BME-Umfrage TOP-Kennzahlen im Einkauf Leseprobe 2016 e r h a J Kennzahlen zu: Kosten des Einkaufs Einkaufsorganisation Lieferantenmanagement
Inhaltsverzeichnis Danksagung... 3 Vorwort... 4 Rückblick auf die wirtschaftliche Entwicklung 2015... 5 Einkaufskennzahlen richtig verstehen... 7 Methodik: Auswahl der Best in Class... 8 10 Jahre Benchmark: Kernaussagen 2016... 10 Teilnehmer 2016... 19 Hierarchische Einordnung des Einkaufs... 21 Organisation & Mitarbeiterstruktur im Einkauf... 22 Beschaffungsstruktur... 24 Warengruppenstrategie... 25 Nicht-traditionelle Beschaffungsfelder... 26 Early Involvement... 27 Lieferantenbewertung... 28 Ziele für den strategischen Einkauf... 29 Vereinbarung des Zahlungsziels... 30 Rechnungsprüfung... 31 Durchlaufzeit... 34 Einkaufskennzahlen Kennzahl 1: Einkaufsvolumen vom Umsatz... 35 Kennzahl 2: Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen... 37 Kennzahl 3: Einkaufskosten vom Umsatz... 39 Kennzahl 4: Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf... 41 Kennzahl 5: Kosten je Bestellvorgang... 43 Kennzahl 6: Anzahl Bestellungen je Einkäufer... 45 Kennzahl 7: Artikelanzahl je Mio. Einkaufsvolumen... 47 Kennzahl 8: Durch den Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen... 49 Kennzahl 9: Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge... 51 Kennzahl 10: Weiterbildungskosten je Mitarbeiter im Einkauf... 53 Kennzahl 11: Einkaufsvolumen über Internetauschreibungen und Online-Auktionen... 55 Kennzahl 12: Liefertermintreue aller Lieferungen... 57 Kennzahl 13: Reklamationsquote aller Lieferungen... 59 Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsabteilung... 61 Kennzahl 15: Aktive Lieferanten je Mio. Einkaufsvolumen... 63 Kennzahl 16: Anteil Bestellpositionen mit elektronischer (automatisierter) Rechnungsabwicklung... 65 Kennzahl 17: Kostenveränderung... 67 Kennzahl 18: Anzahl Bestellpositionen je Bestellung... 69 Kennzahl 19: Vollkosten je Einkäufer... 71 Kennzahl 20: Einkaufskosten je Lieferant... 73 Kennzahl 21: Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen... 75 Kennzahl 22: Durchschnittswert je Bestellung... 77 Kennzahl 23: Durchschnittliches Zahlungsziel... 79 Kennzahl 24: Einkaufsvolumen über Skonto... 81 Kennzahl 25 A/B: Kostenvermeidung... 83 Fachbeitrag Materialgruppenmanagement in Zusammenarbeit mit TARGUS Management Consulting AG... 84 Impressum BME e.v.... 106 Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 1
Danksagung Im Namen des BME e.v. danken wir allen Unternehmen, die an der aktuellen Erhebung TOP- Kennzahlen im Einkauf teilnahmen, sowie auch allen Unternehmen, die in den vergangenen Jahren die Umfrageergebnisse bezogen. Ihre Fragen, Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge waren uns stets eine große Hilfe. Ganz besonders bedanken möchten wir uns bei allen ständigen Mitgliedern des BME-Arbeitskreises TOP-Kennzahlen im Einkauf für ihre tatkräftige Unterstützung bei der inhaltlichen Gestaltung. Holger Wiegand, Head of Sourcing Operations EMEA, 3M EMEA GmbH Andreas Lienesch, Controlling Einkauf und Logistik, Big Dutchman AG Thomas Schöne, Einkaufsleiter, Big Dutchman International GmbH Frank Diebold, Leiter Einkauf und Supply Chain Management, Brauerei C. & A. VELTINS GmbH & Co. KG Ralf Sommer, Leiter Supply Support, InfraServ GmbH & Co. Höchst KG Marcus Urbach, Leiter Einkauf, InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG Martin Müller-Raidt, Direktor Zentrales Beschaffungsmanagement, KfW Bankengruppe Andreas Priesing, Einkauf, Miele & Cie. KG Guido Bader, Einkaufsplanung, Kennzahlen & Richtlinien, RWE GBS GmbH Anton Kirmeier, Geschäftsbereichsleiter Organisation/IT und Beschaffung Stadtwerke Mainz AG Thomas Fobbe, Leiter Einkauf und Facility Management, Mitglied der Geschäftsleitung, TRILUX GmbH & Co. KG Sonja Brepols, Purchasing Controller, Zentis GmbH & Co. KG Mischa Miller, Leiter SCM Datenmanagement und Reporting, ZF Friedrichshafen AG Vielen Dank für Ihre hilfreichen Anregungen und Ihr außerordentliches Engagement! Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 2
Vorwort Wir freuen uns, gemeinsam mit Ihnen ein kleines Jubiläum zu feiern: Vor Ihnen liegt nunmehr die zehnte Ausgabe der TOP-Kennzahlen im Einkauf. Was 2007 als zartes Pflänzchen mit zehn Kennzahlen, 50 Teilnehmern und einem Umfang von 20 Seiten begann, ist mittlerweile auf 25 Kennzahlen herangewachsen und umfasst über 100 Seiten. Für die zehnte Erhebung stellten rund 250 Unternehmen ihre internen Daten zur Verfügung, um sich an einem der europaweit größten Benchmarks von Prozessen und Kosten im Einkauf zu beteiligen. Darunter befinden sich sowohl große DAX-Konzerne als auch KMU. In der zehnjährigen Historie hat es sich bestätigt, dass im Einkauf ein Wandel stattgefunden hat: Viele Beschaffungsabteilungen konnten durch die Analysen Transparenz über ihre Kostenstrukturen und Prozesse gewinnen mit dem Ergebnis, dass sich die wichtigsten Kennzahlen positiv entwickelt haben. Trotzdem herrscht bei vielen Unternehmen noch Nachholbedarf bei der Umsetzung einer Einkaufsstrategie, denn gut die Hälfte aller Einkäufer ist nach wie vor im operativen Geschäft tätig. Der visionäre Charakter, einen einheitlichen und anerkannten Standard zur Messung der Effizienz der Prozesse und Organisation im Einkauf zu schaffen, ist damit mehr und mehr zur Realität geworden. Viele Teilnehmer nutzen inzwischen die Kennzahlen und Definitionen aus den BME-TOP-Kennzahlen als Standard für das interne Reporting und externe Vergleiche. Im Laufe der Jahre wurden die harten Kennzahlen sukzessive um Fragestellungen zur Einkaufsstrategie und der Organisation erweitert. Diese zusätzlichen Erhebungen haben es belegt, dass Best-in-Class Unternehmen auch in puncto Strategie und Organisation im Vorderfeld zu finden sind. Verfestigt hat sich auch die Tatsache, dass diese Unternehmen bei den Kennzahlen um 30 bis 50 Prozent besser abschneiden als der Durchschnitt. Dies bestätigt auch ein neuer Fragenkomplex, der den Zusammenhang zwischen aktivem Lieferantenmanagement und den Best-in-Class-Kennzahlen unterstreicht. In der Jubiläumsausgabe lassen wir auch die letzten zehn Jahre Revue passieren, indem wir die Entwicklung der wichtigsten Kennzahlen in dieser Periode aufzeigen. Dadurch wird auch belegt, dass die Prozesse im Einkauf in den vergangenen Jahren effizienter und effektiver geworden sind. Abschließend bleibt noch zu sagen: Nutzen Sie die Kennzahlen, um im Top-Management die Sinne für den Einkauf zu schärfen und gezielt Veränderungsprozesse in Ihrem Unternehmen voranzutreiben! Volkmar Klein Bereichsleiter BME-Benchmark-Services Evgenia Gavrina Projektmanagerin BME-Benchmark-Services Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 3
Einkaufskennzahlen richtig verstehen Bei der Interpretation der Kennzahlen ist es sehr wichtig, diese nicht isoliert, sondern in Zusammenhang miteinander zu betrachten. Nicht zuletzt fließen bei der Leistungsbewertung des Einkaufs die Faktoren mit ein, die außerhalb seines Wirkungskreises liegen, seien es externe Markteinflüsse sowie Absatz- oder Produktionsplanungen. Andererseits können einige strukturelle Verschiebungen zur Verbesserung der einen Werte und gleichzeitig zur Verschlechterung der anderen führen. Deshalb empfehlen wir, die Kennzahlen stets im Kontext Ihrer Einkaufsstrategie und Unternehmensziele zu verstehen. Keine isolierte Betrachtung einzelner Werte Festlegung der Vergleichspartner Festlegung der Hauptkennzahlen Berücksichtigung der Unternehmensstruktur/Prozesse und der Markteinflüsse Die Aussagekraft der Ergebnisse nimmt zu, wenn man die Durchschnittswerte den Best-in-Class-Werten gegenüberstellt Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 4
Teilnehmer 2016 Bei der 10. Auflage konnte der BME einen neuen Teilnehmerrekord einstellen. Mit rund 250 Teilnehmern, welche in der Summe rund 200 Mrd. Euro Einkaufsvolumen und rund 20.000 Mitarbeiter im Einkauf aus allen Branchengruppen und Unternehmensgrößen vertreten, weisen die Kennzahlen des BME einen repräsentativen Charakter auf. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 5
Rund 17 Prozent aller Teilnehmer sind Newcomer, darunter sowohl Global Player als auch klein- und mittelständische Unternehmen. Mit zirka 83 Prozent der Stammgäste, die regelmäßig an der Umfrage teilnehmen, ist eine kontinuierliche statistische Basis vorhanden. Dabei ist keine strukturelle Veränderung zum Vorjahr festzustellen, weder bei Branchen-, noch bei Umsatzverteilung. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 6
Methodik: Auswahl der Peer Group Die Einkaufskennzahlen sind ein wichtiges Instrument für die Darstellung interner Entwicklungstrends. Der wichtigste Grundsatz der Analyse ist der Vergleich mit ähnlichen Unternehmen. Deshalb ist die Auswahl geeigneter Vergleichspartnern von entscheidender Bedeutung. Bei der Interpretation der Kennzahlen ist weiterhin wichtig, dass diese als komplexes System betrachtet werden. Die Umfrageergebnisse sind in folgenden Auswertungen erhältlich: Durchschnittswerte Die aktuellen Umfrageergebnisse zeigen, dass in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen teilweise erhebliche Unterschiede vorliegen. Deshalb wurden neben dem Durchschnitt aller Teilnehmer die Mittelwerte in jeweils fünf Branchengruppen und Umsatzklassen gebildet. Best-in-Class-Werte Stellen Profile real existierender Unternehmen dar, deren Einkaufskosten im Verhältnis zu ihrem Einkaufsvolumen (siehe die Kennzahl 2 die führende Kennzahl, zu der die meisten Verknüpfungen bestehen) am geringsten sind. Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen Einkaufsorganisation Einkaufsprozess Beschaffungsstruktur Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf Anzahl Bestellungen je Einkäufer Kosten je Bestellvorgang Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsabteilung Durch Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen Einkaufsvolumen über langfristige Verträge Liefertermintreue Reklamationsquote Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen Aktive Lieferanten je Mio. Einkaufsvolumen Artikelanzahl je Mio. Einkaufsvolumen Kostenveränderung Wie im vergangenen Jahr wurden als Best in Class zunächst je zehn Unternehmen pro Branchengruppe und Umsatzklasse ausgewählt, deren Einkaufskosten im Verhältnis zum Einkaufsvolumen (siehe die Kennzahl 2 die führende Kennzahl, zu der die meisten Verknüpfungen bestehen) am geringsten sind. Abschließend wurden diese mit Blick auf folgende Hauptkennzahlen nochmals geprüft: - Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen - Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 7
- Liefertermintreue - Reklamationsquote - Einkaufsvolumen in Verantwortung des Einkaufs - Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge - Aktive Lieferanten je Mio. Einkaufsvolumen - Abrufquote aus Rahmenverträgen (Kontrakt/Katalog). Die Mittelwerte der jeweils fünf Besten sind die Best-in-Class-Werte. Insgesamt wurden hier 23 Kennzahlen ermittelt. Die Kennzahlen 14 (Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsfunktion) und 25 (Kostenvermeidung) stellen die Durchschnittswerte dar. Auswertung der Ergebnisse: Die Aussagekraft der Best-in-Class-Werte nimmt zu, wenn diese den aktuellen Durchschnittswerten gegenübergestellt werden (siehe Abbildung). Durchschnitt aller Teilnehmer Metall-, Elektro-, und Kunststoffindustrie, Maschinenbau Energie, Versorgung, GöR Dienstleister Chemie-, Biound Pharmaindustrie Kfz-Industrie und Systemzulieferer Am Beispiel der Führungskennzahl Einkaufskosten zum Einkaufsvolumen lässt sich gut erkennen, dass die Unterschiede zwischen den Best in Class und dem Durchschnitt in der Regel 30 bis 50 Prozent betragen. Dies gilt für fast alle Hauptkennzahlen! Bei den sog. neutralen Kennzahlen kann vorkommen, dass die Best-in-Class-Werte sogar leicht unter dem Durchschnitt liegen. Da unser Ziel war, hier echte Unternehmensprofile abzubilden, um dann von den Besten lernen zu können, wurden als Best-in-Class-Werte stets die Mittelwerte der ausgewählten fünf Best-in-Class-Unternehmen dargestellt. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 8
10 Jahre Top-Kennzahlen: Kernaussagen Management, Controlling und Beschaffung benötigen ein Instrumentarium, das nicht nur die Leistung des Einkaufs spiegelt, sondern diese auch steuert: ein Kennzahlensystem. Aus diesem Grund ermittelt der BME seit 10 Jahren die Kennzahlen zur Messung der Effizienz und Effektivität im Einkauf. Die Ergebnisse der aktuellen Erhebung belegen: 2015 befand sich der Einkauf in einer Komfortzone. Viele Beschaffungsabteilungen konnten Transparenz über ihre Kostenstrukturen und Prozesse gewinnen: Die Hauptkennzahlen haben sich positiv entwickelt. Festzuhalten bleibt jedoch auch, dass ein Großteil der strategischen Indikatoren unverändert geblieben ist. Umso auffälliger ist die weiterhin positive Entwicklung der Best-in-Class-Unternehmen. Sie haben die günstige Konjunkturlage genutzt, um sich strategischen Aufgaben zu widmen. Die aktuelle Auswertung belegt, dass die Best in Class bei fast allen Hauptkennzahlen deutlich besser (bis zu 50 Prozent) als der Durchschnitt abgeschnitten haben. Das bedeutet, dass die Professionalität und Effizienz der Einkaufsabteilungen bei vielen Unternehmen deutlich gestiegen sind. Was kennzeichnet die Best-in-Class-Unternehmen? Einkauf als Wertschöpfungsmanager: Hohe hierarchische Eingliederung des Einkaufs sowie aktives internes Einkaufsmarketing haben dazu geführt, dass der Einkauf Verantwortung für mehr als 90 Prozent des Gesamtbeschaffungsvolumens übernommen hat. Auch in den sogenannten nicht-traditionellen Beschaffungsfeldern wie Reise-, Beratung- oder Marketingleistungen arbeitet der Einkauf eng mit den Bedarfsträgern zusammen. Gemeinsam werden für nahezu alle Beschaffungskategorien Strategien definiert, auch wenn es letztendlich bedeutet, dass der Einkauf sich bewusst zurückzieht. Einkaufsorganisation: Die hybride Organisationsform in Verbindung mit Projekteinkauf und Warengruppenmanagement ist weiterhin dominierend. Immer mehr Unternehmen setzen auf flexible anpassungsfähige Strukturen. Auffällig ist auch, dass die Best-in-Class- Unternehmen nur noch ein Drittel ihrer Personalressourcen für das operative Tagesgeschäft einsetzen. Hohe Prozesseffektivität und Effizienz: Die Automatisierung des Bestell- und Abrechnungsprozesses in Verbindung mit der Standardisierung der Bedarfe schreitet weiter voran. Die Klassenbesten schreiben nicht nur mehr Bestellungen, sie managen ein um 30 bis 50 Prozent höheres Einkaufsvolumen je FTE p.a. Auch die Anzahl der Artikel und Lieferanten sind bei den Best in Class nur halb so hoch wie bei dem Durchschnitt. Dadurch konnten sie ihre Kosten in den vergangenen Jahren um 30 bis 50 Prozent senken. Lieferantenmanagement: Fast alle Best-in-Class-Unternehmen führen regelmäßig Lieferantenbewertungen durch und messen konsequent die Liefertermintreue und Reklamationsquote. In vergangenen Jahren konnte dadurch eine Optimierung des Lieferantenstammes erreicht werden. Viele Best-in-Class-Unternehmen verfahren nach dem Prinzip ein Artikel ein Lieferant. Regelmäßiges Controlling / externes Benchmarking: Gut zwei Drittel der Best-in-Class- Unternehmen nehmen regelmäßig an der BME-Erhebung teil. In vergangenen Jahren konnten Sie sich einen deutlichen Vorsprung verschaffen: die Schere zwischen den Best-in- Class und dem Durchschnitt ist deutlich auseinandergegangen. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 9
Kennzahl 2 Durchschnittswerte Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 10
Kennzahl 2 Best-in-Class-Werte Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 11
Kennzahl 2 Formel Beschreibung Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen Gesamtkosten der Einkaufsabteilung in T x 100% Durch EK verantwortetes Gesamteinkaufsvolumen in T Einheit Prozent Parameterdefinition Kategorie Gesamtkosten der Einkaufsabteilung Durch EK verantwortetes Einkaufsvolumen Prozesse/Kosten Alle direkten und indirekten Kosten, die für die Durchführung der Einkaufsfunktion auf der Kostenstelle Einkauf anfallen inkl. Personalkosten, IT-/Systemkosten. Ohne Rechnungsprüfung, Qualitätssicherung etc. und ohne Erlöse für Verkäufe von Lagerhütern, gebrauchten Maschinen etc. (siehe auch Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten). In der Berichtperiode fakturiertes Bestellvolumen (Rechnungsvolumen), das in der Verantwortung des Einkaufs liegt und direkt dem Einkauf zuzuordnen ist. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 12
Anforderungsformular Fax-Antwort an +49 (0)69 30838-199 TOP-Kennzahlen im Einkauf 2016 n e t BMEnet GmbH Durchschnittswerte Best-in-Class-Werte BME-Mitglieder: 1.480,- zzgl. MwSt BME-Mitglieder: 1.480,- zzgl. MwSt Nicht-BME-Mitglieder: 1.880,- zzgl. MwSt. Nicht-BME-Mitglieder: 1.880,- zzgl. MwSt. Anrede: Frau Herr Name: Vorname: Funktion: Firma: Adresse: E-Mail: Tel.: Fax: BME-Mitgliedsnummer: Branche: Umsatz (in Mio. ): Betriebsgröße (Mitarbeiteranzahl): Hiermit fordern wir verbindlich die TOP-Kennzahlen im Einkauf 2016 an. Datum und Unterschrift: Ansprechpartner: Volkmar Klein Bereichsleiter BME-Benchmark-Services Tel.: +49 (0) 69 30838-301 Fax: +49 (0) 69 30838-199 E-Mail: volkmar.klein@bme.de Evgenia Gavrina Projektmanagerin BME-Benchmark-Services Tel.: +49 (0) 69 30838-312 Fax: +49 (0) 69 30838-199 E-Mail: evgenia.gavrina@bme.de