Kassabuch Damit Sie das Kassabuch erstellen können, müssen Sie die Abfrage Kassabuch im Menü Extras - "Einstellungen Allgemein" - Register "Module/Sonstiges" - Kassa aktivieren. Damit das Kassabuch richtig erstellt werden kann, muss eine lückenlose Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben erfolgen, um die Belegnummernvergabe und Saldoermittlung korrekt durchführen zu können! WICHTIG: Stimmen Sie die Konten unbedingt vorher mit der Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater ab!!! Definition Konten Unter Menü Extras, Zeile Definition Konten können Sie die Ertrags- und Aufwandkosten anlegen. Register Konten : Sie müssen mit Hinzufügen" alle Aufwandskonten, die benötigt werden anlegen. Wichtig ist, dass Sie bei der Kontenart "Aufwandskonto (Wareneinkauf)" wählen. Bearbeiten/Löschen: Wurde das Aufwandskonto bei einem Ausgabe-Beleg hinterlegt, so können die Kontonummer und der Steuersatz nicht mehr geändert und das Konto nicht mehr gelöscht werden. Register Konten für Kassabuch : Damit Sie auch die sonstigen Einnahmen und Ausgaben im Kassabuch richtig erfassen können, ist eine Zuordnung der Konten erforderlich. Folgende Kontenarten finden Sie zur Auswahl und können grundsätzlich nur einmal verwendet werden. Ausnahmen: Kontenart Kassa und Bankomatterminal. Privateinlage/-entnahme: Können jederzeit gelöscht oder die Kontonummer geändert werden. Bareinlage/-entnahme: Können jederzeit gelöscht oder die Kontonummer geändert werden. Fehlgeld/Überschuss: Können jederzeit gelöscht oder die Kontonummer geändert werden. Wertgutscheine: Können jederzeit gelöscht oder die Kontonummer geändert werden. Bankomat-/Kreditkarten: Können jederzeit gelöscht oder die Kontonummer geändert werden. Bankomatterminal: Können jederzeit gelöscht oder die Kontonummer geändert werden. Kassakonto: Kassakonten können Sie nur löschen, wenn Sie bei keinem Kassa-Belegkreis hinterlegt und Sie das Kassabuch noch nicht erstellt haben. Nummerierung beginnt bei: Hier können Sie die Belegnummer eingeben, mit welcher das Kassabuch beginnen soll. Durchgeführte Änderungen wirken sich nicht auf bereits erstellte Kassabuchzeiträume aus! Seite 1
Definition Belegkreise Unter Menü Extras "Definition Belegkreise" wird automatisch für jede festgelegte Kassa ein eigener Belegkreis festgelegt. Zusätzlich müssen Sie ein Kassakonto hinterlegen. Wurde das Kassakonto nicht hinterlegt, kann auch das Kassabuch nicht erstellt werden! Wechselgeld Das Wechselgeld am Beginn des Tages, kann für Kassen bei denen aktuell ein Kassakonto hinterlegt ist - nicht täglich sondern nur einmal erfasst werden. Die Wechselgeldabfrage beim Einstieg in die Kassa erhalten Sie nur, wenn: für diese Kassa aktuell kein Kassakonto hinterlegt wurde und seit Aktivieren des Kassabuchs noch kein Tagesabschluss für diese Kassa durchgeführt wurde. Gleiches gilt für die Bedienbarkeit des Menüs Kassa Wechselgeld eingeben. Ausgaben Unter Menü Kassa Ausgaben kann das Erfassen der Ausgaben manuell durch die Zuordnung auf die entsprechenden Aufwandskonten oder durch vordefinierte Buchungsvorlagen erfolgen. Buchungsvorlagen definieren: Damit Sie beim Erfassen der Ausgaben schneller sind, kann man wiederkehrende Buchungen als Vorlagen definieren. Sie können die Ausgaben auch ohne Buchungsvorlagen erfassen. Zum Anlegen wählen Sie den Button "Buchungsvorlage anlegen". In der Liste werden alle bereits festgelegten Vorlagen angezeigt. Mit Hinzufügen können Sie die Vorlagen anlegen. Bezeichnung: Ist ein Pflichtfeld und kann mit max. 30 Zeichen gespeichert werden. Buchungstext: Dieser Text wird in die Buchhaltung übertragen und kann mit max. 30 Zeichen festgelegt werden. Steuerkennzeichen: Sie können zwischen folgenden Steuerkennzeichen wählen: Vorsteuer (Standardvorschlag) Erwerbsteuer Bauleistungen (U30 KZ 048/082) Schrott und Abfallstoffe (U39 KZ 032/089) sonstige Lief./Leistungen (U30 KZ 057/066) Die Konten müssen Sie in der Tabelle unterhalb erfassen. Es kann die Kontonummer eingegeben oder die Funktionstaste F8 für das Einlesen der Konten gedrückt werden. In der eingelesenen Liste können Sie das Konto mit Doppelklick oder mit OK übernehmen. Ein Konto kann pro Vorlage nur einmal hinterlegt werden. Mit OK wird die Vorlage gespeichert. Wurden alle Buchungsvorlagen definiert wird die Eingabe mit OK gespeichert! Mischbuchungen sind derzeit nicht möglich! Seite 2
Erfassen der Ausgabe Wählt man eine Vorlage mit einem Aufwandskonto braucht nur mehr der Betrag eingegeben und der Button Drucken (F5) oder Speichern (F6) gedruckt werden. Der eingegebene Betrag wird automatisch beim ersten Konto unter Betrag erfasst und die Eingabe ist fertig! Wurde eine Vorlage mit mehreren Aufwandskonten gewählt, muss zuerst der Gesamtbetrag unter Betrag und danach die einzelnen Konten der Reihe nach mit den jeweiligen Beträgen erfasst werden. Steuersatz, Steuer und Netto werden automatisch angeschrieben. Wurde der Betrag nicht vollständig den Konten zugeordnet, erscheint unter noch aufteilen der Betrag und es kann nicht gedruckt/gespeichert werden - die Button "Drucken (F5)" und "Speichern (F6)" sind inaktiv. Das ändern von VSt.% und VSt. ist nur möglich, wenn das Steuerkennzeichen Vorsteuer gewählt wurde. Gutschriften müssen mit Minus erfasst werden. Bei folgenden Steuerkennzeichen wird unter VSt. kein Betrag angezeigt und VSt.% und VSt. können nicht bedient werden: (Steuer wird jedoch im Hintergrund berechnet) Erwerbsteuer Bauleistungen (U30 KZ 048/082) Schrott und Abfallstoffe (U39 KZ 032/089) sonstige Lief./Leistungen (U30 KZ 057/066) Lieferantenzahlung: (vordefiniert) Damit die Rechnungen in der Buchhaltung richtig zugeordnet werden können, ist es notwendig unter "bezahlte Rechnungen" die Re.Nr., den Zahlbetrag und ggf. einen Skontobetrag zu erfassen. Der Text wird automatisch ermittelt, kann jedoch bei Bedarf auch abgeändert werden. Anzahlungen für Lieferanten können nicht erfasst werden! Kundenzahlungen Unter Menü Kassa Kundenzahlungen können Sie Kundenzahlungen mit Aufruf einer Adresse oder auch ohne Kundenauswahl vornehmen. Kundenzahlungen mit Aufruf einer Adresse: Haben Sie die Adressen erfasst, können die Zahlungen in Verbindung mit einer Adresse eingetragen werden. Wurden auch die Rechnungen in der Fakturierung erfasst, so werden nach Aufruf der Adresse, alle offenen Rechnungen des Kunden eingelesen. Wählen Sie die gewünschte(n) Rechnung(en) aus und verändern Sie ggf. den Text oder den Zahlbetrag. Wird eine Rechnung nur zum Teil bezahlt, so wird diese Teilzahlung ebenfalls in den offenen Posten berücksichtigt. Seite 3
Gibt es keine offene Rechnung bei diesem Kunden, sollten Sie unter bezahlte Rechnungen die Re.Nr., den Zahlbetrag und ggf. ein Skontobetrag erfassen. Der Text wird automatisch ermittelt, kann jedoch bei Bedarf geändert werden. Nur mit der korrekten Eingabe der Re.Nr. ist eine richtige Zuordnung in der Buchhaltung möglich. Kundenzahlung ohne Kundenauswahl: Wurden die Adressen nicht erfasst, so kann auch ohne Kundenauswahl die Zahlung erfasst werden. Damit die Rechnungen in der Buchhaltung richtig zugeordnet werden können, ist es notwendig unter "bezahlte Rechnungen" die Re.Nr., den Zahlbetrag und ggf. einen Skontobetrag zu erfassen. Der Text wird automatisch ermittelt, kann jedoch bei Bedarf auch abgeändert werden. Nur mit der korrekten Eingabe der Re.Nr. ist eine richtige Zuordnung in der Buchhaltung möglich. Anzahlungen Egal ob mit oder ohne Kundenaufruf gearbeitet wird, können Sie Anzahlungen erfassen und aus folgenden Steuerkennzeichen wählen: Erlöse 20% Erlöse 10% Erlöse 13% Erlöse 19% Erlöse 0% (U30 KZ 020) Außerhalb UVA Bauleistung/Schrott (U30 KZ 021) Ausfuhrlieferungen (U30 KZ 011) Innergem. Lieferungen (U30 KZ 017) Im Text-Feld wird automatisch der Text Kundenanzahlung gebildet. Dieser kann jedoch bei Bedarf geändert werden. Anzahlungen können nicht mit Rechnungen gemeinsam erfasst werden. Privateinlage/Privatentnahme Haben Sie Privatentnahmen/-einlagen, müssen Sie diese Eingaben unter Menü Kassa Bareinlage /Barentnahme erfassen. Tagesjournal Unter Menü Kassa Tagesjournal/Kassastand/Tagesabschluss sehen Sie übersichtlich alle Verkäufe und alle sonstige Einnahmen/Ausgaben sowie den Kassenstand. Register Tagesabschluss/Ausdruck/Export Fehlgeld/Überschuss: Bei aktiviertem Kassabuch wird im Tagesabschluss der Kassastand lt. Belegerfassung angezeigt. Zudem gibt es ein Eingabefeld für den tatsächlichen Kassastand, welches standardmäßig leer angezeigt wird. Dieses Feld ist nur bedienbar, wenn Sie bei der Seite 4
ausgewählten Kassa ein Kassakonto hinterlegt haben (siehe Definition Belegkreise). Erfasst man diesen nicht, so weicht der tatsächliche Kassastand vom Kassastand lt. Belegerfassung ab und es wird ein Fehlgeld ermittelt. Solange Sie den Tagesabschluss nicht durchgeführt haben, kann der tatsächliche Kassastand auch noch verändert werden. Es sind erlaubte Korrekturen (Textänderung, Änderung der Zahlungsart) noch möglich. Werden Werte in der Geldliste erfasst, so wird die Summe als tatsächlicher Kassastand vorgeschlagen. Tagesabschluss aufheben: Der Tagesabschluss kann nur aufgehoben werden, wenn alle grundsätzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und wenn für diesen Tag noch kein Kassabuch erstellt wurde. Grund: Würde man das Aufheben des Tagesabschlusses trotz bereits erstelltem Kassabuch zulassen, könnte bei neuerlichem Tagesabschluss ein anderer tatsächlicher Kassastand erfasst werden. Dadurch würden die aktuellen Daten nicht mehr mit den bereits erstellen Kassabucheinträgen übereinstimmen, was zur Folge hätte, dass das Kassabuch für den betroffenen Tag vom Anwender gelöscht und neu erstellt werden müsste. Damit der Tagesabschluss aufgehoben werden kann, muss das Kassabuch für diesen Tag gelöscht werden. Register Sonstiges/Kassastand Zusammenfassung: In der Zusammenfassung können bei aktiviertem Kassabuch zusätzlich folgende Zeilen aufscheinen: Privateinlage und Privatentnahme Fehlgeld oder Überschuss Register Sonstige Einnahmen/Ausgaben Hier sind all Ihre Privateinlagen oder Privatentnahmen erfasst. Das Fehlgeld wird als Ausgabe und der Überschuss als Einnahme dargestellt. Register Buchungsbeleg Am Buchungsbeleg kann es zu zusätzlichen Buchungen von Privateinlagen/Privatentnahmen und Fehlgeld oder Überschuss kommen. Kassabuch erstellen Unter Menü Kassa XY Kassabuch, können Sie das Kassabuch für einen gewissen Zeitraum erstellen lassen. Das von-datum ist nur beim erstmaligen Einstieg bedienbar. Danach wird immer der Folgetag vom letzten Erstellvorgang vorgeschlagen. Klickt man auf den Button "Kassabuch erstellen & weiter zur Anzeige" - erfolgt eine Überprüfung, ob der Tagesabschluss durchgeführt und alle Konten zugeordnet wurden wird das Kassabuch erstellt. Seite 5
Belegnummernvergabe Beim Erstellen eines Kassabuchs werden zudem die Belegnummern fortlaufend für die Kassabucheinträge gespeichert. Wird das Kassabuch für ein Kassakonto erstmalig erstellt, wird mit der beim Kassakonto hinterlegten Belegnummer begonnen. Saldovortrag erfassen Werden Einträge für ein Kassakonto generiert für die noch nie ein Kassabuch erstellt wurde, wird nach "Kassabuch erstellen und Kassa sperren" der Saldovortrag abgefragt. Haben Sie mehrere Kassen mit verschiedenen Kassenkonten, erfolgt die Abfrage pro Kassa. Differenzeintrag Für jeden erstellten Tag wird je Kassakonto überprüft, ob es eine Differenz zwischen Kassastand des Vortages (beim allerersten Tag eines Kassakonto = der erfasste Saldovortrag) und Wechselgeld des aktuellen Tages gibt. Ergibt sich für einen Tag eine Differenz zwischen Kassastand des Vortages und dem Wechselgeld des aktuellen Tages, wird ein Kassabucheintrag für diese Differenz generiert und gespeichert. Dieser Eintrag wird auch farblich hervorgehoben. Bei aktiviertem Kassabuch entspricht der Kassastand des Vortages immer dem Wechselgeld des aktuellen Tages, da in diesen Fällen das Wechselgeld nicht mehr selbst eingegeben werden kann. Eine Differenz kann sich also nur ergeben, wenn... Zeiträume erstellt werden für die noch kein Kassabuch aktiviert wurde und dort das Wechselgeld beliebig geändert oder Ausgaben, Bareinlagen/-entnahmen nicht lückenlos erfasst wurden. In solchen Fällen ist ggf. zu hinterfragen, ob das Erstellen des gewählten Zeitraumes wirklich sinnvoll ist oder ob das Kassabuch ab einem späteren Zeitpunkt (wo alle Einnahmen und Ausgaben lückenlos erfasst wurden) erstellt werden sollten.... eine neue Kassa mit einer Kassakontonummer für die es bereits Kassabucheinträge gibt eröffnet wird und anstelle einer Bareinlage beim erstmaligem Einstieg ein Wechselgeld erfasst wird (Differenz kann auf Bareinlage gebucht werden).... für eine Kassa von einem auf ein anderes Kassakonto gewechselt wird, ohne dass eine Barentnahme in der alten und eine Bareinlage in der neuen Kassa erfasst wurde. Kassabuch-Anzeige Wählen Sie diesen Punkt, kommen Sie ins Kassabuch ohne ein neues Kassabuch zu erstellen. Es kann ein Kassabuch für einen bestimmten Zeitraum oder für eine bestimmte Kassa eingelesen/gedruckt oder exportiert werden. Der Zeitraum kann nicht monatsübergreifend gewählt werden. Seite 6
Drucken Das Kassabuch können Sie über den Button "Drucken" oder über Menü Datei - "Drucken" drucken lassen. Wird auf Drucken geklickt, erfolgt automatisch der Ausdruck auf den Standarddrucker. Wählt man Datei - Drucken, so öffnet sich ein Zwischenfenster in welchem Sie den Drucker und die Spaltenbreite noch verändern können. Wurde das Kassabuch korrekt gedruckt, kommt eine Rückfrage ob der Buchungsvermerk gesetzt werden soll. Ja - der Buchungsvermerk wird gesetzt und das Kassabuch kann nicht mehr gelöscht werden. Nein - der Buchungsvermerk wird nicht gesetzt und das Kassabuch kann wieder gelöscht werden. Exportieren Das Kassabuch können Sie über den Button "Exportieren" oder über Menü "Datei" Exportieren exportieren lassen. Sie können das Ausgabeformat (TXT, Microsoft Access 97 (Jet Engine 3.x Microsoft Access 2000/2002 (Jet Engine 4.0) und das Datenverzeichnis wählen. Auch hier erfolgt beim erstmaligen Export die Rückfrage ob der Buchungsvermerk gesetzt werden soll. Export für RZA-Fibu Möchten Sie die Daten für die RZA-Fibu ausgeben, so wählen Sie "Export für Fibu". Sie können das vorgeschlagene Ausgabeverzeichnis beibehalten oder ein anderes Verzeichnis wählen. Mit "Ausgabe starten" werden die Daten eingelesen und exportiert. Der Dateiname lautet Kassa_03.txt oder KassaXY_03.txt und kann nicht geändert werden. Wurde das Kassabuch bereits erstellt und der Buchungsvermerk ebenfalls gesetzt, so kann man die Abfrage "Bereits gebucht nicht mehr" deaktivieren und den Export nochmals durchführen. Buchungsvermerk löschen/buchungsvermerk für alle löschen Möchten Sie den Buchungsvermerk für einen bestimmten Beleg löschen, können Sie dies mit dem Button Buchungsvermerk löschen. Möchten Sie für alle Belege den Buchungsvermerk löschen, wählen Sie den Button Bu.Vermerk für alle löschen. ACHTUNG: Wurden die Daten bereits in RZA-Fibu übertragen, so müssen Sie darauf achten, dass die Daten nicht nochmals irrtümlich erstellt und übermittelt werden. Bearbeiten Wurde der Buchungsvermerk noch nicht gesetzt, können Sie bei "Bearbeiten" noch die Kontonummer oder vereinzelt auch den Buchungstext verändern. Beträge können in keinem Fall mehr verändert werden. Kassabuch deaktivieren Wurde noch kein Kassabuch erstellt, kann die Grundeinstellung jederzeit deaktiviert werden. Gibt es bereits erstellte Kassabücher, ist das Deaktivieren nur als Administrator möglich. Deaktiviert man die Einstellung und stimmt man dem wirklich zu, werden alle bereits erstellten Kassabuchzeiträume gelöscht. Alle vorgenommenen Einstellungen bleiben jedoch erhalten. Seite 7