Sales and Distribution Übersicht Inhalt I. Einleitung...1 II. Information zur Übung...1 III. Aufbau der Übung...2 IV. Datenblatt...3 V. Übungsaufgabe...4 I. Einleitung Um in einem Unternehmen Prozesse IT-gestützt in einem ERP abbilden zu können, bedarf es zuerst einiger Maßnahmen. Unter anderem müssen bei der Einführung, aber auch im laufenden Betrieb sämtliche Daten eingegeben werden, die das System benötigt. Dieses soll in der zweiten Übung nun einmal in einer vereinfachten Form vorgenommen werden. Es werden hier in der Regel nur die Pflichtfelder ausgefüllt, also die Felder ohne die ein Anlegen eines Kunden, Auftrags etc. nicht möglich wäre. Viele Felder und Möglichkeiten werden aber dennoch zu sehen sein und sind vielleicht für die berufliche Zukunft nicht uninteressant. II. Information zur Übung In dieser Übung fordert ein Kunde die IDES Gruppe auf, eine bestimmte Menge an Materialien zu einem Zeitpunkt zu liefern. Ein Vertriebsbereich nimmt den Kundenauftrag entgegen und ist damit verantwortlich für die Erfüllung des Vertrages. Bei Problemen kann es oft hilfreich sein, die nächsten 1-2 Sätze noch zu lesen. Es stehen euch aber auch die Tutoren gerne zur Seite. Notiert bitte die jeweiligen Daten die hier in der Übung vorkommen auf dem Datenblatt, welches ihr auf der nächsten Seite findet. 2015-1 -
III. Aufbau der Übung 1. Kundenauftrag...4 1.1 Kundenauftrag anlegen...4 2 Kundenauftrag beliefern...8 2.1 Einzellieferung anlegen...8 2.2 Lieferung kommissionieren... 10 2.3 Warenausgang buchen... 12 3. Kundenauftrag fakturieren... 12 4. Belegfluss anzeigen... 15 5. Kundenbestellung mit sofortiger Lieferung... 16 6. Sofortauftrag fakturieren... 20 2015-2 -
IV. Datenblatt Auf diesem Blatt habt Ihr die Möglichkeit, Eure Daten, die vom SAP-System in den verschiedenen Prozessen erzeugt werden, einzutragen. Welche Daten genau gefordert werden, steht auch explizit in den einzelnen Übungsaufgaben. SAP gibt ebenfalls Hinweise, in der Regel sind diese in der jeweiligen Maske unten links abgebildet. 1. Prozess Kundenauftrag anlegen Materialbereitstelldatum: Terminauftrag: 2. Prozess Lieferung anlegen Lieferungsnummer (1): Transportauftrag: Lieferungsnummer (2): 3. Prozess Kundenauftrag fakturieren Belegnummer: 5. Prozess Kundenbestellung mit sofortiger Lieferung Sofortauftrag: Lieferung: 6. Prozess Fakturierung Sofortauftrag Belegnummer: 2015-3 -
V. Übungsaufgabe Auftragsbearbeitung und Folgefunktionen 1. Kundenauftrag 1.1 Kundenauftrag anlegen Diesen Prozess erreicht ihr über den Transaktionscode: VA 01 oder den Menüpfad: Logistik Vertrieb Verkauf Auftrag Anlegen Es erscheint die erste Bildschirmmaske: Kundenauftrag anlegen: Einstieg Feld Erläuterung Eingabe Auftragsart Klassifikation, die zwischen verschiedenen Arten von Verkaufsbelegen unterscheidet. Terminauftrag Die Eingabe des Vertriebsbereichs ist an dieser Stelle nicht zwingend erforderlich. Sobald der Auftraggeber im Bild Terminauftrag anlegen: Übersicht eingetragen ist, wird der Vertriebsbereich automatisch abgeleitet. Falls der Auftraggeber in mehreren Vertriebsbereichen definiert ist, würdet ihr in einem Auswahlfenster aufgefordert werden, den zutreffenden Vertriebsbereich auszuwählen. Bestätigt eure Eingaben mit oder ENTER. 2015-4 -
Terminauftrag anlegen: Übersicht Feld Erläuterung Eingabe Auftraggeber Debitor/Kunde 1000 Bestellnummer Bestelldatum Stellt eine Verbindung zwischen der Bestellung und dem Verkaufsbeleg her. K-BE_200000 Tagesdatum Material P-103 Auftragsmenge 2 (Es kann vorkommen, dass diese Felder erst mit Ausführen des nächsten Schrittes freigegeben werden, dann die Schritte in umgekehrter Reihenfolge ausführen.) Bestätigt eure Eingaben mit oder ENTER. Es erscheint ein Pop - Up: (1) Mit einem Doppelklick wählt den Vertriebsbereich: 1000 10 00 2015-5 -
(2) Wählt mit einem Doppelklick den Warenempfänger: 1000 (Fehlermeldung ist optional) (3) Mit Weiter bestätigen (4) Markiert die Position, durch einen Mausklick, links neben der Position. 2015-6 -
(5) Wählt den Druckknopf Einteilungen zur Position Terminauftrag anlegen: Positionsdaten (1) Markiert die Position, durch einen Mausklick, links neben der Position. (2) Wählt den Druckknopf Detail Versand Um die wichtigsten Versandaktivitäten, wie z.b. Kommissionierung, Laden und Transport rechtzeitig zu beginnen, führt das System eine automatische Versandterminierung durch. In diesem Bild zeigt das System die für den Versand benötigten Angaben an. Notiert euch das Materialbereitstellungsdatum für den 1. Prozess Wählt in Menüleiste Springen Übersicht, um zum Übersichtsbild zurückzukehren. Terminauftrag anlegen: Übersicht (1) Markiert erneut die Position, durch einen Mausklick, links neben der Position. (2) Wählt den Button Konditionen Terminauftrag anlegen: Positionsdaten Alle Elemente, die für die Preiszusammensetzung einer Auftragsposition relevant sind (z.b. Preise, Zuschläge, Abschläge, Frachtkosten, Steuern, usw.) werden im SAP-System durch Konditionsarten abgebildet. In diesem Register werden die unterschiedlichen Preiselemente angezeigt, die vom System für die Position ermittelt wurden. Mit einem Klick auf oder F3 gelangt ihr zur vorherigen Übersicht. 2015-7 -
Terminauftrag anlegen: Übersicht Speichert den Terminauftrag. Das System bestätigt, dass der Terminauftrag gesichert wurde. Notiert euch den Terminauftrag für den 1. Prozess Kehrt auf den Übersichtsbaum mit oder zurück. 2 Kundenauftrag beliefern Sobald das Materialbereitstellungsdatum oder das Transportdispositionsdatum eingetreten ist, wird die Einteilung versandfähig. Um allerdings Versandaktivitäten, wie z.b. die Kommissionierung und Transportterminierung anzustoßen, muss zunächst eine Lieferung angelegt werden. In unserem Fall wird eine Einzellieferung angelegt. 2.1 Einzellieferung anlegen Diesen Prozess erreicht ihr über den Transaktionscode: VL01N den Menüpfad: Logistik Vertrieb Versand und Transport Auslieferung Anlegen Einzelbeleg mit Bezug auf Kundenauftrag Auslieferung mit Auftragsbezug anlegen Feld Erläuterung Eingabe Versandstelle Versandstellen sind eigenständige organisatorische Einheiten, innerhalb derer die Bearbeitung und Überwachung der Lieferungen sowie die anschließende Warenausgabe erfolgen 1000 2015-8 -
Selektionsdatum Gebt das von Euch notierte Materialbereitstellungsdatum aus dem 1. Prozess an. Auftrag Euren Terminauftrag aus dem 1. Prozess Ab / Bis Position Leer lassen! Falls das System die Nummer selbstständig einfügt, kontrolliert bitte dass es sich um eure Nummer handelt oder ENTER Lieferung anlegen: Übersicht (3) Markiert die Position, durch einen Mausklick, links neben der Position. (4) Wählt den Button Positionsdetail Lieferung anlegen: Positionsdetail Es erscheint eine Maske mit Detailinformationen zur ausgewählten Position. Kontrolliert ob folgende Felder markiert sind: Die Kommissionierung erfolgt unter Verwendung von Transportaufträgen als Kommissionierungsinstrument. 2015-9 -
2.2 Lieferung kommissionieren Nun soll die Kommissionierung der Lieferung direkt angestoßen werden. Dies geschieht durch einen Transportauftrag, der in diesem Fall als Folgeaktion aus der Lieferung heraus erzeugt wird. Der Transportauftrag bildet die Grundlage für die Kommissionierliste, mit deren Hilfe die bestellte Ware aus dem Lager entnommen wird. Lieferung anlegen: Positionsdetail (1) Wählt aus der Menüleiste: Folgefunktionen Transportauftrag anlegen (2) Im Dialogfenster werdet Ihr gefragt, ob Ihr die Daten sichern wollt. Wählt: JA (3) Die Lieferung wird gesichert. Das System verzweigt auf das Einstiegsbild Anlegen Transportauftrag zur LF : Einstieg Notiert euch die Lieferungsnummer (1) für den 2. Prozess Anlegen Transportauftrag zur LF : Einstieg Feld Erläuterung Eingabe Lagernummer Mit der Lagernummer können mehrere Lagertypen verwaltet werden, die sich in einem oder mehreren Gebäuden befinden. 010 Lieferung Wird vom System vorgeschlagen (bitte kontrollieren, dass es die eigene Nummer ist) Ablauf Steuert, wie der weitere Transaktionsablauf erfolgen soll, z.b. dunkel Dunkel [D] Es wird, im Hintergrund, ein Transportauftrag zur Kommissionierung der Liefermenge erzeugt. Bestätigt die Eingaben mit oder ENTER. Es wird, im Hintergrund, ein Transportauftrag zur Kommissionierung der Liefermenge erzeugt. 2015-10 -
Notiert euch den Transportauftrag für den 2. Prozess Um die Einzelkommissionierungsliste anzeigen zu lassen wählt in Menüleiste: System Dienste Ausgabensteuerung Ausgabesteuerung: Auswahl Spool Aufträge (1) Wählt den Button Weitere Selektionskriterien (2) Markiert im Dialogfenster Weitere Selektionskriterien: Auswahl Spool- Aufträge auswählen im Feld Grundeinstellungen die Option Erweitert (3) Folgendes im Bild Ausgabesteuerung: Auswahl Spool Aufträge eintragen: Feld Erläuterung Eingabe Spool Auftragsname Name, die einen Spoolauftrag im SAP- Spool (für Druck verantwortlich) identifiziert. LVS2 Ausführen Ausgabesteuerung: Übersicht der Spoolaufträge (1) Markiert den betroffenen Eintrag und wählt Inhalt anzeigen (2) Eine Druckansicht des Transportauftrages wird angezeigt. (3) Wählt System Löschen Modus. Ihr befindet euch wieder auf dem Bild Anlegen Transportauftrag zur LF : Einstieg im ursprünglichen Modus. 2015-11 -
(4) Kehrt in das SAP Bild zurück mit oder 2.3 Warenausgang buchen Sobald der Kommissionierungsauftrag abgeschlossen ist, kann der Warenausgang gebucht werden. Der Warenausgang zu einer Lieferung ist ein Materialwirtschafts- (MM) und Finanzbuchhaltungsbeleg (FI), mit dem Bestandsmengen und werte fortgeschrieben werden. Zusätzlich wird ein Beleg für die Ergebnisrechnung fortgeschrieben. Mit dem Warenausgang wird der Geschäftsvorfall aus Sicht des Versandes abgeschlossen. Den Prozess erreicht ihr über Transaktionscode: VL02N oder den Menüpfad: Logistik Vertrieb Versand und Transport Auslieferung Ändern Einzelbeleg Die Nummer der Auslieferung wird wiedervorgegeben. Sollte dies nicht der Fall sein, gebt Eure an. (8 00...) (An dieser Stelle wieder darauf achten, dass die eigene Nummer angegeben ist, gerade wenn automatisch eine Nummer erscheint). (1) Wählt Warenausgang buchen Notiert euch die Lieferungsnummer (2) für den 2. Prozess (2) Kehrt in das SAP Bild zurück mit oder zurück! 3. Kundenauftrag fakturieren Die Faktura ist der Überbegriff für Rechnungen, Gutschriften, Lastschriften etc. Die Fakturierung ist die abschließende Aktivität im Vertrieb. Wenn eine Faktura erstellt wird, nimmt sie stets Bezug auf einen Referenzbeleg, d.h. hier auf eine Lieferung. 2015-12 -
Den Prozess erreicht ihr über Transaktionscode: VF01 oder den Menüpfad: Logistik Vertrieb Fakturierung Faktura Anlegen Wenn die Lieferbelegnummer nicht automatisch vom System vorgeschlagen wird, gebt die Belegnummer der zuvor angelegten Lieferung an. Faktura anlegen Wählt Ausführen Rechnung (F2) anlegen: Übersicht Fakturapositionen Markiert die Fakturaposition und wählt Details zur Position anzeigen. Es werden detailliert die Faktura-, Preis-, Buchhaltungs- und Auftragsdaten angezeigt. Rechnung (F2) anlegen: Positionsdaten Wählt die Registerkarte Positionspartner Es werden die verschiedenen Geschäftspartner angezeigt, die an dem Geschäftsvorfall beteiligt sind. Beachtet, dass sich der Regulierer vom Auftraggeber unterscheidet. Rechnung (F2) anlegen: Übersicht Fakturapositionen Ihr erhaltet eine Systembestätigung, dass die Faktura gesichert wurde. Das bedeutet nicht nur, dass sie aus Vertriebssicht gesichert wurde, sondern auch, dass die Fakturadaten automatisch an die Finanzbuchhaltung und die Ergebnisrechnung weitergeleitet wurden. Notiert euch die Belegnummer für den 3. Prozess 2015-13 -
Um diese Belege anzuzeigen geht wie folgt vor: Wählt aus dem Menü: Faktura Anzeigen Wählt Rechnungswesen Faktura anzeigen (1) Es erscheint ein Dialogfenster. Wählt durch einen Doppelklick Buchhaltungsbeleg aus. Das System verzweigt in das Übersichtsbild des Finanzbuchhaltungsbelegs, in dem die unterschiedlichen Einzelpositionen stehen, sowie die entsprechenden Konten und Beträge, die in der Finanzbuchhaltung gebucht wurden. (2) Kehrt zum Dialogfenster (aus Punkt 1) Liste der Belege im Rechnungswesen ZURÜCK (3) Wählt durch einen Doppelklick die Ergebnisrechnung aus. Einzelposten anzeigen Das System verzweigt sich in die Einzelposten der kalkulatorischen Ergebnisrechnung. (1) Wählt die Registerkarte: Merkmale bzw. Wertfelder Ihr seht die unterschiedlichen Merkmale, die in der Ergebnisrechnung übergeleitet wurden. (2) Kehrt in das SAP R/3 Hauptmenü zurück 2015-14 -
4. Belegfluss anzeigen Um die Integration aller Informationen entlang der logischen Kette zu erreichen, bauen Vertriebsbelege aufeinander auf und bilden ein Netzwerk von miteinander verbundenen Belegen. So kann von jedem beliebigen, am gesamten Geschäftsvorfall beteiligten Vertriebsbeleg auf den Belegfluss zugegriffen werden. Im folgenden Fall erfolgt der Zugriff aus dem Auftrag. Den Prozess erreicht ihr über Transaktionscode: VA03 oder den Menüpfad: Logistik Vertrieb Verkauf Auftrag Anzeigen Kundenauftrag anzeigen: Einstieg Wenn die Auftragsnummer nicht automatisch vorgeschlagen wird, setzt die von Euch angelegte aus dem ersten Vorgang ein (Terminauftrag aus den 1. Prozess). Wählt Belegfluss anzeigen Es werden alle am Geschäftsvorfall beteiligten Belege angezeigt, sowie deren Gesamtbearbeitungsstatus. Von dieser Liste könnt Ihr einen beliebigen Beleg verzweigen, indem Ihr den Cursor auf die entsprechende Zeile positioniert. Dann wählt Ihr. Kehrt in das SAP R/3 Hauptmenü zurück Kommissionierung mit automatischer Transportauftragserstellung In diesem Prozess soll eine eingehende Kundenbestellung sofort bearbeitet und geliefert werden. Dieser Vorgang wird über einen Sofortauftrag (Auftrag mit zeitlicher Erstellung des Lieferbelegs) abgebildet. Die Kommissionierung der Liefermengen wird automatisch, d.h. ohne manuellen Eingriff, angestoßen. Nach erfolgtem Warenausgang wird der Auftrag fakturiert. 2015-15 -
5. Kundenbestellung mit sofortiger Lieferung Den Prozess erreicht ihr über Transaktionscode: VA01 oder den Menüpfad: Logistik Vertrieb Verkauf Auftrag Anlegen Nehmt auf dem Bild Folgende Eingaben vor: Kundenauftrag anlegen: Einstieg Feld Erläuterung Eingabe Auftragsart Klassifikation, die zwischen verschiedenen Arten von Verkaufsbelegen unterscheidet SO (Sofortauftrag) Die Eingabe des Vertriebsbereichs ist an dieser Stelle nicht zwingend erforderlich. Sobald der Auftraggeber im Bild Sofortauftrag anlegen: Übersicht eingetragen ist, wird der Vertriebsbereich automatisch abgeleitet. Falls der Auftraggeber in mehreren Vertriebsbereichen definiert ist, würdet ihr in einem Auswahlfenster aufgefordert werden, den zutreffenden Vertriebsbereich auszuwählen. Sofortauftrag anlegen: Übersicht Feld Erläuterung Eingabe Auftraggeber Geschäftspartner, der Lieferungen oder Dienstleistungen veranlasst. Der Auftraggeber kann auch die Funktion eines Regulierers, Rechnungsempfängers und Warenempfängers erfüllen. 1172 Bestellnummer Bestelldatum Wunschlieferdatum Preisdatum Stellt eine Verbindung zwischen der Bestellung und dem Verkaufsbeleg her. K-CD_500000 Tagesdatum Tagesdatum Tagesdatum Material M-08 2015-16 -
Auftragmenge 10 Werk 1000 Kontrolliert, ob in der Registerkarte Verkauf der Vertriebsbereich 1000/10/00 hinterlegt ist. Sofortauftrag anlegen: Übersicht Wählt aus dem Menü: Springen Kopf Versand Beachtet, dass die Versandbedingung Sofort automatisch übernommen wurde! Notiert euch den Sofortauftrag für den 5. Prozess Wählt aus dem Menü: Verkaufsbeleg Anzeigen Die Nummer des von euch angelegten Sofortauftrags wird zur Anzeige vorgeschlagen. (Bitte darauf achten, dass die eigene Nummer erscheint!!!) Wählt aus dem Menü: Belegfluss anzeigen Kundenauftrag anzeigen: Einstieg Das SAP zeigt die Belege, die bisher im Geschäftsvorgang beteiligt sind. Zusätzlich zum Sofortauftrag seht ihr die Lieferung und den WM- Transportauftrag, die automatisch erzeugt wurden. Belegfluss Markiert in diesem Bild die Lieferung, indem Ihr den Cursor darauf positioniert und wählt: 2015-17 -
Lieferung XXXX anzeigen: Übersicht Wählt aus dem Menü: Zusätze Liefernachrichten Kopf Markiert die Nachricht WMTA und wählt: Lieferung: Nachrichten Auf dem nächsten Bild seht ihr, dass die Nachricht erfolgreich verarbeitet wurde! Kehrt mit zurück, bis ihr auf das Bild Lieferung XXXX anzeigen: Übersicht Gelangt. 2015-18 -
Wählt Anzeigen/ Ändern, um den Warenausgang buchen zu können. Lieferung XXXX anzeigen: Übersicht Ihr erhaltet die Bestätigung, dass der Warenausgang für die Lieferung gesichert wurde. Notiert euch die Lieferung für den 5. Prozess Geht zurück in den Übersichtsbaum mit 2015-19 -
6. Sofortauftrag fakturieren Den Prozess erreicht ihr über Transaktionscode: VF01 oder den Menüpfad: Logistik Vertrieb Fakturierung Faktura Anlegen Faktura anlegen Feld Erläuterung Eingabe Beleg Schlüssel, der jeden Beleg in einem Buchungskreis innerhalb eines Geschäftsjahres eindeutig identifiziert. Nummer Lieferung der danach Ihr erhaltet eine Bestätigung, dass der Fakturabeleg gesichert wurde. Notiert euch die Belegnummer für den 6. Prozess. 2015-20 -