Merkblatt zum Arbeitszeugnis

Merkblatt zum Arbeitszeugnis Gliederung 1. Welche Formen von Arbeitszeugnissen gibt es? 2. Welche Grundsätze gibt es? 3. Wie formuliere ich ein Arbeitszeugnis? 4. Wie ist ein Arbeitszeugnis aufgebaut? 5. Welche äußere Form muss gewahrt werden? 6. Zusammenfassung & Aufbau 7. Beispielformulierungen 8. Muster-Zeugnis 1. Welche Formen von Arbeitszeugnissen gibt es? Gemäß 630 BGB i.v.m. 59 KDO hat jeder Mitarbeiter/die Mitarbeiterin nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf Erteilung eines Zeugnisses durch den Arbeitgeber. Man unterscheidet wie folgt: I. Das einfache Arbeitszeugnis: Ein einfaches Zeugnis beinhaltet lediglich persönliche Daten des Arbeitnehmers sowie die Art und Dauer der Beschäftigung. Es soll Aufschluss geben über die Fähigkeiten, Fertigkeiten und Kenntnisse sowie Angaben über die berufliche Entwicklung des Arbeitnehmers während des Arbeitsverhältnisses. II. Das qualifizierte Arbeitszeugnis: Es enthält zusätzlich zu den Angaben eines einfach Zeugnisses Ausführungen über die Leistung und die Führung des Arbeitnehmers. Dadurch erfolgt eine Bewertung durch den Arbeitgeber. Im Sinne des 630 Satz 2 BGB hat jeder Mitarbeiter/die Mitarbeiterin die Wahl zwischen einem einfachen oder qualifizierten Arbeitszeugnis. Es muss wahrheitsgemäß und wohlwollend formuliert werden. Wenn das Zeugnis unwahre Tatsachen beinhaltet, können Schadensersatzansprüche gegenüber dem Zeugnisersteller entstehen. Darüber hinaus gibt es die Unterscheidung in Endzeugnisse, Zwischenzeugnisse und Ausbildungszeugnisse. Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ist nicht gesetzlich geregelt, eine Verpflichtung leitet sich aber aus der Treuepflicht des Arbeitgebers ab. Nach der Rechtsprechung besteht ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis, wenn ein berechtigtes Interesse besteht (z.b. Versetzung, längere Unterbrechung, Wechsel des Vorgesetzten etc.; siehe auch 59 Abs. 2 KDO) 2. Welche Grundsätze gibt es? Ein Zeugnis muss wahrheitsgemäß und wohlwollend formuliert sein. Es muss von verständigem Wohlwollen getragen sein und darf das Fortkommen nicht erschweren. Jedoch muss das Zeugnis nur im Rahmen der Wahrheit wohlwollend sein. Der Wahrheitsgrundsatz hat Vorrang vor dem Wohlwollen. Negative Aussagen sind nicht verboten, sie sind nur in einer möglichst schonenden und zurückhaltenden Weise zu tätigen. Lediglich gravierende Fehlverhalten können direkt im Zeugnis benannt werden. Zudem gibt es das Gebot der Zeugnisklarheit. Ein Zeugnis muss immer so formuliert werden, dass es vom Gegenüber verstanden werden kann. Ein Zeugnis hat immer Ganzheitscharakter. Der Gesamteindruck ist wichtiger als Einzelformulierungen. Das qualifizierte Zeugnis umfasst immer den gesamten Beschäftigungszeitraum und nicht nur Teile davon. Seite 1 von 8

3. Wie formuliere ich ein Arbeitszeugnis? Der Arbeitgeber ist gegenüber dem Mitarbeiter/die Mitarbeiterin dazu verpflichtet, ihm ein in allen seinen Aussagen eindeutiges und klar formuliertes Zeugnis auszustellen. Grundsätzlich ist jeder Arbeitgeber in seiner Ausdrucksweise frei, jedoch haben sich für die Beurteilung der Leistung feste Formulierungen eingebürgert, die einer Notenskala vergleichbar sind. Beurteilung sehr Zeugnisformulierung... stets zu unserer vollsten Zufriedenheit...... zu unserer vollsten Zufriedenheit...... stets zu unserer vollen Zufriedenheit...... zu unserer vollen Zufriedenheit...... zu unserer Zufriedenheit...... insgesamt zu unserer Zufriedenheit...... war bemüht, zu unserer Zufriedenheit... In der Formulierung eines Arbeitszeugnisses sollte man die folgenden Punkte beachten: kein Amtsdeutsch keine Bandwurmsätze aktive Formulierungen statt passive nicht zu viele, aber auch nicht zu wenige Absätze verwenden richtige Zeitform verwenden Namen pro Absatz nur einmal nennen einheitliches Datumsformat 4. Wie ist ein Arbeitszeugnis aufgebaut? Bei der Ausstellung eines qualifizierten Zeugnisses hat der Arbeitgeber zusätzlich zu der Zeugnissprache auch die gebräuchliche Gliederung mit ihren Grundelementen zu beachten. Ein qualifiziertes Zeugnis enthält üblicherweise die folgenden Elemente: Element Überschrift Datum Eingangsformel Aufgabenbeschreibung Leistungsbeurteilung Verhaltensbeurteilung Schlussabsatz Inhalt (Arbeits-)Zeugnis/ Zwischen-, Ausbildungs-, Praktikantenzeugnis Das Zeugnis ist auf den Beendigungstag, bzw. zeitnah dazu zu datieren Personalien, Dauer des Arbeitsverhältnisses, ggf. Vorstellung des Unternehmens Tätigkeitsbeschreibung aller wesentlichen Aufgaben, Hierarchische Position, Kompetenzen, Verantwortung (richtige Reihenfolge beachten: vom Wesentlichen zum Unwesentlichen) Arbeitsbereitschaft (Motivation), Arbeitsbefähigung, Arbeitsweise, Arbeitserfolg, Führungsleistung (Bei Vorgesetzten) Verhalten zu Vorgesetzten, Kollegen und Dritten (Kunden, Lieferanten etc.) (Reihenfolge beachten: Vorgesetze, Kollegen, ggf. Externe, Soziale Kompetenz) Dankes/ Bedauernsformel, Zukunftswünsche, Ausstellungsort, Ausstellungsdatum, Unterschrift Man sollte immer darauf achten, welche Punkte man in einem Arbeitszeugnis aufnimmt. Es gibt einige so genannte Inhaltsverbote, Dinge, die in einem Zeugnis möglichst vermieden und nicht erwähnt werden sollten: Krankheiten, Alkohol etc. Seite 2 von 8

Nichtbestehen einer Prüfung Entzug von Vollmachten Formulierungen zur Mitarbeitervertretungstätigkeit Laufende Gerichtsverfahren Einmalige Vorfälle Außerdienstliches Verhalten Sonderzeichen, Ausrufungszeichen etc. Grund und Frist der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nur auf ausdrücklichen Wunsch des Arbeitnehmers nennen (dann jedoch Pflicht!) 5. Welche äußere Form muss gewahrt werden? Das Zeugnis muss auf Geschäftspapier erteilt werden Das Anschriftenfeld ist frei zu lassen Das Zeugnis muss in einheitlicher Maschinenschrift mit Ort und Datum der Ausstellung verfasst werden (Handschriftliche Zusätze, Streichung etc. sind unzulässig) Es ist vom Arbeitgeber, mindestens aber von einem Vorgesetzten des Arbeitnehmers, eigenhändig zu unterschreiben. Das Zeugnis darf nicht gefaltet sein und keine Knicke, Risse, Flecken oder ähnliches aufweisen. Entspricht das Zeugnis nicht diesen Grundsätzen, kann der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin die Ausstellung eines neuen Zeugnisses verlangen. Das Zeugnis ist zeitnah zu erstellen, das bedeutet, dass ein Zeitraum von einem Monat ab Zeugniserteilungswunsch eingehalten werden sollte. Ein Anspruch auf die Erteilung eines Zeugnisses verjährt in der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren (vgl. 195 BGB). Eine Hilfestellung für das Verfassen eines Arbeitszeugnisses bietet Ihnen das beigefügte Muster zum Thema Zeugnis. 6. Zusammenfassung und Aufbau: a) Briefkopf mit vollständigen Angaben zum Arbeitgeber b) Zeugnis als Überschrift c) Vor- und Zunamen d) Geburtsdatum und Geburtsort e) Beschäftigungsdauer (beginnend mit Eintrittstermin) f) Die genaue Tätigkeitsbeschreibung (Haupt- und Nebentätigkeiten) g) Leistungsbeurteilung Beurteilung der Arbeitsbereitschaft und der Arbeitsbefähigung Beurteilung der Arbeitsweise Nennung spezieller Fähigkeiten und Kenntnisse Nennung eventueller Führungskompetenzen Schlussteil der Leistungsbeurteilung h) Ihr Verhalten in Bezug auf Vorgesetzte, Mitarbeiter und Kunden (gegebenenfalls Geschäftspartner) i) Evtl. die Gründe für das Ausscheiden j) Schlusssatz (Bedauern, Dankes- und Zukunftsformel) k) Ort und Datum (letzter Arbeitstag) l) Unternehmen m) Unterschrift Die Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind nur auf Wunsch des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin in das Zeugnis aufzunehmen meistens wird dieser aber vorausgesetzt. Seite 3 von 8

7. Beispielformulierungen: 1. Fachkenntnis sehr Er/Sie verfügt über fundierte Fachkenntnisse, die er/sie in seinem/ihrem Aufgabengebiet erfolgreich einsetzte. Er/Sie verfügt über eine sehr große Berufserfahrung und beherrscht seine/ihren Aufgabenbereich vollkommen sicher. Aufgrund seiner/ihrer Fachkenntnisse konnte er/sie wiederholt mit schwierigen Aufgaben betraut werden, die er/sie völlig selbständig erfolgreich bearbeitete Aufgrund seiner/ihrer umfassenden Fachkenntnisse fand er/sie sich auch in neuen Situationen stets sicher zurecht Er/Sie setzte seine/ihre umfassende Fachkenntnisse erfolgreich ein Er/sie fand sich in neuen Situationen zurecht Er/sie arbeitete sicher und selbständig Er/Sie fand aufgrund seine/ihrer fundierte Fachkenntnisse praktikable Lösungen Er/Sie zeigte e Fachkenntnisse Er/Sie setzte sein/ihr Fachwissen erfolgreich ein Er/Sie verfügte über das erforderliche Fachwissen Er/Sie beherrschte sein/ihr Aufgabengebiet stets entsprechend den Anforderungen Er/Sie hat sich die erforderlichen Grundkenntnisse angeeignet Er/Sie beherrschte sein/ihr Aufgabengebiet entsprechend den Anforderungen Er/Sie hat sich stets sehr fachkundig gezeigt Er/Sie hat sich nach und nach Fachkenntnisse angeeignet 2. Eigeninitiative / Leistungsbereitschaft sehr Er/Sie zeigte stets Initiative, großen Fleiß und Eifer Er/Sie zeichnete sich stets durch eine vorbildliche Arbeitsauffassung aus Er/Sie zeigte stets Eigeninitiative und beeindruckte durch seine/ihre große Einsatzbereitschaft Er/Sie führte alle Aufgaben mit großer Umsicht, großem Wissen und beachtlichem Engagement aus Er/Sie identifizierte sich mit seiner/ihrer Aufgabe und zeigte überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft Er/Sie arbeitete sich bereits innerhalb kurzer Zeit erfolgreich in sein/ihr neues Aufgabengebiet ein Er zeigte Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative Er zeigte Initiative, Fleiß und Eifer Er/Sie hatte eine e Arbeitsauffassung Er/Sie führte seine/ihre Aufgaben mit Umsicht und Engagement aus und gab auch eigene Anregungen Seite 4 von 8

Er zeigte Fleiß und Eifer Er/Sie hat den Anforderungen entsprochen Er/Sie führte die ihm/ihr übertragenen Aufgaben nach Anweisung aus Er/Sie war in der Lage eigene Anregungen zugeben Er/Sie hat den Anforderungen im wesentlichen entsprochen Er/Sie arbeitete im allgemeinen motiviert mit 3. Belastbarkeit / Leistungsfähigkeit sehr Er/Sie besaß eine schnelle Auffassungsgabe und zeigte sich auch in schwierigen Situationen außerordentlich flexibel Er/Sie überzeugte dadurch, dass er/sie auch komplizierte Zusammenhänge schnell zutreffend erfasste und sofort richtige Lösungen fand Er/Sie löste die ihm/ihr übertragenen Aufgaben auch unter schwierigsten Arbeitsbedingungen Er/Sie hatte eine e Auffassungsgabe Er/Sie erkannte auch in komplizierten Fällen das Wesentliche und fand schnell Lösungen Er/Sie war auch starken Arbeitsbelastungen jederzeit gewachsen Er/Sie zeigte sich bei Einarbeitung in neue Aufgabenbereiche flexibel und aufgeschlossen Er/Sie ist belastbar Seine/Ihre Ausdauer und Belastbarkeit entsprachen den Anforderungen Seine/Ihre Belastbarkeit war gleichbleibend Er/Sie zeigte sich im allgemeinen belastbar 4. Arbeitsweise sehr Er/Sie erledigte seine/ihre Aufgaben stets mit äußerster Sorgfalt und größter Genauigkeit Er/Sie Arbeitsweise genügte stets höchsten Ansprüchen Er/Sie arbeitete äußerst pflichtbewusst, stets zuverlässig und mit absoluter Diskretion Er/Sie erledigte seine/ihre Aufgaben stets mit großer Sorgfalt und Genauigkeit Er/Sie arbeitete stets zuverlässig und gewissenhaft. Er/Sie zeigte sich pflichtbewusst und zuverlässig und war stets bereit, in großem Umfang Verantwortung zu übernehmen. Er/Sie erledigte seine/ihre Aufgaben stets mit Sorgfalt und Genauigkeit Er/Sie zeichnete sich durch eine e Arbeitsweise aus. Er/Sie arbeitete gewissenhaft und selbständig. Seite 5 von 8

Er/Sie erledigte seine/ihre Aufgaben mit Sorgfalt und Genauigkeit Er/Sie erledigte seine/ihre Aufgaben korrekt und termingerecht. Er/Sie erledigte seine/ihre Aufgaben im allgemeinen mit Sorgfalt und Genauigkeit Er/Sie war stets um eine sorgfältige Arbeitsweise bemüht. 5. Arbeitserfolg sehr Er/Sie fand stets optimale Lösungen, die er/sie kostengünstig in die Praxis umsetzte. Auch in schwierigen Situationen fand er/sie stets optimale Lösungen. Seine/Ihre Arbeitsqualität lag weit über den Anforderungen Durch seine/ihre selbständige und eigenverantwortliche Arbeit hat er/sie stets e Arbeitsergebnisse erzielt Er/Sie erwies sich als pflichtbewusste(r) und zuverlässige(r) Mitarbeiter(in), der/die seine/ihre Aufgaben stets zügig und erledigte. Seine/Ihre Erledigung der Aufgaben entsprach stets den Anforderungen. Seine/Ihre Arbeitsqualität war. Die Qualität seine/ihrer Arbeit genügte hohen Ansprüchen. Die Qualität seine/ihrer Arbeit entsprach den Erwartungen. Er/Sie zeigte im allgemeinen eine zufriedenstellende Arbeitsqualität. Die Qualität seiner/ihrer Arbeit entsprach im allgemeinen den Erwartungen. 6. Sozialverhalten sehr Sein/Ihr Verhalten zu Vorgesetzten und Mitarbeitern war stets vorbildlich. Sein/Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern war immer einwandfrei. Wegen seiner/ihrer stets verbindlichen und hilfsbereiten Art, war er/sie bei seinen/ihren Vorgesetzten und Kollegen gleichermaßen geschätzt und beliebt. Wegen seiner/ihrer freundlichen und zuvorkommenden Art war er/sie bei seinen/ihren Vorgesetzten und Kollegen gleichermaßen sehr geschätzt und beliebt. Sein/Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war vorbildlich. Er/Sie war sehr hilfsbereit. Im Umgang mit Kunden bewies er/sie großes Geschick. Seine/Ihre Zusammenarbeit mit vorgesetzten und Mitarbeitern war. Wegen seiner/ihrer freundlichen und zuvorkommenden Art war er/sie bei seinen/ihren Vorgesetzten und Kollegen gleichermaßen beliebt. Sein/Ihr persönliches Verhalten war insgesamt einwandfrei. Seine/Ihre Zusammenarbeit mit seinen/ihren Vorgesetzten und Kollegen war stets. Sein/Ihr Verhalten zu seinen/ihren Kollegen war einwandfrei (Achtung: Vorgesetzte werden nicht erwähnt) Seite 6 von 8

Sein/Ihr Verhalten gegenüber unseren Kunden war nicht zu beanstanden. Seine/Ihre Zusammenarbeit mit seinen/ihren Vorgesetzten und Kollegen war insgesamt zufriedenstellend. Er/Sie war stets um ein es Verhältnis zu seinen/ihren Kollegen und Vorgesetzten bemüht. 7. Zusammenfassende Beurteilung sehr Er/Sie erledigte seine/ihre Aufgaben stets zu unseren vollsten Zufriedenheit Seine/Ihre Leistungen waren stets sehr Er/Sie arbeitete stets gewissenhaft und pflichtbewusst und erledigte sämtliche Arbeiten sehr. Er/Sie hat unsere Erwartungen in jeder Hinsicht optimal entsprochen; wir waren mit ihm/ihr stets sehr zufrieden. Er/Sie war äußerst pflichtbewusst, zuverlässig und verschwiegen und erledigte die ihm/ihr übertragenen Aufgaben immer zu unser vollsten Zufriedenheit. Seine/Ihre ausgezeichneten Leistungen haben unseren höchsten Ansprüchen jederzeit absolut entsprochen. Er/Sie hat seine/ihre Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt. Seine/Ihre Leistungen waren sehr Er/Sie erledigte seine/ihre Aufgaben gewissenhaft und pflichtbewusst und zu unserer vollsten Zufriedenheit. Seine/Ihre Leistungen fanden stets unsere volle Anerkennung. Wir waren mit seinen/ihren Leistungen immer sehr zufrieden. Er/Sie hat unseren Erwartungen in jeder Hinsicht bestens entsprochen. Er/Sie hat die ihm/ihr übertragenen Arbeiten zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt. Wir waren mit seiner/ihrer Leistung jederzeit zufrieden. Er/Sie hat unseren Erwartungen in jeder Hinsicht entsprochen. Er/Sie erledigte seine/ihre Aufgaben stets zu pflichtbewusst und umsichtig, so dass wir mit seinen/ihren Leistungen voll zufrieden waren. Er/Sie hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt Wir waren mit seinen/ihren Leistungen zufrieden. Er/Sie hat zufriedenstellend gearbeitet. Er/Sie hat unseren Erwartungen entsprochen. Seine/Ihre Leistungen hat unseren Anforderungen entsprochen. Er/Sie hat die ihm/ihr übertragenen Arbeiten im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt. Seine/Ihre Leistungen entsprachen weitgehend unseren Erwartungen. Er/Sie erledigte die ihm/ihr übertragenen Aufgaben mit der ihm/ihr eigenen Sorgfalt und Genauigkeit. Er/Sie war stets bemüht, unseren Anforderungen gerecht zu werden. 8. Bedauern, Dankes- und Zukunftsformel Wir danken ihm/ihr für die geleistete Arbeit und wünschen ihm/ihr für die Zukunft alles Gute und Gottes Segen. Seite 7 von 8

8. Muster-Zeugnis: Einfaches Zeugnis Herr/Frau... geboren am... in... war vom... bis zum... in unserem Betrieb tätig. Herr/Frau... arbeitet in der... Abteilung und hatte alle anfallenden Arbeiten bezüglich... auszuführen. Insbesondere zählten hierzu... Das Arbeitsverhältnis endete mit dem heutigen Tage in gegenseitigem Einvernehmen aufgrund ordentlicher Kündigung von Herrn/Frau... Wir bedauern das Ausscheiden von Herrn/Frau... und wünschen ihm/ihr für die Zukunft alles Gute und Gottes Segen....... Ort, Datum Unterschrift Qualifiziertes Zeugnis Herr/Frau... geboren am... in... war vom... bis zum... in unserem Betrieb tätig. Sein/Ihr Aufgabengebiet umfasste (ggf. zunächst) in der Hauptsache... Daneben bearbeitete er/sie... Zu seinem/ihrem Tätigkeitsbereich zählte insbesondere die eigenverantwortliche Bearbeitung von... Im Vertretungsfall übernahm Herr/Frau... außerdem... (Ggf:) Am... wurde Herr/Frau... in die Abteilung... versetzt. Dort umfasste sein/ihr Aufgabengebiet... (nun ggf. wie anfangs Haupt- und Nebentätigkeiten sowie Vertretungen) Herr/Frau... zeigte stets großes Interesse und hohe Motivation. Bereits nach kurzer Einarbeitungszeit arbeitete er/sie vollkommen selbstständig und bewältigte neue Aufgaben aufgrund seines/ihres soliden Fachwissens erfolgreich. (hier genaue und detaillierte Beschreibung der Eignung und Qualifikation in den verschiedenen Tätigkeitsbereichen) Insgesamt hat Herr/Frau... die ihm/ihr übertragenen Aufgaben stets zu unser vollsten Zufriedenheit erledigt. Sein/ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitenden war stets einwandfrei. Von unseren wurde er/sie wegen seiner/ihrer Zuvorkommendheit sehr geschätzt. Wir danken ihm/ihr für die geleistete Arbeit und wünschen ihm/ihr für die Zukunft alles Gute und Gottes Segen....... Ort, Datum (letzter Arbeitstag) Seite 8 von 8