Leitfaden für rechtssicheres Newslettermarketing

Res Media Wettbewerbsrecht Leitfaden für rechtssicheres Newslettermarketing So verschicken Sie rechtssichere Newsletter Version Oktober 13

Inhalt Inhalt... 2 Einführung... 3 I. Rechtliche Grundlagen und Folgen beim Verstoß... 4 II. Die Einwilligung... 9 1. Technische Einholung der Einwilligung... 9 2. Aktive Erteilung der Einwilligung... 9 3. Rechtsunsicherheit aufgrund eines Urteils des Oberlandesgerichts München... 10 4. Was nun?... 11 III. Was ist eine unzumutbare Belästigung?... 11 1. Voraussetzungen der unzumutbaren Belästigung... 12 2. Checkliste für das Versenden von Newslettern... 13 3. Ausnahme für bereits bestehenden Kontakt?... 14 IV. Die Impressumspflicht beim Newsletter... 14 1. Was sind Telemedien?... 14 2. Inhaltsanforderungen an das Impresssum... 15 3. Muster für das Impressum... 17 V. Datenschutz beim Newsletter... 17 1. Grundsatz der Daten-Sparsamkeit... 17 2. Nutzung der Daten nur für den Newsletter... 18 3. Protokollierung der Anmeldung... 19 4. Widerrufsmöglichkeit... 20 5. Datenschutzhinweis... 20 Über die Autorin... 23 Über Res Media... 23 Was wir für Sie tun können... 24 und Fachanwältin für 2

Einführung Dieser Leitfaden soll Orientierung bieten für ein rechtssicheres Newslettermarketing und stellt die Anforderungen dar, die an dieses Werbemittel aus rechtlicher Sicht zu stellen sind. Newsletter-Marketing ist ein gern eingesetztes Mittel, um Kunden an den eigenen Shop zu binden. Nicht selten wird beim Empfänger die Lust aufs Kaufen durch ein verlockendes Angebot per E-Mail geweckt. Beim Versenden eines Newsletters jedoch rechtlich einiges zu beachten. Unerwünschte E-Mail-Werbung ist verboten. Auch das Versenden von Newslettern gehört in diesen Bereich, denn bereits jede einzelne Newsletter-Ausgabe ist als Werbe- E-Mail einzustufen und reicht für eine Abmahnung aus. Auch wenn dies auf den ersten Blick nicht einleuchtend ist: Der Gesetzgeber beurteilt E-Mail-Werbung anders, als normale Werbebriefe, die per Post an die Empfänger gelangen. Werbe-E-Mails bergen ein größeres Belästigungspotential, da sie mehr genutzt werden. Sie verursachen kaum Kosten und können massenweise versendet werden. An die E-Mail- Versendung sind daher gesetzlich besondere Anforderungen geknüpft, während Werbepost uneingeschränkt versendet werden darf. Das Versenden von E-Mails an private oder gewerbliche Empfänger ist ohne Einhaltung bestimmter Voraussetzungen nicht zulässig. Privatleute und Firmen können Sie direkt nach den Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in Anspruch nehmen, Mitbewerber, Verbraucherschutzverbände und Industrie- und Handwerkskammern u.a. können außerdem mit einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung gegen Sie vorgehen. Erfahren Sie hier, was Sie bei Ihrem Newslettermarketing zu beachten haben, damit Sie nicht Gefahr laufen, für teures Geld abgemahnt zu werden und eine Unterlassungserklärung abgeben zu müssen. und Fachanwältin für 3

I. Rechtliche Grundlagen und Folgen beim Verstoß Wenn Sie unerwünschte E-Mails an Privatpersonen verschicken, können diese Sie abmahnen. Der Versand stellt gegenüber Privaten eine unerlaubte Handlung nach 823 BGB durch Verletzung eines sonstigen Rechts, nämlich des allgemeinen Persönlichkeitsrechts dar. Dort heißt es: 823 Schadensersatzpflicht (1) Wer vorsätzlich oder fahrlässig das Leben, den Körper, die Gesundheit, die Freiheit, das Eigentum oder ein sonstiges Recht eines anderen widerrechtlich verletzt, ist dem anderen zum Ersatz des daraus entstehenden Schadens verpflichtet. (2) Die gleiche Verpflichtung trifft denjenigen, welcher gegen ein den Schutz eines anderen bezweckendes Gesetz verstößt. Ist nach dem Inhalt des Gesetzes ein Verstoß gegen dieses auch ohne Verschulden möglich, so tritt die Ersatzpflicht nur im Falle des Verschuldens ein. In der Folge hat der Empfänger der unerwünschten E-Mail einen Schadenersatzanspruch nach 823 Abs. 1 BGB, der im Wesentlichen in der Übernahme der Rechtsverfolgungskosten, also der gegnerischen Anwaltskosten, besteht. Außerdem besteht nach 1004 BGB ein Anspruch auf Unterlassung gegen Sie. Dieser Anspruch erfordert eine sog. Wiederholungsgefahr, die nach der Rechtsprechung schon beim Versenden einer einzigen E-Mail gegeben ist. Das Versenden einer unerwünschten Werbe-E-Mail an eine Firma oder ein Unternehmen wird ebenfalls als Verletzung eines sonstiges Rechts nach 823 BGB angesehenen, nämlich des Rechts am eingerichteten und ausgeübten Gewerbebetrieb. und Fachanwältin für 4

1004 Beseitigungs- und Unterlassungsanspruch (1) Wird das Eigentum in anderer Weise als durch Entziehung oder Vorenthaltung des Besitzes beeinträchtigt, so kann der Eigentümer von dem Störer die Beseitigung der Beeinträchtigung verlangen. Sind weitere Beeinträchtigungen zu besorgen, so kann der Eigentümer auf Unterlassung klagen. (2) Der Anspruch ist ausgeschlossen, wenn der Eigentümer zur Duldung verpflichtet ist. Daneben kann eine sittenwidrige und vorsätzliche Schädigung im Sinne des 826 BGB vorliegen, der dem Empfänger gleichfalls Unterlassungs- und Schadenersatzansprüche gibt. 826 Sittenwidrige vorsätzliche Schädigung Wer in einer gegen die guten Sitten verstoßenden Weise einem anderen vorsätzlich Schaden zufügt, ist dem anderen zum Ersatz des Schadens verpflichtet. Soweit es wettbewerbsrechtliche Abmahnungen betrifft, sind über 7 des Gesetzes gegen den Unlauteren Wettbewerb (UWG) unerwünschte Werbe-E-Mails ebenfalls als unzulässig einzustufen. Dort heißt es: und Fachanwältin für 5

7 Unzumutbare Belästigungen (1) Eine geschäftliche Handlung, durch die ein Marktteilnehmer in unzumutbarer Weise belästigt wird, ist unzulässig. Dies gilt insbesondere für Werbung, obwohl erkennbar ist, dass der angesprochene Marktteilnehmer diese Werbung nicht wünscht. (2) Eine unzumutbare Belästigung ist stets anzunehmen 1. bei Werbung unter Verwendung eines in den Nummern 2 und 3 nicht aufgeführten, für den Fernabsatz geeigneten Mittels der kommerziellen Kommunikation, durch die ein Verbraucher hartnäckig angesprochen wird, obwohl er dies erkennbar nicht wünscht; 2. bei Werbung mit einem Telefonanruf gegenüber einem Verbraucher ohne dessen vorherige ausdrückliche Einwilligung oder gegenüber einem sonstigen Marktteilnehmer ohne dessen zumindest mutmaßliche Einwilligung, 3. bei Werbung unter Verwendung einer automatischen Anrufmaschine, eines Faxgerätes oder elektronischer Post, ohne dass eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten vorliegt, oder 4. bei Werbung mit einer Nachricht, bei der die Identität des Absenders, in dessen Auftrag die Nachricht übermittelt wird, verschleiert oder verheimlicht wird oder bei der keine gültige Adresse vorhanden ist, an die der Empfänger eine Aufforderung zur Einstellung solcher Nachrichten richten kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. (3) Abweichend von Absatz 2 Nummer 3 ist eine unzumutbare Belästigung bei einer Werbung unter Verwendung elektronischer Post nicht anzunehmen, wenn 1. ein Unternehmer im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden dessen elektronische Postadresse erhalten hat, 2. der Unternehmer die Adresse zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwendet, 3. der Kunde der Verwendung nicht widersprochen hat und und Fachanwältin für 6

4. der Kunde bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen wird, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Die Regelung bezieht sich sowohl auf das Versenden von E-Mails an private und gewerbliche Empfänger. Allerdings gehören Verbraucher selbst nicht zu dem Kreis derjenigen, die ihre wettbewerbsrechtlichen Ansprüche nach UWG direkt gegen den Versender geltend machen können. Die Ansprüche auf Unterlassung und Beseitigung stehen nach 8 Abs. 3 UWG vielmehr nur Mitbewerbern, Verbänden, Einrichtungen nach dem Unterlassungsklagegesetz, den Industrieund Handelskammern und den Handwerkskammern zu: 8 Beseitigung und Unterlassung (1) Wer eine nach 3 oder 7 unzulässige geschäftliche Handlung vornimmt, kann auf Beseitigung und bei Wiederholungsgefahr auf Unterlassung in Anspruch genommen werden. Der Anspruch auf Unterlassung besteht bereits dann, wenn eine derartige Zuwiderhandlung gegen 3 oder 7 droht. (2) Werden die Zuwiderhandlungen in einem Unternehmen von einem Mitarbeiter oder Beauftragten begangen, so sind der Unterlassungsanspruch und der Beseitigungsanspruch auch gegen den Inhaber des Unternehmens begründet. (3) Die Ansprüche aus Absatz 1 stehen zu: 1. jedem Mitbewerber; 2. rechtsfähigen Verbänden zur Förderung gewerblicher oder selbständiger beruflicher Interessen, soweit ihnen eine erhebliche Zahl von Unternehmern angehört, die Waren oder Dienstleistungen und Fachanwältin für 7

gleicher oder verwandter Art auf demselben Markt vertreiben, soweit sie insbesondere nach ihrer personellen, sachlichen und finanziellen Ausstattung imstande sind, ihre satzungsmäßigen Aufgaben der Verfolgung gewerblicher oder selbständiger beruflicher Interessen tatsächlich wahrzunehmen und soweit die Zuwiderhandlung die Interessen ihrer Mitglieder berührt; 3. qualifizierten Einrichtungen, die nachweisen, dass sie in die Liste qualifizierter Einrichtungen nach 4 des Unterlassungsklagengesetzes oder in dem Verzeichnis der Kommission der Europäischen Gemeinschaften nach Artikel 4 der Richtlinie 98/27/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 19. Mai 1998 über Unterlassungsklagen zum Schutz der Verbraucherinteressen (ABl. EG Nr. L 166 S. 51) eingetragen sind; 4. den Industrie- und Handelskammern oder den Handwerkskammern. (4) Die Geltendmachung der in Absatz 1 bezeichneten Ansprüche ist unzulässig, wenn sie unter Berücksichtigung der gesamten Umstände missbräuchlich ist, insbesondere wenn sie vorwiegend dazu dient, gegen den Zuwiderhandelnden einen Anspruch auf Ersatz von Aufwendungen oder Kosten der Rechtsverfolgung entstehen zu lassen. (5) 13 des Unterlassungsklagengesetzes ist entsprechend anzuwenden; in 13 Absatz 1 und 3 Satz 2 des Unterlassungsklagengesetzes treten an die Stelle des Anspruchs gemäß 1 oder 2 des Unterlassungsklagengesetzes die Unterlassungsansprüche nach dieser Vorschrift. Im Übrigen findet das Unterlassungsklagengesetz keine Anwendung, es sei denn, es liegt ein Fall des 4a des Unterlassungsklagengesetzes vor. Verbraucher können ihre Ansprüche damit nur direkt auf 823, 1004 BGB stützen oder sich z.b. an die Verbraucherzentrale wenden, damit diese tätig wird. Soweit Mitbewerber Ansprüche geltend machen, muss ein sog. Wettbewerbsverhältnis zwischen dem Abmahnenden und E-Mail-Versender gegeben sein. Nach 2 Abs. 1 Nr. 3 UWG ist Mitbewerber nämlich nur derjenige, der mit einem oder mehreren Unternehmern als Anbieter oder Nachfrager von Waren oder Dienstleistungen in einem konkreten Wettbewerbsverhältnis steht. und Fachanwältin für 8

II. Die Einwilligung Dreh- und Angelpunkt aller gesetzlichen Vorschriften zum Versand von Werbemails und Newslettern ist also das Einverständnis des Adressaten für den Empfang. 1. Technische Einholung der Einwilligung Technisch haben Sie zwei Möglichkeiten, die Einwilligung für den Newsletterversand einzuholen, nämlich - das sog. Single-Opt-In und - das Double-Opt-In. Bei beiden Verfahren wird ein vorbereitetes Formular auf der Website eingefügt, in dem der neue Abonnent seine E-Mail-Adresse eingeben kann. Dann schickt er das Formular durch Anklicken eines Absende-Buttons ab. Beim Single-Opt-In ist der Abonnent damit sofort im Verteiler eingetragen und erhält ggf. noch eine Begrüßungsnachricht, bevor der erste Newsletter bei ihm ankommt. Beim Double-Opt-In erhält der Abonnent dagegen als erstes auf die Anmeldung hin eine Begrüßungsmail, in der ein Bestätigungslink enthalten ist. Die Registrierung wird erst dann endgültig wirksam, wenn der Abonnent diesen Link tatsächlich anklickt. Als Versender trifft Sie die Nachweispflicht dafür, dass der Abonnent seine Einwilligung für den Erhalt des Newsletters erteilt hat. Daher sollten Sie ausschließlich das Double-Opt-In-Verfahren nutzen. Nur so können Sie ausschließen, dass Spaßvögel Dritte ohne deren Einverständnis in Ihren Verteiler eintragen. 2. Aktive Erteilung der Einwilligung Eine rechtlich wirksame Einwilligung setzt ein aktives Handeln des Abonnenten voraus. In Anmeldeformularen, insbesondere in Bestellformularen von Onlineshops, dürfen die Checkboxen zum Anklicken der Bestätigung dürfen daher nicht vorab angeklickt sein, denn dann liegt keine aktive Handlung zur Einwilligung mehr vor. Zur Bestätigungsmail ist zu beachten, dass diese keinesfalls Werbung enthalten darf und rein sachlich gestaltet sein sollte. Einige Gerichte haben bereits die Bestätigungsmail als Spam eingestuft, wenn darin Werbung, Logos usw. enthalten waren. und Fachanwältin für 9

3. Rechtsunsicherheit aufgrund eines Urteils des Oberlandesgerichts München Allerdings: Auch das Double-Opt-In ist rechtlich umstritten, denn aufgrund eines aktuellen Urteils des Oberlandesgerichts (OLG) München birgt diese Praxis ein Abmahnrisiko. Das Gericht ist der Auffassung, dass bereits die erste Bestätigungsmail, die den Bestätigungslink enthält, eine unzulässige E-Mailwerbung darstellt, wenn der Empfänger für den Erhalt nicht vorher eine Einwilligung erteilt hat (Urteil vom 29.9.2012, Az. 29 U 1682/12). Die Münchener Richter argumentierten, dass nach 7 Abs. 1 UWG eine belästigende, geschäftliche Handlung unzulässig sei. Nach 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG sei die Verwendung von elektronischer Post ohne ausdrückliche Einwilligung des Adressaten stets belästigend und damit verboten. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs stellten alle auf Absatzförderung gerichteten Handlungen bzw. Äußerungen eines Unternehmens Werbung im Sinne des 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG dar. Danach sei Werbung jede Äußerung bei der Ausübung eines Handels, Gewerbes, Handwerks oder freien Berufs mit dem Ziel, den Absatz von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zu fördern. Nach diesen Grundsätzen falle auch eine E-Mail, mit der zur Bestätigung einer Bestellung im Double-Opt-in-Verfahren aufgefordert werde, als Werbung unter das Verbot des 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG, denn der Newsletter stehe in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Ziel der Förderung der eigenen Geschäftstätigkeit. Das gelte auch, wenn die Mail mit dem Bestätigungslink selbst gar keine Werbung enthalte. Grundsätzlich ist das Double-Opt-In Verfahren und die Versendung des Newsletters auch nach dem Urteil des OLG München zulässig, wenn der Empfänger vorher eingewilligt hat. Der Anbieter muss diese Einwilligung jedoch nachweisen können. Genau hier liegt aber das Problem: Es ist bei der Newsletteranmeldung über die Eintragung einer E-Mail Adresse nicht nachweisbar, dass der Anmelder mit dem eingetragenen Empfänger auch tatsächlich übereinstimmt. So kann ein Dritter jederzeit für eine andere Person oder ein Unternehmen einen Newsletter anmelden, ohne dass diese im Zweifel etwas davon mitbekommen. Auf diese Weise wird zumindest die Bestätigungsmail ohne vorherige Einwilligung an den eingetragenen Empfänger versendet. Auch Newslettermodule, die die Anmeldedaten bei Ausfüllen des Anmeldeformulars und bei Versenden der Mail mit dem Bestätigungslink über die IP-Adresse speichern, sind wohl nicht rechtssicher. IP-Adressen gehören zu den personenbezogenen Daten. Diese Daten dürfen ohne Einwilligung des Nutzers überhaupt nicht gespeichert werden. Das bedeutet: Im Anmeldeformular müsste schon eine Extra-Checkbox mit Einwilligungstext im Sinne von Ich bin mit der Speicherung meiner IP-Adresse einverstanden eingefügt werden. Der wesentliche Punkt ist nur, selbst wenn die Anmeldedaten gespeichert werden, kann der Newsletteranbieter im Ernstfall nichts damit anfangen. Praktisch läuft es so: Die IP- Adresse wird gespeichert und dann kommt eine Abmahnung. Der Newsletteranbieter und Fachanwältin für 10

wehrt sich dagegen und muss nun vor Gericht beweisen, dass der Prozessgegner persönlich sich in seinen Newsletterverteiler eingetragen hat. Allein mit der IP-Adresse kann er aber nicht beweisen, wer sich dahinter als Person verbirgt. Über diese Informationen verfügen nur die Telekommunikationsdienstanbieter und die dürfen die Personalien, die einer IP-Adresse zugewiesen sind, nicht an Private herausgeben. Solche Anfragen stehen zum Beispiel nur Polizeidienststellen oder Staatsanwaltschaften im Rahmen von Ermittlungsverfahren zu. Bei dynamischen IP- Adressen ist dazu sogar noch eine richterliche Anordnung nach 100 g, 100 b Strafprozessordnung (StPO) erforderlich. In jedem Falle haben Private oder auch Unternehmen keinen direkten Auskunftsanspruch gegen den Provider. Allein für Filesharing-Fälle gibt es z. B. für die Musik- oder Filmindustrie über 101 Abs. 9 Urhebergesetz die Möglichkeit, direkt beim zuständigen Gericht einen Antrag auf Auskunft gegen den Provider zu stellen. Fazit: Selbst bei Speicherung der IP-Adresse im System bringt das den Newsletterbetreiber im Streitfall nicht weiter, weil er nichts beweisen kann. 4. Was nun? Newsletteranbieter stehen jetzt vor dem Problem, dass mit dem üblichen Double Opt-In Verfahren das Risiko einer Fremdanmeldung und einer damit verbundenen Abmahnung durch den potentiellen Empfänger besteht. Es ist nicht ausgeschlossen, dass andere Gerichte der Rechtsprechung des OLG München folgen. Es bleibt daher ein Restrisiko für Abmahnungen, welches Newsletterbetreiber jedoch eingehen müssen, wollen Sie die Module nicht ganz abschalten. III. Was ist eine unzumutbare Belästigung? Nach 7 UWG handelt unlauter und damit rechtswidrig derjenige, der einen Marktteilnehmer unzumutbar belästigt. Nach 2 Abs. 1 Nr. 2 UWG (siehe oben) sind Marktteilnehmer neben Mitbewerbern und Verbrauchern alle Personen, die als Anbieter oder Nachfrager von Waren oder Dienstleistungen tätig sind. Damit kommt praktisch jeder als Verletzter einer Werbe-E-Mail oder eines Newsletters in Betracht. Da aber gleichzeitig Verbraucher nicht zu dem Kreis der Personen und Verbände gehören, die Ansprüche daraus direkt gegen Sie geltend machen dürfen (vgl. oben 8 UWG), können Private sich ggf. bei einer Rechtsverletzung z.b. nur an einen Verbraucherschutzverein wenden in der Hoffnung, dass der Sie wettbewerbsrechtlich abmahnt. Wenn die Voraussetzungen einer unzumutbaren Belästigung nach 7 UWG vorliegen, besteht für den Empfänger des Newsletters ein Anspruch auf Beseitigung auf Unterlassung nach 8 UWG und ein Anspruch auf Schadenersatz aus 9 UWG in Verbindung mit 12 Abs. 1 UWG. Der Schaden besteht regelmäßig im Ersatz der angefallenen Anwaltskosten des Abmahners. Der weitergehende Anspruch auf und Fachanwältin für 11

Gewinnabschöpfung nach 10 UWG ist im Rahmen des Newsletterversands nur von theoretischem Interesse. 1. Voraussetzungen der unzumutbaren Belästigung Eine unzumutbare Belästigung liegt nach 7 Abs. 2 Nr. 3 und Nr. 4 UWG immer dann vor, wenn - die Einwilligung des Adressaten für das Versenden der E-Mail fehlt, - oder der Absender seine Identität verschleiert oder verheimlicht - oder die E-Mail keine gültige Adresse enthält, unter der der Empfänger das künftige Zusenden von Mails untersagen bzw. sich austragen kann. Bitte beachten Sie, dass lediglich eine der drei genannten Voraussetzungen erfüllt sein muss, um aus der E-Mail eine unzumutbare Belästigung zu machen. Es reicht daher für eine Abmahnung aus, aus, dass nur die Einwilligung für das Versenden der E-Mail fehlt oder dass nur die Möglichkeit zum Austragen aus dem Verteiler fehlt. Es wäre daher fatal, wenn Sie einen neuen Shop aufmachen und sich Adressen von potentiellen Kunden und Interessenten aus dem Internet suchen und diese dann mit einer E-Mail auf Ihr neues Angebot hinweisen würden. Sie dürfen ebenfalls nicht unbekannte Empfänger per E-Mail anschreiben und bei diesen nachfragen, ob sie zukünftig in Ihren Newsletterverteiler eingetragen werden möchten. Und schließlich ist auch das sog. Opt-Out-Verfahren unzulässig, bei dem Sie jemandem solange den Newsletter einfach zuschicken, bis er sich aus dem Verteiler austrägt. und Fachanwältin für 12

2. Checkliste für das Versenden von Newslettern Unter diesen Voraussetzungen dürfen Sie Newsletter an neue Abonnenten verschicken: Sie haben von jedem Adressaten die Einwilligung für den Erhalt des Newsletters eingeholt. Bei Anmeldung über Onlineformulare: Sie haben die Einwilligung des Adressaten für den Erhalt des Newsletters im Double-Opt-In- Verfahren eingeholt. Jede Newsletterausgabe enthält Ihre vollständige E-Mailsignatur, damit Ihre Identität nicht verschleiert ist und Sie als Absender erkennbar sind. Jede Newsletterausgabe enthält eine Austragungsadresse: Richten Sie einen sog. mailto-link ein oder stellen Sie Ihrem Kunden per Link ein Formular zur Verfügung, mit welchem er sich selbst direkt wieder aus dem Verteiler austragen kann. Jeder Newsletter enthält die Angabe eines Verantwortlichen nach 55 Rundfunkstaatsvertrag (RStV). und Fachanwältin für 13

3. Ausnahme für bereits bestehenden Kontakt? Eine unzumutbare Belästigung kann beim Newsletterversand nach 7 Abs. 3 UWG wegfallen, wenn bereits ein Kontakt besteht, so dass die Einwilligung des Empfängers für das Versenden des Newsletters nicht mehr extra eingeholt werden müsste. Grundsätzlich ist E-Mail-Werbung bei bestehendem Kontakt zulässig, wenn - Sie die E-Mail-Adresse von Ihrem Kunden selbst im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten haben (Beispiel: Kunde trägt E- Mailadresse in das Onlineformular bei der Bestellung im Onlineshop ein); - Sie die E-Mail-Adresse nur für die Werbung mit ähnlicher Ware oder einer ähnlichen Dienstleistung verwenden (Beispiel: wenn Sie die E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit der Bestellung von Schuhen erhalten haben, können Sie dem Kunden keine E-Mail-Werbung zu Bausparverträgen zukommen lassen); - der Kunde der Zusendung von Werbe-E-Mails nicht widersprochen hat; - der Kunde von Ihnen bei der Erhebung seiner E-Mail-Adresse und auch später bei jeder einzelnen Nutzung klar und deutlich darauf hingewiesen wird, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann. IV. Die Impressumspflicht beim Newsletter Der Absender einer Werbe-E-Mail muss nach 7 Abs. 2 Nr. 4 UWG erkennbar sein. Internetangebote und damit verbundene Newsletterangebote erfüllen jedoch in der Regel die Voraussetzungen von Telemedien mit der Folge, dass die Impressumspflicht nach 5 Telemediengesetz (TMG) besteht. Dies gilt umso mehr, wenn der Newsletter oder das Mailing letztlich der Werbung und dem Warenabsatz dient. 1. Was sind Telemedien? Telemedien sind nach 1 Abs. 1 TMG alle - elektronischen Informations- und Kommunikationsdienste, - soweit sie nicht Telekommunikationsdienste nach 3 Nr. 24 des Telekommunikationsgesetzes, die ganz in der Übertragung von Signalen über Telekommunikationsnetze bestehen, telekommunikationsgestützte Dienste nach 3 Nr. 25 des Telekommunikationsgesetzes oder Rundfunk nach 2 des Rundfunkstaatsvertrages sind, - unabhängig davon, ob für die Nutzung ein Entgelt erhoben wird. und Fachanwältin für 14

Damit gehören Internetangebote zu den Telemedien, auf die das TMG Anwendung findet. 2. Inhaltsanforderungen an das Impresssum Die nach 5 TMG für das Impressum erforderlichen Angaben gehen über den Namen und die Adresse hinaus: 5 Allgemeine Informationspflichten (1) Diensteanbieter haben für geschäftsmäßige, in der Regel gegen Entgelt angebotene Telemedien folgende Informationen leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar zu halten: 1. den Namen und die Anschrift, unter der sie niedergelassen sind, bei juristischen Personen zusätzlich die Rechtsform, den Vertretungsberechtigten und, sofern Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden, das Stamm- oder Grundkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen, 2. Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme und unmittelbare Kommunikation mit ihnen ermöglichen, einschließlich der Adresse der elektronischen Post, 3. soweit der Dienst im Rahmen einer Tätigkeit angeboten oder erbracht wird, die der behördlichen Zulassung bedarf, Angaben zur zuständigen Aufsichtsbehörde, 4. das Handelsregister, Vereinsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister, in das sie eingetragen sind, und die entsprechende Registernummer, 5. soweit der Dienst in Ausübung eines Berufs im Sinne von Artikel 1 Buchstabe d der Richtlinie 89/48/EWG des Rates vom 21. Dezember 1988 über eine allgemeine Regelung zur Anerkennung der Hochschuldiplome, die eine mindestens dreijährige Berufsausbildung abschließen (ABl. EG Nr. L 19 S. 16), oder im Sinne von Artikel 1 Buchstabe f der Richtlinie 92/51/EWG des Rates vom 18. Juni 1992 über eine zweite allgemeine Regelung zur Anerkennung beruflicher Befähigungsnachweise in Ergänzung zur Richtlinie 89/48/EWG (ABl. EG Nr. L 209 S. 25, 1995 Nr. L 17 S. 20), zuletzt geändert durch die und Fachanwältin für 15

Richtlinie 97/38/EG der Kommission vom 20. Juni 1997 (ABl. EG Nr. L 184 S. 31), angeboten oder erbracht wird, Angaben über a) die Kammer, welcher die Diensteanbieter angehören, b) die gesetzliche Berufsbezeichnung und den Staat, in dem die Berufsbezeichnung verliehen worden ist, c) die Bezeichnung der berufsrechtlichen Regelungen und dazu, wie diese zugänglich sind, 6. in Fällen, in denen sie eine Umsatzsteueridentifikationsnummer nach 27a des Umsatzsteuergesetzes oder eine Wirtschafts- Identifikationsnummer nach 139c der Abgabenordnung besitzen, die Angabe dieser Nummer, 7. bei Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien und Gesellschaften mit beschränkter Haftung, die sich in Abwicklung oder Liquidation befinden, die Angabe hierüber. (2) Weitergehende Informationspflichten nach anderen Rechtsvorschriften bleiben unberührt. 5 TMG fordert, dass die Informationen leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar zu halten sind. Für den Newsletter bedeutet das, dass Sie entweder alle Angaben in jeder einzelnen Ausgabe selbst aufführen müssen, etwa am Ende der Mail oder aber einen deutlich gekennzeichneten Link zum Impressum auf Ihrer Website setzen können. Es wäre sicher überzogen, wenn ein Architekt auch noch im Newsletter auf die gesetzlichen Grundlagen seiner Tätigkeit hinweisen oder seine Umsatzsteueridentifikationsnummer hier angeben müßte. Es bietet sich daher eine Kombination zwischen Signatur und Link auf das ausführliche Impressum Ihrer Website an. Es sollte jedoch ausreichen, den Namen und Adresse einschließlich Telefonnummer und E-Mailadresse in jede einzelne Ausgabe des Newsletters aufzunehmen und für die übrigen Angaben einen Link auf Ihre Website bzw. auf das dortige Impressum zu setzen. und Fachanwältin für 16

Bei journalistisch-redaktionellem Inhalt eines Newsletters ist zusätzlich ein Verantwortlicher im Sinne des 55 Abs. 2 Rundfunkstaatsvertrag (RStV) mit Name und Anschrift im Impressum anzugeben. Dieser muss 1. seinen ständigen Aufenthalt im Inland haben 2. darf nicht infolge Richterspruchs die Fähigkeit zur Bekleidung öffentlicher Ämter verloren haben, 3. muss voll geschäftsfähig sein und 4. unbeschränkt strafrechtlich verfolgbar sein. 3. Muster für das Impressum Ausgewählte Muster für die Formulierung eines Impressums nach 5 TMG finden Sie auf unserer Internetseite unter http://www.res-media.net/muster V. Datenschutz beim Newsletter Die rechtlichen Anforderungen des Datenschutzes richten sich grundsätzlich nach den 11 ff. Telemediengesetz TMG. Besteht eine Regelungslücke, gilt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Beim Newsletter ist danach folgendes zu beachten: 1. Grundsatz der Daten-Sparsamkeit Sie dürfen nur Daten von Ihren Abonnenten sammeln, die Sie für die Versendung des Newsletters benötigen. Die dürfen Ihre Adressaten nicht zwingen, z.b. Ihre Namen oder Adressen per Pflichtfelder im Formular bekannt zu geben, wenn diese sich in den Verteiler eintragen wollen. Diese Daten sind für die Versendung des Newsletters nicht erforderlich. Der Grundsatz der Datensparsamkeit ist im BDSG geregelt: 3a Datenvermeidung und Datensparsamkeit und Fachanwältin für 17

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten und die Auswahl und Gestaltung von Datenverarbeitungssystemen sind an dem Ziel auszurichten, so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Insbesondere sind personenbezogene Daten zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren, soweit dies nach dem Verwendungszweck möglich ist und keinen im Verhältnis zu dem angestrebten Schutzzweck unverhältnismäßigen Aufwand erfordert. 2. Nutzung der Daten nur für den Newsletter Sie dürfen die Daten außerdem nur für den Newsletterverteiler und nicht etwa für weitergehende Werbe-E-Mails etc. nutzen wenn Ihnen keine entsprechende weite Einwilligung des Abonnenten vorliegt. Nach 12 TMG dürfen Daten nur erhoben werden, wenn der Nutzer eingewilligt hat oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt. Ein Gesetz, welches die Datenspeicherung für den Newsletterversand regelt, gibt es jedoch nicht. In 14 TMG ist nur geregelt, das Daten, die für die Begründung, inhaltliche Ausgestaltung oder Änderung eines Vertragsverhältnisses zwischen den Beteiligten erforderlich sind, ohne Extra-Einwilligung gespeichert und für diesen Vertragszweck werden dürfen. Das wären zum Beispiel die Adressdaten für die Abwicklung einer Bestellung in einem Onlineshop. Darüber hinaus gehende Zwecke wie Werbung, Newsletterversand etc. sind von dieser Regelung jedoch nicht gedeckt. Es muss also die Einwilligung für den Newsletterversand eingeholt werden und die Daten dürfen dann auch nur in diesem Rahmen genutzt werden. 12 Grundsätze (1) Der Diensteanbieter darf personenbezogene Daten zur Bereitstellung von Telemedien nur erheben und verwenden, soweit dieses Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift, die sich ausdrücklich auf Telemedien bezieht, es erlaubt oder der Nutzer eingewilligt hat. und Fachanwältin für 18

(2) Der Diensteanbieter darf für die Bereitstellung von Telemedien erhobene personenbezogene Daten für andere Zwecke nur verwenden, soweit dieses Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift, die sich ausdrücklich auf Telemedien bezieht, es erlaubt oder der Nutzer eingewilligt hat. (3) Soweit nichts anderes bestimmt ist, sind die jeweils geltenden Vorschriften für den Schutz personenbezogener Daten anzuwenden, auch wenn die Daten nicht automatisiert verarbeitet werden. 14 Bestandsdaten (1) Der Diensteanbieter darf personenbezogene Daten eines Nutzers nur erheben und verwenden, soweit sie für die Begründung, inhaltliche Ausgestaltung oder Änderung eines Vertragsverhältnisses zwischen dem Diensteanbieter und dem Nutzer über die Nutzung von Telemedien erforderlich sind (Bestandsdaten). (2) Auf Anordnung der zuständigen Stellen darf der Diensteanbieter im Einzelfall Auskunft über Bestandsdaten erteilen, soweit dies für Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr durch die Polizeibehörden der Länder, zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der Verfassungsschutzbehörden des Bundes und der Länder, des Bundesnachrichtendienstes oder des Militärischen Abschirmdienstes oder des Bundeskriminalamtes im Rahmen seiner Aufgabe zur Abwehr von Gefahren des internationalen Terrorismus oder zur Durchsetzung der Rechte am geistigen Eigentum erforderlich ist. 3. Protokollierung der Anmeldung Wenn der Abonnent sich im Verteiler einträgt und damit seine Einwilligung für den Erhalt des Newsletters und damit die Speicherung und Nutzung seiner Daten erteilt, muss - die Einwilligung durch eine eindeutige und bewusste Handlung erfolgen (durch Eingabe der E-Mail-Adresse), - die Einwilligung protokolliert werden (Speicherung des Datums, der Uhrzeit und der IP-Adresse), und Fachanwältin für 19

- der Inhalt der Einwilligung jederzeit abgerufen werden können (durch Übersendung einer E-Mail an den neuen Abonnenten, die ihn nochmals über den Inhalt seiner Einwilligung informiert; außerdem kann der Wortlaut der Einwilligung in der Seite Datenschutz der Internetseite des Newsletteranbieters aufgeführt werden). 4. Widerrufsmöglichkeit Sie müssen den Abonnenten nach 13 Abs. 3 TMG darauf hinweisen, dass er den Newsletter jederzeit abbestellen kann. Dem kommen Sie bereits dadurch nach, dass Sie die Voraussetzungen des 7 UWG erfüllen, der schon die Abbestell-und Widerrufsmöglichkeit in jeder E-Mail vorsieht. 5. Datenschutzhinweis Nach 13 Abs. 1 TMG muss der Abonnent zu Beginn des Nutzungsvorgangs über Art, Umfang und Zwecke der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung seiner personenbezogener Daten informiert werden. Zu den personenbezogenen Daten ist insbesondere die E-Mail-Adresse zu zählen. Sie müssen den Abonnenten daher informieren, welchen Newsletter er in welchen Abständen erhält. Kommen Sie dieser Verpflichtung am besten in der Bestätigungsmail nach dem Eintragen in den Verteiler nach. 13 Pflichten des Diensteanbieters (1) Der Diensteanbieter hat den Nutzer zu Beginn des Nutzungsvorgangs über Art, Umfang und Zwecke der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten sowie über die Verarbeitung seiner Daten in Staaten außerhalb des Anwendungsbereichs der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (ABl. EG Nr. L 281 S. 31) in allgemein verständlicher Form zu unterrichten, sofern eine solche Unterrichtung nicht bereits erfolgt ist. Bei einem automatisierten Verfahren, das eine spätere Identifizierung des Nutzers ermöglicht und eine Erhebung oder Verwendung personenbezogener Daten vorbereitet, ist der Nutzer und Fachanwältin für 20

zu Beginn dieses Verfahrens zu unterrichten. Der Inhalt der Unterrichtung muss für den Nutzer jederzeit abrufbar sein. (2) Die Einwilligung kann elektronisch erklärt werden, wenn der Diensteanbieter sicherstellt, dass 1. der Nutzer seine Einwilligung bewusst und eindeutig erteilt hat, 2. die Einwilligung protokolliert wird, 3. der Nutzer den Inhalt der Einwilligung jederzeit abrufen kann und 4. der Nutzer die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann. (3) Der Diensteanbieter hat den Nutzer vor Erklärung der Einwilligung auf das Recht nach Absatz 2 Nr. 4 hinzuweisen. Absatz 1 Satz 3 gilt entsprechend. (4) Der Diensteanbieter hat durch technische und organisatorische Vorkehrungen sicherzustellen, dass 1. der Nutzer die Nutzung des Dienstes jederzeit beenden kann, 2. die anfallenden personenbezogenen Daten über den Ablauf des Zugriffs oder der sonstigen Nutzung unmittelbar nach deren Beendigung gelöscht oder in den Fällen des Satzes 2 gesperrt werden, 3. der Nutzer Telemedien gegen Kenntnisnahme Dritter geschützt in Anspruch nehmen kann, 4. die personenbezogenen Daten über die Nutzung verschiedener Telemedien durch denselben Nutzer getrennt verwendet werden können, 5. Daten nach 15 Abs. 2 nur für Abrechnungszwecke zusammengeführt werden können und 6. Nutzungsprofile nach 15 Abs. 3 nicht mit Angaben zur Identifikation des Trägers des Pseudonyms zusammengeführt werden können. An die Stelle der Löschung nach Satz 1 Nr. 2 tritt eine Sperrung, soweit einer Löschung gesetzliche, satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. (5) Die Weitervermittlung zu einem anderen Diensteanbieter ist dem Nutzer anzuzeigen. und Fachanwältin für 21

(6) Der Diensteanbieter hat die Nutzung von Telemedien und ihre Bezahlung anonym oder unter Pseudonym zu ermöglichen, soweit dies technisch möglich und zumutbar ist. Der Nutzer ist über diese Möglichkeit zu informieren. (7) Der Diensteanbieter hat dem Nutzer nach Maßgabe von 34 des Bundesdatenschutzgesetzes auf Verlangen Auskunft über die zu seiner Person oder zu seinem Pseudonym gespeicherten Daten zu erteilen. Die Auskunft kann auf Verlangen des Nutzers auch elektronisch erteilt werden. und Fachanwältin für 22

Über die Autorin Sabine Heukrodt-Bauer, LL.M. Fachanwältin für Informationstechnologierecht (IT-Recht) Sabine Heukrodt-Bauer ist Fachanwältin für Informationstechnologierecht und vornehmlich im Bereich E-Commerce-Recht tätig. Sie berät beim Aufbau und Betrieb von Onlineshops, ecommerce- Plattformen, Shop-in-Shop-Systemen und Marketplaces. Sabine Heukrodt-Bauer ist die Vorsitzende des gemeinsamen Vorprüfungsausschusses der Rechtsanwaltskammern Koblenz und Zweibrücken für die Erlangung der Bezeichnung "Fachanwalt für Informationstechnologie" nach der Fachanwaltsordnung. Außerdem wurde sie zum 01.01.2012 in den Ausschuss "IT-Recht" der Bundesrechtsanwaltskammer berufen. Über Res Media Die im Jahr 2007 gegründete Kanzlei Res Media mit Sitz in Mainz steht für hoch spezialisierte Rechtsberatung in den Kernbereichen IT-Recht, IP- Recht und E-Commerce-Recht. Das Expertenteam besteht aus vier Rechtsanwälten, teils Fachanwälten für Informationstechnologierecht, die ausschließlich in diesen Bereichen tätig sind. Die Leistungsschwerpunkte der Kanzlei liegen in der Erstellung von IT-Verträgen, Beratung von ecommerce-plattformen und der Beratung bei Abmahnungen. und Fachanwältin für 23

Res Media ist Gründungsmitglied des agilen Partnernetzwerks United E-Commerce. Was wir für Sie tun können IT-Recht IT-Projekte, IT-Verträge, Lizenzverträge, Cloud Computing, Datenschutz, Compliance IP-Schutz Markenanmeldungen, Markenberatung, Know-How- Schutz, Urheberrechtssicherung, Beratung bei Abmahnungen E-Commerce Commerce-Recht Shopprüfungen, laufender Update-Service, Beratung von großen Onlineplattformen, Marketplaces, AGB- Erstellung, Beratung bei Abmahnungen Bildnachweise: Seite 4 macgyverhh - Fotolia Seite 8 rcx Fotolia Seite 10 mipan Fotolia Seite 13 Anatoly Maslennikov Fotolia Seite 14 MASP Fotolia Seite 17 LaCatrina Fotolia und Fachanwältin für 24

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