Anleitung zur Installation der SEPA-fähigen Version von SPG-Verein Fassung 12/2013 Mit dieser Schritt für Schritt Anleitung aktualisieren Sie Ihre SPG-Version 2.x auf die SEPAfähige Version 3.1.xx. Auf Grund unterschiedlicher alter Programmversionen können die eingefügten Bildschirmfotos für die Datensicherung leicht von Ihrer Version abweichen. Die beschriebenen Menüpfade sind allerdings in allen Versionen identisch. Wir haben diese Anleitung bewusst einfach geschrieben, damit auch weniger versierte PC- Anwender die Installation und spätere Handhabung problemlos bewältigen können. Vereine, die das Programm bereits intensiv nutzen, werden sicherlich viele der beschriebenen Funktionen wiedererkennen. Zur besseren Übersicht haben wir die Anleitung in folgende Kapitel gegliedert: Kapitel 1 Datensicherung..2 Kapitel 2 Installation der Update-CD...3 Kapitel 3 Umstellung der Lastschrifteinzüge auf die SEPA-Basis-Lastschrift 6 Kapitel 4 Anleitung für den Beitragseinzug 9 Kapitel 5 Einzug der Lastschriften über das Internetbanking 13 Kapitel 6 Einlesen einer Datensicherung 14 Kapitel 7 Online-Update 15 Kapitel 8 - Grundsätzliches zu SEPA-Lastschriften (Erst- Folge, Fristen etc.) 17-1 -
Kapitel 1 Datensicherung Bevor Sie mit der Installation des Updates beginnen, erstellen Sie unbedingt eine Datensicherung! Sichern Sie Ihre Daten möglichst in einem separaten Ordner auf Ihrer Festplatte oder besser noch auf einem externen Datenträger (z.b. USB-Stick). Wichtig: Eine Datensicherung sollten Sie regelmäßig, zumindest vor jedem Beitragseinzug und nach jeder größeren Mitgliederaktualisierung, vornehmen! Starten Sie SPG-Verein und rufen Sie die Menüpunkte <Extras>, <Datensicherung>, <Stammdaten sichern> auf. In dem Fenster Stammdaten sichern klicken Sie auf den oberen Kreis bei <Sichern unter>, so dass dort ein schwarzer Punkt erscheint. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche durchsuchen. Es öffnet sich die Windows Ordnersuche. Wählen Sie hier den Ordner/das Laufwerk mit Doppelklick und anschließendem Klick auf OK aus, in dem die Datensicherung gespeichert werden soll. Wir empfehlen das Speichern auf einem USB-Stick (Wechseldatenträger). Der ausgewählte Ordner/das ausgewählte Laufwerk ist jetzt in der oberen Auswahl eingetragen. Dahinter steht der Name der Sicherungsdatei. Mit Klick auf die Schaltfläche OK starten Sie die Datensicherung. Nach erfolgreicher Datensicherung befinden Sie sich wieder im Hauptfenster von SPG-Verein. Sie können das Programm jetzt beenden und mit dem eigentlichen Programmupdate beginnen. - 2 -
Kapitel 2 Installation der Update-CD Legen Sie die Update-CD von SPG-Verein in Ihr CD-ROM Laufwerk. Die Installationsroutine sollte automatisch starten. Ist dies nicht der Fall, öffnen Sie über das Icon Arbeitsplatz bzw. den Windows-Explorer Ihr CD-ROM Laufwerk und starten die Installation über das Programm v-setup-31xx.exe. Klicken Sie im Begrüßungsfenster auf die Schaltfläche Weiter. Im folgenden Fenster wird das Installationsverzeichnis für das Programm vorgeschlagen. Bestätigen Sie die Einstellung mit Klick auf die Schaltfläche Weiter. Im folgenden Fenster wird das Installationsverzeichnis für die Daten vorgeschlagen. Bestätigen Sie die Einstellung ebenfalls mit Klick auf die Schaltfläche Weiter. - 3 -
Bestätigen Sie die Voreinstellungen ebenfalls mit Klick auf die Schaltfläche Weiter. Sie bekommen jetzt eine Übersicht Ihrer Auswahl angezeigt. Mit Klick auf die Schaltfläche Installieren beginnt die Installation. Wenn die Installationsroutine das Vorhandensein einer Lizenzdatei erkennt, klicken Sie auf die Schaltfläche Nein. Beenden Sie die Installation durch Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen. SPG-Verein startet jetzt automatisch. Je nach installierter Windowsversion öffnet sich die Benutzerkontensteuerung und Sie werden gefragt, ob Sie die Ausführung des Programms zulassen wollen. Bestätigen Sie die Aufforderung mit Ja. - 4 -
Das Programm überprüft bei jedem Start über das Internet, ob eine aktualisierte Version vorliegt. Wenn Ihr Rechner keine Verbindung zum Internet hat, kommt es zu nebenstehender Meldung. Bestätigen Sie die Meldung einfach durch Klick auf die Schaltfläche OK. Das Online-Update lässt sich auch später, wie in Kapitel 10 Online- Update beschrieben, aus dem Programm heraus aufrufen. Es erscheint das folgende Startfenster. Klicken Sie rechts unten auf die Schaltfläche Weiter. In der Regel hat die Installationsroutine Ihre alte Programmversion erkannt und Sie können Ihr altes Vereinskennzeichen auswählen. Ist dies nicht der Fall, wählen Sie den Testverein aus und lesen in Kapitel 6, Einlesen einer Datensicherung, weiter. Zum Start des ausgewählten Vereins klicken Sie wie gewohnt auf die Schaltfläche OK. Nach der Auswahl Ihres Vereins werden Ihre Mitglieder in Form einer Tabelle am Bildschirm angezeigt. Sie können ein Mitglied direkt aus dieser Tabelle heraus mit Doppelklick zum Bearbeiten auswählen. An der oberen Menüstruktur hat sich, auch gegenüber älteren Versionen des Programms, nichts geändert. Sie finden sämtliche Funktionen zum Arbeiten mit dem Programm an der gewohnten Stelle. Experimentieren Sie einfach in dem Testverein etwas mit den neuen Funktionen. Hilfe finden Sie über die Menüpunkte <Hilfe>, <Hilfethemen>. - 5 -
Kapitel 3 Umstellung der Lastschrifteinzüge auf die SEPA-Basis-Lastschrift Bevor Sie mit der eigentlichen Umstellung Ihrer Lastschrifteinzüge beginnen, stellen Sie bitte folgendes sicher: Die Lastschrifteinzüge im alten Einzugsverfahren sind alle erledigt. Die Online-Banking-Zugangsdaten liegen Ihnen vor. Sie haben die Vereinbarung für das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren bei der Kasseler Sparkasse abgegeben. Melden Sie sich in SPG-Verein an. Klicken Sie der Reihe nach auf die Menüpunkte <Stammdaten>, <Stammdaten pflegen> und <Vereinsdaten pflegen>. Es öffnet sich das Fenster Vereinsdaten pflegen. Klicken Sie hier auf Bankverbindung und tragen Sie die Gläubiger-ID ein, die Sie von der Bundesbank erhalten haben. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Klick auf die Schaltfläche Speichern. Hinweis: Die nachfolgend beschriebenen Schritte müssen Sie insgesamt 5 Mal wiederholen. Jeweils für die Schritte BIC aufbauen IBAN aufbauen SEPA-Mandatsref. Aufbauen SEPA-Datum-Mandatsref. Aufbauen Zahl.Art l in s ändern Klicken Sie jetzt der Reihe nach auf die Menüpunkte <Mitglieder>, <Änderungsdienst>, <Massenänderungen>. Es öffnet sich das Fenster Massenänderungen. Entfernen Sie das Häkchen vor Änderungen im Änderungsprotokoll dokumentieren und klicken Sie danach auf die Schaltfläche Feldauswahl. - 6 -
Es öffnet sich das Fenster Feldauswahl. Scrollen Sie an das Ende der Auswahlliste und klicken Sie als erstes auf **BIC aufbauen **. Bestätigen Sie mit Klick auf die Schaltfläche Ja, dass Sie die BIC wirklich aufbauen wollen. Sie befinden sich wieder im Fenster Massenänderungen. Beginnen Sie den Aufbau der BIC mit Klick auf die Schaltfläche OK. Klicken Sie im Fenster Bestätigen auf die Schaltfläche Ja. Das Programm wandelt jetzt die alten Bankleitzahlen in die internationale BIC um. Sie sehen jetzt einen Fortschrittsbalken, der Ihnen Informationen zum Fortschritt der Umwandlung gibt. Nachdem die Umwandlung abgeschlossen ist, öffnet sich ein Fenster Information. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche OK. Sie befinden sich wieder in der Hauptansicht von SPG-Verein. Führen Sie die oben beschriebenen Schritte jetzt noch der Reihe nach für IBAN aufbauen SEPA-Mandatsref. Aufbauen SEPA-Datum-Mandatsref. Aufbauen Zahl.Art l in s ändern durch. Ihre Mitgliedsdaten sind dann für den Beitragseinzug mit dem neuen SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahren vorbereitet. Als Mandatsreferenz verwendet SPG- Verein standardmäßig die Mitgliedsnummer. Sie können die Mitgliedsnummer aber auch bei entsprechender Auswahl durch Vornullen auf maximal 10 Stellen auffüllen lassen. Zusätzlich können Sie eine maximal 5stellige Kennung voranstellen lassen. Als Datum der Mandatsreferenz tragen Sie das Datum ein, an dem Sie Ihre Mitglieder über die Änderung des Einzugsverfahrens informiert haben. Wichtig: Prüfen Sie jetzt nur noch, wie auf der Folgeseite beschrieben, ob alle Kontonummern und Bankleitzahlen in IBAN und BIC umgewandelt werden konnten. - 7 -
Klicken Sie der Reihe nach auf die Menüpunkte <Extras>, <Prüflisten>, <Prüfliste BLZ/KontoNr/IBAN>. Die Voreinstellungen in dem folgenden Fenster bestätigen Sie durch Klick auf die Schaltfläche <OK>. Es öffnet sich ein neues Fenster Ausgabe- Einstellungen. Bei Ausgabe auf ist Vorschau für die Anzeige der Liste am Bildschirm voreingestellt. Wenn Sie den Ausdruck auf Papier wünschen, klicken Sie auf den Pfeil hinter Vorschau. Es öffnet sich ein Auswahlfenster in dem Sie auf die Ausgabe auf Ihren Drucker umschalten können. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Starten. Die Beitragserhebungsliste wird jetzt, je nach Einstellung, am Bildschirm angezeigt oder auf Ihrem Drucker ausgedruckt. Bei fehlerhaft angezeigten Bankverbindungen erfragen Sie bitte die korrekten Daten bei Ihren Mitgliedern. - 8 -
Kapitel 4 Anleitung für den Beitragseinzug Nachfolgend beschreiben wir die einzelnen Schritte für Ihren Beitragseinzug. Bitte beachten Sie, dass einige Abläufe angepasst wurden und daher leicht von den Ihnen aus der alten Version bekannten abweichen! Bevor Sie mit dem Beitragseinzug beginnen, empfehlen wir Ihnen, eine Datensicherung zu erstellen! Die Beschreibung finden Sie in Kapitel 1. Starten Sie SPG-Verein und rufen Sie die Menüpunkte <Beiträge>, <Beitragsverfahren>, <Beitragserhebung> auf. Es öffnet sich das Fenster Beitragserhebung. Unter Variante ist immer ein Testlauf voreingestellt. Wir empfehlen immer diesen Testlauf zur Simulation des endgültigen Ergebnisses durchzuführen, bevor Sie den eigentlichen Originallauf durchführen. Bei Zahlungstermin setzen Sie ein Häkchen bei dem/den Zahlungstermin/en, deren Beitrag fällig ist. Die Häkchen bei Optionen sowie Einmalbetrag und Zusatzbetrag sollten Sie entfernen, wenn Sie diese Funktionen nicht nutzen. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen anschließend durch Klick auf die Schaltfläche OK. Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Ja. Sie sehen jetzt ein Fenster, in dem Ihnen der Fortschritt der Beitragserhebung durch einen farbigen Balken angezeigt wird. Nachdem die Beitragserhebung abgeschlossen ist, öffnet sich ein weiteres Fenster, das Sie mit Klick auf OK schließen. Das Programm hat jetzt die Mitglieder ermittelt, die den zuvor von Ihnen ausgewählten Vorgaben entsprechen und Sie befinden sich wieder im Hauptbildschirm von SPG-Verein. - 9 -
Um das Ergebnis der Beitragserhebung zu prüfen, rufen Sie die Menüpunkte <Beiträge>, <Beitragsverfahren>, <Beitragserhebungsliste> auf. Es öffnet sich ein neues Fenster Beitragserhebungsliste. Wählen Sie hier die Sortierung der Liste aus. Bei Ausgabe Zahlungsart können Sie die Ausgabe eingrenzen. Wir empfehlen allerdings die Ausgabe aller ermittelten Mitglieder. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK. Es öffnet sich ein neues Fenster Ausgabe- Einstellungen. Bei Ausgabe auf ist Vorschau für die Anzeige der Liste am Bildschirm voreingestellt. Wenn Sie den Ausdruck auf Papier wünschen, klicken Sie auf den Pfeil hinter Vorschau. Es öffnet sich ein Auswahlfenster in dem Sie die Ausgabe auf Ihrem Drucker auswählen können. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Starten. Die Beitragserhebungsliste wird jetzt, je nach Einstellung, am Bildschirm angezeigt oder auf Ihrem Drucker ausgedruckt. Wenn Sie die Vorschau am Bildschirm gewählt haben, können Sie über die markierten Pfeile in der oberen Icon-Leiste zwischen den einzelnen Seiten blättern. Über das Türsymbol schließen Sie die Bildschirmanzeige und Sie befinden sich wieder im Hauptbildschirm von SPG-Verein. Sie können die Liste bis zur nächsten Beitragserhebung jederzeit anzeigen bzw. ausdrucken lassen. Kontrollieren Sie die Beitragserhebungsliste immer und korrigieren Sie ggf. erkannte Fehler! Sollten Sie anstatt des empfohlenen Testlaufes sofort einen Originallauf durchgeführt haben, müssen Sie vor der Korrektur immer die zuvor erstellte Datensicherung (siehe Kapitel 6) einlesen. Ansonsten stimmen die Werte für Erstoder Folgelastschrift nicht mehr und es kommt folglich zu Rücklastschriften! - 10 -
Achtung: die nachfolgend beschriebenen Fenster müssen Sie sowohl für Erstlastschriften als auch für Folgelastschriften vollständig abarbeiten! Nach einem erfolgreichen Originallauf klicken Sie wieder auf die Menüpunkte <Beiträge>, <Beitragsverfahren> und anschließend auf <DTA/SEPA-Datei erstellen>. In dem folgenden Fenster werden sie gefragt, welche Datei erstellt werden soll. Klicken Sie in den leeren Kreis vor SEPA-Lastschriftdatei. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK. Das folgende Fenster ist recht umfangreich. Daher beschreiben wir es in drei Teilschritten: 1.) Unter Eingabedatei aus ist standardmäßig Beitragserhebung voreingestellt. Behalten Sie diese Einstellung bei. Auf Grund des SEPA-Regelwerks müssen Erstund Folgelastschriften in getrennten Dateien an die Sparkasse übertragen werden. Standardmäßig ist unter Ausführung von die Erst-Lastschrift voreingestellt. Um eine zweite Datei für Folge-Lastschriften zu erstellen, klicken Sie auf den Pfeil hinter Erst- Lastschriften und wählen Sie Folgelastschrift aus. Unter Gutschrift auf ist das Konto markiert, dem die Lastschriften gutgeschrieben werden sollen. Wichtig ist das folgende Häckchen bei Option! COR1 steht für Express-Lastschrift. Sie können dann sowohl Erst- als auch Folgelastschriften mit einer verkürzten Vorlagefrist von spätestens 2 Geschäftstagen vor Fälligkeit bis 10:00 Uhr an die Sparkasse übertragen (Stand 12/2013 - siehe Vorlagefristen Seite 17). 2.) Unter Verwendungszweck können Sie einen individuellen Text eintragen. - 11 -
3.) Unter Fälligkeitsdatum tragen Sie das Datum ein, an dem die Belastung auf den Konten Ihrer Mitglieder erfolgen soll. Mit dem umrandeten Symbol öffnen Sie einen Kalender zur Auswahl. Die möglichen Tage sind dort markiert. Achtung: Das Fälligkeitsdatum darf maximal 14 Tage nach dem Übertragungsdatum an die Sparkasse liegen! Beachten Sie unbedingt dass Erstlastschriften spätestens 6 Geschäftstage bis 10 Uhr und Folgelastschriften spätestens 3 Geschäftstage 10 Uhr vor Fälligkeit (Stand 01.03.2013) an die Sparkasse übertragen werden müssen, wenn Sie bei COR1 (s.o.) kein Häckchen gesetzt gaben. Über die Schaltfläche durchsuchen wählen Sie, wie bereits im Kapitel 1 Datensicherung beschrieben, den Ort aus, an dem die Lastschriftdatei gespeichert werden soll. Nachdem Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Es öffnet sich das Fenster Ausgabe- Einstellungen für die Ausgabe eines Begleitzettels. Bei Ausgabe auf ist Vorschau für die Anzeige des Begleitzettels am Bildschirm voreingestellt. Sie sollten den Begleitzettel auf Papier drucken, damit Sie die Summen später im Online-Banking zur Kontrolle vergleichen können. Klicken Sie dazu auf den Pfeil hinter Vorschau. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem Sie die Ausgabe auf Ihrem Drucker einstellen können. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Starten. Der Begleitzettel wird jetzt je nach Einstellung am Bildschirm angezeigt oder auf Ihrem Drucker ausgedruckt. - 12 -
Kapitel 5 Einzug der Lastschriften über das Internetbanking Melden Sie sich zum Online-Banking an und klicken Sie in der linken Menüleiste auf den Menüpunkt <Banking>. Darunter klicken Sie dann auf den Menüpunkt <Datei-Übergabe>. In dem folgenden Fenster klicken Sie auf DTA für eine Datei mit herkömmlichen Inlands-Zahlungen oder SEPA für eine Datei mit SEPA-Zahlungen. Klicken Sie danach auf Durchsuchen.. Es öffnet sich die Windows Suchfunktion. Wählen Sie die zuvor mit Ihrem Programm erstellte Datei aus. Der Dateiname erscheint in dem entsprechenden Feld. Klicken Sie dann auf Weiter. Prüfen Sie in dem folgenden Fenster die Kontrollsummen mit den Daten auf Ihrem Diskettenbegleitzettel. Stimmen die Summen überein, klicken Sie auf Weiter. In dem folgenden Fenster geben Sie noch die benötigte TAN ein. Schließen Sie den Vorgang mit Absenden ab. Damit ist Ihre Datei an die Sparkasse übertragen. Achten Sie bitte auf die folgende Bestätigungsmeldung aus der hervorgeht, ob die Übertragung erfolgreich war oder ob ein Fehler aufgetreten ist. Achtung: Bei SEPA-Lastschriften müssen Sie die oben beschriebenen Schritte sowohl für die Datei mit Erstlastschriften als auch anschließend für die Datei mit Folgelastschriften durchführen. - 13 -
Kapitel 6 Einlesen einer Datensicherung Starten Sie, wie zuvor beschrieben, den Testverein. Klicken Sie auf die Menüpunkte <Bestand> und <Neu>. In dem folgenden Fenster tragen Sie das gleiche 3stellige Vereinskennzeichen ein, das Sie schon in Ihrem alten Programm benutzt haben. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK In dem folgenden Fenster tragen Sie den Namen Ihres Vereins ein und klicken Sie auf Speichern. Die restlichen Daten werden aus Ihrer zuvor angelegten Datensicherung übernommen. Der von Ihnen angelegte leere Verein wird automatisch gestartet. Wenn Sie, wie von uns empfohlen, die Datensicherung auf einem USB- Stick gespeichert haben, schließen Sie diesen an Ihren Computer an. Klicken Sie erst anschließend auf die Menüpunkte <Extras>, <Datensicherung> und <Stammdaten einlesen>. Die folgenden Schritte sind identisch mit den Schritten, die wir in Kapitel 1.) Datensicherung beschrieben haben. Sie können jetzt mit der neuen Version wie gewohnt weiterarbeiten. Stellen Sie SPG-Verein erst dann auf das neue SEPA-Verfahren um, wenn Sie sicher sind, dass Sie keine Lastschriften mehr nach dem alten Verfahren einziehen müssen. - 14 -
Kapitel 7 Online-Update SPG-Verein prüft regelmäßig beim Start des Programms, ob ein Online-Update vorliegt. Erkennt das Programm eine neue Version, öffnet sich das nebenstehende Fenster. Zur Installation des Updates klicken Sie auf die Schaltfläche Ja. Achtung: Sollten Sie keine regelmäßigen Datensicherungen anlegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Nein, fertigen Sie eine Datensicherung wie in Kapitel 1 beschrieben an und starten anschließend das Online-Update wie weiter unten beschrieben. Zum Starten des Updates klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Es wird Ihnen das verfügbare Update angezeigt. Klicken Sie in das Kästchen vor der Versionsbezeichnung und anschließend auf die Schaltfläche Ausführen. Je nach Rechner können das Herunterladen der Updatedatei und die anschließende Installation einige Minuten dauern. Der Stand des Updatevorgangs wird Ihnen über die Fortschrittsbalken angezeigt. Wenn die Installation beendet ist, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. - 15 -
Im nächsten Fenster klicken Sie auf die Schaltfläche OK. SPG-Verein wird jetzt neu gestartet und Sie können wie gewohnt weiterarbeiten. Um das Online-Update selbst zu starten, klicken Sie auf die Menüpunkte <Hilfe>, und <Online- Update>. Wenn kein Online-Update bereitsteht bekommen Sie eine entsprechende Meldung angezeigt. Ansonsten verfahren Sie wie oben beschrieben weiter. - 16 -
Kapitel 8 Grundsätzliches zu SEPA-Lastschriften (Erst- Folge, Fristen etc.) Das SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahren unterscheidet sich in vielen Punkten von dem bisherigen Lastschriftverfahren. Hier die wichtigsten Punkte im Überblick: Fälligkeitsdatum Bei jeder SEPA-Basis-Lastschrift muss ein Fälligkeitsdatum angegeben werden. Dies ist das Datum, an dem die Lastschrift dem Konto Ihres Mitglieds belastet und Ihrem Konto gutgeschrieben wird. Erst-Lastschrift Wenn Sie bei einem Mitglied das erste Mal eine SEPA-Lastschrift einziehen, muss diese als Erst-Lastschrift gekennzeichnet sein. Dies ist auch dann der Fall, wenn Sie bereits Beiträge mit dem bisherigen Verfahren eingezogen haben. Folge-Lastschrift Jede weitere Lastschrift mit gleicher SEPA-Mandatsreferenz muss als Folge- Lastschrift eingezogen werden. Sobald bei einem Mitglied die erste SEPA-Lastschrift ausgeführt wurde (Beitragserhebung wurde als Originallauf durchgeführt), wandelt SPG-Verein automatisch den Wert in dem Feld SEPA-Ausführung" von Erst- Lastschrift in Folge-Lastschrift um. Kann ich Erst- und Folgelastschriften in einer Datei einreichen? Das ist nicht möglich. Erst- und Folgelastschriften müssen in getrennten Dateien eingereicht werden Datensicherung Wichtig: Wenn Sie Ihre Mitglieder über ein PC-Programm verwalten, ist es wegen der oben beschriebenen Unterscheidung zwischen Erst- und Folgelastschrift wichtig, dass Sie vor jedem Beitragslauf eine Datensicherung (siehe Kapitel 1) anfertigen. Ihr Programm wird vermutlich (SPG-Verein tut es) nach einem Beitragseinzug das Merkmal Erstlastschriften bei den Mitgliedern automatisch in Folgelastschriften umstellen. Falls Sie den Beitragslauf auf Grund eines Fehlers wiederholen müssen, ist es notwendig, bei den Mitgliedern, bei denen das erste Mal eine SEPA-Lastschrift eingezogen wird (in der Regel neue Mitglieder), dass Merkmal wieder in Erstlastschrift zurück zu ändern. Durch das Einspielen einer vor dem Beitragslauf erstellten Datensicherung wird Ihnen diese Arbeit erleichtert. Vorlagefristen Stand 12/2013 Maßgeblich sind die Angaben in unserem Preis- und Leistungsverzeichnis Für die Einreichung von SEPA-Lastschriften gibt es gesetzliche Vorlagefristen, bis zu der eine Lastschrift spätestens bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen muss. Für SEPA-Basislastschriften gibt es zwei Einreichungsformen. Es gelten zur Zeit (Stand 15.11.2013) folgende Einreichungsfristen: 1. SEPA-Basislastschriften (CORE) Frühestens 14 Kalendertage und bei Erst- oder Einmallastschrift spätestens 6 Geschäftstage vor Fälligkeit bis 10:00 Uhr Folgelastschriften spätestens 3 Geschäftstage vor Fälligkeit bis 10:00 Uhr 2. Express-Lastschrift COR1) nur möglich bei deutschen IBANs Frühestens 14 Kalendertage und bei Erst-, Einmal-, und Folgelastschrift spätestens 2 Geschäftstage vor Fälligkeit bis 10:00 Uhr - 17 -
Gläubiger-ID Damit Sie SEPA-Lastschriften einziehen können, benötigen Sie eine Gläubiger- Identifikationsnummer (Gläubiger-ID). Diese erhalten Sie von der Deutschen Bundesbank unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de Mandat An Stelle der bisherigen Einzugsermächtigung tritt jetzt das SEPA-Basis-Lastschrift Mandat. Mandatsreferenz Jedem SEPA-Mandat (siehe oben) muss eine eindeutige Mandatsreferenz (z.b. die Mitgliedsnummer) zugeordnet werden. Wandlung einer Einzugsermächtigung in ein SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat Eine Einzugsermächtigung kann wie folgt in ein Basis-Lastschriftmandat gewandelt werden: Die Einzugsermächtigung muss im Original, vom Kontoinhaber (Berechtigten) unterschrieben, vorliegen. Der Zahlungspflichtige muss schriftlich über den vereinbarten Kommunikationsweg über den künftigen SEPA-Einzug informiert werden. Folgende Informationen sind mitzuteilen: o Umstellungszeitpunkt oder Ereignis (z.b. nächster Lastschrifteinzug) o Gläubiger-ID o Mandatsreferenz Vorabinformation Vor dem erstmaligen Einzug einer Erst-Lastschrift muss der Zahlungspflichtige mindestens 14 Tage vor Fälligkeit über den Einzug informiert werden. Dies kann bei neuen Mitgliedern auch in Form eines Begrüßungsbriefes erfolgen. Die Information muss folgenden Inhalt haben: o Die Gläubiger-ID o Die Mandadtsreferenz o Den fälligen Beitrag o Das Fälligkeitsdatum o Die Belastungs IBAN o Die Belastungs BIC Diese Vorabinformation kann bei den Mitgliedern, bei denen Sie eine bisherige Einzugsermächtigung in ein SEPA-Lastschriftmandat wandeln wollen, auch in Verbindung mit der zuvor beschriebenen Wandlung erfolgen. - 18 -