Controlling in der Schadensteuerung

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1 Controlling in der Schadensteuerung Dipl.-Ing. (FH) Marco Senger

2 Grundbetrachtung Es gibt eine Vielzahl von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen Kennzahlenermittlung heute über Fibu, Berichte, Excel, evtl. auch aus der Management-Software Problem 1: Welche Kennzahlen sind besonders zu kontrollieren bzw. zu überwachen? Problem 2: Wie erhält man einen schnellen Überblick über die relevanten Kennzahlen Mögliche Lösung: Chefzahlen im Excel-Format 1

3 Wichtige Kennzahlen I - Umsatz Umsätze Gesamt Verkaufte Stunden Umsätze nach Kunden/Versicherungen/Schadensst. Auftrags-Zahlen, Werkstattdurchgänge, Interne Auftr. Offene Posten/Zahlverhalten Nachkalkulation: Umsatz und Kosten 2

4 Umsätze Gesamt Stellt Umsätze gegliedert nach Bereich und Leistung über frei wählbare Zeiträume dar. Wird nach dem Auswertungsdatum statt Belegdatum ausgewertet werden dabei auch laufende oder noch nicht abgerechnete Leistungen berücksichtigt. 3

5 Verkaufte Stunden Die Zahl der verkauften Stunden und der damit realisierte Umsatz ist eine der wichtigsten Kenngrößen für jeden Betrieb. In der Basisauswertung werden nur die verkauften und fakturierten Werte dargestellt. In der Zeiterfassungsauswertung finden Sie die Gegenüberstellung der fakturierten und real benötigten Zeiten. 4

6 Umsätze nach Kunde/Versicherung oder gesteuerter Schaden Werten Sie Umsätze nach dem Kunden, der Versicherung oder dem Schadenssteurer aus 5

7 Offene Posten Die Offene Posten Auswertung liefer Ihnen Informationen zum Gesamtumsatz, dem typischen Zahlungsverhalten und der aktuell Offenen Summe je Kunde 6

8 Zahlungsverhalten Beurteilen Sie das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden. Finden Sie typische Schlechtzahler heraus 7

9 Auftrags Zahlen Über die Auftragszahlen erhalten Sie Informationen über die Anzahl erstellter Belege. Besonders interessant dabei das Verhältnis von KV zu RE oder die Zahl der Internen Aufträge und Stornos 8

10 Nachkalkulation Umsatz und Kosten Durch die exakte Feststellung der direkten und indirekten (versteckten) Kosten pro Auftrag wird in Gegenüberstellung mit dem Umsatz der Gewinn ermittelt. Nicht der Umsatz ist entscheidend, sondern das, was an Gewinn erzielt wird. 9

11 Wichtige Kennzahlen II - Leistung Effektivität Übersicht Vergleich der verkaufte Zeiten zu den real benötigten Zeiten incl. den Umsatzerlösen Tagesaktuelle Ermittlung des Vorlaufs Überwachung der Zeiten, die noch nicht verrechnet wurden Verfolgung der Aufträge, die noch nicht abgerechnet wurden Effektivitäts-Auswertung(en) Ermittlung der Effektivität von Abteilungen und einzelnen Mitarbeitern Produktivitäts-Auswertung Ermittlung der Produktivität von Abteilungen und einzelnen Mitarbeitern Betriebliche Leistung Bestimmung der betriebliche Leistung anhand der Formel Produktivität x Effektivität Bestimmung der Arbeitsleistungseffizienz 10

12 Effektivität Übersicht Die Effektivitäts-Übersicht stellt in drei Bereichen dar Gelb: Bereits abgerechnete Leistungen mit Gegenüberstellung kalkulierte Zeit des Auftrag (=verkaufte Zeit) und die real benötigte Zeit Blau: Noch nicht abgerechnete Zeiten, das Beispiel wurde Anfang August erstellt, schön zu sehen der Vorlauf an Aufträgen und bereits erbrachten Leistungen im August. Da die Arbeiten i.d.r. noch nicht abgeschlossen sind ist hier die Effektivität natürlich zu hoch und noch nicht bewertbar. Rot: Die Summe aus bereits verrechneten und Leistungen im Vorlauf Hinweis, nachfolgend gleiche Auswertung mit mehr Details 11

13 Effektivität Übersicht Detail Der eingeblendete Auftrags-Status (rot markiert) zeigt, dass z.b. im Juli noch 36 Stunden zu einem Umsatz von verkauft wurden, darauf auch bereits 30 Std. gearbeitet wurde, der Auftrag aber dennoch noch nicht abgerechnet ist und sich im Status AB befindet. (gelb markiert) 12

14 Effektivität nach Arbeitsgruppe Die Effektivität nach Arbeitsgruppe, Mitarbeiter usw. stellt die reine Betrachtung der Vorgabezeiten aus dem Auftrag zu den tatsächlich benötigten (gestempelten) Zeiten dar. Die aktuelle Ansicht zeigt diese auf Abteilungs- und Mitarbeiterebene Die Folgende ergänzt um Bearbeitungsschritte 13

15 Produktivität nach Abteilung & MA Die Produktivität setzt die Anwesenheitszeit zur Summer der Zeiten die auf Aufträge gearbeitet wurde ins Verhältnis. Diese lässt sich je Abteilung, Mitarbeiter bis auf Tagesebene darstellen. Hinweis: Die Produktivität wird tagesgetreu ermittelt. D.h. der angegeben Zeitraum entspricht auch der Leistung des Mitarbeiters. Die Effektivität wird zum Auswertungszeitraum ermittelt d.h. zum Zeitpunkt der endgültigen Verrechnung. Das Produkt (die betriebliche Leistung) ist daher ein theoretischer Wert. 14

16 Betriebliche Leistung Die betriebliche Leistung gibt das Ergebnis Ihrer Leistung in Zahlen wieder. Hinweis: Die Produktivität wird tagesgetreu ermittelt. D.h. der angegeben Zeitraum entspricht auch der Leistung des Mitarbeiters. Die Effektivität wird zum Auswertungszeitraum ermittelt d.h. zum Zeitpunkt der endgültigen Verrechnung. Das Produkt (die betriebliche Leistung) ist daher ein theoretischer aber dennoch wichtiger Wert. 15

17 Arbeitsleistungseffizienz Daten aus G+V / Bilanz: Gesamte Arbeitskosten (Personalkosten, Entnahmen bei Personengesellschaften, Fremdleistungen) Daten aus der Management-Software: Verkaufte Stunden Arbeitskostensatz = Gesamte Arbeitskosten Verkaufte Stunden Arbeitsleistungseffizienz = Erzielter SVS Arbeitskostensatz 16

18 Arbeitsleistungseffizienz - Beispiel Gesamte Arbeitskosten: Verkaufte Stunden gesamt: h Durchschnittlich erzielter SVS: 65,50 /h Arbeitskostensatz = / h = ~47,80 /h Arbeitsleistungseffizienz = 65,50 /h / 47,80 /h Arbeitsleistungseffizienz = 1,37 = 137 % 17

19 Grundbetrachtung Schadensteuerer Jeder Schadensteuerer kontrolliert und vergleicht Viele halten die Ergebnisse unter Verschluss Die Werkstatt spürt lediglich das Ergebnis Controlling am Bsp. Innovation Group (CAR-Report) 18

20 CAR-Bericht Das Original 19

21 CAR-Bericht Customer Satisfaction 20

22 CAR-Bericht Administration Cost 21

23 CAR-Bericht Repair Cost 22

24 CAR-Report der IG Bereich C 23

25 CAR-Report der IG Bereich A 24

26 CAR-Report der IG Bereich R 25

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Dipl.-Ing. (FH) Marco Senger