Inhalt Inhalt...4...6 Schritt 1: Projekte initiieren...8 Projektidee entwickeln... 9 Richtziele des Projekts festlegen... 9 Organisationsform auswählen... 11 Projektgrößen unterscheiden... 17 Ablauf festlegen... 17 Projektantrag ausarbeiten... 18 Schritt 2: Projektideen prüfen...21 Verfahren zur Prüfung von Projekten festlegen... 21 Projektantrag prüfen... 22 Über die Realisierung entscheiden... 24 Projekte priorisieren... 25 Den Erfolg absichern... 26 Kompetenzen und Befugnisse klären... 27 Schritt 3: Projekte planen und durchführen...31 Projektleitung bestimmen... 31 Projektmitarbeiter auswählen... 32 Zusammenarbeit organisieren... 35 Berichtswesen organisieren... 36 Detailziele des Projektes festlegen... 38 Projektphasen planen... 40 Meilensteine, Aktivitäten und Arbeitspakete bestimmen... 40 Termine planen... 42 Abhängigkeiten bestimmen... 43 Personaleinsatz planen... 46 Kosten planen... 49 Schritt 4: Projekte steuern...52 Soll-Ist-Vergleiche anstellen... 53 Abweichungen analysieren... 55 Risiken einschätzen... 57 Qualität sicherstellen... 59 So gehen Sie am besten vor:... 60 Schritt 5: Projekte abschließen...65 Die fünf Schritte zu einem erfolgreichen Projektmanagement...66 Lernkontrolle...68 Fragen zum Verständnis...70 Umsetzungshilfe...72 Literatur...75 Stichwortverzeichnis...76 Glossar...78 Zu guter Letzt...81 TRANSFER 3
Ein Projekt durchzuführen, ist eine ebenso spannende wie anspruchsvolle Aufgabe. Viele Projekte, zu viele Projekte scheitern, weil sie nicht präzise genug vorbereitet, nicht sorgfältig geprüft und nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden. Eine Reihe von Problemen ergeben sich schlicht aus der Tatsache, dass Projekte auf den Weg gebracht werden, die den Namen gar nicht verdienen oder von vornherein zum Scheitern verurteilt sind. Dies trifft nach aktuellen Schätzungen auf 50 bis 80 Prozent aller Projekte zu. Zahlreiche Projektruinen zeugen davon. Andererseits werden Projekte als Arbeitsform in den nächsten Jahren deutlich an Bedeutung gewinnen, weil viele Ziele nicht anders, zumindest nicht besser erreicht werden können und weil diese Arbeitsform unbestreitbare Vorteile hat. In vielen Bereichen werden die Aufgaben immer komplexer. Gerade in solchen Fällen zeigen sich die Vorteile des Projektmanagements. Doch bevor man sich mit Projektmanagement beschäftigt, sollte man erst einmal darüber nachdenken, was ein Projekt überhaupt ist. Dazu schlagen wir folgende erste Definition vor: Projektdefinition Einmaligkeit des Vorhabens Bearbeitung durch ein Projektteam klar definierte Ziele begrenzte zeitliche, personelle, finanzielle Ressourcen vorab festgelegter Anfangs- und Endtermin Das Hauptmerkmal eines Projektes liegt in seiner Einmaligkeit und seiner Begrenzung: Eine Aufgabe, ein Thema wird wegen seiner Bedeutung, seiner Dringlichkeit angegangen, es werden für eine bestimmte Zeit Mittel und Personen zur Verfügung gestellt, um vorher definierte Ziele zu erreichen. Genauso wie es in einem Projekt einen definierten Beginn geben muss, muss es auch ein Ende geben, das vorab bestimmt sein muss, zeitlich, aber auch mit Blick auf die Ergebnisse. Beginn Planung Ende Ziele Durchführung Zielkontrolle Sind bei einem Vorhaben nicht alle genannten Bedingungen erfüllt, handelt es sich streng genommen nicht um ein Projekt. Projekte sind kein Selbstzweck. Projekte sind meist aufwändig im Hinblick auf Kosten, Zeit und Motivation aller Beteiligter. Daher sollten nur die Themen als Projekte aufgegriffen werden, die sich auch wirklich lohnen. Um ein Projekt richtig zu planen und durchzuführen, benötigt man Handwerkszeug. Dieses Handwerkszeug soll Ihnen dieser Selbstlernkurs vermitteln. Im Mittelpunkt stehen die Fragen: Wie initialisiert man Projekte? Wie beurteilt man die Erfolgsaussichten von Projekten? Wie plant man Projekte? Wie führt man sie durch? Wie steuert man die Durchführung? Wie schließt man Projekte richtig ab? TRANSFER 4
Die folgenden Piktogramme sollen Ihnen die Orientierung erleichtern: besonders wichtig Arbeitshilfe Tipps und Tricks Umsetzungsaufgabe Aufgabe Beispiel Checkliste Zusammenfassung Falls Sie sich noch intensiver mit dem Thema auseinander setzen wollen: Hinter diesem Symbol finden Sie nützliche Zusatzinformationen. Wir dürfen Ihnen schon jetzt viel Spaß und viel Erfolg beim Durcharbeiten und beim Umsetzen wünschen. TRANSFER 5
Mit der folgenden können Sie eine erste Bestandsaufnahme Ihres Projektmanagements vornehmen. Bitte seien Sie selbstkritisch bei der Beantwortung der Fragen. : Wie gut ist Ihr Projektmanagement? nie selten manchmal öfter meistens immer Punkte 0 1 2 3 4 5 1. Machen Sie sich vor Beginn eines Projektes Gedanken über die Organisationsform? 2. Werden bei Ihnen Projekte nach einem einheitlichen Schema überprüft? 3. Werden für alle Projektphasen detaillierte Aktivitäten- und Zeitpläne erstellt? 4. Beschränkt sich die Projektleitung auf Steuerungsaufgaben? 5. Wird am Ende des Projektes ein Abschlussbericht vorgelegt? 6. Werden bei Ihnen Projektanträge in einheitlicher schriftlicher Form erstellt? 7. Wird bei Projekten die Projektwürdigkeit überprüft, bevor sie in Angriff genommen werden? 8. Werden für die einzelnen Projektphasen Endergebnisse vorab definiert? 9. Werden im Projekt regelmäßig Soll-Ist-Vergleiche durchgeführt? 10. Gibt es eine Abschlusssitzung? 11. Werden vor der Prüfung des Projektantrages die Phasen des Projektes geplant? 12. Erfolgt die Projektbewilligung in einer standardisierten schriftlichen Form? 13. Werden in Projekten kritische Zeiten mit Pufferzeiten versehen? 14. Wird eine Risikoanalyse für alle Projektphasen durchgeführt? 15. Werden die Projektstrukturen am Ende ordnungsgemäß aufgelöst? 16 Werden bei der Ausarbeitung der Projektidee als Erstes die Ziele bestimmt? 17. Werden Projektideen nur genehmigt, wenn sie gute Erfolgsaussichten haben? 18. Arbeiten Sie in Projekten nach dem Prinzip eines Wechsels zwischen Planung und Kontrolle der Angemessenheit der Planung? 19. Gibt es ein differenziertes Berichtswesen? Wenn Sie bei jeder Frage die Rubrik immer angekreuzt haben, dürfen wir Ihnen zum effektiven 20. Management Ist sichergestellt, Ihrer Projekte dass die gratulieren Projektergebnisse und Sie können auch nach dieses Abschluss legen. des Das Projektes wäre schön, für Interessierte ist aber unwahrscheinlich. zugänglich sind? Dazu werden bei Projekten zu viele Heft eigentlich wieder aus der Hand Fehler gemacht. TRANSFER 6
Werten Sie Ihre Antworten im Detail aus und analysieren Sie, welche Probleme bei Ihren Projekten vorkommen. Dies sind die Punkte, an denen Sie am schnellsten ansetzen können, um Ihre Projekte (noch) erfolgreicher durchzuführen. Übertragen Sie dazu bitte die Punkte in folgende Tabelle und addieren Sie die Spalten: Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 1: 2: 3: 4: 5: 6: 7: 8: 9: 10: 11: 12: 13: 14: 15: 16: 17: 18: 19: 20: Σ: Σ: Σ: Σ Σ: Summe gesamt: Wie viele Punkte haben Sie insgesamt erreicht? 0 bis 25 Punkte Sie können Ihr Projektmanagement wesentlich effektiver gestalten. Fangen Sie möglichst sofort an und arbeiten Sie intensiv das ganze Studienheft durch. 26 bis 50 Punkte Sie werden im Heft viele Möglichkeiten finden, Ihr Projektmanagement zu optimieren. Nutzen Sie sie. 51 bis 75 Punkte Sie befinden sich im Durchschnitt. Wenn Sie zu denen gehören möchten, denen Projekte besonders gut gelingen, konzentrieren Sie sich auf die Schritte mit der geringsten Punktzahl. 76 bis 100 Punkte Ein Lob für Ihr Projektmanagement. Ob Sie im Detail noch etwas verbessern können? Lesen Sie nach und sehen Sie sich die Checklisten an. Dieses Arbeitsheft umfasst insgesamt fünf Einzelthemen (Schritte). In der wurden vier Fragen zu jedem Einzelthema gestellt. Deshalb können Sie auch überprüfen, welche Einzelthemen für Sie besonders wichtig sind. Kreuzen Sie dazu die Schritte an, bei denen Sie die wenigsten Punkte hatten: (bitte ankreuzen) Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Projekte initiieren Projektideen prüfen Projekte planen und durchführen Projekte steuern Projekte abschließen Sie können nun in zweierlei Weise vorgehen: 1. Sie konzentrieren sich auf die Punkte, bei denen der größte Verbesserungsbedarf besteht. Legen Sie dabei besonderen Wert auf die Umsetzung des Gelernten. 2. Sie lesen den Lehrgang Schritt für Schritt durch. Auch hierbei können Sie besonders auf die Punkte achten, die es wert sind, schnell geändert zu werden. Für welchen Weg Sie sich auch entscheiden: Nehmen Sie sich konkrete Veränderungen vor. TRANSFER 7