Einführung der E-Akte in der Bundesverwaltung Der "Aktionsplan E-Akte" des Regierungsprogramms Digitale Verwaltung 2020 Dr. Lydia Tsintsifa PG DiV / O1 Bundesministerium des Innern
Programm Digitale Verwaltung 2020 Die Vision des E-Government ist, dass Informations- Kommunikations- und Transaktionsprozesse zwischen Politik, Verwaltung, Bürgern und der Wirtschaft von jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Medium erfolgen können, und zwar schnell, einfach, sicher und kostengünstig (Ute Hansen; zitiert: Programm Digitale Verwaltung 2020, S. 8) gemeinsames, koordiniertes Vorgehen vernetzte, arbeitsteilige Prozesse harmonisierte, standardisierte, interoperable IT 04.05.2016 Seite 1
Programm Digitale Verwaltung 2020 gemeinsame Infrastrukturen: eid, De-Mail, E-Akte Wissensaustausch: Beratung, Informationsmanagement Digitalisierung von Querschnittsprozessen: Prozesse wie E-Beschaffung, erechnung Abbau vermeidbarer Schriftformerfordernisse: Projekt Digitale Erklärungen (Normenscreening) Transparenz: G8 Aktionsplan OpenData, Geokodierung 04.05.2016 Seite 2
Programm Digitale Verwaltung 2020 Rolle des BMI Das Bundesministerium des Innern (BMI) koordiniert zentral die Umsetzung des Programms und arbeitet dazu eng mit den Ansprechpartnern der Bundesministerien zusammen: Koordinierung und Unterstützung Angebot von Beratungsleistungen (BVA) Umsetzung Querschnittsvorhaben E-Beschaffung / erechnung FIM E-Akte E-Gesetzgebung 115 u.a. Durchführung Meilensteinmonitoring, www.verwaltung-innovativ.de 04.05.2016 Seite 3
E-Akte: Begrifflichkeiten, Ausprägungen Strukturierte Ablage zur ordnungsgemäßen Aktenführung Zusammenarbeit vs. Vorgangsbearbeitung oder Fachverfahren Reichweite, Spektrum 04.05.2016 Seite 4
Programm Digitale Verwaltung 2020 Operationalisierte Ziele E-Akte Bundesbehörden entwickeln Konzepte über die behördenspezifischen Anforderungen für die E-Akte: bis Ende 2016. Ressorts entwickeln Strategie zur E-Verwaltungsarbeit: bis Ende 2015 Die auf einem Standardprodukt basierende Lösung für den Basisdienst E-Akte/DMS steht zur Verfügung: bis Mitte 2017 Bundesbehörden definieren ihre spezifischen Anforderungen bzgl. der Nutzung des Basisdienstes E-Akte/DMS: bis Ende 2017 Bundesbehörden schaffen die konkreten organisatorischen und technischen Voraussetzungen zur Einführung der E-Akte: bis 2019 Basisdienst E-Akte/DMS steht für die behördenspezifischen Einführungsprojekte in der Bundesverwaltung zur Verfügung: bis Juli 2019 Bundesbehörden befinden sich mind. in der Umsetzung der E-Akte: bis 2020 04.05.2016 Seite 5
Aktionsplan E-Akte - Projektstruktur Projektleitung BMI Technische Maßnahmen Koordinationsmaßnahmen Umsetzung der elektronischen Akte in den Bundesbehörden Organisationsgrundlagen und Prozesse Basisdienst DMS beim ITZ-Bund Ressort-UAG E-Akte Organisations-Beratung durch BVA Basisdienst VBS beim ITZ-Bund Basisdienst Zusammenarbeit beim ITZBund Begleitung Pilotbehörden 3PM Rahmenvertrag DMS / VBS Wissensmanagement E-Akte Basis-Prozesse E-Akte (Harmonisierung, Standards) Architektur und Schnittstellen zu weiteren Maßnahmen der Gemeinsamen IT des Bundes und zum Architekturmanagement ITZ-Bund Informationssicherheit E-Akte Schnittstellen zu weiteren Digitalisierungsprojekten, Harmonisierung von Prozessen Aufnahme von organisatorischen Anforderungen (z.b. E-Gesetzgebung, E-Rechnung)
Technische Maßnahmen Technische Maßnahmen Basisdienst DMS beim ITZ-Bund Basisdienst VBS beim ITZ-Bund Basisdienst Zusammenarbeit beim ITZBund 04.05.2016 Seite 7
Organisationsgrundlagen und Prozesse Organisationsgrundlagen und Prozesse Organisations-Beratung durch BVA Musterprozesse und Standards Ziel: nutzerfreundliche, ergonomische und barrierefreie E-Akte Schritt 1: Aufnahme Prozesse aus E-Akte Lösungen Wissensmanagement E-Akte Schritt 2: Weiterentwicklung Best Practices, Standards Basis-Prozesse E-Akte (Harmonisierung, Standards) Informationssicherheit E-Akte Zentrale Expertise, Beratung, Begleitung Beratung von Pilotbehörden Begleitung von Projekten, QS, Wiederverwendung von Ergebnissen Informations- und Wissensmanagement E-Akte Bereitstellung von Mustern, Vorgehensweisen, Hausanordnungen, usw. Aufbau einer Wissensmanagement-Plattform (zunächst BV-intern) 04.05.2016 Seite 8
Koordinationsmaßnahmen Koordinationsmaßnahmen Umsetzung der elektronischen Akte in den Bundesbehörden ressortübergreifend: Ressort-UAG E-Akte gemeinsame Vorgehensweisen Begleitung Pilotbehörden 3PM Rahmenvertrag DMS / VBS Architektur und Schnittstellen zu weiteren Maßnahmen der Gemeinsamen IT des Bundes und zum Architekturmanagement ITZ-Bund Schnittstellen zu weiteren Digitalisierungsprojekten, Harmonisierung von Prozessen Aufnahme von organisatorischen Anforderungen (z.b. E-Gesetzgebung, E-Rechnung) Nutzung bestehender Erfahrungen fachübergreifend: Organisation und IT arbeiten zusammen Einbindung Stakeholder (Registratur, Post-/Scanstellen, IT-Sicherheit, Datenschutz, ) E-Akte als Basisablage für Fachverfahren kulturelle Aspekte Veränderungsmanagement Schulungs- und Fortbildungsangebote 04.05.2016 Seite 9
E-Akte: Voraussetzung für eine digitale Verwaltung! Kontakt Dr. Lydia Tsintsifa Referat O1 / PG Digitale Verwaltung 2020 Bundesministerium des Innern E-Mail: O1@bmi.bund.de Internet: www.verwaltung-innovativ.de 04.05.2016 Seite 10