Interne Audits Feststellungen weitsichtig interpretieren 06. Juni 2013, Hamburg
Das interne Audit im PDCA-Zyklus Was glauben Sie? In welchem Quadranten liegt heute das größte Potenzial für Unternehmen? Und was könnten die Gründe hierfür sein? Prozesse verbessern Prozesse planen Prozesse auditieren Prozesse umsetzen
Erlebte Praxis, Typische Stolpersteine Das Alles-Paletti-System = die Kultur des Unternehmens lässt keine Abweichungen zu, höchstens Verbesserungspotenziale Eine hohe Zahl von Auditfeststellungen wird als Schwäche gewertet und nicht als ein Kriterium für die Leistungsfähigkeit/Wirksamkeit des Auditsystems und des Qualitätsbewusstseins der Organisation Keine offene, transparente Kommunikation über Auditergebnisse Auditnutzen wird nicht erhoben und auch nicht bewertet Auditerfolge werden nicht kommuniziert und wenn doch, nur im kleinen Kreis von Insidern Führungskräfte kümmern sich nicht um Auditergebnisse und zeigen nicht wirklich Interesse am Status von Maßnahmen Es wird im Audit nicht aktiv nach bewährten Praktiken/ Stärken gesucht und somit auch nicht intensiv darüber berichtet = Audit bleibt Defizitveranstaltung
ACT! Prozesse verbessern Wesentliche Erfolgsfaktoren für die Umsetzung von Verbesserungen aus den Ergebnissen interner Audits Die Ergebnisse der internen Audits helfen den Adressaten bei der Erreichung ihrer Ziele Qualitätsverbesserung Kosteneinsparung Termintreue Compliance Risikoreduzierung Unternehmensperformance Die Ergebnisse der internen Audits erreichen den Adressaten Physisch Inhaltlich
ACT! Prozesse verbessern Wesentliche Erfolgsfaktoren für die Umsetzung von Verbesserungen aus den Ergebnissen interner Audits Die Ergebnisse der internen Audits führen zu Maßnahmen Die Ergebnisse der internen Audits werden systematisch bewertet, Hintergründe werden analysiert, Handlungsbedarfe werden festgestellt, Maßnahmen werden geplant, systematisch gesteuert und bewertet Erzielte Ergebnisse werden kommuniziert Die tatsächlich erzielten Verbesserungen werden bewertet und kommuniziert
Auditergebnisse und Managementinformation Ja - und? Bei dem Formular der Werkerselbstprüfung fehlt die Angabe des Status in der Fußzeile Einzelne Prüfmittel im Wareneingang sind nicht kalibriert Und warum? Lagerflächen sollten durchgängig gekennzeichnet sein Prozesskennzahlen sollten definiert werden Teile sollten eine Chargennummer haben
Mehrwert: Auditfeststellungen bewerten Von der Auditfeststellung zum monetären Ergebnisbeitrag Aufwand Auswirkung Auditfeststellung Kosten (Einsparpotenzial) Potenzial Risiko Bewertung Compliance
Mehrwert: Auditfeststellungen bewerten Mögliche Bewertung von Auditfeststellungen Aufwand Beispielsweise Kosten für unnötige Arbeitsgänge, iterative Prozessschritte, Wiederholungen, Nacharbeiten, Gutschriften, Gewährleistungsverkäufe etc. Potenzial Beispielsweise Kosten für nicht realisierte Marktchancen bzw. nicht realisierte Umsätze durch unterlassene Aktivitäten, nicht geeignete Prozesse, nicht realisierte Dienstleistungen etc. Risiko Risikobewertung: Eintrittswahrscheinlichkeit x möglicher Schaden Compliance Kosten für Nachbegutachtungen, Image / entgangene Chancen
Mehrwert: Auditfeststellungen bewerten Bewertung von Auditfeststellungen, mal ganz simpel: Zeit, die wir für: die Behebung eines Fehlers oder eine unnötige/ nicht wertschöpfende Tätigkeit (z.b. das Suchen von Unterlagen oder Teilen, Klärungstelefonate, Besprechungen, etc..) benötigen xanzahl pro Tag xarbeitstage pro Woche x 52 x durchschnittlicher Stundensatz des Unternehmens = XXXXXXX (Sie werden sich wundern, welche Summen da zusammen kommen!)
Mehrwert: Auditfeststellungen bewerten Bewertung von Auditfeststellungen, Beispiel: Beispiel Nacharbeit: 0,5h (Aussortierung, Sperrung, Kennzeichnung, Abstimmung, Freigabe, Anweisung, Bearbeitung, Prüfung, Freigabe, Eingliederung in Prozess) x 5 Vorgänge Tag x 200 Tage x 40,00 Euro/h + 0,00 Euro für Maschinen und Anlagen + 0,00 Euro für Material = 20.000,00 Euro Kosten pro Jahr
Mehrwert: Auditfeststellungen bewerten Bewertung von Auditfeststellungen, Beispiel Potenziale: zusätzlicher Gewinn durch mehr Umsatz pro Jahr x Wahrscheinlichkeit diesen Umsatz bzw. DB zu erzielen x Anzahl der Vorgänge (Bsp. Marktchancen / Segment) x kalkulierter Deckungsbeitrag Beispiel nicht realisierte Marktchancen durch unterlassene Angebotsverfolgung. Beispiel Werkzeugbauer, ca. 1.200 Angebote pro Jahr. Durchschnittlicher Wert 200.000,00. Durchschnittlicher DB 25%. Erfolgsquote ~3,6%. Steigerung durch strukturierte, systematische Angebotsverfolgung auf 5%: Durchschnittlicher Wert 200.000,00 x Deckungsbeitrag 25% (50.000,00) x 16 Aufträge = 800.000,00 Euro entgangener DB pro Jahr
Risikobewertung
Risikobewertung Kostenbewertung Risiken Grundlage der Risikobewertung siehe Riskmanagement des Unternehmens Schadenshöhe Personenschaden Schaden in - Beispiel Existenziell katastrophal (Todesfolge) > 1.500.000 Hoch kritisch (schwere bleibende Schäden) 100.001 bis 1.500.000 Mittel spürbar (leichte bleibende Schäden) 20.001 bis 100.000 Gering gering (vorübergehender Arbeitsausfall) 10.000 bis 20.000 Unbedeutend unbedeutend (Verletzung ohne Ausfall) < 10.000 Berechnung: Potenzieller Schaden x Turnus x Wahrscheinlichkeit des Eintretens
Monetäre Bewertung von Auditfeststellungen Übungsbeispiele: Monetäre Bewertung von Auditfeststellungen Auditfeststellung Auswirkung Bewertung Kosten / Potenzial Feststellung Auswirkungen (Aufwand / Potenzial / Risiko) Berechnung der Kosten / Ersparnisse / Risiken Kosten pro Jahr
Erfolgsfaktor Ergebnisaufbereitung - Beispiel Auswertung Wertschöpfungsaudit
Erfolgsfaktor Maßnahmenmanagement Maßnahmenprozess in Anlehnung an die ISO 9001:2008 Situation erfassen, bewerten, Ursache ermitteln Handlungsbedarf beurteilen Maßnahmen festlegen, überwachen, Wirksamkeit bewerten
Interne Audits Feststellungen weitsichtig interpretieren Unternehmensperformance Risiko Kosten Qualität
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