Systematisch aufbauen

Systematisch aufbauen Betreiberverantwortung FAMOS 13. User Forum Leipzig 08.05.2014 Dipl.-Ing. (FH) Ulrich Glauche Rödl & Partner GbR 1

Vorstellung Dipl.-Ing. (FH) Ulrich Glauche Ulrich Glauche Dipl.-Ing. (FH) Senior Associate Hauptberuf Grundausbildung Maschinenbauingenieur Rödl & Partner verantwortlich für Facility Management Beratung und Begutachtung Spezialgebiete Integration Technik, Organisation & Recht Betreiberverantwortung Entwicklung und Vertrieb REG-IS Entwicklung Masterplan Betreiberverantwortung Leitung der Bundesfachtagungen Betreiberv. Nebentätigkeiten Lehrbeauftragter für FM an Hochschule Nürnberg Dozent an der IRE BS Immobilienakademie Referent bei div. öff. und priv. Bildungsträgern Leitung des Richtlinienwesens GEFMA e.v. Arbeitskreise RealFM e.v. (ehem. IFMA-D) Ausschüsse von DIN und VDI 2

Agenda 01 Problemstellung Betreiberverantwortung 02 Betreiberpflichten (Auswahl) 03 Lösungsansätze: Best Practices 04 Unterstützung mittels IT / CAFM 05 Zusammenfassung und Ausblick 3

01 Problemstellung Betreiberverantwortung a) Grundsätze unseres Rechtsstaates Menschen müssen geschützt werden. Jeder hat das Recht auf Leben und körperliche Unversehrtheit. [Art. 2 Abs. 2 Satz 1 GG] Gesetze müssen eingehalten werden. Alle Staatsgewalt geht vom Volke aus. Sie wird vom Volke [ ] und durch besondere Organe der Gesetzgebung, der vollziehenden Gewalt und der Rechtsprechung ausgeübt. [Art. 20 Abs. 2 GG] 4

01 Problemstellung Betreiberverantwortung b) Sachverhalte Beim Betrieb von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen bestehen zahlreiche Gefährdungspotenziale. Katastrophale Unfälle in der Vergangenheit haben Presse, Öffentlichkeit und Rechtsorgane sensibilisiert. Die Rechtslage ist komplex, unübersichtlich und sich laufend verändernd. Eine 100%-ige Erfüllung aller gesetzlicher Verpflichtungen stößt regelmäßig an Grenzen. Die Beurteilung im Schadensfall obliegt den Gerichten Haftung droht 5

01 Problemstellung Betreiberverantwortung c) Rechtslage: Anforderungen an Betreiber EU Bund Länder Städte & Gemeinden Unfallversicherungsträger Genehmigungsbehörden beauftragt RL ermächtigt Verordnungen & Richtlinien Gesetze & Verordnungen Gesetze & Verordnungen Verordnungen & Satzungen Bescheide & Auflagen UVVen BGI, BGG, BGR VO Begriffe Pflichten mit Adressaten Tätigkeiten mit Mindest-Befähigungen und Fristen Dokumentation, Nachweise behördliche Aufsicht Sanktionen Anzahl Änderungen p.a. Bund ca. 400.000 ca. 30-40% Länder 16 x 100.000 ca. 1.600.000 Staatliche Ausschüsse DIN, DVGW, VDE, VDI AMEV, GEFMA, gif, VDMA Techn. Regeln staatl. Aussch. Normen, Richtlinien Richtlinien Empfehlungen DIN ca. 35.000 ca. 15-20% VDI ca. 2.000 Sonst ca. 1.000 Regelsetzer Schadensversicherer VdS-Richtlinien Vers.klauseln Regelwerke Bestimmungen Gesamt: ca. 2.000.000 ca. 25% davon FM-relevant: ca. 2.000 6

01 Problemstellung Betreiberverantwortung d) Deregulierung Regulierung DIN- /DIN EN-Normen VDI-Richtlinien DVGW (Gas- u. Wasserfach) VDE (Elektrotechnik) ardt Ziel der Deregulierung ist ein Abbau staatlicher Vorschriften zur Rücknahme von Überregulierungen; Gesetzgeber und BGen verringern dementsprechend die Anzahl und die Regelungstiefe ihrer Vorschriften. Ersatzweise verweist der Gesetzgeber statt dessen zunehmend auf anerkannte Regeln der Technik (ardt). Beispiele sind: Die TrinkwV verweist 24x auf die ardt, die EnEV 25x, usw. Gesetze Verordnungen Unfallverhütungsvorschriften Die Zahl und der Umfang der Techn. Regeln steigt kontinuierlich; die Deregulierung des Staates wird dadurch überkompensiert. Beginn der Deregulierung Zeit 7

02 Betreiberpflichten (Auswahl) a) Wiederkehrende Prüfungen Prüfpflichtige (Bau-)Elemente: überwach.bed. Anlagen gebäudetechn. Anlagen Elemente der Baukonstr. Arbeitsmittel Sonstiges 9

02 Betreiberpflichten (Auswahl) b) Verkehrssicherung (Kontrollen + Mängelbehebung) herabstürzende Teile Einsturz von Gebäuden Rutschgefahren kraftbetätigte Türen Winterdienst Baumbruch 10

02 Betreiberpflichten (Auswahl) c) Hygiene Durch den Betreiber ist eine ausreichende Hygiene in allen Umgebungsbereichen zu gewährleisten. Dies gilt insbesondere für: Bereitstellung von Arbeitsstätten ( 4 Abs. 2 ArbStättV) Bereitstellung von Raumluft ( Anh. Nr. 3.6 ArbStättV, VDI 6022) Verteilung und Bereitstellung von Trinkwasser ( TrinkwV, VDI/DVGW 6023) (Legionellen im Warmwasser!) Zubereitung und/oder Ausgabe von Lebensmitteln ( LMHV Lebensmittelhygieneverordnung) Umgang mit gefährlichen Stoffen ( 8 Abs. 2 GefStoffV) 11

03 Lösungsansätze: Best Practice a) GEFMA 190: Betreiberverantwortung im FM 13

03 Lösungsansätze: Best Practice b) GEFMA 192: Risikomanagement im FM Die Anzahl der Betreiberpflichten wird in aller Regel größer sein, als die Ressourcen erlauben. Es ist deshalb notwendig und sinnvoll, Betreiberpflichten zu priorisieren. Eine geeignete Methode hierfür ist das Risikomanagement. 14

03 Lösungsansätze: Best Practice c1) Delegation von Pflichten Pflichtenübertragung... an Führungskräfte und Beschäftigte... an Fremddienstleister Vermieter an Mieter Arbeitsvertrag Übertragungsdokument Werk- oder Dienstvertrag Mietvertrag eigenständige Pflichten besondere Pflichten Vertragliche Haupt- und Nebenpflichten Vertragliche Mieterpflichten an qualifizierte Mitarbeiter an Betriebsbeauftragte an qualifizierte Dienstleister an Mieter 15

03 Lösungsansätze: Best Practice c2) interne Delegation Pflichtenübertragung... an Führungskräfte und Beschäftigte Arbeitsvertrag eigenständige Pflichten an qualifizierte Mitarbeiter Übertragungsdokument besondere Pflichten an Betriebsbeauftragte Viele Tätigkeiten im FM erfordern eine Mindest-Befähigung der Person, z. B. unterwiesene Person, befähigte Person, sachkundige Person, fachkundige Person, Fachkraft, etc. und zwar in jedem einzelnen Gewerk. Bei Nichtbeachtung droht die Unwirksamkeit der Delegation wegen Selektionsverschulden. GEFMA 912-4 listet 219 Betriebsbeauftragte, befähigte und verantwortliche Personen im FM auf. 16

03 Lösungsansätze: Best Practice c3) Delegation an Dienstleister Pflichtenübertragung... an Führungskräfte und Beschäftigte... an Fremddienstleister Vermieter an Mieter Arbeitsvertrag GEFMA 510 Mustervertrag Übertragungsdokument Werk- oder Dienstvertrag Mietvertrag eigenständige Pflichten besondere Pflichten Vertragliche Haupt- und Nebenpflichten Vertragliche Mieterpflichten an qualifizierte Mitarbeiter an Betriebsbeauftragte an qualifizierte Dienstleister an Mieter GEFMA FM-Excellence 17

03 Lösungsansätze: Best Practice c4) Delegation an Mieter Pflichtenübertragung... an Führungskräfte und Beschäftigte Arbeitsvertrag eigenständige Pflichten an qualifizierte Mitarbeiter Für eine rechtswirksame Pflichtenübertragung vom Vermieter auf den Mieter bedarf es: entsprechender eindeutiger Regelungen im Mietvertrag über die Aufgaben- und Kostenverteilung, Werk- oder Übertragungsdokument Dienstvertrag... an Fremddienstleister einer Einweisung (vgl. Fremdfirmeneinweisung) mit einer ortskundigen Person auf Vertragliche besondere Vermieterseite, Haupt- und Pflichten einer fachkundigen Person auf Nebenpflichten Mieterseite, einer im Mietvertrag verankerten Kontrollmöglichkeit für den an Betriebsbeauftragte Vermieter. an qualifizierte Dienstleister Vermieter an Mieter Mietvertrag Vertragliche Mieterpflichten an Mieter 18

03 Lösungsansätze: Best Practice d) GEFMA 198: Dokumentation im FM 19

03 Lösungsansätze: Best Practice e) weitere Lösungsbausteine Es wurden weitere Lösungsbausteine erarbeitet, in der Praxis erprobt (und teils in weiteren GEFMA-Richtlinien veröffentlicht): Organisation: Planung: Aufsicht/Überwachung: Haftung/Versicherung: Sichere Betriebsorganisation Betriebsbeauftragte im Arbeits- und Umweltschutz Verantwortliche in der Elektrotechnik u.a. Gewerken Maßnahmen- und Ressourcenplanung Umgang mit fehlenden Ressourcen Kontrollmechanismen Berichtswesen Konformitätserklärung Empfehlungen zum Versicherungsschutz Bußgeldkatalog FM 20

03 Lösungsansätze: Best Practice f) =Σ a-e: Masterplan Betreiberverantwortung Rödl & Partner FAMOS 13. User Forum Leipzig 08.05.2014 21

04 Unterstützung mittels IT / CAFM a) CAFM-Marktübersicht 2014 23

04 Unterstützung mittels IT / CAFM b) Funktionalitäten mit Bezug zur Betreiberverantwortung Arbeitsschutz Gefahrstoff-Management Planung und Steuerung von Instandhaltung Mängelverfolgung Überwachen von Anlagen Winterdienst Wachdienst/Objektschutz Dokumentation Betriebsdokumentation 24

04 Unterstützung mittels IT / CAFM c) REG-IS Regelwerks-Informationssystem REG-IS ist ein rechtlich-technisches, webbasiertes Informationssystem über Regelwerke und deren Inhalte mit Relevanz für FM. REG-IS enthält gesetzliche und normative Anforderungen an das FM, d.h. das Planen, Bauen, Betreiben und Abbrechen baulicher oder technischer Anlagen; der Schwerpunkt liegt dabei auf der Betriebs- und Nutzungsphase. 25

04 Unterstützung mittels IT /CAFM d) Kopplung REG-IS CAFM 26

04 Unterstützung mittels IT /CAFM e) Abfrage von REG-IS-Daten via Webservices 27

05 Zusammenfassung und Ausblick Für die Problemstellung der Betreiberverantwortung sind heute vielfältige Lösungsbausteine (Best Practices) sowie ein entsprechender Bauplan vorhanden, z. B. diverse GEFMA-Richtlinien, Tool zur Regelwerksverfolgung REG-IS, Methode für Risikomanagement im FM, Masterplan (2012+2013), Formblätter, Checklisten, eigene Website (www.betreiberverantwortung.info) mit Veranstaltungskalender und Literaturverzeichnis u.v.a.m. Für die individuelle Anwendung der Lösungsbausteine im Einzelfall stehen entsprechendes Know how und Erfahrung am Markt zur Verfügung. 29

...das war s für heute Rödl & Partner hat sich seit vielen Jahren auf die Rechtsberatung zu Fragen im Facility Management spezialisiert. Fordern Sie unsere Broschüre zum Thema an oder informieren Sie sich regelmäßig über unsere Beiträge in der Zeitschrift Der Faciltiy Manager, unserem Newsletter Fokus Immobilien zum Thema FM-Recht oder auf www.reg-is.de. www.facility-manager.de Rechtsberatung im Facility Management FokusImmobilien www.reg-is.de weitere Infos: www.roedl.de/fm www.roedl.de/betreiberverantwortung www.betreiberverantwortung.info www.reg-is.de 30

Rödl & Partner Rechtsberatung im Facility Management Alleinstellungsmerkmale: Rechtsberatung, Consulting, technischer Sachverstand und IT/Web aus einer Hand Branchennähe durch aktiven Austausch mit Praktikern und Vertretern von Wissenschaft und Verbänden Leitung des Richtlinienwesens sowie des Arbeitskreises FM-Recht der GEFMA Mitwirkung in FM-Ausschüssen und -Beiräten von DIN und VDI Entwicklung des Regelwerks-Informationssystems REG-IS Entwicklung des Masterplans Betreiberverantwortung 31