Geringfügige und kurzfristige Beschäftigungen (Mini-Jobs)

Die IHK informiert: Merkblatt Geringfügige und kurzfristige Beschäftigungen (Mini-Jobs) Die Einstellung geringfügig oder kurzfristig Beschäftigter ist weit verbreitet. Mit den geringfügig oder kurzfristig Beschäftigten werden auftauchende Arbeitsspitzen abgebaut oder ausfallende Vollzeitarbeitskräfte überbrückt. Die sog. Mini-Jobs werden häufig bei Wartungs- und Reinigungsarbeiten oder bei Aushilfstätigkeiten herangezogen. In der Gastronomie werden sie in Zeiten der alljährlichen Hochkonjunktur eingesetzt, ebenso im Handel zu Stoßzeiten. In bestimmten Branchen sind die geringfügig bzw. kurzfristig Beschäftigten aus Kostengründen, aber auch wegen der Besonderheit der Befristung der Tätigkeit, unverzichtbar. Die Bundesregierung hat mit der von ihr eingesetzten Hartz-Kommission das Recht der geringfügigen und kurzfristigen Beschäftigungen modernisiert. Sollten zuvor die geringfügigen und kurzfristigen Beschäftigungen durch Festschreibung der monatlichen Entgeltgrenze langsam ausgetrocknet werden, so wurde nunmehr ein Schwenk vollzogen hin zur Modernisierung und Anpassung dieser Mini-Jobs an die Bedürfnisse des Arbeitsmarkts. Seit 1. April 2003 gilt bundesweit eine einheitliche Geringfügigkeitsgrenze von 400,00 Euro Arbeitsentgelt im Monat. Am 1. Juli 2006 erfolgte einer Erhöhung der Pauschalabgaben für die geringfügig Beschäftigten von 25% auf 30%. Mit diesem Merkblatt sollen arbeits-, sozial- und lohnsteuerrechtliche Fragen über kurzfristige oder geringfügige Beschäftigungen dargestellt werden. Seite 1

1. Arbeitsrecht 3 1.1 Das Arbeitsrecht gilt auch für sog. Mini-Jobs 3 1.1.1 Urlaub 3 1.1.2 Feiertagsbezahlung 4 1.1.3 Lohnfortzahlung bei Krankheit 4 1.1.4 Weihnachts- und Urlaubsgeld, sonst. Sonderleistungen 5 1.1.5 Betriebsratswahlen 6 1.1.6 Arbeitsschutzgesetze 6 1.1.7 Kündigungsschutz 6 1.1.8 Arbeitszeugnis 6 1.1.9 Gleichbehandlung 7 2. Sozial- und Lohnsteuerrecht 7 2.1 Definitionen 7 2.1.1 Kurzfristige Beschäftigungen 7 2.1.2 Dauerhafte geringfügige Beschäftigungen 8 2.1.3 Geringfügige selbständige Tätigkeiten 9 2.2 Sozialversicherungsrechtliche Änderungen 9 2.2.1 Kurzfristig Beschäftigte oder Saisonbeschäftigte 9 2.2.2 Dauerhafte geringfügige Alleinbeschäftigungen 9 2.2.3 Mehrere dauerhafte geringfügige Nebenbeschäftigungen neben dem Haupterwerb oder mehrere dauerhafte Haupterwerbe 11 2.2.4 Die neue Gleitzone 11 2.2.5 Beispielsfälle 14 2.2.6 Meldepflichten 14 2.3 Steueränderungen seit 1. April 2003 15 2.3.1 Besteuerung der kurzfristigen Beschäftigung 15 2.3.2 Pauschale Abgeltungssteuer für dauerhaft geringfügig Entlohnte 15 2.3.3 Besteuerung nach Lohnsteuerkarte für dauerhaft geringfügig Entlohnte 16 2.4 Gesamtbelastungen 17 3. Muster eines Anstellungsvertrages 18 Seite 2

1. Arbeitsrecht 1.1 Das Arbeitsrecht gilt auch für sog. Mini-Jobs Diese Verträge sind arbeitsrechtlich Teilzeitverträge mit der Besonderheit der pauschalierten Renten- und Krankenversicherung und der Möglichkeit der pauschalen Abgeltungssteuer. Arbeitsrechtlich hat die sozialversicherungsrechtliche Unterscheidung zwischen den dauerhaften geringfügig Beschäftigten und den kurzfristig Beschäftigten kaum Bedeutung. Die Abgrenzung findet sich daher erst im zweiten Teil unter 2.1.1. Verbreitet besteht die Auffassung, das Arbeitsrecht gelte bei derartigen geringfügigen oder kurzfristigen Beschäftigungen nicht. Diese Ansicht ist falsch. Mini-Jobs sind arbeitsrechtlich Teilzeitverträge mit besonderen sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Sonderregelungen. Daher gelten folgende arbeitsrechtliche Regelungen: 1.1.1 Urlaub Geringfügig oder kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer haben unabhängig von der Dauer ihrer Arbeitszeit und der Höhe ihres Arbeitsentgelts Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub und zwar wie Vollzeitkräfte auch beträgt der Mindestanspruch vier Wochen. Da Urlaub eine Befreiung von der Arbeitspflicht ist, kann nur an den Tagen befreit werden, an denen der Arbeitnehmer auch nach dem Arbeitsvertrag zur Arbeit verpflichtet ist. Beispiel: Eine Arbeitnehmerin arbeitet Montag, Dienstag und Mittwoch je von 08:00 bis 12:00 Uhr. Sie hat auf Grundlage des Bundesurlaubsgesetzes Anspruch auf 24 x 3 : 6 = 12 Werktage Urlaub. Urlaubsdauer (gesetzlich 24 Werktage) ---------------------------- X Anzahl der Arbeitstage pro Woche 6 (6-Tage-Woche) Tariflich oder einzelvertraglich besteht meist ein Anspruch auf längeren als den gesetzlichen Mindesturlaub von 24 Werktagen. Auch für die Berechnung des sog. Urlaubsentgeltes nicht zu verwechseln mit der freiwilligen Arbeitgeberleistung des Urlaubsgeldes gelten die üblichen Grundsätze. So hat z. B. eine Arbeitnehmerin, die regelmäßig freitags von 08:00 bis 12:00 Uhr für 6,14 Euro je Stunde arbeitet, einen Anspruch auf Freistellung von der Arbeit für mindestens 24 Werktage, also umgerechnet auf vier Tage Urlaub (für vier Wochen Urlaub benötigt sie nur diese vier Tage!) mit einem Urlaubsentgelt von insgesamt 16 x 6,14 Euro = 98,24 Euro. Seite 3

Kurzfristig Beschäftigte haben dann keinen Anspruch auf Urlaub, wenn ihre Beschäftigung insgesamt weniger als einen Monat beträgt. 1.1.2 Feiertagsbezahlung Fällt bei festgelegten Arbeitstagen die Arbeit infolge eines gesetzlichen Feiertages aus, dann hat auch der Teilzeitbeschäftigte auf 400,00 Euro-Basis Anspruch auf Zahlung des Arbeitsentgelts, das er ohne diesen Arbeitsausfall erhalten hätte (Lohnausfallprinzip). Er ist zu unentgeltlicher Vor- und Nachleistung dieser ausgefallenen Arbeitszeit nicht verpflichtet, wenn er an diesem Wochentag regelmäßig zur Arbeitsleistung verpflichtet wäre. Anders allerdings, wenn der Arbeitnehmer an wechselnden Tagen eingesetzt wird: Hier gibt es prinzipiell keine Feiertagsbezahlung, sofern die Gründe für den Wechseleinsatz nicht auf einen arbeitsfreien Feiertag beruhen. 1.1.3 Lohnfortzahlung bei Krankheit Der teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmer (auch auf 400,00 Euro-Basis) hat grundsätzlich Anspruch auf Lohn- oder Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfalle für die Dauer von sechs Wochen. Dies gilt auch für geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte! Nach Ablauf von sechs Wochen hat der geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte keinen Anspruch mehr auf Krankengeld. Gegen das Risiko einer Lohnfortzahlung in diesen Fällen müssen Klein- und Mittelunternehmen eine Umlage (U1) nach dem Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlungen (AAG) für die Entgeltfortzahlungsversicherung bei den Sozialversicherungsträgern entrichten. Durch das Ausgleichsverfahren werden dem Arbeitgeber die Aufwendungen ersetzt, die ihm durch Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall entstanden sind. Als Klein- und Mittelbetrieb gelten seit 1. Januar 2006 alle Unternehmen, die in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Der Arbeitgeber muss selbst prüfen, ob ihn die Umlageverpflichtung trifft. Ist dies der Fall, so muss er die Umlage an die Krankenkasse entrichten, bei der der jeweilige Arbeitnehmer versichert ist. Handelt es sich um eine geringfügige Beschäftigung, ist die Mini-Job- Zentrale für die Durchführung des Ausgleichsverfahrens und das Erheben der Umlagen (U1 und U2) zuständig. Die Höhe der zu zahlenden Umlage beträgt bei Mini-Jobs 0,1% des Verdienstes (Umlage U1). Die U2 dient dem Ausgleich von Aufwendungen, die dem Arbeitgeber nach dem Mutterschutzgesetz entstehen. An der U2 nehmen alle Arbeitgeber teil, unabhängig von der Betriebsgröße. Die U2 wird derzeit von der Mini-Job-Zentrale jedoch nicht erhoben. Seite 4

Bei kurzfristigen Mini-Jobs wird keine Pauschalabgabe fällig. Erstattet werden über die Umlage U1 und U2 80% der Entgeltfortzahlungskosten und 100% des Mutterschaftslohnes bzw. Zuschusses zum Mutterschaftsgeld. 1.1.4 Weihnachts- und Urlaubsgeld, sonst. Sonderleistungen Teilzeitbeschäftigte auf 400,00 Euro-Basis haben einen Anspruch auf (anteiliges) Weihnachts- oder Urlaubsgeld, wenn auch die übrigen Vollzeitarbeitskräfte einen solchen Anspruch haben. Ist ein fester Betrag für alle Mitarbeiter vereinbart, gilt dieser auch für die 400,00 Euro-Kräfte. Entsprechendes gilt auch für sonstige Leistungen wie Jubiläumsgratifikationen, Altersvorsorgeleistungen, Beihilfen, Zulagen, Zuschläge, Prämien oder Reisespesen. Im Bereich der Tarifbindung, das heißt, bei allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträgen werden auch nicht ausgezahlte Sonderzahlungen bei den Aushilfen hinzugerechnet. Begründung: Gleichbehandlung mit tariftreuen Betrieben (vgl. Urteil des Bundessozialgerichts vom 30. August 1994, Az. 12 RK 59/92). Achtung: Damit durch diese Lohnzusatzleistungen das Durchschnittsgehalt von monatlich 400,00 Euro nicht überschritten wird, ist das regelmäßige Monatsgehalt soweit abzusenken, dass durch die Zusatzzahlungen das monatliche Durchschnittsgehalt von 400,00 Euro nicht überschritten wird. Dies gilt ebenso für (auch pauschal!) zu versteuernde Sachzuwendungen wie z. B. Belegschaftsrabatte, Tankgelegenheiten, freie Kost und Logis, Jubiläumsgeschenke, freier Dienstwagen usw. Diese lohnsteuerpflichtigen Zuwendungen führen mit ihren Sachbezugswerten auch zur vollen Sozialversicherungspflicht, wenn die Lohnsteuer wegen Freibetrags/-grenze von einer Besteuerung absieht. Nicht erhöht wird das 400,00 Euro-Durchschnittsgehalt durch nachfolgende steuer- und sozialversicherungsfreie Zusatzleistungen über den Arbeitslohn hinaus. Sachbezüge (z. B. Benzingutscheine), die zusätzlich zum Gehalt zugewendet werden, unter der Steuerfreigrenze von 50,00 Euro. Steuerfreie Annehmlichkeiten, das sind Sachzuwendungen, die überwiegend im betrieblichen Interesse (Erfüllung von Nebenpflichten) ausgegeben werden (z. B. Toilettenartikel, Ausgestaltung des Arbeitsplatzes etc.). Erstattete Fahrkarten, die der Arbeitgeber gesondert pauschal versteuert und sozialversicherungsfrei auszahlen darf. Belegschaftsrabatte für Waren- und Dienstleistungen des Unternehmens bis zur Höhe von 1.224,00 Euro pro Jahr, soweit sie zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden. Privatnutzung betrieblicher Handys und PC s durch Arbeitnehmer. Zuschüsse zum privaten Internet-Anschluss, aber nur bis höchstens 50,00 Euro pro Monat. Seite 5

Heirats- bzw. Geburtsbeihilfen bis maximal 358,00 Euro, wenn sie zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden (wichtig ist der zeitliche Zusammenhang mit dem Ereignis). Erholungsbeihilfen, die gesondert mit 25 % pauschal versteuert werden und nicht mehr als 156,00 Euro für den Arbeitnehmer, 104,00 Euro für dessen Ehepartner und 52,00 Euro pro Kind betragen (wichtig ist die zweckentsprechende Verwendung). Kindergartenzuschüsse zusätzlich zum Arbeitslohn im betriebseigenen Kindergarten oder außerbetrieblichen Kindergärten, -tagesstätten usw. Begünstigt sind nur die Ausgaben für Unterbringung und Betreuung (wichtig der Nachweis zweckentsprechender Verwendung). 1.1.5 Betriebsratswahlen Betriebsverfassungsrechtlich zählen die geringfügig Beschäftigten zu den Arbeitnehmern und sind bezüglich der Wahlen zum Betriebsrat sowohl wahlberechtigt als auch nach sechsmonatiger Betriebszugehörigkeit wählbar ( 5 BetrVG). 1.1.6 Arbeitsschutzgesetze Für alle geringfügig Beschäftigten auf 400,00 Euro-Basis gelten die Arbeitsschutzgesetze wie Mutterschutzgesetz, Bundeserziehungsgeldgesetz, Schwerbehindertengesetz, Arbeitssicherheitsgesetze usw. 1.1.7 Kündigungsschutz Für geringfügig Beschäftigte gelten die gleichen Kündigungsfristen wie für Vollzeitbeschäftigte, d. h. auch geringfügig Beschäftigte können nach sechsmonatiger Beschäftigungsdauer (und mindestens sechs bzw. elf wenn die geringfügige Beschäftigung nach dem 31. Dezember 2003 begonnen hat - Beschäftigten im Betrieb) die Sozialwidrigkeit einer Kündigung durch Kündigungsschutzklage überprüfen lassen. Dabei ist auch ein bestehendes Hauptbeschäftigungsverhältnis ist zu berücksichtigen. Ein bestehender Betriebsrat ist zu hören. Wenn ein wichtiger Grund vorliegt, müssen keine Kündigungsfristen beachtet werden. Zur Frage des wichtigen Grundes ist im konkreten Fall eine sorgfältige und kritische Prüfung vorzunehmen. Dauerhaft geringfügig Beschäftigte sind bei der Ermittlung des Schwellenwertes nach dem Kündigungsschutzgesetz anteilig zu berücksichtigen. Arbeitnehmer mit einer regelmäßigen Wochenarbeitszeit von bis zu 20 Stunden sind mit 0,5, solche mit bis zu 30 Stunden mit 0,75 zu berücksichtigen. 1.1.8 Arbeitszeugnis Auch die geringfügig Beschäftigten haben Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Seite 6

1.1.9 Gleichbehandlung Durch das Beschäftigungsförderungsgesetz ist die arbeitsrechtliche Stellung sämtlicher Teilzeitbeschäftigter, auch wenn sie nicht mehr als 400,00 Euro im Monat verdienen, durch einen Anspruch auf Gleichbehandlung mit den Vollzeitbeschäftigten festgeschrieben. Ein völliger oder teilweiser Ausschluss von Leistungen, die Vollzeitbeschäftigten gewährt werden, verstößt gegen das arbeitsrechtliche Gebot der Gleichbehandlung von Arbeitnehmern. Fazit: Grundsätzlich gelten also alle arbeitsrechtlichen Vorschriften für alle Arbeitnehmer, unabhängig von der Höhe ihres Einkommens und unabhängig von der Dauer ihrer regelmäßigen Arbeitszeit. 2. Sozial- und Lohnsteuerrecht 2.1 Definitionen 2.1.1 Kurzfristige Beschäftigungen Die Sozialversicherung unterscheidet nach wie vor zwischen einer dauerhaften geringfügig entlohnten und einer kurzfristigen Beschäftigung. Von einer kurzfristigen Beschäftigung oder Saisonbeschäftigung spricht man dann, wenn die Tätigkeit im Voraus vertraglich oder nach ihrer Eigenart zeitlich auf nicht mehr als zwei Monate oder insgesamt 50 Arbeitstage im Laufe eines Kalenderjahres begrenzt ist und nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Die Höhe des Arbeitseinkommens spielt also keine Rolle. Mehrere kurzfristige Beschäftigungen innerhalb eines Kalenderjahres werden addiert, auch wenn sie bei verschiedenen Arbeitgebern erfolgen. Sofern mit den betreffenden Arbeitnehmern ein Rahmenarbeitsvertrag geschlossen wurde, welcher einen Arbeitseinsatz innerhalb eines Jahres von höchstens 50 Arbeitstagen vorsieht und längstens auf ein Jahr befristet ist, kann von einer kurzfristigen Beschäftigung ausgegangen werden. Diese kurzfristigen Beschäftigungen bleiben grundsätzlich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei. Die Einnahmen sind wie bisher zu versteuern oder werden, wenn sie nicht mehr als 400,00 Euro monatlich betragen, wie bisher pauschal mit 25% besteuert. Seite 7

a) Jahresfrist Die maßgebliche Jahresfrist entspricht seit dem 1. April 2003 dem Kalenderjahr. Bisher galt die Jahresfrist bezogen auf den Zeitraum von 12 Monaten seit Beginn der aktuellen Beschäftigung. Nun beziehen sich die zwei Monate oder 50 Tage auf das Kalenderjahr. Dies könnte zur Folge haben, dass der Arbeitnehmer z. B. vom 2. November 2006 bis zum 28. Februar 2007 in Vollzeit mit einem beliebig hohen Arbeitsentgelt versicherungsfrei beschäftigt werden kann. Nach Meinung der Sozialversicherungsverbände soll in einem solchen Fall dennoch Versicherungspflicht bestehen, da die Beschäftigung auf mehr als zwei Monate angelegt ist. Es bleibt abzuwarten, wie die Gerichte den Begriff Kalenderjahr auslegen. b) Gelegentliche Beschäftigung Die kurzfristige Beschäftigung darf nur gelegentlich, also nicht berufsmäßig ausgeübt werden. Dies setzt voraus, dass diese Beschäftigung für die betreffende Person von nur untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist. Hierzu zählen vor allem Aushilfstätigkeiten wie die Beschäftigungen von Schülern und Studenten. 2.1.2 Dauerhafte geringfügige Beschäftigungen Das Sozialgesetzbuch IV definiert eine geringfügig entlohnte Beschäftigung nun wie folgt: Es handelt sich um eine regelmäßig ausgeübte Beschäftigung und das aus dieser Beschäftigung erzielte Arbeitsentgelt darf regelmäßig wöchentlich 92,50 Euro oder monatlich 400,00 Euro nicht übersteigen (errechnet aus dem Monatsdurchschnitt im Kalenderjahr). Die Begrenzung auf 15 Stunden Arbeitszeit pro Woche ist seit 1. April 2003 weggefallen! Eine dauerhafte geringfügig entlohnte Beschäftigung liegt nur vor, wenn beide genannten Voraussetzungen erfüllt sind. a) Regelmäßig ausgeübte Beschäftigung Es ist unerheblich, ob die regelmäßig ausgeübte Beschäftigung im Rahmen eines befristeten oder eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses erbracht wird. Insoweit ist allein die Tatsache maßgeblich, dass die Beschäftigung nicht nur gelegentlich ausgeübt wird. Dies setzt voraus, dass diese Beschäftigung für die betreffende Person nicht nur von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist. Sie soll also für die Sicherung des Lebensunterhalts bzw. standards bestimmt sein. b) Höhe des Arbeitsentgeltes Als Geringfügigkeitsgrenze gilt nun ein in Ost- und Westdeutschland einheitlicher monatlicher Betrag in Höhe von 400,00 Euro. Diese Grenze darf regelmäßig nicht überschritten werden. Regelmäßig bedeutet, dass zwar eine Jahres-Durchschnittsberechnung möglich ist, jedoch das Entgelt nur maximal zweimal im Jahr aufgrund unvorhergesehener Umstän- Seite 8

de jeweils über 400,00 Euro liegen darf (z. B. durch Krankheitsvertretung). Bei der Berechnung des Entgelts werden Einmalzahlungen wie das Weihnachtsgeld eingerechnet. 2.1.3 Geringfügige selbständige Tätigkeiten Die Grundsätze zu geringfügig entlohnten bzw. kurzfristigen Beschäftigungen gelten entsprechend, soweit an Stelle einer Beschäftigung eine selbständige Tätigkeit ausgeübt wird. Zu beachten sind folgende Abweichungen: Anstelle des Arbeitsentgelts ist bei einem Selbständigen vom Arbeitseinkommen auszugehen. Pauschale Arbeitgeberbeiträge fallen bei geringfügig selbständig Tätigen nicht an. Die Besonderheit der Berechnung der Beiträge innerhalb der Gleitzone gelten nicht für versicherungspflichtige Selbständige, die mit ihrem Arbeitseinkommen im Monat 400,00 Euro überschreiten. 2.2 Sozialversicherungsrechtliche Änderungen 2.2.1 Kurzfristig Beschäftigte oder Saisonbeschäftigte Für kurzfristige Beschäftigungen bleibt es sowohl sozialversicherungsrechtlich als auch steuerrechtlich beim bisherigen Recht. Wie bisher müssen keine Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden. Eine pauschale Lohnsteuerabführung von 25% bleibt möglich, allerdings darf der Arbeitslohn dann max. 62,00 Euro pro Tag und pro Job, max. 18 zusammenhängende Arbeitstage pro Job und der Stundenlohn höchstens 12,00 Euro betragen. Ist der Arbeitslohn höher, folgt normale Besteuerung mit Lohnsteuerkarte. 2.2.2 Dauerhafte geringfügige Alleinbeschäftigungen a) Kranken- und Rentenversicherung (Grundzone) Bei der Steuer- und Sozialabgabenfreiheit wird künftig unterschieden zwischen einer Grundzone bis 400,00 Euro - das sind die echten geringfügigen Beschäftigungen (Mini- Jobs) - und der Gleitzone von 400,01 bis 800,00 Euro. Eine geringfügige Alleinbeschäftigung liegt vor, wenn das vom Beschäftigten insgesamt erzielte Arbeitsentgelt regelmäßig 400,00 Euro im Monat nicht übersteigt. In der Grundzone bis 400,00 Euro sind die Arbeitnehmer von Steuern und Sozialabgaben befreit, es sei denn, sie üben mehrere Mini-Jobs nebeneinander aus (vgl. 2.2.3). Der Arbeitgeber muss in der Grundzone bis 400,00 Euro pauschale Sozialversicherungsbeiträge zahlen und zwar ab dem 1. Juli 2006 grundsätzlich in Höhe von 30% vom Arbeitsentgelt. Davon fallen 15% an die gesetzliche Rentenversicherung (mit Aufstockungsoption für den Arbeitnehmer bei Verzicht auf Rentenversicherungsfreiheit) und 13% an die gesetzliche Krankenversicherung. Außerdem wird vom Arbeitgeber pauschal eine Abgeltungssteuer von 2% abgeführt (einschließlich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag). Die Vorlage einer Lohnsteuerkarte ist dabei entbehrlich. Seite 9

Zusätzlich müssen Kleinbetriebe noch die Umlagenbeiträge (U1/U2) aus der Entgelfortzahlungsversicherung leisten. Seit 1. April 2003 werden die Pauschalbeiträge an die Sozialversicherung und die Pauschalsteuer zur Vermeidung von Bürokratie an eine gemeinsame Einzugsstelle bei der Knappschaft-Bahn-See, Minijob-Zentrale, 45115 Essen, Telefon Service-Center 01801 200 504 (3,9 Cent pro Minute), E-Mail: minijob@minijob-zentrale.de, Internet: http://www.minijob-zentrale.de gezahlt. Für Beschäftigte in der Gleitzone zwischen 400,01 und 800,00 Euro ist jedoch die Krankenkasse des Arbeitnehmers zuständige Einzugsstelle. Ausnahme: Eine Ausnahme gilt für geringfügig Beschäftigte, die weder selbst noch als Familienmitglied einer gesetzlichen Krankenversicherung angehören. Zu diesen Personengruppen gehören insbesondere Beamte, Soldaten, Richter, Pensionäre (nicht Rentner!) sowie privat krankenversicherte Selbständige oder deren Familienangehörige (sofern diese nicht selbst gesetzlich krankenversichert sind). Für diese geringfügig Beschäftigten muss der Arbeitgeber nur den pauschalen Rentenversicherungsbeitrag in Höhe von 15 % bezahlen, aber keine Krankenversicherungsbeiträge. b) Aufstockungsmöglichkeit hinsichtlich des Rentenversicherungsbeitrages Dauerhaft geringfügig Beschäftigte können in der Rentenversicherung durch Ergänzung des Arbeitgeberbeitrages mit eigenen Einkünften Ansprüche auf das volle Leistungsspektrum der Rentenversicherung (Anspruch auf Rehabilitation, auf Rente wegen Berufs- und Erwerbsunfähigkeit, auf vorgezogene Altersrenten, auf eine Rentenberechnung nach Mindesteinkommen) erwerben. Verzichtet der geringfügig Beschäftigte auf die Versicherungsfreiheit, muss er bei einem Beitragssatz von 19,9 % (ab 01.01.2007) grundsätzlich 4,9 % des Verdienstes an die Rentenversicherung zahlen. Nach einem Jahr erwirbt der Versicherte einen Rentenanspruch, außerdem 12 Pflichtbeitragsmonate, die im vollen Umfang bei den Wartezeiten und bei den besonderen versicherungsrechtlichen Voraussetzungen berücksichtigt werden. Durch die Aufstockung des Rentenversicherungsbeitrags erhalten geringfügig Beschäftigte auch Ansprüche auf Rehabilitationsleistungen der gesetzlichen Rentenversicherung. Ansprüche auf Berufs- und Erwerbsunfähigkeitsrenten können auf diese Weise ebenfalls erworben oder gesichert werden. Der Arbeitgeber muss seine dauerhaft geringfügig Beschäftigten auf die Möglichkeit der Aufstockung hinweisen (aus Beweisgründen möglichst schriftlich). Wenn der Arbeitnehmer von dieser Möglichkeit Gebrauch macht, überweist der Arbeitgeber seinen Beitrag gemein- Seite 10

sam mit dem Arbeitnehmeranteil unter Angabe der Versicherungsnummer an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, die den Rentenversicherungsbeitrag an den zuständigen Versicherungsträger weiterleitet. Den Arbeitnehmeranteil behält der Arbeitgeber vom Bruttolohn des Beschäftigten ein. 2.2.3 Mehrere dauerhafte geringfügige Nebenbeschäftigungen neben dem Haupterwerb oder mehrere dauerhafte Haupterwerbe Grundsätzlich zahlen Arbeitnehmer für ihre geringfügige Beschäftigung bis 400,00 Euro dann keine Steuern und Sozialabgaben, wenn sie diese als Nebentätigkeit zu einer bestehenden sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung ausüben. Dadurch soll Bürokratie abgebaut werden. Die Meldepflicht besteht fort (vgl. 2.2.6). Mehrere geringfügige Arbeitnehmertätigkeiten werden zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge zusammengefasst. Die Zusammenrechnung bei geringfügigen Beschäftigungen richtet sich nach bisher geltendem Recht. Ab 400,00 Euro setzt die Versicherungspflicht ein. Bei zusammengerechneten Entgelten zwischen 400,00 und 800,00 Euro liegt eine sog. Gleitzone (vgl. 2.2.4) vor. Wenn ein Arbeitnehmer mehrere geringfügige Beschäftigungen ausübt und das Arbeitsentgelt insgesamt die 800,00 Euro-Grenze überschreitet, unterliegt das gesamte Arbeitsentgelt der normalen Beitragspflicht. Arbeitnehmer und Arbeitgeber müssen dann für jede geringfügige Beschäftigung die üblichen Kranken-, Pflege- und Rentenversicherungsbeiträge sowie auch Beiträge zur Arbeitslosenversicherung je zur Hälfte tragen. Nicht dazu gerechnet werden Einkünfte aus kurzfristigen Beschäftigungen. 2.2.4 Die neue Gleitzone Durch die Gleitzone wird die sog. Niedriglohnschwelle beseitigt. Diese bestand bisher ab einem Einkommen von 325,00 Euro, da dann die Sozialversicherungsbeiträge abrupt von 22% auf über 40% anstiegen. Gleichzeitig werden die Lohnnebenkosten im Niedriglohnbereich abgeschmolzen. Der Arbeitnehmerbeitrag steigt im Einkommensbereich von 400,01 bis 800,00 Euro von ca. 4% bei 400,01 Euro auf den vollen Arbeitnehmerbeitrag (ca. 21%) bei 800,00 Euro an. Der Arbeitgeberbeitrag bleibt gegenüber dem bisherigen Recht unverändert (ca. 21%). Die Besteuerung erfolgt in diesem Einkommensbereich individuell. Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge: Das beitragspflichtige Entgelt errechnet sich nach folgender Formel: F x 400 + (2 F) x (AE 400) AE ist das monatliche Arbeitsentgelt innerhalb der Gleitzone (400,01 bis 800,00 Euro). Seite 11

F ist der Faktor, der sich ergibt, wenn der Wert 25 von Hundert durch den durchschnittlichen Gesamtsozialversicherungsbeitragssatz des Kalenderjahres, in dem der Anspruch auf das Arbeitsentgelt entstanden ist, geteilt wird. Der Faktor wird auf vier Dezimalstellen gerundet. Der durchschnittliche Gesamtsozialversicherungsbeitragssatz und der Faktor F werden vom Bundesministerium für Gesundheit und Soziale Sicherung bis zum 31. Dezember eines Jahres für das folgende Kalenderjahr im Bundesanzeiger bekannt gegeben. Für das Jahr 2006 betragen der durchschnittliche Gesamtsozialversicherungsbeitragssatz 41,9 von Hundert und der Faktor F 0,5967. Durch die Erhöhung ab 1. Juli 2006 von 25 auf 30% erhöht sich der Faktor F auf 0,7160. Berechnung des Rentenversicherungsbeitrages: Arbeitsentgelt: 500,00 Euro Beitragspflichtiges Entgelt: 0,5967 x 400 + (2-0,5967) x (500-400) = 379,01 Euro (ab 01.07.2006: 414,80 Euro) Zu zahlender Rentenversicherungsbeitrag (Beitragssatz 19,5%): 379,01 Euro x 19,5% = 73,91 Euro (ab 01.07.2006: 414,80 Euro x 19,5% = 80,89 Euro) Arbeitgeberanteil (Ausgangspunkt ist das tatsächliche Arbeitsentgelt): 500 Euro x 19,5 % : 2 = 48,75 Euro Arbeitnehmeranteil (Differenz zwischen zu zahlendem Beitrag und Arbeitgeberanteil): 73,91 Euro./. 48,75 Euro = 25,16 Euro (ab 01.07.2006: 80,89 Euro./. 48,75 Euro = 32,14 Euro) Weitere Beispiele zur Rentenversicherung im Überblick: 400,01 Euro Verdienst: Beitragspflichtiges Entgelt: 238,69 Euro Rentenversicherungsbeitrag: 46,55 Euro Arbeitgeberanteil: 39,00 Euro Arbeitnehmeranteil: 7,55 Euro 600,00 Euro Verdienst: Beitragspflichtiges Entgelt: 519,34 Euro Rentenversicherungsbeitrag: 101,27 Euro Arbeitgeberanteil: 58,50 Euro Seite 12

Arbeitnehmeranteil: 42,77 Euro 700,00 Euro Verdienst: Beitragspflichtiges Entgelt: 659,67 Euro Rentenversicherungsbeitrag: 128,64 Euro Arbeitgeberanteil: 68,25 Euro Arbeitnehmeranteil: 60,39 Euro 800,00 Euro Verdienst: Beitragspflichtiges Entgelt: 800,00 Euro Rentenversicherungsbeitrag: 156,00 Euro Arbeitgeberanteil: 78,00 Euro Arbeitnehmeranteil: 78,00 Euro Die Arbeitnehmeranteile erhöhen sich entsprechend ab 01.07.2006, wenn der Faktor F 0,7160 beträgt um etwa 20%. Berechnung des Arbeitslosenversicherungsbeitrages: Arbeitsentgelt: 500,00 Euro Beitragspflichtiges Entgelt: 0,5995 x 400 + (2-0,5995) x (500-400) = 379,01 Euro Zu zahlender Arbeitslosenversicherungsbeitrag (Beitragssatz 6,5%): 379,01 Euro x 6,5% = 24,36 Euro (ab 01.07.2006: 26,96 Euro) Arbeitgeberanteil (Ausgangspunkt ist das tatsächliche Arbeitsentgelt): 500,00 Euro x 6,5% : 2 = 16,25 Euro Arbeitnehmeranteil (Differenz zwischen zu zahlendem Beitrag und Arbeitgeberanteil): 24,36 Euro./. 16,25 Euro = 8,11 Euro (ab 01.07.2006: 10,71 Euro) Die Berechnung der übrigen Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Pflegeversicherung) erfolgt jeweils entsprechend den obigen Beispielen unter Verwendung der jeweiligen Beitragssätze. Job in der Gleitzone und Hauptberuf: Diese gleitende Regelung gilt nicht, wenn die Nebenbeschäftigung mit einem Arbeitsentgelt von 400,01 bis 800,00 Euro neben einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung von mehr als 800,00 Euro ausgeübt wird. In solchen Fällen sind für beide Beschäftigungen die vollen Sozialversicherungsbeiträge vom Arbeitgeber und vom Arbeitnehmer zu zahlen. Seite 13

2.2.5 Beispielsfälle Beispiel 1: Ein Arbeitnehmer übt zwei geringfügige Beschäftigungen aus und verdient bei der einen 255,65 Euro und bei der anderen 304,52 Euro monatlich, also insgesamt 560,17 Euro. In diesem Fall unterliegt das gesamte Arbeitsentgelt in Höhe von 560,17 Euro der Beitragspflicht. Arbeitnehmer und Arbeitgeber müssen für jede geringfügige Beschäftigung die üblichen Kranken-, Pflege- und Rentenversicherungsbeiträge sowie auch Beiträge zur Arbeitslosenversicherung je zur Hälfte tragen. Im Übrigen besteht Steuerpflicht. Beispiel 2: Verdient ein Arbeitnehmer beispielsweise in seinem Hauptberuf 2.556,46 Euro monatlich brutto und in einem Nebenjob 400,00 Euro, sind nur für das Arbeitseinkommen 2.556,46 Euro Sozialversicherungsbeiträge und Steuern zu zahlen. Beispiel 3: Ein Rentner verdient sich als geringfügig Beschäftigter 306,78 Euro im Monat zu seiner Altersrente hinzu. In diesem Fall sind vom Arbeitgeber die Pauschalbeträge in Höhe von 15% zur Rentenversicherung und 13% zur Krankenversicherung aus 306,78 Euro und Pauschalsteuer von 2% abzuführen. Die Rente bleibt mangels Sozialversicherungspflicht für die Berechnung der Sozialabgaben außer Betracht. Beispiel 4: Ein Arbeitsloser pflegt im Rahmen der haushaltsnahen Dienstleistungen für 400,00 Euro Haus und Garten eines Bekannten. Dafür sind vom Bekannten zusätzlich jeweils 5% Renten- und Krankenversicherung zu entrichten, außerdem die 2% Pauschalsteuer. Arbeitslosengeld ist steuerfrei. Das Erfordernis der Freistellungsbescheinigung ist weggefallen. Es handelt sich hier um einen Mini-Job im Privathaushalt. 2.2.6 Meldepflichten Der Arbeitgeber hat wie bisher sowohl geringfügig Entlohnte als auch kurzfristig Beschäftigte bei der zuständigen Einzugsstelle (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn- See) an- und nach Beendigung der Beschäftigung abzumelden. Seit dem 1. Januar 2006 dürfen diese Meldungen nur noch durch Datenübertragung mittels zugelassener systemgeprüfter Programme oder maschinell erstellter Ausfüllhilfen übermittelt werden. Die Mitteilung in Papierform oder auf Datenträgern (Disketten) ist also nicht mehr zulässig. Die gesetzlichen Krankenkassen haben dafür die Meldehilfe sv.net (www.itsg.de) entwickelt. Diese steht den Arbeitgebern kostenlos zur Verfügung. Die Übersendung per E-Mail muss verschlüsselt an die E-Mail-Adresse dav01@b2b.mailorbit.de erfolgen. Die Übermittlung von Beitragsnachweisen und Meldungen über geringfügig Beschäftigte bis 400,00 Euro muss an die Mini-Job-Zentrale erfolgen. Seite 14

Bei geringfügig entlohnten Beschäftigten hat der Arbeitgeber der Einzugsstelle zusätzlich jede Änderung des Arbeitsentgelts mitzuteilen, sofern die Änderung zu einer Über- oder Unterschreitung der 400,00 Euro-Grenze führt. Außerdem hat er für geringfügig entlohnte Beschäftigte nunmehr eine Jahresmeldung zu erstatten. Ein Arbeitgeber kann nach wie vor mit einem Bußgeld belangt werden, wenn er seiner Meldepflicht nicht, nicht rechtzeitig, nicht richtig oder nicht vollständig nachkommt. Der Arbeitgeber ist seit dem 1. April 2003 weitgehend von dem Risiko befreit, im Rahmen einer Betriebsprüfung Nachzahlungen für bis zu fünf Jahre leisten zu müssen. Stellt sich heraus, dass der Arbeitnehmer mehrere geringfügige Beschäftigungen gleichzeitig ausübt, tritt die Versicherungspflicht erst ab Bekanntgabe dieser Feststellung ein und nicht mehr rückwirkend. 2.3 Steueränderungen seit 1. April 2003 2.3.1 Besteuerung der kurzfristigen Beschäftigung In steuerlicher Hinsicht ist eine kurzfristige Beschäftigung gegeben, wenn der Arbeitnehmer bei dem Arbeitgeber gelegentlich, d. h. nicht regelmäßig wiederkehrend, nicht mehr als 18 Arbeitstage zusammenhängend beschäftigt ist, sein durchschnittlicher Arbeitslohn 12,00 Euro pro Stunde und 62,00 Euro pro Arbeitstag nicht übersteigt, es sei denn, die Beschäftigung ist unvorhergesehenerweise sofort erforderlich. Liegen die genannten Voraussetzungen vor, kann der Arbeitgeber unter Verzicht auf die Lohnsteuerkarte den Arbeitslohn mit einem Pauschalsteuersatz von 25% versteuern, es kommen hinzu die pauschalierte Kirchensteuer (i.d.r. 7% der Lohnsteuerschuld) und der Solidaritätszuschlag (5,5% der Lohnsteuerschuld). Alternativ kann eine Besteuerung nach der Lohnsteuerkarte erfolgen. Kommt es zu mehreren kurzfristigen Beschäftigungen, so werden diese insgesamt als Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit erfasst, mit der Folge der vollen Steuerpflicht des Arbeitnehmers. 2.3.2 Pauschale Abgeltungssteuer für dauerhaft geringfügig Entlohnte Bei dauerhaft geringfügigen Beschäftigungen werden vom Arbeitgeber pauschale Beiträge zur Rentenversicherung (15%), Krankenversicherung (13%) und pauschale Steuer (2%) bezahlt. Dies gilt seit 1. April 2003 auch, wenn der Arbeitnehmer andere positive Einkünfte wie Arbeitslohn aus einem anderen Dienstverhältnis erhält. Eine Freistellungsbescheinigung des Finanzamts wird nicht mehr benötigt. Seite 15

Die Abgeltungssteuer enthält auch den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer. Der Arbeitgeber muss jedoch zusätzlich die Umlage U1 und U2 leisten, wenn es sich um einen Klein- bzw. Mittelbetrieb handelt (s. 1.1.3). Kommt es zu mehreren geringfügigen Arbeitsverhältnissen, so werden alle als nichtselbständige Einkünfte erfasst, mit der Folge der vollen Steuerpflicht des Arbeitnehmers. 2.3.3 Besteuerung nach Lohnsteuerkarte für dauerhaft geringfügig Entlohnte Das Arbeitsentgelt aus geringfügiger Beschäftigung bis 400,00 Euro kann auch - wie bisher - nach Maßgabe einer vorgelegten Lohnsteuerkarte versteuert werden. Arbeitslohn oberhalb von monatlich 400,00 Euro ist nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers dem Steuerabzug vom Arbeitslohn zu unterwerfen. Es besteht anders als bei den Sozialabgaben keine Gleitzone. Bei einem monatlichen Arbeitslohn von bis zu 800,00 Euro fällt in den Steuerklassen I, II, III und IV wegen der Grundfreibeträge noch keine Lohnsteuer an. Etwa gezahlte Lohnsteuer kann im Lohnsteuer-Jahresausgleich zurückgeholt werden. Bei Lohnsteuerklasse I (Alleinstehende), II (Alleinerziehende mit Kind) oder III (verheiratete Arbeitnehmer, bei denen der Ehegatte kein oder nur bis zu 40% Arbeitsentgelt des Vollverdieners bezieht) wird für das Entgelt aus geringfügiger Beschäftigung keine Lohnsteuer einbehalten. Diese Möglichkeit ist besonders für Arbeitnehmer interessant, die selbst keine weiteren Einkünfte beziehen, beispielsweise Studenten. Arbeitnehmer mit mehreren geringfügigen Beschäftigungen oder die neben einer steuerpflichtigen Hauptbeschäftigung einer geringfügigen Nebenbeschäftigung nachgehen, können bei ihrer Gemeinde eine zweite Lohnsteuerkarte mit der Lohnsteuerklasse VI erhalten. Bei geringfügig beschäftigten Ehegatten von Arbeitnehmern, Beamten oder Pensionären wird in der Regel die Wahl einer Lohnsteuerkarte mit der Lohnsteuerklasse V zum insgesamt günstigsten Steuerabzug im Laufe des Jahres führen. Schließlich besteht auch weiterhin die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung der Einnahmen aus geringfügiger Beschäftigung gemäß 40 Abs. 1 EStG durch den Arbeitgeber. Viele Arbeitnehmer haben heute nebeneinander mehrere Arbeitsverhältnisse mit jeweils geringen Arbeitslöhnen. Dabei wird der zustehende Grundfreibetrag der ersten Lohnsteuerkarte häufig nicht ausgeschöpft. Für das zweite und jedes weitere Dienstverhältnis muss der Arbeitnehmer dem jeweiligen Arbeitgeber eine Steuerkarte mit der Steuerklasse VI vorlegen. Dies gilt insbesondere bei Rentnern, die neben ihrer Betriebspension noch Arbeitslohn aus einem Mini-Job beziehen oder bei Studenten, die gleichzeitig mehrere geringfügige Beschäftigungen ausüben. Seite 16

Bei der Abrechnung nach Steuerklasse VI muss der Arbeitgeber in der Regel immer Lohnsteuer einbehalten, auch wenn das tatsächlich zu versteuernde Einkommen des Arbeitnehmers innerhalb des steuerlichen Grundfreibetrags liegt. In diesen Fällen kann dem Arbeitnehmer die einbehaltene Lohnsteuer erst im Rahmen einer Einkommensteuerveranlagung nach Ablauf des Kalenderjahres erstattet werden. Für solche geringverdienenden Arbeitnehmer, die mehrere Beschäftigungsverhältnisse nebeneinander ausüben, besteht die Möglichkeit, sich einen Freibetrag auf den Lohnsteuerkarten mit der Steuerklasse VI auf Antrag eintragen zu lassen. Mit dieser Maßnahme wollte der Gesetzgeber die Rahmenbedingungen für die Mini-Jobs verbessern. Voraussetzung für die Eintragung des Freibetrags ist, dass der voraussichtliche Jahresarbeitslohn aus dem ersten Dienstverhältnis den Eingangsbetrag der jeweiligen Jahreslohnsteuertabelle unterschreitet. Dieser Eingangsbetrag, der den Grundfreibetrag, Arbeitnehmer-Pauschbetrag, Sonderausgaben-Pauschbetrag sowie die Vorsorgepauschale umfasst, kann beim zuständigen Finanzamt erfragt werden. Diese Beträge kann sich der Arbeitnehmer beliebig auf die verschiedenen Lohnsteuerkarten verteilen lassen. Gleichzeitig wird allerdings der auf den Steuerkarten mit Steuerklasse VI übertragene Eingangsbetrag auf der ersten Steuerkarte als Hinzurechnungsbetrag eingetragen. Hierdurch werden Steuernachzahlungen durch Eintragung von zu hohen Freibeträgen vermieden, da der Arbeitgeber des ersten Dienstverhältnisses diesen Betrag für die Lohnsteuerberechnung dem Arbeitslohn hinzurechnen muss. Antragsformulare für die Eintragung eines solchen Freibetrags sind bei den Finanzämtern erhältlich. Damit die Finanzämter eine umgehende Bearbeitung gewährleisten können, sind dem Antrag sämtliche Lohnsteuerkarten beizufügen. Durch dieses neue Ermäßigungsverfahren kann im Ergebnis erreicht werden, dass der Arbeitslohn aus sämtlichen Dienstverhältnissen beim Lohnsteuerabzug steuerfrei bleibt. 2.4 Gesamtbelastungen Welche Ausgabenbelastungen sich ab diesem Zeitpunkt für Arbeitnehmer und Arbeitgeber ergeben werden, zeigt die nachstehende Übersicht: Arbeitsentgelt Arbeitnehmer Arbeitgeber bis zu monatlich 400,00 Euro (bei dauerhaft geringfügig entlohnter Beschäftigung) - keine Steuern/Besteuerung auf Lohnsteuerkarte - keine Sozialabgaben (gilt auch für Nebenjobs) 30% pauschale Abgaben: - 15% Rentenversicherung - 13% Krankenversicherung - 2% Pauschsteuer + 0,1% Umlage 1 (Kleinbetrieb) Seite 17

von monatlich 400,01 bis 800 Euro (Gleitzone) kurzfristige Beschäftigung -Sozialversicherungsbeiträge (Arbeit von ca. 4% auf ca. 21% ansteigend (Gleitzone) - normale Besteuerung auf Lohnsteuerkarte - Besteuerung auf Lohnsteuerkarte - keine Sozialabgaben, wenn längstens 2 Monate bzw. 50 Tage im Kalenderjahr und nicht berufsmäßig Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeberanteil) ca. 21% + 0,1 % Umlage 1 (Kleinbetrieb) 25% pauschal + Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer, wenn Arbeitnehmer nicht auf Lohnsteuerkarte versteuert + Umlagen - keine Sozialabgaben 3. Vertragsmuster Ein Vertragsmuster finden Sie unter http://www.frankfurtmain.ihk.de/recht/mustervertrag/arbeitsvertrag_geringfuegig/index.html Informationen zur flexiblen Einteilung von Beschäftigten finden Sie auf dem Merkblatt Arbeit auf Abruf. Hinweis: Dieses Merkblatt soll nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Verantwortlich: IHK Karlsruhe, IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg Stand: August 2008 Ihre Ansprechpartnerin: Dr. Luzia Ruhnke Fachbereich Recht Fair Play Telefon: 07721 922-139 Fax: 07721 922-300 ruhnke@villingen-schwenningen.ihk.de Seite 18