e
VR-NetWorld Software ab Version 5 Migration der Lastschriften in SEPA-Lastschriften Nach erfolgreicher Installation der Version 5 sollten Sie Ihre Daten wie gewohnt vorfinden. Als Erstes sollten Sie Ihre Gläubiger-ID in VR-Networld hinterlegen. Über den Reiter Stammdaten finden Sie den Punkt Gläubiger-Identifikation. Klicken Sie auf Neu tragen Sie die Gläubiger-ID ein, die Sie von der Bundesbank bekommen haben. Die hinterlegte ID wird jetzt automatisch in jede SEPA- Lastschrift übertragen.
Bevor Sie mit den SEPA-Lastschriften starten, sollten Sie einen Blick in die Einstellungen werfen. Klicken Sie dazu auf den Reiter Extras Einstellungen bearbeiten Aufträge weitere Funktionen. Mandatsreferenzen nach Vorlagen erstellen: Hier können Sie automatisierte Mandatsreferenznummern erstellen lassen. Als Vorschlag voreingestellt finden Sie MR.### vor. Hier würde ein automatisierter Zähler bei jedem Mandat hoch zählen. Zum Beispiel: MR.1, MR.2, MR.3. Dies ermöglicht Ihnen automatisierte Mandatsnummern. Eine wichtige Einstellung ist die vorbelegte Lastschriftsequenz. Diese steht in der Standard-Einstellung auf wiederkehrende Lastschrift. Wenn Sie jedoch zum ersten Mal SEPA-Lastschriften einziehen, müssen Sie bei regelmäßigen Einzügen die Lastschriftsequenz erstmalige Lastschrift nuzen. Stellen Sie hier am besten direkt erstmalig ein, so wird bei Ihren konvertierten Lastschriften direkt der richtige Sequenztyp hinterlegt. Ein falscher Sequenztyp kann zu einer Rücklastschrift führen. Öffnen Sie über das Baum-Menü Ihre Kontenübersicht. Wählen Sie hier Ihre Dauerlastschriften aus. Markieren Sie die Dauerlastschriften, die Sie konvertieren möchten. Klicken Sie auf den Reiter Aufträge und wählen Sie in SEPA-Auftrag wandeln aus.
Im nächsten Schritt werden die SEPA-Mandate erzeugt. In den orangefarbenen Feldern können Sie Änderungen vornehmen. Insbesondere die Felder Mandatsreferenz, Sequenz und Mandatsdatum sollten gepflegt sein. Wichtig: Achten Sie darauf die Mandatsdaten richtig zu hinterlegen. Falsche Angaben können zu Rücklastschriften führen. Mandatsreferenz Die Mandatsreferenz muss pro Zahlungspflichtigem/Mandat einzigartig sein. Mandate können in VR-Networld verwaltet t werden. Sollten Sie noch eine weitere Buchhaltungssoftware/Vereinssoftware nutzen, überlegen Sie in welchem Programm Sie die Mandate verwalten. Wichtig: Mandatsänderungen nderungen müssen der Zahlung mitgegeben werden. Mandatsdatum Beschreibt das Datum, an dem das Mandat unterschrieben wurde oder den Tag an dem die Umdeutungslösung versandt wurde. Ende-zu-Ende-Referenz Nutzen Sie dieses Feld um bei einer Rücklastschrift den Zahlungspflichtigen Identifizieren zu können. Der Verwendungszweck bei SEPA Zahlungen beträgt nur 140 Zeichen. Ansonsten kann das Feld freiwillig genutzt werden. Setzen Sie den Haken hinter Konvertieren und klicken Sie auf Speichern.. Die Lastschriften werden jetzt konvertiert, IBAN und BIC automatisch ermittelt.
Details einer SEPA Lastschrift 1. Mandatsreferenz Wenn Sie wie o. a. die Konvertierung durchgeführt haben, wird die Mandatsreferenznummer hier hinterlegt. Solange Sie den Auftrag noch nicht übermittelt haben, können Sie die Mandatsreferenznummer jederzeit anpassen. 2. Sequenztyp Beim erstmaligen Einzug von regelmäßigen SEPA- Lastschriften muss erstmalig eingetragen werden. Ein falscher Sequenztyp führt zu Rücklastschriften. 3. Mandatsdatum Wie oben beschrieben. Tragen Sie kein Datum ein, welches in der Zukunft liegt, sonst drohen Rücklastschriften. 4. Fälligkeitsdatum Datum der letztendlichen Belastung beim Zahlungspflichtigen. 5. Versanddatum Spätestens ab diesem Datum muss der Auftrag im Ausgangskorb versandt werden. Tipp: Sie können SEPA-Lastschriften auch früher Absenden. Die Belastung erfolgt immer zum Fälligkeitsdatum.
SEPA-Lastschriften mit Profi cash verwalten Für Profi cash Versionen ab 10.5a Kurz vorab Die SEPA-Thematik und auch diese Anleitung setzt Grundwissen voraus in der Behandlung von SEPA-Lastschriften, deren Zuordnung zu Mandaten und der Terminierung. Wenn Sie sich nicht sicher fühlen, informieren Sie sich bitte vorab zum Beispiel hier: www.gls.de/sepa Wichtig: Das Mandat ist die wesentliche Basis des Lastschrifteinzugs im SEPA-Verfahren. Jede Lastschrift wird einem Mandat zugeordnet. Aus einem Mandat und der Verwendung ergeben sich die Buchungsregeln. Auch die einzelne Buchung hat Rückwirkung auf das Mandat. Zum Beispiel hängt der Lastschriftsequenztyp erstmalig (first) nicht nur davon ab, ob ein Mandat überhaupt zum ersten Mal verwendet wird, sondern muss auch verwendet werden, wenn sich die Bankverbindung eines Zahlungspflichtigen ändert. Bei nicht korrekter Verwendung der Sequenztypen und ohne gültige Mandate erhöht sich das Rückgaberisiko auf 13 Monate. Aus den Zusammenhängen ergeben sich die logischen Beziehungen der einzelnen Datenbanken und die Abläufe in der Bearbeitung. Ohne Anlage eines Mandats lässt sich eine SEPA-Lastschrift nicht buchen. Profi cash unterstützt Sie bei der Mandatsverwaltung und der Erstellung der Mandatsbelege sowie bei der Terminverwaltung. Tipp: Wenn Sie einen der vielen neuen Feldnamen und Bezeichnungen nicht zuordnen können oder verstehen, klicken Sie dieses Feld an und rufen Sie die passende Hilfe mit der Funktions-Taste F1 auf.
Erster Start nach einem Update Profi cash 10.5a enthält einen neuen IBAN Konverter. Nach dem Update auf die neue Version, überprüft das Programm den aktuellen Datenbestand der Firma und gibt bei möglichen kritischen Daten Hinweise aus. Prüfen Sie die Logbuchumstellung unter Datei -> Protokolle. Konfiguration/Einstellungen in Profi cash Melden Sie sich als Master an und klicken Sie auf Stammdaten/Firmenkonfiguration. Die Einstellung Zahlungserinnerung SEPA-Lastschrift steuert, wann Profi cash auf fällige Lastschrifteinzugstermine in der Zahlungserinnerung hinweist. Profi cash beachtet das anhand der Bankinformation errechnete spätmögliche Versanddatum.
Aus dem mit den Zahlungspflichtigen vereinbarten Fälligkeitstermin und dem Verarbeitungstag der Banken ergibt sich das spätmögliche Versanddatum. Dieses liegt bei der erstmaligen Einreichung einer Basis-Lastschrift bei den meisten Banken 6 Tage vor dem Fälligkeitstermin. Wenn Sie hier 5 Tage einstellen, weist Sie Profi cash 5 Tage vor dem letztmöglichen Übertragungstermin darauf hin. Sie können die Aufträge auch manuell früher übertragen. Die Mandatsvorbelegung Ermöglicht u. a. eine automatische Nummerierung und Vergabe der Mandatsreferenz. Sofern sich die Mechanismen für Ihre Firma eignen, ermöglicht Ihnen eine sinnvolle Vorbelegung die programmgestützte Durchführung der Umdeutungslösung, einer schnellen Wandlung der Einzugsermächtigungen, Erstellung neuer Mandate und Ausdrucke. Gläubiger-Identifikationsnummer erfassen Wenn Sie SEPA Lastschriften einreichen möchten, benötigen Sie eine Gläubiger- Identifikationsnummer. Diese müssen Sie rechtzeitig bei der Deutschen Bundesbank beantragen. Mehr Informationen finden Sie unter www.gls.de/sepa. Bitte teilen Sie uns Ihre Gläubiger Identifikationsnummer mit, falls noch nicht geschehen. Im Menü Stammdaten/Gläubiger-Identifikation gelangen Sie in die Verwaltung der Gläubiger-Identifikation. Über den Button Leeren/Neu gelangen Sie in die Erfassungsmaske einer neuen Gläubiger-Identifikationsnummer.
SEPA-Mandate Ihren Mandatsbestand verwalten Sie im Menü Stammdaten/Mandate. Die Mandatsverwaltung/Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung Ihrer Mandate und der aktuellen Umdeutungslösung Ihrer Zahlungspflichtigen für den SEPA- Lastschriftverkehr. Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate ausdrucken oder per E-Mail versenden. Auch die Umdeutungslösung für die bestehenden Zahlungspflichtigen kann über die Mandatsverwaltung vorgenommen werden. Mit Doppelklick direkt in der Liste können Sie das ausgewählte Mandat bearbeiten, kontrollieren und ggf. ändern. Beachten Sie bitte, dass Mandatsänderungen ggf. den Zahlungspflichtigen mitgeteilt werden müssen.
Erfassen von SEPA-Mandaten Über Stammdaten -> Zahlungsempfänger/-pflichtige erfassen Sie neue SEPA-Lastschriften und Mandate oder wählen Sie in der Mandatsliste den Button Neu an. Suchen Sie den richtigen Zahlungspflichtigen über Suchen aus oder legen Sie einen neuen Zahlungspflichtigen mit Leeren/Neu an. Wollen Sie zusätzlich eine neue Konto- oder Bankverbindung zum gewählten Zahlungspflichtigen anlegen, klicken Sie unten rechts auf Neu um die Bankverbindung anzulegen. Wählen Sie Ändern um in die Verwaltung der Mandate des gewählten Zahlungspflichtigen zu gelangen. Sie sehen die gespeicherten Mandate eines Zahlungspflichtigen unten am Bildrand. Achten Sie darauf, dass der Haken bei Lastschrift erlaubt gesetzt ist. Wählen Sie nun Neu um ein neues Mandat zu erfassen. Geben Sie die Daten entsprechend ein, ändern Sie ggf. die Mandatsreferenz und das Mandatsdatum ab.
Gläubiger-Identifikationsnummer Wählen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer aus, die Sie in Profi cash erfasst haben. Mandatsreferenz und Mandatsdatum Hier erfassen Sie die Mandatsreferenz Ihres Mandates. Das Mandatsdatum muss das eindeutige Datum des Mandates sein oder das Datum der Umwandlung der Einzugsermächtigung. Es darf keinesfalls in der Zukunft liegen. Bezeichnung Gläubiger-ID dient Ihrer eigenen Orientierung und wird beim Zahlungsverkehr nicht übertragen.
Angaben zum Lastschriftverfahren Lastschriftart Wählen Sie zwischen Firmen- oder Basis-Lastschrift. Lastschriftsequenz Wählen Sie hier aus welche Sequenz die Lastschrift haben wird, ob wiederkehrend (Standard) oder eine einmalige Lastschrift. Bei einer einmaligen Lastschrift kann das Mandat nur für eine einzige Buchung verwendet werden. Zuordnungsschlüssel Wenn Sie mehrere Mandate zu einem Zahlungspflichtigen verwalten, können Sie bei der Umstellung über ein Erkennungsmerkmal im Verwendungszweck die Zuordnung zu unterschiedlichen Mandaten steuern. Beispiel: Sie ziehen die Mitgliedsbeiträge für einen Jugendsportverein ein und haben getrennte Mandate für jedes Kind einer Familie eingeholt, weil Sie jedes Kind separat abrechnen. Sie können dann z. B. den Namen des Kinds oder dessen Mitgliedsnummer verwenden, um über den alten Verwendungszweck die Zuordnung der Mandate zu steuern. Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Über den Button Drucken wird eine neue Maske angezeigt in der Sie das Mandat ausdrucken bzw. per E-Mail versenden können. Wählen Sie den Button Drucken, wenn Sie die Texterzeugung von Profi cash nutzen möchten.
Die Umdeutungslösung Bestehende, unterschriebene Einzugsermächtigungen können Sie einseitig in Mandate umwandeln. Sie nutzen damit die sogenannte Umdeutungslösung. Erfassen Sie hierzu für die vorliegenden Lastschriften die jeweiligen Mandate und speichern Sie diese. Anschließend öffnen Sie die Mandatsverwaltung. Über die Druck Funktion können Sie den Button Umstellung anklicken. Das angezeigte Formular können Sie dann ausdrucken bzw. an Ihre Zahlungspflichtigen mailen. Massenänderung Ihren alten Zahlungsverkehr können Sie im Menü Stammdaten -> Massenänderung -> ZV- Aufträge auf SEPA umstellen. Sicherheitshinweis Die Massenänderungsfunktion ist ein sehr mächtiges Werkzeug um große Datenmengen in einem Arbeitsgang umzustellen. Erstellen Sie daher zur Sicherheit vor einer Massenänderung immer eine frische Datensicherung (Datei -> Datensicherung), damit Sie eine fehlgeschlagene Änderung ohne Zeitund Datenverluste rückgängig machen können.
In der linken Spalte Der Haken vor ändern bestimmt einerseits den Suchfilter, den Profi cash verwendet, um die zu ändernden alten Aufträge zu finden, andererseits auch das zu ändernde Merkmal des einzelnen Auftrages. Wenn Sie mit Auftragsgruppen arbeiten, können Sie über die Auswahl der Auftragsgruppe bestimmen, dass nur die Aufträge dieser Gruppe geändert werden können. Im Beispiel sehen Sie, wie Lastschriften mit Einzugsermächtigung auf SEPA-Basis- Lastschriften umgestellt werden können. Achtung: SEPA-Euro Eillastschriften können bei uns nur eingereicht werden, wenn Sie eine Vereinbarung mit uns geschlossen haben und Ihr Konto freigeschaltet wurde. Die bisher verwendbaren 14 Verwendungszweckzeilen können nicht vollständig übernommen werden, da der Verwendungs-
zweck insgesamt unter SEPA nur 140 Zeichen lang sein darf. Bei Zahlungspflichtigen, bei denen bisher kein Mandat vorhanden ist, wird im nächsten Dialog automatisch ein Mandat angelegt. Die Regeln der Vorbelegung haben Sie in der Firmenkonfiguration (siehe oben) festgelegt, die Felder können Sie hier überschreiben oder anschließend jeweils einzeln im Auftrag selbst ändern. Erfassen Sie die Daten und auch das Mandatsdatum. Sie erhalten anschließend auch ein Protokoll der Änderungen. Kontrollieren Sie die Daten der Mandate und Aufträge im Menü Stammdaten -> Mandate und Tagesgeschäft -> ZV-Aufträge anzeigen -> ändern.
Ein Vorher-Nachher-Beispiel Im Beispiel wurde ein Auftrag ohne vorher angelegtes Mandat auf eine SEPA-Basis- Lastschriften umgestellt.
SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmenlastschrift]) Anlegen einer SEPA-Lastschrift Die zweite Basis einer SEPA-Lastschriftbuchung ist neben dem zugrundeliegenden Mandat der mit den Zahlern vereinbarte Fälligkeitstermin. Dieser muss je nach Vereinbarung rechtzeitig vor Belastung mitgeteilt werden. Haben Sie keine besondere Vereinbarung getroffen (z. B. die Verkürzung dieser Frist in Ihren AGB) so muss die Vorabinformation mindestens 14 Tage vor dem Fälligkeitstermin erfolgen. Alle SEPA-Lastschriften sind terminierte Lastschriften, die abhängig vom Fälligkeitstermin und Sequenztyp der jeweiligen kontoführenden Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen müssen. Buchen Sie den ersten SEPA-Einzug (first) einer wiederkehrenden Basislastschrift, dann planen Sie zu den 5 Target-Tagen einen separaten Buchungstag für die Verarbeitung mit ein. Unterschiede zwischen FinTS/HBCI und EBICS Bei FinTS/HBCI können Sie die Lastschriften bereits bis zu 360 Tage vor Fälligkeit zu uns übertragen. Wir parken die SEPA-Lastschriften und übertragen diese am letztmöglichen Buchungstag an die kontoführenden Banken. Bei EBICS ist dies anders gesteuert. Die Buchung wird nach Prüfung direkt weiter-verarbeitet. Hier ist eine Übertragung maximal 14 Tage vor Erreichen der Fälligkeit möglich. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen Lastschriftart. Profi cash gibt bei Unterschreiten der Vorlaufzeiten einen entsprechenden Hinweis aus, so dass Sie ggf. die Zahlungspflichtigen über den geänderten Zahlungstermin benachrichtigen können. Aus diesem Grund sind SEPA-Lastschriften in Profi cash technisch als bankverwaltete, terminierte Lastschriften hinterlegt und können wie diese verwaltet werden. Die Erfassung einer SEPA-Lastschrift erfolgt analog zu der Einzugsermächtigung über Tagesgeschäft > ZV-Aufträge Neu erfassen. Im rechten Bereich, erfassen Sie die Lastschriftart, über das Roll-Fenster-Menü wählen Sie, ob Sie eine Basis- oder eine Firmenlastschrift anlegen wollen. Im Feldbereich Termininformationen, stellen Sie den gewünschten Fälligkeitstermin ein. Im Bereich SEPA Zusatzinformationen, treffen Sie zum einen das zugeordnete Mandat und zum anderen besteht die Möglichkeit eine sogenannte Ende-zu-Ende-Referenznummer für den jeweiligen Auftrag zu registieren. Die Ende-zu-Ende-Referenznummer ermöglicht Ihnen den Auftrag auf den kompletten Zahlungsweg zu identifizieren, ist aber kein Pflichtfeld. NOTPROVIDED wird automatisch gesetzt, wenn das Feld nicht gefüllt ist. Für die Bearbeitung der Rücklastschriften und deren Gebühren ist das Füllen des Feldes sehr hilfreich und erleichtert die Zuordnung. Erfassen Sie deshalb die wichtigsten Daten Ihres Verwendungszweckes im Ende-zu-Ende Feld (z. B Mitgliedsnummer oder Rechnungsnummer).