Umfangreiche Dokumente in Word Zusammengestellt von Hedy Wagner, bitte nur für den internen Gebrauch. Inhalt 1 Layout-Vorgaben... 2 2 Grundeinstellungen... 2 3 Wir formatieren... 3 3.1 Formatierungsvorschlag... 4 4 Absatzeinstellungen bei den Überschriften (1 bis 3) im Text... 4 4.1 Automatische Nummerierung für die Kapitelüberschriften... 5 4.2 Ohne Nummerierung... 5 5 Formatvorlage Listenabsatz versus Aufzählungszeichen... 6 6 Inhalts- und Abbildungsverzeichnisse einfügen... 6 7 Silbentrennung... 6 8 Seitennummerierung erst nach dem Deckblatt und etwaigen Vorblättern sichtbar machen.... 7 9 Bilder in einem umfangreichen Dokument... 7 10 Tipps... 8 Diese Unterlage enthält ausgewählte Inhalte aus dem Themenbereich Umfangreiche Dokumente in Word, die Ihnen zunächst das Überleben sichern. Wir werden ein Übungsbeispiel gemeinsam durcharbeiten, welches viele Textverarbeitungselemente einer Bachelorarbeit beinhaltet. Bitte notieren Sie mit!
1 Layout-Vorgaben Papiergröße A4, Schrifttyp: Arial, 11pt-Schrift bzw. Times New Roman, 12pt-Schrift. 1 ½ Zeilenabstand für den Standardtext, Blocksatz, einseitiger Druck Seitenränder: links 3 cm, oben, unten, rechts 2,5 cm, Seitenzahlen durchnummerieren. 2 Grundeinstellungen Bevor Sie mit Ihren Formatvorlagen starten, sind Grundeinstellungen vorzunehmen diese sind unabdingbar für ein Arbeiten mit Genuss! Unabhängig von meinen empfohlenen Wordeinstellungen deaktivieren: ist bei den Word-Optionen folgender Eintrag zu Datei/Optionen/Erweitert: (Bei 2010 und 2013 ist die Einstellung eingerichtet, bei 2007 und darunter sowie bei der Apple-Version nicht!) Sie aktivieren im Menüband von Word das Bearbeitungsfenster für die Formatvorlagen: Seite 2 von 8
Im unteren Bereich Formatvorlagen-Optionen nehmen Sie folgende Einstellungen vor: Hier werden auch die Anzahl der angebotenen Formatvorlagen bestimmt. Es gibt viele Formatvorlagen. Sie werden mit der Zeit erkennen, welche Formatvorlagen Sie benötigen, treffen Sie eine Auswahl und verändern Sie diese Einstellung Anzuzeigende Formatvorlage/Im aktuellen Dokument so bleibt das Arbeiten schlanker ;-) 3 Wir formatieren Überlegen Sie bereits zu Beginn wie Ihre Textelemente aussehen sollen. Selbstverständlich können Sie die Formatvorlagen laufend ändern (Bitte die Standard-Formatvorlage möglichst nicht!). Seite 3 von 8
3.1 Formatierungsvorschlag Formatierung Standard Überschrift1 Überschrift2 Überschrift3 Schriftart Times-New- Roman Times-New- Roman Times-New- Roman Schriftgröße 12 pt 16 pt 14 pt 13 pt Schriftschnitt Fett Fett Fett Absatz Times-New- Roman Ausrichtung Blocksatz Linksbündig Linksbündig Linksbündig vor 0 Pt. 20 18 15 nach 12 Pt. 20 16 14 Zeilenabstand 1,5 Einfach Einfach Einfach Weitere Formatvorlagen nach Geschmack: Direktes Zitat Beschriftung Aufzählung Fußnotentext Fußnotenzeichen links und rechts eingerückt (1,5 cm) Times-New-Roman, 10 pt, Linksbündig, 1-zeilig 4 Absatzeinstellungen bei den Überschriften (1 bis 3) im Text Seite 4 von 8
4.1 Automatische Nummerierung für die Kapitelüberschriften Zuweisung einer automatischen Gliederungs-Nummerierung! Sie stellen sich zur ersten Überschrift 1, markieren diese und weisen folgende Gliederungsnummerierung zu: Sie wählen diejenige aus, wo im Hintergrund Überschrift 1, Überschrift 2 ff zu sehen ist!). Und nur diese!!!!! Danach sind alle Ihre Überschriften exakt nummeriert was auch immer Sie verändern, löschen, etc.! Achtung! Wenn Sie nicht sorgfältig arbeiten können auch leere eine Nummerierung bekommen: Markieren Sie dann die leere Absatzmarke und weisen Sie dieser die Formatvorlage Standard zu! 4.2 Ohne Nummerierung Manche Überschriftsebenen, wie z. B. die Überschrift1: Abbildungsverzeichnis, bedürfen keiner Nummerierung, sollen aber trotzdem im Inhaltsverzeichnis angeführt werden: Zuweisen der Überschriftsebene1 Danach markieren und bei Nummerierung [Ohne] auswählen. Somit wird im Inhaltsverzeichnis der Text der Überschrift aber nicht die Nummerierung angezeigt. Seite 5 von 8
Ausschnitt eines Inhaltsverzeichnisses wo die Kapitelüberschriften: Abbildungsverzeichnis, Abkürzungen, Anhang zwar mit der Überschriftsvorlage1 formatiert sind, jedoch per Hand die Nummerierung ohne definiert wurde. Die Zuweisung der Überschriftsformatvorlage benötigen Sie, dass die Kapitelüberschriften im Inhaltsverzeichnis angezeigt sind. 5 Formatvorlage Listenabsatz versus Aufzählungszeichen Wenn Sie im Dokument Aufzählungen mit Zeichen haben wird von Word automatisch die Formatvorlage Listenabsatz zugewiesen. Bitte ändern Sie dies und weisen Sie Ihren Aufzählungszeichen die Formatvorlage Aufzählungszeichen zu. Formatvorlagen/Bearbeitungsbereich/Optionen/Anzuzeigende Formatvorlagen/Alle Formatvorlagen auswählen. Ihrer Aufzählung die Formatvorlage Aufzählungszeichen zuweisen und wunschgemäß ändern! 6 Inhalts- und Abbildungsverzeichnisse einfügen Aktivieren Sie das Register Verweise. Darin sind alle relevanten Menüpunkte für die technischen Feinheiten, die umfangreiche Dokumente bedürfen, enthalten. Zu Beginn Ihrer Word-Profi-Laufbahn werden Sie mit den Grundeinstellungen zufrieden sein und Sie müssen sich nicht um all die möglichen Einstellungen kümmern. Aktualisieren des Inhaltsverzeichnis: Markieren/Rechter Mausklick/Felder aktualisieren oder Markieren und Taste [F9] 7 Silbentrennung Seitenlayout/Silbentrennung/Manuell NIE Automatisch! Sie bestimmen wo eine bedingte durchgeführt wird! Seite 6 von 8
8 Seitennummerierung erst nach dem Deckblatt und etwaigen Vorblättern sichtbar machen. Damit nicht auf allen Seiten die Nummerierung angegeben ist, ist zunächst ein Abschnittswechsel/nächste Seite vorzunehmen. Stellen Sie sich danach in den Fußzeilenbereich der folgenden Seite (auf die Seite wo die Seitennummerierung zum ersten Mal angezeigt werden soll): Sie erkennen rechts den Eintrag <Wie vorherige> - dies ist aufzuheben, indem Sie die Schaltfläche im Menüband deaktivieren (Klick darauf). Nun fügen Sie eine Seitennummerierung ein: Einfügen/Seitenzahl/Seitenzahl einfügen/seite x von y. Formatieren Sie den Eintrag (nicht fett = 2 x auf Fett drücken). 9 Bilder in einem umfangreichen Dokument Fügen Sie ein Bild ein und positionieren Sie es bestenfalls mit: Mit Text in Zeile. Tätigen Sie einen Re-Klick und wählen Sie Beschriftung einfügen. Schreiben Sie nun neben Abbildung 1 eine Bildbeschriftung. Möchten Sie statt Abbildung das Wort Bild verwenden, so wählen Sie bei den Optionen Bezeichnung Bild aus bzw. erstellen einen Neue Bezeichnung. Seite 7 von 8
Wichtig: Die Nummierung ist ein Feld, damit werden die Abbildungen in einem Dokument gezählt (nicht verändern). Abbildung 1 Bilder im Dokument Die Beschriftung kann in einem leeren Absatz dargestellt werden oder in einem Textfeld, welches zunächst weiß gefüllt ist. Das stört manchmal, nehmen Sie die Füllung weg. Sie können auch Bilder, die passend formatiert sind beschriften. Achten Sie hierbei, dass sich kein Standardtext (Fließtext) verschiebt (Zeilenhöhe), da müssten Sie das Textfeld vor den Text formatieren und noch manuell nachjustieren. Sie können die Formatvorlage Beschriftung selbstverständlich verändern. Wenn Sie alle Ihre Bilder beschriftet haben, fügen Sie über Verweise/Abbildungsverzeichnis einfügen, das Verzeichnis ein (sehen Sie sich den Dialog an, sie könne verschiedene Verzeichnisse einfügen, je nachdem Sie eine Bezeichnung gewählt haben, z. B. Abbildung oder auch Tabelle für ein Tabellenverzeichnis). 10 Tipps Vermeiden Sie leere Absätze in Ihrem Dokument: Die Standard-Formatvorlage möglichst zu Beginn endgültig definieren. Da alle übrigen Formatvorlagen die Standard-Formatvorlage als Basis heranziehen und somit unerwünschte Änderungen auch bei den Überschriftsformatvorlagen ausgelöst werden können. Fügen Sie einen Seitenwechsel ein, wenn Sie zur nächsten Seite wollen: [Strg] + [Enter] Für Beschriftungen, Inhaltsverzeichnisse und Abbildungsverzeichnisse verwenden Sie das Register Verweise: Aktualisiert werden diese mit der Taste [F9] Sollten Sie ins Strudeln geraten, erinnern Sie sich, dass sie das Format von einem korrekten Text mithilfe nachstehender Schaltfläche Format übertragen auf einen etwaigen fehlerhaft formatierten Text übertragen können. Markieren des korrekten Textes Doppelklick auf die Schaltfläche Format übertragen und über den fehlerhaften Text mit dem Cursor fahren. ESC-Tastete unterbricht die Funktion. Telefon 0699 123 123 11 hedy.wagner@phwien.ac.at Pro von mir gelöste Frage ein Schokolade! Seite 8 von 8