50% mehr effizienz in der buchhaltung in russland

50% mehr effizienz in der buchhaltung in russland

Ulf Schneider Geschäftsführender Gesellschafter SCHNEIDER GROUP 500 Experten, sechs Länder, Ihr One-Stop Partner SCHNEIDER GROUP betreut seine internationalen Kunden mit Backoffice-Services beim Markteintritt und der Expansion in Russland, Kasachstan, Belarus, der Ukraine, Polen und Deutschland. Die Einführung des Elektronischen Dokumentenaustausches verursachte eine tatsächliche Revolution in der russischen Buchhaltung. Das viele A b s te m p e l n, p e r s ö n l i c h e U n te r z e i c h n e n d e r Papierberge und die Koordination eines Heeres von Kurieren hat nun ein Ende. Diese Optimierung der Prozesse erhöht die Effizienz eines Unternehmens und erlaubt es nun zuständigen Angestellten sich wichtigeren Aufgaben zu widmen. Die Transparenz der Finanz- und Vertragsarbeit wird deutlich verbessert, da der Dokumentenfluss kontrollierbarer wird und elektronische Unterlagen einfacher und schneller abgerufen und verfolgt werden können. Dies hilft, die operativen und finanziellen Risiken zu reduzieren, die mit Papierdokumenten und ihrer Lagerung zusammenhängen. aktau almaty astana berlin frankfurt hamburg kiew minsk moskau st. petersburg warschau 2

elektronischer dokumentenaustausch b2b vorteile prozessablauf 4 5 6 projektaufbau analyse installation training wartung 8 10 10 10 10 alles was sie brauchen aus einer hand buchhaltung it steuern und recht internal controls 12 13 13 13 13 unsere büros 15 3

elektronischer dokumentenaustausch b2b Unternehmen, die in Russland tätig sind, kennen die speziellen und praktischen Aspekte der russischen Buchhaltung und ihre vielen Papierdokumente nur zu gut: zahlreiche Dokumente wie Akt, Nakladnaja und Schtjot-Faktura nehmen viel Zeit in Anspruch, da sie ausgedruckt, abgestempelt, unterschrieben, mit der Post versendet und anschließend archiviert werden müssen. Der Erlass FZ-402 des Finanzministeriums vom Dezember 2011, verursachte eine tatsächliche Revolution in der russischen Buchhaltung. Zu einer der größten Neuerungen zählte die Einführung des Elektronischen Dokumentenaustausches (Electronic Document Interchange, kurz EDI): buchhalterische Dokumente können ab jetzt elektronisch erstellt, versendet, bestätigt und gespeichert werden. EDI vereinfacht den Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und bringt massive Einsparungen bei der Arbeitszeit. Dies setzt den Papierbergen ein Ende und erhöht sowohl die Effizienz als auch die Transparenz des Datenverkehrs. Mit EDI können folgende Dokumente erstellt, versendet und bestätigt werden: Rechnungsfaktura (Schtjot-Faktura) Vertrag Lieferschein (Nakladnaja) Abgleichprotokoll Übergabeprotokoll (Akt) Zusätzlich zu diesen Dokumenten kann SCHNEIDER GROUP Sie bei der Durchführung des elektronischen Austausches weiterer Geschäftsdaten wie ORDERS, ORDRSP und PRICAT in unterschiedlichen Formaten (XML, EDIFACT, etc.) unterstützen. 4

Vorteile Dieser neue Prozess revolutioniert die russische Buchhaltung in vielerlei Hinsicht. Das viele Abstempeln, persönliche Unterzeichnen der Papierberge und die Koordination eines Heeres von Kurieren hat nun ein Ende. Diese Optimierung der Prozesse erhöht die Effizienz eines Unternehmens und erlaubt es den zuständigen Angestellten, sich wichtigeren Aufgaben zu widmen. Die Transparenz der Finanz- und Vertragsarbeit wird deutlich verbessert, da der Dokumentenfluss kontrollierbarer wird und elektronische Unterlagen einfacher und schneller abgerufen und verfolgt werden können. Eine frühe EDI-Einführung ergibt demnach einen Wettbewerbsvorteil für das implementierende Unternehmen. Elektronischer Dokumentenaustausch Austausch von Papierdokumenten Garantierte Zustellung des Dokuments Automatische Kontrolle und Verarbeitung Schneller Zugriff auf jedes beliebige Große Archive zur Dokumentenlagerung Dokumente gehen verloren Zeitaufwendige Verarbeitung von Papierdokumenten Dokument Große Anzahl von Angestellten wird Verringerte Ausgaben bei der benötigt (Assistenten, Kuriere) Verlangsamte Erstattung der Umsatzsteuer Lange Wartezeit bei der Zustellung von Dokumenten Rechnungsbearbeitung Schnellerer Zahlungseingang Zeitersparnis der Dokumentenverarbeitung Transparenz Umweltfreundlich 5

Prozessablauf Um diesen Prozess umzusetzen, wird ein externer Operator benötigt. Die jeweiligen 1C-Systeme des Kunden und Lieferanten (1C ist die marktführende Buchhaltungssoftware in Russland) sind nicht direkt, sondern durch einen externen Operator miteinander verbunden. Es gibt bereits verschiedene Operatorfirmen auf dem Markt, die diese Leistungen anbieten. Wir haben verschiedene individuelle auf 1C basierende EDI-Lösungen für Kunden und Lieferanten mit unterschiedlichen Operatorfirmen ausgearbeitet und getestet (Taxcom, Diadoc, Korus, Edisoft, etc.). Der Verkäufer erstellt und unterschreibt dabei ein Dokument mithilfe eines elektronischen Zertifikats der Zertifizierungsbehörde und sendet es an den Operator. Dieser überprüft das hierzu verwendete Zertifikat, übermittelt dem Verkäufer eine Empfangsbestätigung und leitet das Dokument an den Käufer weiter. Der Käufer unterschreibt das Dokument mit seinem Zertifikat und sendet seinerseits eine Empfangsbestätigung an den Operator, der diese dann an den Verkäufer weiterleitet. Das elektronische Dokument kann direkt in den elektronischen Archiven beider Parteien (Käufer und Verkäufer) gespeichert werden. Der Operator speichert zusätzlich die Empfangs- und Versandbestätigungen. 6

Elektronischer Dokumentenaustausch-Schema e-dokument Verkäufer Weiterleitung der Empfangsbestätigung Zertifizierter Operator e-archiv Weiterleitung des e-dokumentes Käufer Empfangsbestätigung Buchhaltungsprogramm Buchhaltungsprogramm e-archiv e-archiv 7

projektablauf SCHNEIDER GROUP unterstützt Unternehmen mit registrierter juristischer Person in Russland bei der Einführung des elektronischen Dokumentenaustausches. Sie werden von allen unseren Inhouse Abteilungen profitieren, die für eine erfolgreiche EDI-Implementierung und -Wartung benötigt werden. Wir verfügen über 10 Jahre Erfahrung in russischer Buchhaltung und IT. Gerade frühe Anwender, so genannte Early Adopters, ziehen einen großen Wettbewerbsvorteil aus EDI, weil langfristig alle Unternehmen auf dieses System umsteigen werden, da die russische Regierung digitale Technologien nachhaltig fördert. Wir übernehmen die Rolle des Projektkoordinators und organisieren die EDI-Umsetzung bei Ihnen. Zudem kontrollieren wir permanent den Projektstatus und informieren alle Beteiligten über bevorstehende und notwendige Schritte. Unsere Leistung besteht aus vier wichtigen Beratungsphasen: Analyse, Installation, Training und Wartung. 8

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Analyse In einem ersten Schritt überprüfen wir die Möglichkeit oder den Status einer EDI-Implementierung. Bereits existierende Abläufe bei der Arbeit mit Dokumenten (Unterschriften, Lagerung, etc.) werden analysiert, eventuell überarbeitet und zur Einarbeitung in 1C vorbereitet. Als Teil unserer Analyse wählen wir auch den für Ihr Unternehmen optimalen zertifizierten Operator aus. Nach Interviews mit Ihren Mitarbeitern entsprechender Positionen, analysieren wir die bestehende Infrastruktur, um einen optimalen Dokumentenaustausch zwischen den Buchhaltungsabteilungen zu entwerfen und auch die Beziehungen mit anderen Abteilungen hinsichtlich der Effizienz zu strukturieren. Sie erhalten einen umfassenden Bericht mit den Ergebnissen unserer Bewertungen und einen Vorschlag zur Optimierung Ihres elektronischen Dokumentenaustausches. Installation Um den Prozess zu starten, werden wir benötigte IT-Lösungen installieren oder gegebenenfalls updaten: Die Software des gewählten Operators Das Verschlüsselungssystem Wir helfen Ihnen sowohl bei der Anpassung von internen Geschäftsprozessen an EDI in Ihrem Unternehmen als auch bei der Erstellung eines elektronischen Archivs für versendete und erhaltene elektronische Dokumente. Basierend auf den Ergebnissen der Analyse, können wir Ihnen eine komplette 1C- (oder anderes Buchhaltungssystem) Lösung anbieten, je nach den Anforderungen des gewählten EDI Operators und Ihren internen Geschäftsprozessen für die Erstellung, Bestätigung, Unterzeichnung und den Versand elektronischer Dokumente. Für den Fall, dass eine zusätzliche, individuelle Anpassung oder 1C-Ausarbeitung benötigt wird, unterstützen wir Sie hier mit unseren Inhouse 1C- Programmierern und Projektteams. Training Um die Erfolge langfristig zu sichern, schulen und trainieren wir sowohl Ihre Systemnutzer, wie z.b. Buchhalter, als auch verantwortliche Systemadministratoren Ihres Unternehmens. Wartung Wie bieten Ihnen regelmäßig Wartungen und Systemsupport Ihrer EDI Lösung ganz nach Ihren Bedürfnissen an: Vierteljährlich Jährlich Nach Bedarf 10

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alles was sie brauchen aus einer hand SCHNEIDER GROUP unterstützt Sie rundum bei allen Fragen des innovativen elektronischen Dokumentenaustausches. Der EDI-Umsetzungsprozess bezieht verschiedene Unternehmensabteilungen mit ein: von IT bis hin zu Internal Controls. Mit unseren 500 Experten können wir Ihnen umfassende Hilfestellungen in allen involvierten Bereichen bequem aus einer Hand liefern: Buchhaltung, IT, Steuern, Recht und Internal Controls. 12

Buchhaltung IT Analyse der bestehenden Struktur Ihrer Buchhaltungsabteilung und der Beziehungen mit anderen Abteilungen beim Dokumentenaustausch (Datenfluss, Effizienz, etc.) Training Ihrer Buchhalter und anderer Angestellter Steuern & Recht Internal Controls Vorbereitung der Änderungen der Arbeitsverträge für Mitarbeiter, die die elektronischen Dokumente unterzeichnen Sachgemäße Erstellung von Vollmachten für Mitarbeiter bei elektronischen Unterschriftenregelungen Sachgemäße Erstellung von IntercompanyVerträgen zu EDI-Prozessen Verträge mit zertifizierten Operatoren Gründliche Analyse eines existierenden Dokumentenaustausches und evtl. bereits bestehender EDI-Prozesse (e-unterschriften, Speicherung, etc.) Angebot zur Optimierung des Dokumentenaustausches mithilfe von EDI Prozessaufbau, -umgestaltung und -umsetzung in 1C Training der Systemnutzer IT-Support und Systemwartung 13 Anpassung von Geschäftsprozessen an EDI Ausarbeitung von internen Richtlinien zu EDI (Verantwortlichkeitsregelungen und Sicherheitsvorschriften für elektronische Unterschriften) Unterstützung bei der Anlegung von einer elektronischen Archivstruktur Anpassung von internen Buchhaltungs- und Steuerregelungen bzgl. Erstellung, Erhalt, Versand und Speicherung von e-dokumenten Entwicklung von innerbetrieblichen EDIProzeduren, die die richtige und vollständige Verwendung von e-dokumenten bei Abschlüssen im Berichtswesen und bei der Umsatzsteuererklärung regeln

www.schneider-group.com Diese Broschüre ist eine Kurzübersicht zur - teils simplifizierten - Darstellung von Regelungen und Vorschriften in Russland. Sie dient lediglich informativen Zwecken und stellt keine rechtliche Beratung zu dar. Es wird empfohlen vor jeglicher Transaktion bzw. jedem weiterem Vorgehen im Zusammenhang mit der behandelten Thematik eine individuelle Beratung einzuholen. Die Vervielfältigung oder sonstige Weiterverwendung der Inhalte dieser Publikation ist nur mit vorheriger Zustimmung des Urhebers gestattet. SCHNEIDER GROUP 14

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