kirchenvrstand sich dazu in der Lage sieht, kann diese Grundsatzentscheidung auch zeitnah und nch vr den Kirchenvrstandswahlen im Nvember 2015 getrffen werden. Sfern im Kirchenvrstand nch weiterer Beratungs- der Diskussinsbedarf besteht, steht für die Grundsatzentscheidung nch etwas Zeit zur Verfügung. Wie im Schreiben vm 19.06.2015 aufgeführt, sllte bis spätestens 31. März 2016 ein Grundsatzbeschluss zur Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung, idealerweise mit Angaben zum angestrebten Übergabezeitpunkt und zum gewünschten Dienstleistungsumfang getrffen werden. Um die Umstellung vn den Rendanturen auf die externen Dienstleister besser krdinieren zu können und auf die Wünsche der Kirchenvrstände bezüglich eines Umstellungszeitpunktes gut eingehen zu können, bitten wir um eine frühzeitige Entscheidung. 6 Was passiert, wenn kein Beschluss getrffen wird der die Übertragung abgelehnt wird? Grundsätzlich können die Kirchengemeinden nicht verpflichtet werden, die Haus- und Mietverwaltung an einen externen Dienstleister zu übertragen. Im Kirchenvrstand ist eine Grundsatzentscheidung zu treffen, b die Haus- und Mietverwaltung an einen externen Dienstleister vergeben werden sll. In den allermeisten Fällen ist diese Entscheidung einfach, da die einzige Alternative die Verwaltung in Eigenregie ist. Rendanturen, Verwaltungsleitungen und -referenten können die Aufgaben zukünftig vraussichtlich ab Mitte 2017 nicht mehr bearbeiten. Auch das Erzbischöfliche Generalvikariat wird die Verwaltung nicht übernehmen. 10.11.2015 5
Neue Wege für Pastral und Verwaltung Für den Fall, dass vereinzelt Kirchengemeinden keinen Beschluss treffen der die Übertragung der Haus- und Mietverwaltung an einen externen Dienstleister ablehnen, bedeutet dies, dass diese Kirchengemeinden spätestens ab Mitte 2017 die Verwaltung vllständig selbst übernehmen müssen. Dabei sind die Vrgaben des Knzeptes zur Übertragung der Haus- und Mietverwaltung swie die allgemeinen Richtlinien der erzbischöflichen Aufsichtsbehörde zu beachten. 7 Welche Aufgaben sind bei selbständiger Bearbeitung der Haus- und Mietverwaltung durch den Kirchenvrstand zu übernehmen? Die nachflgenden Aufgaben sind auszugsweise aufgeführt. Sie gelten gleichermaßen für Dienstleister swie für Kirchenvrstände als Mindestvrgabe. Eine detaillierte Auflistung senden wir Ihnen auf Anfrage gerne zu. Mieterwechsel/ Neuvermietung/ Abwicklung zu Ende gehender Mietverhältnisse Beschlussfassung Vertragsausfertigung Unterzeichnung des Mietvertrages Whnungsbesichtigungen und -übergaben Endabrechnung mit Rückgabe der Mietsicherheit (Kautin) Führung der Mieterknten und des Mahnwesens (Mietinkass) Erfassung der Mieterstammdaten Anlegen vn Mieterknten Buchhalterische Verarbeitung der Miet- und Nebenkstenzahlungen Bearbeitung bzw. Durchführung des Mahnwesens Abwicklung des ntwendigen Zahlungsverkehrs über Bankknten Erstellung und Versand der Betriebskstenabrechnungen Bereitstellung vn Ansprechpartnern (Beschwerdemanagement) und Abwicklung der Krrespndenz Sicherstellung der telefnischen Erreichbarkeit Jahresabschluss ntwendige Zulieferarbeiten an die Rendantur Ermittlung des Salds aus Erträgen und Ksten je (Gebäude-) Kstenstelle Ermittlung zum Stichtag 31.12. eines Jahres unabhängig vm gegebenenfalls abweichendem Geschäftsjahr des Gebäudes Abrechnung und Übermittlung der Daten bis 31.03. des Flgejahres Übergabe der Belege an die Rendantur bis 31.03. des Flgejahres Wirtschaftsplanung ntwendige Zulieferarbeiten an die Rendantur Ermittlung der planbaren regelmäßigen Erlöse und Ksten Ermittlung vn überschlägigen Kstenschätzungen für ntwendige Reparatur-/ Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen 10.11.2015 6
Neue Wege für Pastral und Verwaltung Zulieferung der Daten bis spätestens 31.07. eines Jahres Dienstwhnungen in Gebäuden mit überwiegender Fremdnutzung: ausschließlich Verwaltung 8 Welche Aufgabenpakete übernimmt die Haus- und Mietverwaltung? Grundsätzlich entscheiden die Kirchengemeinden selbst, welche Aufgaben an eine Haus- und Mietverwaltung übertragen werden. Andererseits beauftragen sie mit der Mietverwaltung einen externen Dienstleister, der prfessinell in diesem Marktsegment arbeitet. Es ist daher mehr als naheliegend, den Dienstleister dann auch mit der Vllverwaltung zu beauftragen. Diese Vllverwaltung haben wir Leistungspaket Plus genannt. Möchte sich der Kirchenvrstand weiter in die laufenden Aufgaben einbringen, z.b. mit der Durchführung der Whnungsbesichtigungen etc., dann kann dies bei dem zu übertragenden Aufgabenumfang berücksichtigt werden, was sich geringfügig auf die Preisgestaltung auswirken wird. Dieses Leistungspaket nennen wir Leistungspaket Standard. 1. Grßer Umfang: Leistungspaket Plus Das Leistungspaket Plus umfasst die Übertragung einer sgenannten Vllverwaltung. Diese umfasst gewöhnlich die vllständige Durchführung eines Mieterwechsels, die Durchführung des Mietinkass swie einen Hausmeisterservice, ggf. mit Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst und der Erledigung vn Kleinreparaturen. Auf Wunsch entscheidet der Kirchenvrstand über die Auswahl der Mieter swie über die Planung und Durchführung vn Instandsetzungsmaßnahmen. Ansnsten sind auch diese Aufgaben Bestandteil des Leistungspaketes. Bei Auswahl dieses Leitungspaketes wird der Kirchenvrstand vn den laufenden Aufgaben der Haus- und Mietverwaltung weitestgehend entlastet und wird über das Berichtswesen (siehe unten) dennch über die Situatin vr Ort infrmiert. 2. Mittlerer Umfang: Leistungspaket Standard Das Leistungspaket Standard umfasst Aufgaben, die in der Regel mit Aufwand vr Ort verbunden sind, jedch keine Vllverwaltung. Einige Aufgaben sind daher weiter vm Kirchenvrstand zu bearbeiten, z.b. ein Mieterwechsel mit Whnungsbesichtigungen und -übergaben swie die Vertragsunterzeichnung, die Planung und Betreuung vn Reparaturmaßnahmen, die Prüfung und Beauftragung vn Mieterhöhungen, die Einleitung vn Maßnahmen des Mietinkasss etc. Bei Auswahl dieses Leistungspaketes wird der Kirchenvrstand vn einigen laufenden Aufgaben der Haus- und Mietverwaltung entlastet. Diese Entlastung ist jedch nicht s umfangreich, wie dies bei dem Leistungspaket Plus der Fall wäre. Davn unabhängig wird er zu wesentlichen Vrgänge über das Berichtswesen (siehe unten) infrmiert. Bis spätestens Ende März 2016 muss feststehen, welcher Dienstleistungsumfang in Anspruch genmmen werden sll und zu welchem Zeitpunkt der Übergang stattfinden sll. 10.11.2015 7
Neue Wege für Pastral und Verwaltung Unter Berücksichtigung der Prjektziele (Bereitstellung einer prfessinellen Rundumversrgung, Sicherstellung der Durchführung des Mahnwesens, Erstellung vn Betriebskstenabrechnungen und Sicherstellung der Werterhaltung der Gebäude) swie vernünftiger Ksten-Nutzen-Relatinen empfiehlt sich die Auswahl des Leistungspaketes Plus. 9 Welche Aufgaben und Arbeiten kmmen im Rahmen der Auslagerung einmalig auf die Kirchenvrstände zu? Im Rahmen der Übertragung der Haus- und Mietverwaltung auf einen externen Dienstleister fallen einige Aufgaben an, die vn den Kirchenvrständen zu bearbeiten sind. Die Aufgaben fallen nur einmalig an. Um die Arbeitsaufwände für die Kirchenvrstände möglichst gering zu halten, wird bei vielen Aufgaben umfangreiche Unterstützung durch das Erzbischöfliche Generalvikariat angebten. (siehe unten) 1. Beratung und anschließende Herbeiführung eines Grundsatzbeschlusses zur Übertragung der Haus- und Mietverwaltung bis zum 31. März 2016, inklusive Angabe zum gewünschten Dienstleistungsumfang/ Leitungspaket swie einer Angabe zum gewünschten Zeitpunkt des Überganges 2. Optinal: Bildung eines (Liegenschafts-)Ausschusses (= Prjektgruppe) und Ausstattung mit Gattungsvllmacht; dies erleichtert und beschleunigt die Umsetzung des Vrhabens 3. Benennung eines gewählten Mitgliedes des Kirchenvrstandes als Ansprechpartner für den Dienstleister und das Erzbischöfliche Generalvikariat 4. Zusammenstellung, Prüfung swie gegebenenfalls Krrektur vn wesentlichen Daten zu den Immbilien der Kirchengemeinden, z.b. Änderung vn Verteilungsschlüsseln 5. Recherche und Durchführung einer Vrauswahl der anzuschreibenden Hausund Mietverwaltungen 6. Zusammenstellung der Ausschreibungs- bzw. Anfrageunterlagen zur Einhlung vn Angebten 7. Anfrderung vn Angebten bei mehreren Anbietern 8. Auswertung der Angebte und Abschätzung der betriebswirtschaftlichen Auswirkung 9. Führen der Verhandlung mit der ausgewählten Haus- und Mietverwaltung und Vertragsabschluss a. Festlegung des auszuwählenden Dienstleistungsumfangs bzw. -paketes b. Festlegung des Zeitpunktes des Überganges c. Ggf. Frmulierung vn Kriterien zur Auswahl vn Mietern 10. Einreichen der Vertragsunterlagen im Erzbischöflichen Generalvikariat zur Genehmigung 10.11.2015 8
Neue Wege für Pastral und Verwaltung 10 Wie unterstützen wir die Kirchenvrstände bei der Bearbeitung der anstehenden Aufgaben? Die Übertragung der Haus- und Mietverwaltung an einen externen Dienstleister ist für viele Kirchengemeinden ein neuer Weg. Das Erzbischöfliche Generalvikariat unterstützt die Kirchengemeinden dabei auf vielfältige Weise, z.b. mit einem zentralen Prjektbür, der Bereitstellung vn Beschlussvrlagen, Leitfäden, Arbeitshilfen, Musterverträgen, Musterausschreibungen etc. Sämtliche Unterstützungsleistungen sind ausdrücklich als Angebt zu verstehen. 10.1 Kntakt und Prjektbür Als zentrale Anlaufstelle wurde ein Prjektbür eingerichtet, das gerne Anfragen und Hinweise annimmt und beantwrtet. Das Prjektbür ist wie flgt erreichbar: Dienstag und Dnnerstag: 08:30 Uhr bis 19:00 Uhr Telefn: 0221-1642-2285 E-Mail: neue-wege@erzbistum-keln.de 10.2 Infrmatinsveranstaltungen Im Rahmen dieses Prjektes sind spezielle Infrmatinsveranstaltungen an mehreren Standrten im Bistum geplant. Neben einigen übergreifenden Infrmatin besteht drt die Möglichkeit, weitere Fragen zu stellen. Bei Bedarf können auch Termine für ein persönliches Gespräch in einzelnen Kirchengemeinden vereinbart werden. Bis zum Ende dieses Jahres finden die flgenden Infrmatinsveranstaltungen statt, zu denen alle Kirchenvrstände des Erzbistums eingeladen wurden. Eine Anmeldung ist möglich per E-Mail (neue-wege@erzbistum-keln.de) der über den Anmeldelink: https://de.surveymnkey.cm/r/infveranstaltung_hmv-q4-2015 1. Köln, 10.11.2015, 18:30 Uhr bis ca. 20:30 Uhr Priesterseminar Köln Kardinal-Frings-Str. 12 50668 Köln 2. Düsseldrf, 08.12.2015,18:30 Uhr bis ca. 20:30 Uhr Maxhaus Kathlisches Stadthaus Schulstr. 11 40213 Düsseldrf 3. Bnn, 09.12.2015,18:30 Uhr bis ca. 20:30 Uhr Münster Carré Ganglfstraße 14 53111 Bnn Zusätzliche Infrmatinsveranstaltungen sind im ersten Quartal 2016 in weiteren Stadt-/ Kreisdekanaten geplant. Über die genauen Daten und Veranstaltungsrte 10.11.2015 9
Neue Wege für Pastral und Verwaltung werden die Kirchenvrstände rechtzeitig vrher infrmiert und dazu gesndert eingeladen. 10.3 Immbilienbörsen Ergänzend zu den Infrmatinsveranstaltungen sind spezielle Immbilienbörsen geplant. Dabei sllen die Kirchenvrstände die Möglichkeit haben, externe Dienstleister kennenzulernen, Kntakte zu knüpfen und gegebenenfalls weitere Schritte zur Übergabe der Haus- und Mietverwaltung einzuleiten. Die Immbilienbörsen finden etwa in der ersten Jahreshälfte 2016 in den Reginen Nrd, Mitte und Süd statt. Die Einladungen dazu erflgen wiederum separat. 10.4 Leitfäden Für das Vrhaben werden Leitfäden bereitgestellt, unter anderem: Zusammenfassung vn Fragen und Antwrten zur Auslagerung der Hausund Mietverwaltung an externe Dienstleister (dieses Dkument, welches regelmäßig aktualisiert wird) Verfahrensbeschreibung zur Ausschreibung mit Übersichten zu anstehenden Schritten und Hinweisen zur Anwendung der Arbeitshilfen etc. Verfahrensbeschreibung zur Auswahl des richtigen Dienstleisters 10.5 Arbeitshilfen Für die Übertragung der Haus- und Mietverwaltung an einen externen Dienstleister stehen diverse Arbeitshilfen bereit: Objektsteckbrief: Zusammenfassung der wichtigsten Daten eines Gebäudes als Übersicht, z.b. zur Einhlung vn Angebten und Einleitung der Ausschreibungen Checklisten: Zusammenstellung einer Übersicht vn Aufgaben, die im Rahmen der Übergabe zu bearbeiten sind, z.b. Übergabe vn Grundrissen, Frmulierung vn Kriterien zur Mieterauswahl, Erteilung einer Verwaltervllmacht Vergaberegeln: Regelwerk für das Ausschreibungsverfahren mit Einhlung, Auswertung und Bewertung vn Angebten zur Übernahme der Haus- und Mietverwaltung. Im Interesse der Herstellung einer Vergleichbarkeit sllte die Ausschreibung bestimmten Regeln flgen. Diesen Regelkatalg stellen wir als Muster zur Verfügung. Vergabekriterien: Zusammenfassung vn (allgemeinen) Zuschlagskriterien, die vn externen Dienstleistern erfüllt sein müssen swie vn Eignungskriterien, die nach individuellen Gewichtungen in die Angebtsauswertung einfließen. 10.11.2015 10
Neue Wege für Pastral und Verwaltung Die Verwendung dieser Kriterien stellt neben der Vergleichbarkeit vn Angebten (siehe ben) ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal dar, das dem Kirchenvrstand helfen sll, den für die Gebäude der Kirchengemeinde richtigen Dienstleister zu finden. 10.6 Muster-Ausschreibungsunterlagen Eine Zusammenstellung vn Unterlagen, die im Rahmen der Ausschreibung (inkl. Vr-/ Nachbereitung) an die möglichen externen Dienstleister versendet werden, wird bis Ende 2015 für die Kirchenvrstände bereitgestellt. 10.7 Musterverträge Vrschlag zur inhaltlichen Ausgestaltung des Vertrages zwischen Kirchengemeinde und externem Dienstleister, das die Leistungen, Rechte und Pflichten der beiden Vertragspartner nach den Festlegungen des Knzeptes regelt. Bestandteile sind unter anderem: Beschreibung/ Festlegung des Leistungsumfangs (siehe ben) mit Angaben zur Mieterauswahl Beschreibung der einmaligen Aufgaben, z.b. Prüfung der Umsetzung der Energieeinsparverrdnung (EnEV 2014) Frderungswesen Berichtswesen, Wirtschaftsplanung und Jahresabschluss Verwaltervergütung und Verwaltervllmacht Vertragslaufzeit Vrgaben zur buchhalterischen Bearbeitung Ausgestaltung der Mietverträge Vrzuhaltende Versicherungen des Dienstleisters Selbstverständlich können die Kirchenvrstände die Übertragung der Haus- und Mietverwaltung auch hne die Inanspruchnahme der Unterstützungsleistungen durchführen. Im Interesse der Sicherheit der Kirchengemeinde empfehlen wir, für die inhaltliche Ausgestaltung des Verwaltervertrags auf einige wesentliche Bestandteile der Musterverträge zurückzugreifen. 10.8 Rahmenverträge Grundsätzlich schließt jede Kirchengemeinde einen eigenständigen Vertrag mit der jeweils ausgewählten Haus- und Mietverwaltung ab. Zur Vereinfachung des Auswahlverfahrens arbeiten wir an Rahmenverträgen mit größeren Haus- und Mietverwaltungsgesellschaften. Wie bei den Musterverträgen regeln 10.11.2015 11
Neue Wege für Pastral und Verwaltung die Rahmenverträge die Geschäftsbeziehung zwischen Kirchengemeinde und externem Dienstleister nach den Festlegungen des Knzeptes. Darüber hinaus werden in den Rahmenverträgen nach Möglichkeit die preislichen Bedingungen verbindlich und einheitlich geregelt. Jede Kirchengemeinde sll die Möglichkeit haben, einem der Rahmenverträge beizutreten und zu den im Rahmenvertrag festgelegten Bedingungen einen Vertrag mit der Haus- und Mietverwaltung abzuschließen. 10.9 Auswertung der Angebte Bei möglicherweise auftretenden Fragen im Rahmen des Angebtsvergleichs bieten wir den Kirchenvrständen ebenfalls unsere Unterstützung an. Dies gilt besnders für die Abschätzung der betriebswirtschaftlichen Auswirkung. 11 Was ändert sich, wenn die Kirchengemeinde bereits eine externe Haus- und Mietverwaltung beauftragt hat? Nichts. Sllten Kirchengemeinden aktuell bereits eine externe Haus- und Mietverwaltung beauftragt haben, bleibt zunächst alles, wie es ist. Im Falle eines in absehbarer Zeit auslaufenden Vertrages sllte die dann anstehende Neubeauftragung nach dem Knzept zur Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung erflgen. Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit, bestehende Verträge zu prüfen und gegebenenfalls an das Knzept anzupassen. Auch hierbei können wir die Kirchenvrstände unterstützen. 12 Wie findet eine Kirchengemeinde den richtigen Dienstleister? Der Kirchenvrstand hat die freie Wahl, welche Haus- und Mietverwaltung er beauftragt. Das Erzbistum bietet den Kirchenvrständen für die Suche eines passenden Dienstleisters Unterstützung an. Für die Suche und Auswahl stehen den Kirchenvrständen die flgenden Möglichkeiten zur Verfügung: 1. Gezielte Ansprache vn Haus- und Mietverwaltungen, die Ihnen der anderen Kirchengemeinden bekannt sind 2. Teilnahme an den Immbilienbörsen (siehe ben) Zur Vrbereitung der Immbilienbörsen können die Kirchenvrstände uns gerne Kntaktdaten vn Haus- und Mietverwaltungsgesellschaften übermitteln, die in den jeweiligen Reginen bekannt sind. Wir sammeln die Kntaktdaten, s dass daraus ein möglichst umfangreiches Verzeichnis wird, das allen Kirchengemeinden für die Suche zur Verfügung stehen sll. 10.11.2015 12
Neue Wege für Pastral und Verwaltung 13 Welche Möglichkeiten bestehen, wenn die Kirchengemeinde nur wenige Gebäude hat und auf Anhieb keinen Dienstleister findet? Etliche Kirchengemeinden verfügen über wenige Gebäude und finden möglicherweise auf Anhieb keinen externen Dienstleister. Selbstverständlich besteht die Möglichkeit, dass mehrere benachbarte Kirchengemeinden die Haus- und Mietverwaltung ihres Gebäudebestandes gemeinsam an einen externen Dienstleister übergeben, s dass sich aus dieser Bündelung hinreichend grße Pakete für den Dienstleister ergeben. Eine slche Bündelung kann auf der Ebene des Seelsrgebereichs, aber auch auf Ebene des Dekanates erflgen. 14 Wie viele Angebte sllen eingehlt werden? Der Kirchenvrstand hat die freie Wahl, wie viele Haus- und Mietverwaltungen er anspricht und Angebte einhlt. Nach Möglichkeit sllten drei Angebte eingehlt werden. In einigen Reginen des Erzbistums Köln finden sich möglicherweise nicht genügend Dienstleister. In diesen Fällen bietet es sich an, dass mehrere (benachbarte) Kirchengemeinden die Haus- und Mietverwaltung ihres Gebäudebestandes gemeinsam an einen externen Dienstleister übergeben, siehe 13. 15 Mit welchen Ksten ist zu rechnen? Die Ksten der Haus- und Mietverwaltung sind abhängig vn einer Vielzahl vn Faktren, z.b. dem gewünschten Leistungsumfang, der gewünschten Einbindung des Kirchenvrstands in die laufende Arbeit, der Lage der Whnungen, den lkalen Rahmenbedingungen etc. Daher kann keine generelle Aussage zur Höhe der Verwaltungsksten getrffen werden. Im Sinne einer besseren Vergleichbarkeit und Nachvllziehbarkeit swie zur Ermittlung der betriebswirtschaftlichen Auswirkungen sllten die Ksten idealerweise je Einheit (z.b. Whnung) und Mnat brutt im Rahmen der Angebtsanfrage angefrdert werden. 16 Können die Verwaltungsksten als Teil der Nebenksten an die Mieter übertragen werden? Nein. Verwaltungsksten für externe Dienstleister sind regelmäßig nicht umlagefähig, d.h. sie dürfen nicht über die Betriebskstenabrechnung auf den Mieter übertragen werden, siehe 1 Abs. 2 Nr. 1 Betriebskstenverrdnung: Zu den Betriebsksten gehören nicht: [ ] die Ksten der zur Verwaltung des Gebäudes erfrderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen [ ] und die Ksten für die Geschäftsführung (Verwaltungsksten). 10.11.2015 13
Neue Wege für Pastral und Verwaltung 17 Wer trägt die Ksten für die externe Haus- und Mietverwaltung? Die Ksten für die externe Haus- und Mietverwaltung sind durch die Mieterträge zu finanzieren. Dies bedeutet, dass die Kirchengemeinden die Ksten tragen. Die Ksten für die Unterstützungsleistungen im Rahmen dieses Prjektes werden vm Erzbistum Köln getragen. Alle nicht umlagefähigen Ksten im Rahmen der Instandhaltung und -setzung swie zur Einhaltung gesetzlicher Vrschriften, z.b. Umsetzung der EnEV 2014, Einbau vn Rauchmeldern etc., sind auch weiterhin durch die Kirchengemeinden zu tragen. 18 Was passiert mit der Verwaltungsumlage? Diese entfällt zukünftig für die ausgelagerten Objekte. Bisher wurde im Rahmen der Kirchensteuerzuweisung eine Verwaltungsumlage an das Erzbistum entrichtet. Damit sllten die Ksten der Verwaltung, die in den Rendanturen anfallen, anteilig refinanziert werden. Mit der Übertragung der Haus- und Mietverwaltung an externe Dienstleister entfällt die Umlage. 19 Welche Aufgaben übernimmt die Rendantur zukünftig? Mit der Übertragung der Haus- und Mietverwaltung an gewerbliche Dienstleister übernehmen die Rendanturen die Zahlungsüberwachung der externen Dienstleister und die Buchung der Mieterlöse, selbstverständlich getrennt nach Kirchengemeinden und Fnds. Eine Übernahme weitergehender Verwaltungsaufgaben der vermieteten Objekte erflgt nicht. Dies trifft auch auf jene Aufgaben zu, die bei Übernahme der Haus- und Mietverwaltung durch den Kirchenvrstand in Eigenregie anfallen. Die Rendantur wird sich zukünftig auf die buchhalterische Bearbeitung der vllständig aufbereiteten Daten knzentrieren. Eine Zahlungsüberwachung und Buchung vn Mieterzahlungen kann nicht mehr erflgen. 20 Welche Aufgaben übernimmt die zukünftige Verwaltungsleitung? Keine. Wesentliche Aufgabe der Verwaltungsleitung ist die Entlastung des Pfarrers vn Verwaltungsaufgaben swie die Führung des Persnals im Seelsrgebereich und den Kitas. Originäre Aufgaben der Kirchenvrstände, unter anderem auch Entscheidungen zu den Liegenschaften, verbleiben auch weiterhin bei den Kirchenvrständen und sind nicht Bestandteil des Aufgabenkatalges der Verwaltungsleitungen. In Ausnahmefällen wird die Verwaltungsleitung in bestimmte einzelne Vrgänge eingebunden, z.b. zur Vermittlung zwischen dem Kirchenvrstand und der beauftragten Haus- und Mietverwaltung. Die dauerhafte der ersatzweise Übernahme der Aufgaben der Haus- und Mietverwaltung kann nicht durch die Verwaltungsleitung erflgen. 10.11.2015 14
Neue Wege für Pastral und Verwaltung 21 Wie sind zukünftig die Zahlungsflüsse? Durch die Übertragung der Haus- und Mietverwaltung auf externe Dienstleister verändern sich auch die Zahlungsflüsse. Die dazugehörigen Beleg-/ und Infrmatinsflüsse werden sich in diesem Zusammenhang ebenfalls ändern. In den Rendanturen werden zukünftig nicht mehr die Zahlungen der einzelnen Mieter sndern nur nch die Zahlungen der Dienstleister an die Kirchengemeinden buchhalterisch verarbeitet. 21.1 Vereinnahmung vn Mieten und Nebenkstenzahlungen Wie in 23 (siehe ben) beschrieben, werden die Dienstleister verpflichtet, für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs ein sgenanntes Anderknt zu eröffnen. Sämtliche Zahlungen der Mieter werden zukünftig über das Anderknt abgewickelt. Die buchhalterische Verarbeitung, als die Führung der Mieterknten, erflgt durch den Verwalter. Dies gilt swhl für die Zahlung per Dauerüberweisung der per SEPA-Lastschriftmandat. Die Zahlungen der Mieten und Nebenksten werden als zukünftig durch den Verwalter verarbeitet und nicht mehr in der Rendantur. 21.2 Zahlung der Betriebsksten Die Vereinnahmung der Nebenksten(vraus)zahlungen erflgt zukünftig durch den Verwalter, der damit die ntwendigen Betriebsksten des jeweiligen Gebäudes begleicht. Dies bedeutet, dass Eingangsrechnungen, z.b. vn Versrgungs-/ und Wartungsverträge, Grundbesitzabgabenbescheide etc., an den Verwalter gehen, der den Zahlungsausgleich übernimmt. Bestehende Verträge mit Versrgern behalten in vllem Umfang ihre Gültigkeit. Die Einschaltung eines externen Verwalters, der im Auftrag und auf Rechnung der Kirchengemeinde handelt, ändert nichts an einer bestehenden Vereinbarung. Bei Mischgebäuden werden die Belege spätestens im Rahmen der Jahresendabrechnung an die Rendantur übermittelt. 21.3 Abschlagszahlungen an die Kirchengemeinde Mindestens quartalsweise wird ein gleichbleibender Betrag an die Kirchengemeinde überwiesen und damit das Anderknt wieder bereinigt. Diese Abschlagszahlung wird buchhalterisch in der Rendantur verarbeitet. Durch diese Vrgehensweise ist zugleich eine Kntrlle des Dienstleisters und damit ein frühzeitiges Eingreifen bei etwaigen Störungen möglich. Die Höhe der Abschlagszahlung wird jährlich neu ermittelt und festgelegt. 10.11.2015 15
Neue Wege für Pastral und Verwaltung 21.4 Sckelbetrag für Instandhaltungs-/ Instandsetzungsmaßnahmen Nach dem Übergang der Haus- und Mietverwaltung auf den Dienstleister erhält der Verwalter eine einmalige Zahlung als sgenannten Sckelbetrag. Der Sckelbetrag dient ausschließlich der Finanzierung vn Instandhaltungs-/ Instandsetzungsmaßnahmen des Gebäudes und nicht für andere Zwecke, z.b. etwaige Frderungsausfälle. Die Höhe des Sckelbetrages ist abhängig vn einer Vielzahl vn Faktren, z.b. den reinen Bauksten des Gebäudes (hne Grundstück und Erschließung), Lage, Anzahl der vermieteten Einheiten, letzte Sanierung etc. Daher kann keine generelle Aussage hierzu gemacht werden. Vielmehr sll ein angemessener Wert zwischen den Kirchenvrständen und dem Dienstleister abgestimmt werden Als Orientierungswert schlagen wir vr, dass 20% der Jahres-Nettmiete, aber mindestens 5.000 Eur auf ein separates Anderknt überwiesen werden. Die Höhe des Sckelbetrages sll jährlich geprüft und in Abstimmung mit dem Kirchenvrstand ggf. angepasst werden. Sllte der Sckelbetrag aufgrund vn laufenden Instandhaltungsmaßnahmen ausgeschöpft sein, erflgt eine vrübergehende Aufstckung. Nach Abschluss der Baumaßnahmen erflgt die Abrechnung auf die nrmale Höhe des Sckelbetrages. Die vrübergehende Aufstckung wird als wieder an die Kirchengemeinde zurückgeführt. 22 Wie ist die Vrgehensweise bei Instandhaltungen mit einem Vlumen vn unter 15.000 Eur? Baumaßnahmen mit einem Umfang vn unter 15.000 Eur, z.b. für Instandhaltungs- / Instandsetzungsmaßnahmen sllen im Sinne der Entlastung der Kirchenvrstände über den ausgewählten Dienstleister abgewickelt werden. Dabei erflgt die Beauftragung der Handwerker durch den Dienstleister, insbesndere dann, wenn entsprechende Einheitspreisabkmmen bzw. Rahmenverträge mit Handwerksbetrieben bestehen, s dass eine schnelle, sach-/ fachgerechte swie preiswerte Durchführung sichergestellt ist. Die geltenden kirchenrechtlichen Vrschriften sind selbstverständlich auch hierbei einzuhalten. Die Rechnungen der Handwerksbetriebe werden an den Dienstleister gesendet, der diese aus dem Sckelbetrag begleicht (siehe ben). Die Abrechnung der Baumaßnahme erflgt im Rahmen der Jahresabrechnung auf die nrmale Höhe des Sckelbetrages. Der Kirchenvrstand wird in jedem Fall mit dem regelmäßigen Berichtswesen über die Instandhaltungs-/ Instandsetzungsmaßnahmen infrmiert. Sfern gewünscht, kann der Kirchenvrstand sich einzelne Entscheidungen vrbehalten, z.b. bei der Auswahl geeigneter Handwerksbetriebe der zur Ausführung bestimmter Arbeiten. 10.11.2015 16
Neue Wege für Pastral und Verwaltung 23 Wie ist die Vrgehensweise bei Instandhaltungen mit einem Umfang vn über 15.000 Eur? Genehmigungspflichtige Baumaßnahmen mit einem Umfang vn mehr als 15.000 Eur werden wie bisher über die Rendanturen abgewickelt. Dies geschieht unter Beachtung der geltenden Vrschriften, unter anderem der kirchlichen Bauregel, den kirchlichen Vergaberichtlinien usw. Der Dienstleister kann sfern gewünscht im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Abgabe eines Angebtes angesprchen werden. Sfern es zu einer Beauftragung des eigenen Dienstleisters der Kirchengemeinde kmmt, stellt der Auftrag im Rahmen des Bauvrhabens einen separaten Vertrag dar. In diesem Sinne ist eine Vermengung der beiden Auftragsverhältnisse zu vermeiden. 24 Was kann der Kirchenvrstand in den nächsten Wchen tun? Die Kirchenvrstände sllten sich in den nächsten Wchen beraten, wie zukünftig die vermieteten Whn- und Gewerbeimmbilien kaufmännisch verwaltet und technisch betreut werden sllen. Welches Leistungspaket deckt den Bedarf am besten ab? Wie intensiv möchte er selbst bzw. einzelne Mitglieder weiter eingebunden sein? Wann sll die Haus- und Mietverwaltung auf einen externen Dienstleister übergehen? Möglicherweise können bereits erste Angaben und gegebenenfalls Unterlagen (Grundrisse, Angaben zu Verbrauchszählern etc.) zusammengetragen werden, die für eine Ausschreibung hilfreich bzw. ntwendig sind. Im Anschluss daran sind nch weitere Aufgaben zu bearbeiten und Entscheidungen zu treffen. Einen Überblick darüber haben wir in der Frage Nr. 9 zusammengestellt. 25 Wie unterstützt das Prjektbür in den nächsten Wchen? Die Mitarbeitenden des Prjektbürs stehen ab sfrt für Ihre Fragen, Anliegen und Hinweise zur Verfügung. (Kntaktdaten siehe ben) Auch in den Rendanturen und im Erzbischöflichen Generalvikariat ist mit den Vrbereitungstätigkeiten begnnen wrden. Aufgrund der zu erwartenden Aufgabenmenge aus bis zu 530 Kirchengemeinden wird die Haus- und Mietverwaltung auf Dienstleister übertragen werden ist eine möglichst genaue Planung nötig. Zwischenzeitlich wurden die ersten Infrmatinsveranstaltungen rganisiert swie Arbeitshilfen und Leitfäden erstellt. Sämtliche Arbeitshilfen und Leitfäden werden sukzessive auf der http:/erzbistum-keln.de/kirche_vr_rt/neue-wege/dwnlads/ zur Verfügung gestellt. Sbald die wichtigsten Instrumente freigegeben und nline gestellt sind, infrmieren wir Sie hierüber gesndert. 10.11.2015 17
Neue Wege für Pastral und Verwaltung 26 Welche Sicherheit hat die Kirchengemeinde bei einer möglichen Inslvenz des Dienstleisters? Das Risik einer Inslvenz des Dienstleisters kann nicht ausgeschlssen werden. Grundsätzlich ist vrgesehen, dass die ausgewählten Haus- und Mietverwaltungen vertraglich verpflichtet werden, für die Mietzahlungen ein sgenanntes Anderknt zu eröffnen, das im Falle einer Inslvenz nicht in die Inslvenzmasse fällt. 27 Wie kann sich die Kirchengemeinde vr einem Betrug schützen? Zunächst einmal gehen wir grundsätzlich davn aus, dass die Dienstleister regelmäßig keine unlauteren der snstigen nicht rechtsknfrmen Absichten verflgen. Gleichwhl kann ein Betrug nicht ausgeschlssen werden. Um einen möglichen Schaden weitestgehend zu vermeiden, wurde bei der Erarbeitung des Knzeptes, das diesem Prjekt zugrunde liegt, ein Schwerpunkt auf Sicherheit und Transparenz für die Kirchengemeinden gelegt. Daher empfiehlt sich die Aufnahme einiger wesentlicher Regelungen in den Verwaltervertrag, unter anderem: Eröffnung und Verwendung eines Anderknts bei einer inländischen Bank Quartalsweises Berichtswesen Regelmäßige Prüfung der Berichte durch Kirchenvrstände Regelmäßige Überweisung vn Abschlagszahlungen der Mieterträge Genaue Zahlungsüberwachung der Haus- und Mietverwaltung durch die Rendanturen Wird die vereinbarte Höhe der Abschlagszahlung (siehe 25.3) eingehalten? Erflgt die Zahlung zu den vereinbarten Zeitpunkten? Ggf. erflgt eine Infrmatin an die Kirchengemeinde Keine Verpfändung vn Mieterträgen Nachweis vrzuhaltender Versicherungen Betriebshaftpflichtversicherung Vermögensschadenhaftpflichtversicherung Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung Die Musterverträge swie die angestrebten Rahmenverträge werden entsprechende Regelungen beinhalten. Nach bisherigen Erkenntnissen ist damit zu rechnen, dass die Haus- und Mietverwaltungen die angesprchenen Regelungen mittragen, da diese in der Regel in ihren individuellen Verträgen ebenfalls enthalten sind. 10.11.2015 18