Aufgaben In diesem Kapitel werden Sie mit der Verwaltung von Aufgaben in Microsoft Outlook vertraut gemacht. Dazu werden Ihnen die verschiedenen Ansichten und Symbole des Aufgaben-Ordners vorgestellt und Sie lernen, Aufgaben zu erstellen, an andere Personen zu delegieren und Statusberichte zu erstellen. 73
Basiswissen 5.1 Ansichten und Symbole Auch für die Aufgaben gibt es unter Outlook je nach Arbeitsweise unterschiedliche Ansichten. In diesem Abschnitt werden Ihnen die Ansichten vorgestellt. Weiterhin werden die wichtigsten Symbole gezeigt, die in den Aufgabenansichten von Bedeutung sind. Aufgabenansichten 501 Wie in den anderen Outlook-Ordnern können Sie auch die Ansicht des Aufgaben-Ordners jederzeit wechseln, um sich in verschiedenen Darstellungen einen Überblick zu verschaffen oder sich nur bestimmte Aufgaben, etwa überfällige, bereits erledigte, oder nur die der nächsten sieben Tage, anzeigen zu lassen. Wechseln Sie über die Outlook-Leiste oder die Ordnerliste in den Ordner Aufgaben. Wählen Sie im Menü Ansicht - Aktuelle Ansicht eine der folgenden Ansichten aus. Einfache Liste Abb. 64: Liste mit Details Aktive Aufgaben In dieser Ansicht sind alle Aufgaben gelistet, die nicht als erledigt gekennzeichnet sind. Dazu gehören alle Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden oder sich gerade in der Bearbeitung befinden. Nächste sieben Tage Hier werden in einer Liste lediglich die Aufgaben angezeigt, deren Fälligkeitsdatum innerhalb der nächsten sieben Tage liegt. Überfällige Aufgaben Hier werden alle Aufgaben gelistet, deren Fälligkeitsdatum vor dem aktuellen Datum liegt, also bereits verstrichen ist. Nach Kategorie Abb. 63: Einfache Liste In der einfachen Liste werden alle vorhandenen Aufgaben mit ihrer Bezeichnung und dem zugehörigen Fälligkeitsdatum aufgelistet. Sie können die Listeneinträge nach ihrer Fälligkeit auf- bzw. absteigend sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschrift Fällig am klicken. Liste mit Details Auch in dieser Ansicht werden alle vorhandenen Aufgaben in einer Liste angzeigt. Die Liste enthält jedoch gegenüber der einfachen Liste mehr Details (mehr Spalten). Zusätzlich zur Bezeichnung und Fälligkeit der Aufgabe sind Angaben zum Bearbeitungsstatus, Bearbeitungsfortschritt und der Kategorie aufgeführt. Abb. 65: Nach Kategorie In dieser Ansicht werden die Aufgaben ihren jeweils zugeordneten Kategorien nach gruppiert. Über die kleinen Schaltflächen am linken Rand können Sie die einzelnen Kategorien öffnen und die zugehörigen Aufgaben anzeigen lassen. Übertragene Aufgaben In einer Liste werden hier alle Aufgaben angezeigt, die Sie an andere Personen deliegiert haben. In einer zusätzlichen Spalte finden Sie die zuständige Person aufgeführt. Nach zuständigen Personen In dieser Ansicht werden die Aufgaben danach 74
gruppiert, welche Person für die Bearbeitung zuständig ist. Dies können Sie selber oder eine Person sein, an die eine Aufgabe deliegiert wurde. Erledigte Aufgaben In dieser Liste werden die als erledigt gekennzeichneten Aufgaben angezeigt. Aufgaben in Zeitskala-Ansicht Diese Aufgabe enthält eine Datei als Anlage. Aufgabe mit hoher Priorität Aufgabe mit niedriger Priorität Aufgabenserien - das sind Aufgaben, die sich in regelmäßigen Zeitabständen wiederholen. Erledigte Aufgabe 5 Unerledigte Aufgabe Diese Aufgabe wurde einer anderen Person übergeben. Abb. 66: Aufgaben in Zeitskala-Ansicht Hier werden die Aufgaben an einem Zeitstrahl abgetragen. Aufgaben, deren Beginn- und Fälligkeitsdatum am selben Tag liegen, werden durch das Aufgaben-Symbol angezeigt. Aufgaben, die sich über mehrere Tage oder Wochen erstrecken, werden zusätzlich durch einen vom Tag des Beginns bis zum Fälligkeitsdatum durchgezogenen grauen Balken gekennzeichnet. Über die Schaltflächen wählen Sie, welcher Zeitbereich angezeigt werden soll. Je länger der angezeigte Zeitbereich, desto gröber wird die Einteilung der Zeitskala. Mit dieser Ansicht haben Sie einen sehr guten Überblick, wie viele und welche Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt parallel bearbeitet werden müssen. Aufgaben-Symbole und ihre Bedeutung 502 In den verschiedenen Ansichten werden Aufgaben durch Symbole hinsichtlich ihrer Wichtigkeit und ihres Bearbeitungsstandes gekennzeichnet. Ebenfalls durch Symbole können Sie auf einen Blick erkennen, ob die entsprechende Aufgabe deliegiert oder Ihnen von einer anderen Person übertragen wurde, ob sie Anlagen enthält oder es sich um eine Aufgabenserie handelt. Tabelle 1: Aufgaben-Symbole und ihre Bedeutung Symbol Bedeutung Dieses Symbol kennzeichnet eine einfache Aufgabe. Diese Aufgabe wurde von einer anderen Person abgelehnt. Diese Aufgabe wurde Ihnen durch eine andere Person übergeben. Diese Aufgabe haben Sie zur Bearbeitung von einer anderen Person angenommen. 5.2 Aufgaben verwalten Zur Verwaltung von Aufgaben gehört es, neben der Erstellung und Bearbeitung auch Berichte zu erstellen oder Anfragen zu senden, um Aufgaben an andere Personen zu deliegieren. Aufgabe erstellen und bearbeiten 503 Outlook bietet Ihnen ein Formular zur Bearbeitung vorhandener und Erstellung neuer Aufgaben. Legen Sie dort den Fälligkeitstermin und die Wichtigkeit Ihrer Aufgabe fest, vermerken Sie den Bearbeitungsfortschritt oder veranlassen eine Erinnerung an die Aufgabe. Aktivieren Sie den Menüpunkt Datei - Neu - Aufgabe oder betätigen Sie die Tastenkombination Strg Umschalt T. Wenn Sie sich im Aufgaben-Ordner befinden, können Sie auch die Schaltfläche Neu oder die Tastenkombination Strg N betätigen. Eine Aufgabe können Sie bearbeiten, indem Sie sie im Aufgaben-Ordner doppelt anklicken. 75
Abb. 67: Aufgabe erstellen und bearbeiten Betreff Tragen Sie in dieses Eingabefeld ein, um was für eine Aufgabe es sich handelt. Dieser Eintrag wird als Bezeichnung für die Aufgabe in der Aufgabenliste angezeigt. Fälligkeit und Beginn Wählen Sie aus den Listenfeldern den Fälligkeitstermin und das Datum, an dem die Aufgabe beginnt. Status Hier können Sie einstellen, ob die Aufgabe noch nicht begonnen, in Bearbeitung, zurückgestellt oder bereits erledigt ist. Priorität Hier können Sie der Aufgabe eine der drei Wichtigkeitsstufen Niedrig, Normal oder Hoch zuordnen. Die Aufgabe wird in der Liste mit einem entsprechendem Symbol gekennzeichnet. % erledigt In dieses Eingabefeld können Sie einen Wert eintragen, wenn Sie eine Aufgabe bereits zum Teil erledigt haben. In den detaillierten Listen werden die Bearbeitungsfortschritte jeder Aufgabe angezeigt. Dies ermöglicht Ihnen, den Überblick zu behalten, Bearbeitungsengpässe zu erkennen und gegebenenfalls Ihre Zeitplanung anzupassen. Erinnerung Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass Outlook Sie an die Aufgabe erinnert. Im nebenstehenden Listenfeld wählen Sie, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit eine entsprechende Meldung auf dem Bildschirm erscheinen soll. Kontakte Über die Schaltfläche können Sie ein oder mehrere in Outlook gespeicherte Kontakte eintragen, die in Zusammenhang mit dieser Aufgabe von Bedeutung sind. Notizen und Bemerkungen In dieses Feld können Sie Informationen zur Aufgabe eintragen. Notieren Sie Hinweise, Bemerkungen oder fügen Sie Dateien als Anhang hinzu, die Sie zur Bearbeitung der Aufgabe benötigen. Kategorie Sie können jede Aufgabe einer oder mehrerer Kategorien zuordnen, um sich später entsprechende Aufgaben selektiert und sortiert anzeigen zu lassen. Über die Schaltfläche können Sie vorhandene Kategorien wählen oder neue erstellen. Privat Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn andere Personen die Einzelheiten dieser Aufgabe nicht sehen sollen. Details für Aufgaben festlegen Wechseln Sie im Aufgabenformular in die Registerkarte Details. Abb. 68: Aufgabe erstellen und bearbeiten Erledigt am Hier können Sie einstellen, welches Datum als Erledigungstag mit dieser Aufgabe gespeichert werden soll. Aufwand Diese Felder dienen der Überwachung Ihrer Zeitplanung. Sie können vor dem Beginn einer Aufgabe eintragen, wie viel Zeit Sie als Aufwand veranschlagen. Nach Beendigung der Aufgabe können Sie dann die tatsächlich benötigte Zeit als Ist-Aufwand eintragen. Auf diese Weise können Sie leicht feststellen, wenn Sie beispielsweise für bestimmte Aufgaben regelmäßig zu wenig Zeit einkalkulieren und Ihre Planungen entsprechend anpassen. Weitere Details In mehreren Eingabefeldern können Sie weitere Details zu Reisekilometern, Abrechnugsinformationen oder beteiligten Firmen eintragen. 76
Aktion beenden Bestätigen Sie die Eingaben für die Aufgabe mit der Schaltfläche Speichern und Schließen. Aufgabenanfrage senden und beantworten 504 Aufgaben lassen sich an andere Personen deliegieren. Dazu können Sie Aufgabenanfragen erstellen und per E-Mail an verantwortliche Personen senden. Erhalten Sie selbst eine Aufgabenanfrage, können Sie entscheiden, ob Sie die Aufgabe übernehmen möchten, oder die Anfrage zurückweisen. Wechseln Sie in den Aufgaben-Ordner. Möchten Sie eine Aufgabe neu erstellen und diese an eine andere Person deliegieren, aktivieren Sie direkt den Menüpunkt Datei - Neu- Aufgabenanfrage und erstellen zunächst im Aufgabenformular die Aufgabe, wie es im Abschnitt Aufgabe erstellen und bearbeiten beschrieben wird. Wenn Sie eine bereits vorhandene Aufgabe deliegieren möchten, öffnen Sie die Aufgabe und betätigen im Aufgabenformular die Schaltfläche Aufgabe zuordnen. Abb. 69: Aufgabenanfrage senden Empfänger Tragen Sie in das Feld die E-Mail-Adresse der Person ein, an die Sie die Aufgabe delegieren möchten. Betreff Geben Sie hier eine Bezeichnung für die Aufgabe ein, damit der Empfänger der Anfrage sofort erkennen kann, um was für eine Aufgabe es sich handelt. Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird nach dem Versenden der Anfrage eine Kopie der Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste abgelegt. In dieser Kopie werden die wesentlichen Angaben der Aufgabe (Thema, Fälligkeit usw.) und die verantwortliche Person angezeigt. Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um nachverfolgen zu können, ob die Aufgabe von der verantwortlichen Person erledigt worden ist. Nachrichtenfenster Hier können Sie noch zusätzliche Informationen eintragen, die für den Empfänger wichtig sind. Auch Anlagen, wie Dateien und Dokumente, lassen sich in die Anfrage einfügen. Aktion beenden Betätigen Sie die Schaltfläche Senden, um die Aufgabenanfrage zu verschicken. Erhalten Sie selbst eine Aufgabenanfrage, können Sie diese direkt beantworten, indem Sie in der Nachrichtenanzeige eine der Schaltflächen Übernehmen oder Ablehnen wählen. Haben Sie die Aufgabe übernommen, wird sie in Ihre Aufgabenliste übernommen. Lehnen Sie die Aufgabe ab, wird eine entsprechende Nachricht an den Absender der Aufgabe gesendet. Statusbericht erstellen 505 Sie können einen Statusbericht für eine Aufgabe als E-Mail versenden. Auf diese Weise können Sie andere Personen über den Arbeitsfortschritt unterrichten. Öffnen Sie eine Aufgabe der Aufgabenliste. Aktivieren Sie im Aufgabenformular den Menüpunkt Aktionen - Statusbericht senden oder die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste. Abb. 70: Statusbericht senden 5 77
Empfänger Tragen Sie in das Eingabefeld die E-Mail- Adresse des Empfängers ein. Sie können auch mehrere Adressen eintragen, wenn Sie diese durch Semikola trennen. Betreff In das Betrefffeld wurde bereits automatisch vom Programm eingetragen, dass es sich um einen Statusbericht handelt und für welche Aufgabe dieser erstellt wird. Statusangaben In dem Textfeld sind bereits die wichtigsten Statusinformationen der Aufgabe aufgeführt. Sie können die Angaben beliebig ergänzen oder bearbeiten wie den Text einer gewöhnlichen Nachricht. Auch Dateien oder Dokumente lassen sich in die Nachricht einfügen. Aktion beenden Betätigen Sie die Schaltfläche Senden, um den Statusbericht an den Empfänger zu verschicken. Aufgabe löschen 506 Wenn Sie den Eintrag einer Aufgabe nicht mehr benötigen, können Sie ihn jederzeit löschen. Wechseln Sie in den Aufgaben-Ordner. Markieren Sie die Aufgabe, die Sie löschen möchten durch einfaches Anklicken. Löschen Sie die markierte Aufgabe über den Menüpunkt Bearbeiten - Löschen oder betätigen Sie die Löschen-Schaltfläche in der Symbolleiste. Alternativ können Sie die Taste Entf betätigen. Eine weitere Möglichkeit ist, die zu löschende Aufgabe mit der rechten Maustaste anzuklicken und im Kontextmenü den Befehl Löschen zu wählen. Wenn Sie eine Aufgabe löschen, wird sie zunächst in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Sollten Sie die Aufgabe später wieder benötigen, können Sie sie aus dem Ordner Gelöschte Objekte wieder in den Aufgaben-Ordner verschieben. Notizen: Notizen: 78