9. Abfrage erstellen (Query Builder Report) 9. Abfrage erstellen (Query Builder Report) Der Abfragengenerator ( Query Builder) ist eine process4.biz -Erweiterung (= Extension) welche die Möglichkeit bietet, alle Daten eines Modells (Objekte, Diagramme, Klassen, Attributgruppen, Attribute, Units, Objektverknüpfungen, Verknüpfungs-Typen und Verbindungstechnologien, etc...) nach von Ihnen selbst definierten Kriterien zu filtern und zu sortieren und das Ergebnis nach Microsoft Excel zu publizieren. Um einen Report zu erstellen, starten Sie den Query Builder, den Sie im process4.biz -Menü Abfragen finden. 1. Erstellen Sie eine neue Abfrage für die sich zunächst ein Dialogfeld öffnet und in dem alle Ihre Filter-Einstellungen gespeichert werden und vergeben Sie einen Namen für diese. Im Folgenden öffnet sich der Abfragengenerator mit den diversen Fenstersichten (Übersicht aller Abfragen, Eigenschaften- Browser, Abfragespalten und dem Fenster Abfrageergebnisse).
Im Eigenschaften- Browser wählen Sie hier zunächst: Per Haken in der Checkbox, ob Sie für den Bericht Administrationsobjekte (z.b. Benutzer), Design Objekte (z.b. Unit, Klasse, Attributgruppe, Attribut, Verknüpfungs-Typ,...), Repository Objekte (Objekt, Diagramm, Objekt-verknüpfung,...) oder eine Kombination von denen verwenden möchten. im aufklappbaren Menü darunter wählen Sie, über welche primären Daten (Objekt, Diagramm, Objektverknüpfung) Sie den Report erstellen möchten und im Baum selektieren Sie dann mittels Checkbox zur Filterung, welche gewünschten Parameter für die primären Daten berücksichtigt werden. Für jedes einzelne Strukturelement in der Baumsicht mit den einzelnen Selektionskriterien können Sie durch einen Mausklick auf das Plus-Zeichen den Baum erweitern und auswählen, welche Informationen, wie beispielsweise Attribute, verknüpfte Objekte und/oder Diagramme etc., angezeigt werden sollen, aber Sie können die Abfrage auch gleichzeitig nach bestimmten Kriterien wie Unit oder Klasse einschränken. Im folgenden Beispiel haben wir Objekte ausgewählt, bei denen die Attribute Name und Description angezeigt werden, außerdem soll der Klassenname eingeblendet werden und die gesuchten Objekte sollen über verknüpfte Objekte verfügen, deren Namen ebenfalls dargestellt werden soll. Die angehakten Felder und Äste des Baums werden fett markiert.
Um auf Basis der gewählten Einstellungen eine Abfrage in process 4.biz durchzu führen und sich das Ergebnis anzeigen zu lassen, klicken Sie auf Abfrage ausführen: Anschließend wird der Query Builder Report mit allen Objekten, auf welche die definierten Bedingungen zutreffen, erstellt. Jedes von Ihnen abgefragte Element wird mit seinen relevanten Attributen als Zeile im Auswertungsergebnis angezeigt.
2. Zusätzlich zu den im Eigenschaften- Browser ausgewählten Parametern können Sie auch im Abfrage-Spalten-*Fenster oben rechts weitere *Filter-Einstellungen für ausgewählte Objekte definieren: Pfad: In der ersten Spalte sind alle von Ihnen ausgewählten Attribute und sonstigen Einheiten aufgelistet. Sichtbar: Jedes Attribut können Sie in der zweiten Spalte sichtbar oder unsichtbar machen, indem Sie den Haken aktivieren/desaktivieren. Sortieren: In der dritten Spalte Sortieren" können Sie bestimmen, ob die Auswertungsergebnisse nach den Werten des gewählten Kriteriums alphabetisch sortiert werden sollen und zwar entweder aufsteigend oder absteigend. Sortier-Reihenfolge: Nachdem Sie in der 3. Spalte die Art der alphabetischen Sortierung ausgewählt haben, können Sie in dieser Spalte die Reihenfolge bestimmen, nach der die einzelnen Kriterien zur Sortierung herangezogen werden sollen. Angenommen Sie haben für die Attribute Name und (Class)Name bestimmt, dass nach diesen Kriterien alphabetisch aufsteigend sortiert werden soll. Wenn Sie nun in der nächsten Spalte für Name 2" und für (Class)Name 1" als Sortier-Reihenfolge festlegen, werden die Objekte der Abfrage im Abfrageergebnis (Report) zuerst nach Klassennamen und dann nach Namen alphabetisch aufsteigend sortiert. Darüber hinaus können Sie in der Spalte Bedingung" weitere Filter-Bedingungen für die Abfrage bestimmen. Klicken Sie in dieser Spalte zwei Mal auf die Zeile, für die Sie den Filter genauer abgrenzen möchten. Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie eine (oder mehrere) Bedingungen für das Element dieser Spalte definieren können: ist jeder Wert Objekte mit beliebigen Werten werden aufgelistet (entspricht der Standard-Einstellung - keine Einschränkung). ist leer/ist nicht leer Nur Objekte mit leerem oder nicht leerem Werteintrag in diesem Attribut/Element werden aufgelistet. ist gleich/ist nicht gleich Sie können bei Selektion dieser Filter-Bedingung einen Wert angeben, dem die Elemente der Abfrage entweder entsprechen sollen oder nicht. ist wie/ist nicht wie Hier können Sie zwischen Sternchen (*), die als Platzhalter dienen, angeben, welche Symbole der Wert enthalten oder nicht enthalten soll. Beispielsweise liefert* *sa** als Ergebnis alle Werte, die sa" in der Bezeichnung enthalten, sa* : alle Werte, die mit sa" beginnen und *sa: alle Werte, die mit sa" enden. gehört zu/gehört nicht zu Mit dieser Bedingung werden Objekte, die einem der ausgewählten Werte angehören oder diesem nicht zugeordnet werden können, aufgelistet. Die Bedingung wird automatisch aktiviert, wenn Sie bestimmte Klassen oder Units im Objektbaum mit Hilfe von Beschränken auf" auswählen. Diese Einschränkung kann im Nachhinein geändert werden, indem Sie einen anderen Wert auswählen. Sie können auch gleichzeitig mehrere Bedingungen definieren. Öffnen Sie im Dialogfenster Bedingungen für den Spaltenwert (das sich durch einen Doppelklick in der Tabellenzelle der Abfrage-Spalte Bedingung" öffnen lässt) das kleine Drop-Down- Menü unter dem Punkt Mehr..." und wählen Sie zur Kombination mehrerer Bedingungen entweder AND oder OR.
In der Spalte Bezeichner" können Sie zudem die ausgewählte Spalte nach Ihrem Wunsch umbenennen, so dass sie auch unter diesem Namen in Excel erscheint. In Excel dann der Report: Via rechtem Mausklick auf die Zeilen im Fenster Abfrage-Spalten" rechts oben im Query Builder, welches die Filter-Einstellungen erfasst, können Sie Zeilen entfernen oder nach oben bzw. nach unten verschieben. Die Zeilenverschiebung ist auch mit Hilfe dieser Pfeile möglich und beeinflusst die Reihenfolge, in der die Spalten mit den ausgewerteten Attributen im Fenster darunter dann aufgelistet werden. 3. Um alle von Ihnen definierten Bedingungen auszuwerten und in Ihren Report zu überführen, klicken Sie auf Abfrage ausführen. 4. Den fertig gestellten Report können Sie nach MS Excel exportieren. Vor dem Export verlassen Sie bitte den Bearbeitungsmodus für Ihre Abfrage, indem Sie auf den Button Speichere Abfrageklicken und die Änderungen speichern. 5. Starten Sie den Excel Report Wizard, um eine gespeicherte Abfrage auszuwählen und deren Ergebnisse nach Microsoft Excel zu exportieren.
Im geöffneten Assistenten wählen Sie bitte die gewünschte Abfrage für den Export aus. Als weitere Option können Sie die Bezeichnungen der Attribute im Auswertungsfenster ebenfalls nach Excel überführen, wo diese als Spaltentitel verwendet werden, wenn Sie die Option Den Spaltentitel erstellen" aktivieren. Wenn Sie anschließend mittels Weiter bestätigen, wird auf Basis der gewählten Abfrage ein Excel-Report generiert und automatisch in Microsoft Excel geöffnet. 6. Klicken Sie auf Öffne/Schließe die Abfrage, um eine bestehende Abfrage erneut zu öffnen und Änderungen durchzuführen. Durch nochmaliges Klicken auf diese Schaltfläche können Sie den Bearbeitungsmodus wieder verlassen und die Modifikationen speichern. Mit Hilfe der Schaltfläche können Sie bestehende Abfragen aus der Datenbank entfernen. 7. Die Abfragen, die bereits im Bearbeitungsmodus geöffnet und nicht abgespeichert wurden, sind fett markiert. Wenn Sie zu einer anderen Abfrage umschalten möchten, müssen Sie die geöffnete Abfrage zuerst schließen, indem Sie auf Öffne/Schließe die Abfrage" klicken.