MIBAG Property + Facility Management Diplomarbeit an der Fachhochschule Nordwestschweiz in Olten Funktionsbeschreibung, -bewertung und -einstufung für die MIBAG Vorgelegt von: Sandra Wittmer Betreut von: Prof. Dr. Thomas Schwarb Olten, August 2007
Auftraggeber und Verfasserin Auftraggeber MIBAG Property + Facility Management Herr Fritz Eichholzer Stadtturmstrasse 10 5401 Baden 056 / 205 41 11 079 / 405 34 79 fritz.eichholzer@mibag.com Projektbetreuer Prof. Dr. Thomas Schwarb Fachhochschule Nordwestschweiz Institut für Personalmanagement und Organisation Riggenbacherstrasse 16 4600 Olten thomas.schwarb@fhnw.ch Verfasserin Sandra Wittmer Schulstrasse 12 5012 Schönenwerd 062 / 849 40 89 079 / 393 40 52 sandra.wittmer@students.fhnw.ch by Fachhochschule Nordwestschweiz, Hochschule für Wirtschaft in Olten
Ich bestätige hiermit, die Arbeit ohne fremde Hilfe erstellt zu haben. Diese Diplomarbeit ist noch nicht veröffentlicht worden. Sie ist somit weder anderen Interessenten zugänglich gemacht, noch einer anderen Prüfungsbehörde vorgelegt worden. Ort und Datum Sandra Wittmer
Management Summary Es existieren verschiedene Instrumente für die Personalführung. Eines davon ist die Stellenbeschreibung, welche auch von der MIBAG Property + Facility Management angewendet wird. Die Stellenbeschreibung kann als Führungsinstrument in verschiedenen Bereichen angewendet werden. Die Mitarbeitenden wissen aufgrund ihrer Stellenbeschreibung genau, welches ihre Tätigkeitsgebiete sind und wo ihre Verantwortungsbereiche liegen. Dies ist jedoch nur eine Anwendungsmöglichkeit. Mittels dieser Beschreibungen können zusätzlich weitere Bereiche des Personalmanagements abgedeckt werden. Beispielsweise bei der Rekrutierung sowie beim Personaleinsatz spielen die Beschreibungen eine wichtige Rolle und dienen als Basis für eine erfolgreiche Personalauswahl. Die Stellenbeschreibung ist die Grundlage für das Erstellen eines Inserates, wobei das integrierte Anforderungsprofil ebenfalls eine Rolle spielt. Bei den Mitarbeitendengesprächen kommen die Beschreibungen e- benfalls zum Zuge, da durch die schriftlich festgehaltenen Aufgabengebieten und Anforderungsmerkmale eventuelle Über- bzw. Unterforderungen aufgedeckt und entsprechende Massnahmen eingeleitet werden können. Die Stellenbeschreibungen können folglich nicht nur in der Personalführung sondern im gesamten Personalmanagement eingesetzt werden. Deshalb verzichtet auch die MIBAG nicht auf dieses Instrument. Vor Beginn dieser Arbeit existierten bereits Stellenbeschreibung bzw. Formulare, in welchen diese Beschreibungen festgehalten wurden. Die Aufgabe der Verfasserin war, das Bestehende zu überarbeiten und Anpassungen vorzunehmen. Dabei dient ihr die erarbeitete Theorie über dieses Themengebiet als Basis. Die Stellenbeschreibung wurde an die heutige Geschäftssituation angepasst und nicht relevante Aspekte wurden gestrichen. Dabei ist zu erwähnen, dass die MIBAG sowohl mit Funktionsbeschreibungen als auch mit Stellenbeschreibungen arbeitet. Diese Unterscheidung macht Sinn, da in der MIBAG viele identische Funktionen existieren, und deshalb nicht für jede Stelle eine separate Stellenbeschreibung erarbeitet werden muss. Funktionsbeschreibungen sind demzufolge personenneutral. Die Stellenbeschreibung kommt dann zum Einsatz, wenn eine Mitarbeitende mehrere Funktionen ausübt. In diesem Fall werden die verschiedenen Tätigkeitsbereiche in einer Stellenbeschreibung festgehalten. Die Verfasserin überarbeitete auch die Funktionsbeschreibung. Das Ziel dieser Arbeit war aber nicht, jede einzelne Stelle bzw. Funktion schriftlich festzuhalten, sondern die Formulare, in welchen diese niedergeschrieben werden, zu erneuern. In einem zweiten Teil hat sich die Verfasserin der Funktionsbewertung und -einstufung zugewandt. Die MIBAG besass bereits ein System der Funktionseinstufung, welches aber nicht auf analytischer Basis erfolgte. Das Ziel der Funktionseinstufung liegt darin, die unterschiedlichen Funktionen in eine Reihenfolge zu bringen, welche dem Schwierigkeitsgrad sowie der Höhe der Anforderungen entsprechen. Die vorhandene Einstufung ist zu wenig differenziert und kann nicht mit der Lohnbandbreite verknüpft werden. Die Verfasserin versuchte, eine neue Einstufung mittels der Funktionsbewertung vorzunehmen. Die Funktionsbewertung ist ein analytisches Verfahren, welches mittels eines Bewertungskatalogs die verschiedenen
Anforderungen an eine Funktion bewertet. Der Bewertungskatalog und die Gewichtung der darin aufgeführten Merkmale wurden von der Verfasserin anhand mehrerer Funktionen getestet und anschliessend die notwendigen Anpassungen vorgenommen. Durch dieses Bewertungsverfahren erhalten die Funktionen jeweils einen Funktionswert. Die bewerteten Funktionen werden anhand ihres Funktionswerts in eine Rangfolge gebracht, wodurch eine neue Einstufungssystematik festgelegt werden konnte. Diese Einstufung wurde dann mit der entsprechenden Lohnbandbreite verknüpft. Sowohl die Bewertung als auch die Einstufung hat die Verfasserin mittels Testen überprüft und allfällige Änderungen am Bewertungskatalog oder an der Einstufung vorgenommen.
Vorwort Während meinem Studium bekam ich die Möglichkeit, in der Abteilung Human Resources der MIBAG Property + Facility Management ein Praktikum zu absolvieren. Bei der ersten Orientierung über die Diplomarbeit stellte sich heraus, dass die Studierenden auch eigene Diplomarbeitsthemen eingeben konnten. Diese Chance wollte ich nutzen und habe mich mit meinem Vorgesetzten, Leiter Human Resources, zusammengesetzt und meine Wünsche über eine Diplomarbeit bei der MIBAG geäussert. Es hat mich sehr gefreut, als ich dann mit dieser Diplomarbeit beauftragt wurde. Dadurch konnte ich meine bisherigen Kenntnisse im Bereich Human Resources Management weiter vertiefen und gleichzeitig auch anwenden. Ausserdem waren mir die Kenntnisse über die Firma sehr nützlich. Danksagung An dieser Stelle möchte ich mich recht herzlich bei allen Personen bedanken, welche zum guten Gelingen dieser Diplomarbeit beigetragen haben. Speziell danke ich dem Auftraggeber Fritz Eichholzer, Leiter Human Resources der MIBAG, der mir diese Arbeit ermöglichte, notwendige Informationen sowie Unterlagen bereitstellte und mir stets bei Fragen und Unklarheiten zur Verfügung stand. Weiter möchte ich folgenden MIBAG-Mitarbeitenden danken, die mir bei Fragen weitergeholfen haben und mir gewünschte Informationen lieferten: Daniel Héritier, Human Resources Manager Benedikt Schmid, Leiter CC Service Management Werner Buchmann, Leiter Saläradministration
Inhaltsverzeichnis Einleitung...1 Zielsetzung...1 Abgrenzung...2 1. Stellenbeschreibung...3 1.1. Definition...3 1.2. Unterscheidung von Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung bei der MIBAG...3 1.3. Inhalt und Umfang...4 1.4. Ziel und Zweck einer Stellenbeschreibung...6 1.5. Chancen und Gefahren...8 1.6. Vorteile...10 1.7. Nachteile und Kritik...11 2. Anforderungsprofil...12 3. Ist-Situation in der MIBAG (im Bezug zur Stellenbeschreibung)...13 3.1. Funktionsbeschreibung...14 3.2. Stellenbeschreibung...17 4. Neue Formulare...19 4.1. Funktionsbeschreibung...19 4.2. Stellenbeschreibung...24 5. Bezug zu vor- sowie nachgelagerten Prozessen...27 6. Funktionsbewertung...29 6.1. Verfahren und Systeme...30 6.2. Analytische Funktionsbewertung...31 6.3. Vorgehensweise bei der Funktionsbewertung...34 6.3.1 Auswahl der Merkmale für die Bewertung...34 6.3.2 Einstufung der Merkmale...35 6.3.3. Gewichtung der Merkmale...35 6.3.4. Stufenwerte...36 6.3.5 Funktionswert...36 6.3.6. Einordnung der Funktionswerte...37 7. Ist-Situation in der MIBAG (im Bezug zur Funktionsbewertung)...38 8. Neue Funktionsbewertung für die MIBAG...39 8.1. Bewertungskatalog...39 8.2. Merkmalseinstufung...43 8.3. Merkmalsgewichtung...43 8.4. Stufenwerte...44 8.5. Funktionswert...44
8.6. Einstufung, Gewichtung und Stufenwerte des Bewertungskataloges...45 8.7. Bewertung der K- und T-Funktionen...47 8.8. Funktionseinstufung bei Landolt & Mächler...48 8.9. Neue Einstufung...49 9. Schlussfolgerungen...51 Literatur- und Quellenverzeichnis...52 ANHANG...I
Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Systemübersicht...30 Abbildung 2: Das Genfer Schema...31 Abbildung 3: Rahmenkatalog Funktionsbewertung...33 Abbildung 4: Merkmalstufen...35 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Tabelle 2: Tabelle 3: Tabelle 4: Tabelle 5: Inhalt der Stellenbeschreibung...5 Teilfunktionen des Human Resources Management im Überblick...6 Zielsetzung und Anwendungsmöglichkeiten von Stellenbeschreibungen...7 Bedrohung und Ängste, wie sie von Mitarbeitenden und Führungskräften vor der Einführung von Stellenbeschreibungen geäussert werden...9 Neue Einstufung mit Funktionswert und Lohnbandbreite...49 Grafikverzeichnis Grafik 1: Gewichtung der Bewertungsmerkmale...43 Grafik 2: Minimum und Maximum der Funktionsstufen K...47 Grafik 3: Minimum und Maximum der Funktionsstufen T...47 Abkürzungsverzeichnis MIBAG L&M MIBAG Property + Facility Management Landolt & Mächler Consultants GmbH
1 Einleitung Die MIBAG Property + Facility Management, eine Tochtergesellschaft der ETDE SA und somit Teil des Konzerns Bouygues Construction, ist eine der führenden Anbieterinnen von Dienstleistungen im Bereich Property + Facility Management. Sie beschäftigt landesweit gegen 1000 Mitarbeitende, hat an allen grösseren Wirtschaftsstandorten eine Niederlassung. Wie viele andere Unternehmungen nutzt auch die MIBAG die Stellenbeschreibungen als Instrument zur Personalführung. Die bestehenden Stellenbeschreibungen sind veraltet, zu lang und entsprechen nicht mehr den aktuellen Anforderungen. Zudem steht die MIBAG aufgrund der Übernahme der ETDE SA einem Veränderungsprozess gegenüber. Aus diesem Grund müssen die Stellenbeschreibungen bzw. die Formulare, in denen die Beschreibungen festgehalten werden, an die Veränderungen angepasst oder gar neu erstellt werden. Zudem unterscheidet die MIBAG zwischen Funktions- und Stellenbeschreibung. Diese Unterscheidung soll deutlich erklärt werden. Die beiden Formulare sollen an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Ein weiterer Teil, welcher zwingend an die aktuelle Arbeitsbedingungen angepasst werden müssen, sind die Funktionsbewertung sowie Funktionseinstufung. Die MIBAG besitzt bereits eine Einstufung der Funktionen, welche aber nicht analytisch ermittelt wurden und auch nicht der aktuellen Situation entsprechen. Zudem wünscht sich die MIBAG eine Einstufung, welche mit der Einstufung von Landolt & Mächler Consultants GmbH (www.salaervergleiche.ch) kompatibel ist, da die MIBAG zukünftig an den jährlichen Salärvergleichen teilnehmen möchte. Die diesjährige Teilnahme hat gezeigt, dass die bestehende Einstufung überarbeitet werden muss. Gleichzeitig erstrebt die MIBAG eine Funktionsbewertung, mit welcher sie die Funktionen bewerten und dadurch diese in die entsprechende Stufe eingliedern kann. Ausserdem können verschiedene Aussagen über den Schwierigkeitsgrad der Funktion mittels der Funktionsbewertung gemacht werden. Zielsetzung Aufgrund von theoretischen Grundlagen sowie Beispielen werden die bestehenden Formulare der Funktions- und Stellenbeschreibung überarbeitet. Die neuen Formulare müssen an die aktuelle Situation, in welcher sich die MIBAG befindet, angepasst werden. Sie müssen soweit erneuert werden, damit sich zukünftig der administrative Aufwand in Grenzen hält. Dies gilt auch für künftige Anpassungen. Die Funktionsbewertung soll der MIBAG zukünftig bei der Einstufung von Funktionen helfen. Mittels einer Bewertung kann eine genaue Aussage über den Schwierigkeitsgrad dieser Funktion gemacht werden. Die neue Einstufung soll von der bestehenden auf eine einfache Art und Weise abgeleitet und zusätzlich mit der Einstufung von Landolt & Mächler gleichgesetzt werden können.
2 Abgrenzung Die neu erstellten Formulare für die Funktions- sowie Stellenbeschreibung werden nicht für jede Funktion bzw. Stelle ausgefüllt. Einzig zum Testen werden einige Funktionen ausgefüllt, welche anschliessend als Anwendungsbeispiele für die neuen Formulare dienen sollen. Die Funktionsbewertung wird ebenfalls nur für Schlüsselfunktionen verwendet und auf die anderen Funktionen abgeleitet.
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 3 1. Stellenbeschreibung 1.1. Definition Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofile sind geeignete Instrumente zum schriftlichen Festhalten einer Stelle. Eine Stellenbeschreibung (Arbeitsplatzbeschreibung, job description, position guide) ist eine schriftlich festgehaltene Beschreibung einer Stelle mit ihren Zielen, Aufgaben und Kompetenzen sowie Bezugnahme zu anderen Stellen. 1 Diese Dokumente sind für das gesamte Personalmanagement geeignet, vor allem aber für die gezielte Personalgewinnung, für den optimalen Personaleinsatz und die Personalbeurteilung. Obwohl das Ziel bei der Einführung von Stellenbeschreibungen bei den meisten Unternehmen das gleiche ist, unterscheiden sich die Vorgehen oft massiv. Nicht nur der Aufbau bzw. das Layout der Stellenbeschreibungsformulare und deren Inhalt ist häufig sehr ungleich, sondern auch die Beispiele von Beschreibungen gleicher Positionen in unterschiedlichen Unternehmungen. Aus diesem Grund machen bei der Einführung von Stellenbeschreibungen selbstentwickelte Modelle mehr Sinn und sind zugleich optimaler einsetzbar. Zudem können sich die Mitarbeitenden sowie Führungskräfte mit dem eigenen System besser identifizieren und damit effizienter umgehen. Selbstentwickelte Stellenbeschreibungen können ausserdem genauer an die betriebliche Situation angepasst und weiterentwickelt werden. 2 1.2. Unterscheidung von Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung bei der MIBAG Ausgangslage Die MIBAG ist in der ganzen Schweiz tätig und beschäftigt ca. 1000 Mitarbeitenden, welche ungefähr 800 Vollzeitstellen besetzen. Aufgrund der Grösse und der Verbreitung der MIBAG existieren viele Arbeitsplätze mit denselben Aufgaben. Deshalb unterscheidet die MIBAG zwischen Funktionsbeschreibungen und Stellenbeschreibungen. Ein weiterer Grund für diese Unterscheidung ist, dass sich die Arbeitsbedingungen in der MIBAG aufgrund des dynamischen Umfeldes stark verändert haben, und unterschiedliche Stellenprofile zu einer einzigen Stelle verschmolzen sind. Funktionsbeschreibung Mittels der Funktionsbeschreibungen werden die Arbeitsplätze, welche sich inhaltlich sehr ähnlich sind (d.h. Arbeitsplätze mit den selben Aufgabengebieten), zusammengefasst. Eine mögliche Funktionsbeschreibung ist beispielsweise diejenige einer Sachbearbeiterin im 1 Vgl. URL: http://de.wikipedia.org/wiki/stellenbeschreibung [Stand: Juni 2007] 2 Vgl. Knebel / Schneider 2006: 10ff
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 4 Rechnungswesen. Die Funktion Sachbearbeiter/in Rechnungswesen wird für alle Mitarbeitenden verwendet, die diese Funktion ausüben. Eine konkrete Stellenbeschreibung für jeden einzelnen Mitarbeitende mit der Funktion Sachbearbeiter/in Rechnungswesen macht keinen Sinn, da die Aufgaben praktisch identisch sind, und dies nur einen unnötigen administrativen Aufwand mit sich bringt. In der Funktionsbeschreibung werden im Unterschied zur Stellenbeschreibung keine Namen oder andere konkrete Angaben gemacht, wie beispielsweise Spezialaufgaben. Der wichtigste Bestandteil einer Funktionsbeschreibung sind die Angaben über den Tätigkeitsbereich und die entsprechenden Kompetenzen. Das heisst, die Funktionsbeschreibungen der MIBAG beinhalten zugleich das Anforderungsprofil. Dieses wird nicht separat geführt. Stellenbeschreibung Stellenbeschreibungen werden bei der MIBAG hauptsächlich für Mitarbeitende verwendet, welche mehrere Funktionen gleichzeitig wahrnehmen. Beispielsweise umfasst die Stelle von Herrn Müller 3 zu 80% die Funktion eines Sachbearbeiters Rechnungswesen und zu 20% die Funktion des Lehrlingsbetreuers. Bei solchen Arbeitsplätzen ist eine klare Stellenbeschreibung nötig, damit der/die Stelleninhaber/in über das Aufgabengebiet genau informiert ist. Der inhaltliche Aufbau einer Stellenbeschreibung ist ausführlich im theoretischen Teil dieser Arbeit erwähnt. Speziell ist, dass die Angaben der Tätigkeiten in der Funktionsbeschreibung identisch in die Stellenbeschreibung übernommen werden können. Die Funktionsbeschreibung dient als Basis der Stellenbeschreibung, da die Hauptaufgabengebiete der einzelnen Funktionen identisch übernommen werden können. Spezielle Anforderungen sowie Tätigkeitsbereiche müssen jedoch separat aufgeführt werden. Funktionsbeschreibungen werden vor allem im unteren Segment der MIBAG-Organisation angewendet, dort wo viele Arbeitsplätze die gleichen Funktionen haben und nicht individuell an einen Mitarbeitenden angepasst werden muss. Im Management hingegen werden praktisch nur Stellenbeschreibungen angewendet, dies aufgrund der variierenden Aufgabengebiete des Kaders. 1.3. Inhalt und Umfang Stellenbeschreibungen werden üblicherweise in Formularen festgehalten. Dennoch existiert kein allgemein gültiges Formular, welches von den unterschiedlichen Unternehmungen genutzt werden könnte. Dies liegt daran, dass sich die Unternehmungen in ihrem Tätigkeitsgebiet sehr stark unterscheiden können und dadurch andere Anforderungen an die Stellenbeschreibungen haben. Es gibt Institute, die Formulare für Unternehmungen anbieten. Die Anwendbarkeit solcher Formulare ist jedoch beschränkt. Deshalb arbeitet fast jede Unternehmung mit einem eigenen betriebsbezogenen Formular. 4 3 Name für Beispiel frei erfunden 4 Vgl. Knebel / Schneider 2006: 21
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 5 Die Praxis zeigt, dass die Stellenbeschreibungen in der heutigen Zeit sehr kurz gehalten werden. Der Inhalt wird auf die wichtigsten Aufgaben beschränkt. Die Frage nach dem optimalen Umfang in der heutigen, sehr dynamischen Umwelt kann nicht eindeutig beantwortet werden. Bei der richtigen Einführung sowie Umsetzung kann die Stellenbeschreibung zu einem sehr wirkungsvollen Führungsinstruments werden. Deshalb muss bei der Wahl des Umfangs einer Stellenbeschreibung Acht gegeben werden. Sie darf dabei nicht ihre Handlichkeit und Umsetzbarkeit durch allzu grossen Aufwand einbüssen. Ein Grundsatz besagt, dass eine Stellenbeschreibung immer so knapp wie möglich aber so ausführlich wie notwendig sein sollte. Dieser Grundsatz spricht auch für einen geringen Arbeitsaufwand bei der Anpassung sowie Aktualisierung der Stellenbeschreibungen. 5 In der Theorie enthält eine optimale Stellenbeschreibung folgende Informationen: Stelleninhaber/in (Name, Vorname) Stellenbezeichnung, eventuell Stellennummer Funktionsbezeichnung (Personenbezeichnung) Titelbezeichnung (verliehener Grad, Rang) Abteilung (organisatorische Einordnung) Über-/Unterstellung führungsmässig/fachlich (allenfalls aus dem Organigramm ersichtlich, entspricht dem Rapportierungsweg) Stellvertretung durch und Stellvertretung von Grundsätzliche Zielsetzung dieser Stelle (2-3 Sätze) Hauptaufgaben und Verantwortung (eventuell auch Nebenaufgaben und Projektaufgaben) in fachlicher und führungsmässiger Hinsicht mit prozentualer Gewichtung (keine detaillierte Beschreibung der Tätigkeiten, d.h. wie die Aufgaben zu erfüllen sind) Kompetenzen, Entscheidungsraum (eventuell auch Recht/Pflicht bezüglich Information, Beratung: Budgetrahmen, Unterschriftskompetenz) Verantwortung Kontaktstelle intern/extern Information und Kommunikation (an wen/von wem/mit wem, periodisch/aperiodisch, Konferenzen) Informationsrecht/-pflicht Zusammenarbeit Ev. Einsitznahme in Kommissionen aus beruflichen Gründen Ev. Mitarbeit in Gremien, Ausschüssen aus persönlichen Gründen Ev. Saläreinstufung, d.h. Funktionswert (nie jedoch der exakte Lohn) und stellenverbundene Zulagen Kostenstelle Datum der Erstellung/Überprüfung Unterschrift (Stelleninhaber, Vorgesetzter), Genehmigungsvermerk (Vorgesetzte/Personalstelle) Verteiler Tabelle 1: Inhalt der Stellenbeschreibung (Quelle: Studer 1999: 15f) 5 Vgl. Knebel / Schneider 2006: 22
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 6 Obwohl die Formulare in der Praxis stark variieren, sollten dennoch einige Aspekte in jedem Fall angewendet werden (fett markiert). 6 Zu berücksichtigen sind besondere Anforderungen oder Erschwernisse einer Stelle, welche in einer Stellenbeschreibung nicht vernachlässigt werden dürfen und deshalb ebenfalls in das Formular integriert werden müssen. 1.4. Ziel und Zweck einer Stellenbeschreibung Obwohl die Stellenbeschreibungen in den verschiedenen Branchen äusserlich sehr unterschiedlich sind, nehmen sie doch in jeder Unternehmung dieselben Aufgaben wahr. Sie werden sowohl in den Prozessfunktionen als auch in den Querschnittsfunktionen des Personalmanagements angewendet. strategisches Personalmanagement / Personalpolitik Prozessfunktionen Personalbedarfsermittlung Personalgewinnung Personalentwicklung Personaleinsatz Personalerhaltung Personalfreistellung Querschnittsfunktionen Personalcontrolling Personalmarketing Personalinformation Organisation des Personalmanagements Tabelle 2: Teilfunktionen des Human Resources Management im Überblick (Quelle: Ochsenbein Guy (2006): Bök Vertiefung HRM: strat. HRM I) 6 Vgl. Knebel / Schneider 2006: 26
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 7 Nachfolgend einige Anwendungsbeispiele aus beiden Bereichen des Personalmanagements, wo die Stellenbeschreibung die Grundlage bildet. Personalsuche/-auswahl Ausschreibung von Stellen, auch innerbetrieblich Vorstellungsgespräche Arbeitsvertragsgestaltung Einarbeitung und Eingliederung neuer Mitarbeitenden Mitarbeitendenförderung/-qualifizierung Personalplanung Ableitung von Anforderungsprofilen Arbeits-/Stellenbewertung und Eingruppierung Durchführung von Lohn- und Gehaltsvergleichen Ableitung von Leistungsstandards Ableitung von periodischen Zielvereinbarungen Leistungsbeurteilung Personaleinsatz Einsatz von älteren und behinderten Mitarbeitenden Durchführung von Arbeitsschutzmassnahmen Versachlichung der Mitarbeitendengespräche Optimierung der Aufgabenverteilung Aufgabeninventur Humanisierung der Arbeit (z.b. Job enrichment) Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation Regelung der Stellvertretung Zeugnisabfassung Steigerung der Motivation und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden Tabelle 3: Zielsetzung und Anwendungsmöglichkeiten von Stellenbeschreibungen (Quelle: Knebel / Schneider 2006: 11) Unternehmen nützen die Einführung von Stellenbeschreibungen nicht nur für die in der Tabelle erwähnten Anwendungsmöglichkeiten, sondern auch zur Analyse der momentanen Betriebsorganisation. D.h. die Arbeitsabläufe sowie die Arbeitsverteilung kann genau analysiert und bei Bedarf verbessert werden. Diese Möglichkeit bringt für die Unternehmung sowohl betriebswirtschaftliche als auch personalpolitische Vorteile. Für einige Unternehmen bietet die Stellenbeschreibung die Basis für den gesamten Rekrutierungsprozess, von der Personalplanung, über die Stellenausschreibung bis hin zur Einführung und Beurteilung der Mitarbeitenden.
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 8 1.5. Chancen und Gefahren Stellenbeschreibungen bringen oft einen unangenehmen Nachgeschmack mit sich. Dies ist nicht zu verhindern, da die Stellenbeschreibungen mittels Formularen festgehalten werden. Neben dem Verwenden und Ausfüllen von Formularen wird auch die Starrheit kritisiert. Es gibt Meinungen, dass die Stellenbeschreibungen die Flexibilität und Innovation bei den Mitarbeitenden behindern, den Arbeitsprozess lähmen und die notwendige Organisations- und Entwicklungspotentiale bremsen. Zudem seien sie viel zu aufwändig. Die Praxis streitet nicht ab, dass es Stellenbeschreibungen gibt, die sowohl Innovation als auch Flexibilität bremsen. Es gibt aber auch andere Führungsinstrumente, die dieselben Nachteile mit sich bringen können. Doch die Erfahrung zeigt, dass auch das Gegenteil der Fall sein kann. Bei richtiger Anwendung können Stellenbeschreibungen auch verschiedene positive Aspekte mitbringen. Solche Vorteile wären unter anderem eine vernünftige Organisation, Kommunikation, Transparenz von Beziehungen und Zielen sowie sachliche Auseinandersetzung mit Verbesserungsmöglichkeiten. Mittels Stellenbeschreibungen können vielfältige Ziele verfolgt und erreicht werden. Das bedeutet, dass nicht nur das Ziel der Delegation von Aufgaben und Kompetenzen im Fokus steht. Obwohl Stellenbeschreibungen durch das Formular einen starren Charakter haben, können sie dennoch dynamische Elemente mit sich bringen. Aufgrund der intensiven Auseinandersetzung mit den Arbeitsaufgaben, -verteilung sowie -anforderungen fördern sie deutlich Flexibilität und Innovation. Aus diesem Grund ist das Stellenbeschreibungsformular ein nützliches Nebenprodukt für verschiedene Personal- sowie Organisationsarbeiten. Stellenbeschreibungen bringen nicht nur Potentiale für die Personalarbeit mit sich. Die Ankündigung von der Einführung von Stellenbeschreibungen kann auch grosse Ängste und Befürchtungen sowohl bei den Mitarbeitenden als auch bei den Führungskräften auslösen.
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 9 Beschreibung interpretierbar Weigerung der Mitarbeitenden, andere Aufgaben zu übernehmen Personalkostenfördernd Stärkt die Position der Arbeitnehmervertretung Flexibilitätshemmend Kästchen-Denken wird gefördert Entpersönlichung der Arbeit Bevormundung des Mitarbeitenden Kooperationsfeindlich Bürokratie fördernd Entwicklungshemmend Fördert Scheuklappen-Denken Druckmittel für Gehaltssteigerung Zusätzliche Arbeit für Führungskräfte Fördert ggf. Gehaltsabbau Deckt Intimsphäre des Mitarbeitenden auf Kompetenzgerangel entsteht Aufgaben sind verbal nicht fassbar Unklarheit über Zielsetzung Arbeitsreserven werden aufgedeckt und beseitigt Die Leistungsdichte wird erhöht Tabelle 4: Bedrohung und Ängste, wie sie von Mitarbeitenden und Führungskräften vor der Einführung von Stellenbeschreibungen geäussert werden (Quelle: Knebel / Schneider 2006: 17) Aufgrund der Tatsache, dass die Mitarbeitenden solche Ängste und Befürchtungen gegenüber der Einführung von Stellenbeschreibungen haben, müssen vorab einige Klarstellungen getätigt werden. Die Mitarbeitenden sowie Führungskräfte müssen die Möglichkeiten haben, ihre Ängste und Bedenken äussern zu können. Nur so können diese anschliessend mittels Gespräch abgebaut werden. Wenn diese Bedenken nicht aus dem Weg geräumt werden können, werden die Stellenbeschreibungen von den Mitarbeitenden und Vorgesetzten möglicherweise nicht akzeptiert und dadurch kann die Einführung dieser Beschreibungen scheitern. Desweiteren müssen die Formulare so gestaltet werden, dass sie mit geringem Aufwand angepasst werden können, ohne dass sie ihre Aussagekraft verlieren. Um die Stellenbeschreibungen formulartechnisch flexibel zu halten, müssen der Umfang und die Inhaltsangaben auf das Nötigste begrenzt werden. Das heisst so viel wie keine Arbeitsablaufbeschreibungen, keine detaillierten Arbeitsdurchführungsbeschreibungen und auch keine Arbeitsbeschreibungen. Bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen muss man Mut zur Lücke beweisen. Stellenbeschreibungen sollten nur die wesentlichen Aufgaben und Kompetenzen der jeweiligen Stelle wiedergeben. 7 7 Vgl. Knebel / Schneider 2006: 16ff
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 10 1.6. Vorteile Die konsequente Einführung sowie der richtige Umgang mit den Stellenbeschreibungen bringen nicht nur für die Führungsorganisation Vorteile und Chancen mit sich, auch Vorgesetzte und Mitarbeitende können davon profitieren. Solche Chancen und Potentiale rechtfertigen den Aufwand absolut. Nachfolgend einige aus der Praxis bekannte Beispiele: Aufgaben und Befugnisse sind klar definiert und abgegrenzt. Dadurch werden Spannungen und Missverständnisse zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten gemindert. Die klare Definition der übertragenen Verantwortung steigert die Leistungsbereitschaft und das Pflichtbewusstsein. Die Stellenbeschreibung, ergänzt mit einem Anforderungsprofil, ermöglicht bei der Rekrutierung die richtigen Mitarbeitenden zu finden. Im Rahmen der Personalentwicklung bietet die Stellenbeschreibung eine optimale Basis für job rotation. Unterforderte Mitarbeitende werden erkannt und können mittels Weiterbildung gefördert werden. Mittels Stellenbeschreibungen können gezielt Positionen ermittelt werden, welche für ältere Mitarbeitende geeignet sind. Weitere Chancen und Vorteile sind kurzgefasst folgende Aspekte: Personalkostenplanung und -überwachung wird erleichtert Mittel zur Rationalisierung Systematische Einführung und Einarbeitung neuer Mitarbeitender Ansporn für Weiterbildung und Aufstieg Fördert innerbetriebliche Mobilität Vereinfachung der Verwaltungsarbeiten Massnahmen für die Arbeitssicherheit Förderung den Gesundheitsschutz und die Gesundheitsfürsorge Grundlage für die Leistungsbeurteilung Klärt die Über- und Unterordnung Trägt sehr zur Motivation der Mitarbeitenden bei Lohn- und Gehaltsvergleiche werden ermöglicht Ausgleichende Auswirkungen auf die betriebliche Zusammenarbeit Gleichbehandlung von Frauen und Männer, Angestellten und Arbeitern Versachlichung der Tarifverhandlung Arbeitsgestaltung unter Mitwirkung der Betroffenen 8 8 Vgl. Knebel / Schneider 2006: 140ff
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 11 1.7. Nachteile und Kritik Kritische Stimmen erwähnen oftmals den Aufwand und die Einschränkung von Entfaltungsmöglichkeiten am Arbeitsplatz. Zudem wird das Festhalten des Arbeitsablaufes als Lähmung empfunden. Der grosse Aufwand, welcher die Einführung und Umsetzung von Stellenbeschreibungen mit sich bringen, wird durch die vielen Vorteile und Chance wieder wett gemacht. Dabei muss aber auch darauf geachtet werden, dass die Stellenbeschreibungen nur die relevanten Details enthalten und nicht jeder einzelne Arbeitsschritt aufgeschrieben wird. Häufig wird auch die Einschränkung der persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten auf Seite des Mitarbeitenden als Gefahr genannt. Doch die Praxis zeigt, dass mittels Stellenbeschreibungen unterforderte Mitarbeitende ermittelt werden können und gezielt weiterentwickelt werden. Hierbei muss jedoch eine gute Personalentwicklungspolitik in der Unternehmung gegeben sein. Die Unternehmungen müssen sich in der heutigen Wirtschaftslage ständig den sich ändernden Gegebenheiten und Umwelteinflüssen anpassen. Dabei besteht die Gefahr, dass die Stellenbeschreibungen vernachlässigt werden und somit veralten. Aus diesem Grund müssen diese periodisch überprüft und an die neuen Gegebenheiten angepasst werden. Als weitere Nachteile oder Gefahren werden folgende Punkte genannt: Mitarbeitende verstehen nicht oder sind nicht mit den Prinzipien der Stellenbeschreibung und des damit verbundenen Führungsstils zur selbständigen Durchführung der Aufgaben einverstanden Problematik falls Arbeitsplätze bereits mit den nicht geeigneten Mitarbeitenden besetzt sind Stellenbeschreibungen sind nicht immer wertungsfrei, unparteiisch oder rein deskriptiv Falsche Einbeziehung der Stelleninhaber bei der Einführung und Handhabung 9 9 Vgl. Knebel / Schneider 2006: 145ff
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 12 2. Anforderungsprofil Neben der Stellenbeschreibung wird oftmals zusätzlich ein Anforderungsprofil (auch Eignungsprofil, Kompetenzprofil, Stellenanforderungsprofil oder Anforderungsbild genannt) angefertigt. Dieses Anforderungsprofil beinhaltet die Muss-Kriterien (Mindestanforderungen, KO-Kriterien, Pflichten) sowie Wunschanforderungen, die der Stelleninhaber mitbringen muss. Das Anforderungsprofil ist ein hilfreiches und nützliches Instrument bei der Personalauswahl, da aufgrund des Profils der Kandidat oder die Kandidatin, welche möglichst exakt dem Profil entspricht, ausgewählt werden kann. Ausserdem bietet das Anforderungsprofil neben der Stellenbeschreibung eine Basis für das Erstellen eines Inserates. In einem Anforderungsprofil befinden sich folgende Hauptmerkmalsgruppen: Persönliche Daten Aus- und Weiterbildung Berufskenntnisse und -erfahrungen Berufliche Fertigkeiten Fähigkeiten und Haltungen Sprachkenntnisse Äussere Erscheinung Besonderheiten Besonders relevant für das Anforderungsprofil und dessen Zweck sind die Berufsausbildung, Berufserfahrung sowie Fähigkeiten in Führungspositionen. Somit gehören diese Kriterien zwingend in ein Anforderungsprofil, ansonsten kann die richtige Personalauswahl nicht garantiert werden. 10 Die inhaltliche Länge spielt hier ebenfalls eine grosse Rolle, wie bei der Stellenbeschreibung selbst. Das Anforderungsprofil sollte weder überladen noch zu kurz gehalten werden. Wichtig ist, dass völlig selbstverständliche Dinge sowie nicht stellenrelevante Aspekte nicht erwähnt werden. 11 10 Vgl. Studer 1999:26ff 11 Vgl. Studer 1999: 26ff
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 13 3. Ist-Situation in der MIBAG Funktions- und Stellenbeschreibungen vorhanden Die Führungskräfte der MIBAG nutzen heute bereits die Funktions- sowie Stellenbeschreibung. Doch die Funktions- und Stellenbeschreibungen werden nicht einheitliche genutzt. Einige Vorgesetzte benützen nur die Stellenbeschreibungen, andere nur die Funktionsbeschreibung. Wiederum andere Führungskräfte benützen gar keines dieser Formulare. Die unterschiedliche Nutzung bzw. die Nichtnutzung der Beschreibungen liegt darin, dass im Intranet der MIBAG nur das Formular der Stellenbeschreibung abrufbar ist. Das Formular der Funktionsbeschreibung ist nur im Besitz weniger Vorgesetzten. Ein weiterer Grund kann auch ein fehlender Leitfaden zum Umgang mit den Formularen sein. Gutes Grundkonzept der Formulare Die beiden Formulare der Stellen- sowie Funktionsbeschreibung haben einen guten Ansatz. Dennoch beinhalten diese Formulare Kriterien, die entweder aufgrund der Prozessänderungen der MIBAG nicht mehr notwendig oder für allfällige Anpassungen zu aufwändig sind. Gemäss Theorie sowie anderen praktischen Beispiele sind ausserdem relevante Aspekte aufgetaucht, die in den heutigen Formularen fehlen und deshalb integriert werden sollten. Weitere Punkte sind in der Funktionsbeschreibung aufgeführt, gehören aber nur in die Stellenbeschreibung und umgekehrt. Die heutigen Funktions- sowie Stellenbeschreibungen der MIBAG Nachfolgend sind die leeren Formulare der Funktions- und Stellenbeschreibung aufgeführt (Punkt 3.1 und Punkt 3.2). Das leere Formular der Funktionsbeschreibung ist, wie erwähnt, nicht im Intranet abrufbar und entspricht nicht genau den MIBAG-Vorschriften beispielsweise Kopf- sowie Fusszeile. Das Formular der Stellenbeschreibung ist im Intranet abrufbar und ist deshalb auch mit einer Formularnummer (F-406) gekennzeichnet. Die beiden Formulare sollen die momentane Ist-Situation aufzeigen und zugleich dazu dienen, dass die Änderungen sowie Anpassungen in den neuen Formularen nachvollzogen werden können.
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 14 3.1. Funktionsbeschreibung Funktionsbeschreibung Ziel und Zweck der Funktion Funktionsbeschreibung Name der Funktion Seite 1 von 3 Haupt- und Nebenaufgaben Hauptaufgaben Führungsaufgaben Sachaufgaben (gegenüber MIBAG; intern) Sachaufgaben (gegenüber Kunden mit dem Ziel, den Betrieb sicher zu stellen) Projektaufgaben Verhalten Nebenaufgaben
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 15 Funktionsbeschreibung Name der Funktion Seite 2 von 3 Informationsfluss Wird informiert von Art der Info Liefert Informationen an Art der Info Kompetenzen und Verantwortung Kompetenzen Verantwortung
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 16 Anforderungsprofil Aus- und Weiterbildung Funktionsbeschreibung Name der Funktion Seite 3 von 3 Kaufm. Lehre zwingend von Vorteil nein Bemerkungen / Fachgebiet Technische Lehre Handelsschuldiplom Fachausweis (FA) Eidg. Diplom Betriebswirt. FH TS Uni / HSG Bewertung: ja = X / nein = leer Schulbildung Deutsch Französisch Italienisch Englisch mündlich schriftlich keine von Vorteil Bewertung: ++ / + / = / - / -- Fremdsprachen Fachkompetenz Berufserfahrung zwingend von Vorteil nein Bemerkungen / Bereich / Jahre Branchenkenntnisse Projekterfahrung Stärke für admin. Aufgaben Stärke für Überwachungsaufgaben Verkaufsgeschick Unternehmerisches Denken Bewertung: ja = X / nein = leer
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 17 3.2. Stellenbeschreibung Stellenbeschreibung F-406 Ersteller: SIA Freigabe: EIF Seite 1 von 2 1. Stelleninhaber(in) Name, Vorname Jahrgang Kurzzeichen Eintritt 2. Hierarchische Stellung Bezeichnung der Stelle Bezeichnung der vorgesetzten Stelle Vorgesetzte(r) Stelleninhaber(in) vertritt Stelleninhaber(in) wird vertreten durch Anzahl direkt unterstellte MA Kurzzeichen Kurzzeichen Kurzzeichen Anzahl MA im Verantwortungsbereich (nur bei Kader-MA) 3. Zweck der Stelle 4. Aufgaben und Tätigkeiten (gegliedert in 1) Zuständigkeitsbereich (wo nötig), 2) nach Führungsaufgaben, Tätigkeiten, Kontrollaufgaben) - Verpflichtung gemäss UVG Art. 82.3: Unterstützung des Arbeitgebers bei der Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten, Benutzung der persönlichen Schutzausrüstung, richtiger Gebrauch der Sicherheitseinrichtungen und keine Entfernung oder Veränderung von Sicherheitsvorrichtungen. - Weitere im Managementsystem festgelegte Tätigkeiten und Verantwortungen MIBAG nur die elektronische Ausgabe ist gültig Ausgabedatum: 27.02.07
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 18 Stellenbeschreibung F-406 Ersteller: SIA Freigabe: EIF Seite 2 von 2 5. Informationsfluss Wird informiert von Art der Info Liefert Informationen an Art der Info 6. Kompetenzen - Grundsätzlich hat der (die) Stelleninhaber(in) alle für die Erfüllung seiner (ihrer) Aufgabe notwendigen Kompetenzen. - Die Festlegungen des Managementsystems (Prozessbeschreibungen, Richtlinien, Formulare/Vorlagen) sowie protokollarisch festgehaltene Beschlüsse sind verbindlich. 7. Diverses Bemerkungen Beilagen (z.b. Organigramm) Datum der nächsten Ueberarbeitung 8. Unterschriften Stelle Name, Vorname Datum Unterschrift Mitarbeiter(in) Vorgesetzte(r) 9. Weiterleitung Stelle Name, Vorname Human Resources (Personaldienst) MIBAG nur die elektronische Ausgabe ist gültig Ausgabedatum: 27.02.07
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 19 4. Neue Formulare 4.1. Funktionsbeschreibung Funktionsbeschreibung F-XXX Ersteller: xxx Freigabe: xxx Seite 1 von 3 Die Funktionsbeschreibung hält Funktionen, welche von einer oder mehreren Mitarbeitenden wahrgenommen werden, schriftlich fest. Die Funktionsbeschreibung ist personenneutral und enthält nur die wichtigsten Aufgaben sowie ein Anforderungsprofil. Für personenbezogene Funktionen benutzen Sie das Stellenbeschreibungsformular F-406. 1. Funktionsbezeichnung Funktionsbezeichnung 2. Organisatorische Eingliederung Übergeordnete Funktion Funktionswert (Einstufung) 3. Ziel der Funktion 4. Hauptaufgaben und Verantwortungsbereich der Funktion (gegliedert in 1) Zuständigkeitsbereich (wo nötig), 2) nach Führungsaufgaben, Tätigkeiten, Kontrollaufgaben) Fachaufgaben Spezielle Aufgaben / Projektaufgaben Führungsaufgaben - Verpflichtung gemäss UVG Art. 82.3: Unterstützung des Arbeitgebers bei der Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten, Benutzung der persönlichen Schutzausrüstung, richtiger Gebrauch der Sicherheitseinrichtungen und keine Entfernung oder Veränderung von Sicherheitsvorrichtungen. MIBAG nur die elektronische Ausgabe ist gültig Ausgabedatum: xx.xx.xx
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 20 Funktionsbeschreibung F-XXX Ersteller: xxx Freigabe: xxx Seite 2 von 3 5. Besondere Kompetenzen, Befugnisse und Verantwortung - Grundsätzlich hat der (die) Funktionsinhaber(in) alle für die Erfüllung seiner (ihrer) Aufgabe notwendigen Kompetenzen. - Die Festlegungen des Managementsystems (Prozessbeschreibungen, Richtlinien, Formulare/Vorlagen) sowie protokollarisch festgehaltene Beschlüsse sind verbindlich. - Das Unterschriftenreglement R-101 ist für alle Mitarbeitenden zwingend. 6. Kontakte mit anderen Stellen / Kommunikation Mündlich Schriftlich (einfache Korrespondenz) Schriftlich (Komplexe Korrespondenz) intern extern 7. Unterschriften Stelle Name, Vorname Datum Unterschrift Prozesseigner(in) HR Manager(in) Vorgehen / Handhabung 1. Die Funktionsbeschreibung wird vom Prozesseigner in Zusammenarbeit mit dem HR Manager ausgearbeitet. 2. Die komplett ausgefüllten Funktionsbeschreibungen werden von den Erstellern unterzeichnet. 3. Das Original behält der Prozesseigner und eine Kopie hat der HR Manager. 4. Zudem erhalten alle Mitarbeitenden, die diese Funktion wahrnehmen eine Kopie der Beschreibung. MIBAG nur die elektronische Ausgabe ist gültig Ausgabedatum: xx.xx.xx
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 21 Funktionsbeschreibung F-XXX Ersteller: xxx Freigabe: xxx Seite 3 von 3 8. Anforderungsprofil Aus- und Weiterbildung Kaufm. / techn. Lehre Berufsmatura zwingend von Vorteil nein Bemerkungen / Fachgebiet FH / UNI / ETH Unterscheidung Bachelor / Master Andere Bewertung: ja = x Sprachkenntnisse Muttersprache Verhandlungssicher Mittlere Kenntnisse Grundkenntnisse Deutsch Französisch Italienisch Englisch Bewertung: ja = x / nein = leer / 0 = von Vorteil Spezielle IT-Kenntnisse zwingend von Vorteil nein Bemerkungen MS Office Tools SAP Bsp. PowerPoint, Access, etc. Andere Bewertung: ja = x Kompetenzen (Fach- / Methoden- / Sozialkompetenzen) zwingend von Vorteil nein Bemerkungen / Bereich Berufserfahrung Führungserfahrung In Branche Allgemein Inkl. Organisationskompetenzen Projekterfahrung Betriebswirtschaftliche Kompetenzen Sozialkompetenzen Funktionsspezifische Kompetenz Budgetierung Kosten- & Ergebnisverantwortung Selbständigkeit, Teamfähigkeit, Kritik- & Konfliktfähigkeit Bsp. Verkaufsgeschick, Präsentionserfahrung, etc. Bewertung: ja = x (Bei Erfahrungen die geforderte Anzahl Jahre aufführen) MIBAG nur die elektronische Ausgabe ist gültig Ausgabedatum: xx.xx.xx
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 22 Das Formular der Funktionsbeschreibung wurde dem Layout der Stellenbeschreibung angepasst. Diese Änderung wurde vorgenommen, damit die Funktionsbeschreibung, welche auch im Intranet publiziert werden soll, ebenfalls ein einheitliches Layout vorweist. Auch die Kopfund Fusszeile wurde nach MIBAG-Standards angepasst. Deshalb muss der Name der Funktionsbeschreibung neu als erster Punkt aufgeführt werden. Ebenfalls neu ist die organisatorische Eingliederung, die aufgeführt wird. Damit soll verdeutlicht werden, wo diese Funktion eingegliedert ist. Ziel der Funktion und die Hauptaufgaben sind gemäss Theorie unverzichtbar und bereits in den alten Beschreibungen richtig angewendet. In den bestehenden Formularen ist zudem das Verhalten erwähnt, dies gehört jedoch nicht in eine Funktionsbeschreibung und wird neu nicht mehr aufgeführt. Die Hauptaufgaben und Verantwortungsbereiche wurden bereits in den alten Formularen unterteilt in Führungs-, Sach- und Projektaufgaben. Nebenaufgaben wurden zudem separat ausgewiesen. Die Aufteilung entspricht den theoretischen Aussagen und wird deshalb beibehalten, jedoch unter kleinen Anpassungen. Die Nebenaufgaben werden gestrichen und sollen in Zukunft unter dem Punkt Spezielle Aufgaben aufgeführt werden. Die besonderen Kompetenzen und Verantwortung wurden aus inhaltlichen Gründen gleich nach den Aufgaben aufgeführt. Ergänzt wurde die Erwähnung des Unterschriftenreglements R-101, welches für alle Mitarbeitenden zu befolgen ist. Anschliessend kommt die Kommunikation, welche neu in interne sowie externe Kommunikation unterteilt wurde. Zudem wurde eine weitere Aufteilung in mündlich, schriftlich einfache Korrespondenz und schriftlich komplexe Korrespondenz vorgenommen. Der Grund für diese Aufteilung liegt darin, dass dadurch eine Basis für die Funktionsbewertung geschaffen wird. Aufgrund MIBAG-interner Inputs wurde ein weiterer Punkt aufgeführt. Unter 7. Unterschriften müssen die Prozesseigner sowie der zuständige HR Manager die Funktionsbeschreibung genehmigen. Dadurch soll auch ersichtlich gemacht werden, wer Ansprechperson ist, wenn Änderungen vorgenommen werden müssen. Zusätzlich wurde eine kleine Handhabung zu unterst auf Seite 2 aufgeführt. Wie in der Theorie erwähnt wurde, gehört zu einer Stellenbeschreibung ein Anforderungsprofil. Bei der MIBAG wird das Anforderungsprofil jedoch in die Funktionsbeschreibung integriert. Dies soll auch bei den neuen Formularen beibehalten werden. Aus layouttechnischen Gründen soll das Anforderungsprofil auf eine Seite beschränkt werden. Da das bestehende Anforderungsprofil bereits die meisten bzw. die relevantesten Hauptmerkmalsgruppen abdeckt, welche in der Theorie genannt wurden (siehe S. 10), sollen diese nicht stark abgeändert werden. Sie müssen jedoch auf ihre Aktualität und Logik überprüft werden. Das Anforderungsprofil beginnt wie bis anhin mit der Aus- und Weiterbildung, wobei diese komplett überarbeitet wurden. Die technische und kaufmännische Lehre wurden zusammengefasst sowie alle universitären Hochschulen. Bei den Hochschulen soll jedoch in Zukunft
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 23 eine Unterscheidung zwischen Bachelor und Master gemacht werden. Damit der Sprung von Lehre zur Uni gemacht werden kann, muss noch die Berufsmatura aufgeführt werden. Spezielle Ausbildungen sollen unter dem Punkt Andere aufgeführt werden. Die Sprachkenntnisse beinhalten immer noch Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, wobei die Muttersprache zu oberst aufgeführt wird. D.h. wenn das Formular ins Französische übersetzt werden sollte, gehört Französisch in die erste Zeile. Die Bewertung ist neu nicht mehr mündlich, schriftlich, keine und von Vorteil sondern gemäss SAP. Denn seit kurzer Zeit können die Sprachkenntnisse im SAP erfasst werden. Somit ist die Anpassung ans SAP nur logisch: Muttersprache, verhandlungssicher, mittlere Kenntnisse und Grundkenntnisse. Da das Anforderungsprofil bzw. die Funktionsbeschreibung als Basis für ein Stelleninserat dienen soll, wurden auch IT-Kenntnisse neu ins Anforderungsprofil aufgenommen. Dabei sollen aber nur spezielle IT-Kenntnisse aufgeführt werden, wie beispielsweise SAP. Bei MS Office sollen jene Tools aufgeführt werden, welche nicht alltäglich gebraucht werden und einige Routine erfordern, wie zum Beispiel Access oder PowerPoint. Die Kompetenzen wurden angepasst und ergänzt. Neu hineingenommen wurden Führungserfahrung, betriebswirtschaftliche Kompetenzen und Sozialkompetenzen. Die Führungserfahrung wurde ausgewählt, das sie gleichzeitig die bisherigen Stärken für administrative Aufgaben sowie Stärken für Überwachungsaufgaben (sprich Organisationskompetenzen) beinhalten und zusätzlich die Erfahrung in Führungspositionen (Teamleiter, etc.) anspricht. Weiter wurde neue die betriebswirtschaftlichen Kompetenzen aufgeführt, welche Kosten- und Ergebnisverantwortung umfassen. Mit den bisherigen Anforderungspunkten wurden die Fach- sowie Methodenkompetenzen abgedeckt. Nun soll auch noch die Sozialkompetenz abgedeckt werden, welche Selbständigkeit, Teamfähigkeit sowie Kritik- und Konfliktfähigkeit beinhaltet. Verkaufsgeschick und unternehmerisches Denken wurden gestrichen, da diese Punkte sehr allgemein und weit gefasst sind. In den jeweiligen Spalten Bemerkungen wurden Beispiele oder Ergänzungen für ein besseres Verständnis aufgeführt. Auch die Zeile Bewertung wurde auf Logik geprüft und entsprechend angepasst. Speziell zu erwähnen ist, dass bei den Erfahrungen nicht nur ein X sondern die Anzahl geforderter Jahre aufgelistet werden soll. Die Verfasserin wollte anfänglich auch Vergleiche zu Funktionsbeschreibungen (und auch Stellenbeschreibungen) zu anderen Firmen aufstellen und daraus ebenfalls einige Inputs in die neuen Formulare einfliessen lassen. Doch die Beschreibungen von anderen Firmen, welche der MIBAG zu Verfügung stehen, sind nicht brauchbar, da sie häufig nur sehr kurz gehalten sind und auch nicht den relevanten theoretischen Kriterien entsprechen. Aus diesem Grund musste die Verfasserin auf diesen Vergleich verzichten.
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 24 4.2. Stellenbeschreibung Stellenbeschreibung F-406 Ersteller: xxx Freigabe: xxx Seite 1 von 2 1. Stellenbezeichnung Nimmt Bezug zur Funktion(en) inkl. Prozentangabe: % 2. Stelleninhaber(in) Name, Vorname Jahrgang Pers. Nr. Eintritt 3. Organisatorische Eingliederung Geschäftsbereich / Arbeitsort Stellenbezeichnung des Vorgesetzen Stellvertreter(in) Anzahl direkt unterstellte MA 0 1 5 6 12 > 12 Anzahl indirekt unterstellte MA (in der Führungslinie) 0 1 25 26 150 > 150 4. Aufgaben und Tätigkeiten Die Aufgaben und Tätigkeiten können identisch von der Funktionsbeschreibung(en) übernommen werden. - Verpflichtung gemäss UVG Art. 82.3: Unterstützung des Arbeitgebers bei der Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten, Benutzung der persönlichen Schutzausrüstung, richtiger Gebrauch der Sicherheitseinrichtungen und keine Entfernung oder Veränderung von Sicherheitsvorrichtungen. MIBAG nur die elektronische Ausgabe ist gültig Ausgabedatum: xx.xx.xx
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 25 Stellenbeschreibung F-406 Ersteller: xxx Freigabe: xxx Seite 2 von 2 5. Besondere Kompetenzen, Befugnisse und Verantwortung - Grundsätzlich hat der (die) Stelleninhaber(in) alle für die Erfüllung seiner (ihrer) Aufgabe notwendigen Kompetenzen. - Die Festlegungen des Managementsystems (Prozessbeschreibungen, Richtlinien, Formulare/Vorlagen) sowie protokollarisch festgehaltene Beschlüsse sind verbindlich. - Das Unterschriftenreglement R-101 ist für alle Mitarbeitenden zwingend. 6. Kontakte mit anderen Stellen / Kommunikation Mündlich Schriftlich (einfache Korrespondenz) Schriftlich (Komplexe Korrespondenz) intern extern 7. Unterschriften Stelle Name, Vorname Datum Unterschrift Mitarbeiter(in) Vorgesetzte(r) HR Manager(in) Vorgehen / Handhabung A) Stellenbeschreibung wird vom Vorgesetzten zusammen mit dem Mitarbeitenden ausgefüllt und anschliessend unterzeichnet. B) Das Original wird an den entsprechenden HR Manager(in) zur Unterschrift und Ablage im Dossier weitergeleitet. C) Der Vorgesetzte und der Mitarbeitende erhalten je eine Kopie. MIBAG nur die elektronische Ausgabe ist gültig Ausgabedatum: xx.xx.xx
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung 26 Da die Stellenbeschreibung bereits ein offizielles Formular der MIBAG ist wurde es layouttechnisch (sprich Kopf-/Fusszeile, Gestaltung) nicht geändert. Die Stellenbezeichnung gehört gemäss Theorie an die erste Stelle im Formular, deshalb wurde dies angepasst. Nachfolgend ist der Stelleninhaber, wobei seine relevanten Informationen (Name, Vorname / Jahrgang und Eintritt) beibehalten wurde. Geändert wurde das Kurzzeichen in Personalnummer, da diese bei administrativen Arbeiten nützlicher ist. Die hierarchische Stellung wurde umbenannt in organisatorische Eingliederung. Dazu gehört die Einordnung in den Geschäftsbereich sowie Arbeitsort, was bis anhin nicht erwähnt wurde. Die Stellenbezeichnung des Vorgesetzten wurde beibehalten, der Name jedoch gestrichen. Der Grund ist, dass namentliche Erwähnung (Vorgesetzte / Stellvertretung) nicht in eine Stellenbeschreibung gehörten, da dies mit einem administrativen Aufwand verbunden ist, denn um die Formulare aktuell zu halten, müssten sie bei personellen Veränderungen laufend angepasst werden. Ohne Namen fällt dieser Aufwand weg. Die Stellvertretung wurde nach intensiven Diskussionen bei behalten. Eine Variante wäre gewesen, die Stellvertretung mittels siehe Organigramm zu bestimmen. Die andere Variante hätte die Stellvertretung ganz gestrichen. Da diese jedoch in allen theoretischen Beispielen erwähnt wurden, wollte die Verfasserin diesen Punkt nicht vernachlässigen und hat sich für die alte Variante mit dem Namen entschieden. Dafür wird die Person, die vom Stelleninhaber vertreten wird, nicht mehr erwähnt. Die Kurzzeichen der bis anhin erwähnten Personen sind überflüssig und gehören ebenfalls nicht in eine Stellenbeschreibung. Die Anzahl der direkt und indirekt unterstellten Mitarbeitenden wird in 4 Kategorien unterteilt (direkt: 0 / 1-5 / 6-12 / > 12 und indirekt: 0 / 1-25 / 26-150 / >150). Diese Aufteilung erspart mühseliges Zählen der unterstellten Mitarbeitenden und zusätzlich dient diese Auflistung als Grundlage für die Funktionsbewertung. Die Aufgaben und Tätigkeiten bleiben wie in den alten Formularen gleich. Hier können die Aufgabenbereiche von der Funktionsbeschreibung(en) direkt hineinkopiert werden. Die besonderen Kompetenzen sowie die Kommunikation sind gleich wie im Funktionsbeschreibungsformular ebenfalls mit dem Hinweis des Unterschriftenreglements ergänzt. Punkt 7. Diverses wurde ganz gestrichen, da dies nur unnötige Ergänzungen ermöglicht. Ebenfalls gestrichen wurde Punkt 9. Weiterleitung. Die Unterschrift des HR Managers wurde neu ebenfalls bei den anderen Unterschriften angefügt. Zuletzt ist auch hier eine kleine Handhabung aufgeführt. Durch diese Änderungen und Anpassungen aufgrund der aktuellen Situation und der theoretischen Grundlage sind die beiden Formulare nun auf dem neusten Stand und können angewendet werden.