ZEITERFASSUNG UND LEISTUNGSVERRECHNUNG MIT SEVECO ERP Die Zeiterfassung ist in der Schweiz seit April 2014 für alle Unternehmen Pflicht und daher auch für KMU ein sehr wichtiges Thema. Transparenz und eine faire Abrechnung der Arbeitszeit ist zudem ab einer gewissen Unternehmensgrösse kaum mehr vernachlässigbar. Doch welches sind dabei wichtige Elemente und wie kann ein IT - System Ihnen dabei helfen? In diesem Artikel wollen wir Ihnen die Grundsätze der Zeiterfassung näher bringen und Ihnen den Ansatz von Seveco ERP vorstellen. Transparenz zwischen Mitarbeiter und Unternehmen Ein sehr wichtiger Grund für die Zeiterfassung ist die Transparenz zwischen Mitarbeiter und Unternehmen. Diese wirkt auf beide Seiten der Mitarbeiter profitiert durch die klare Dokumentation seiner Überstunden, der Vorgesetzte erhält simpel Informationen über die Verwendung seiner wichtigsten Ressource und Abbildung 1 Abwesenheitsplan in Seveco ERP kann sie somit gezielt steuern. Auskunft für Ihren Kunden Um auch gegenüber Ihrem Kunden eine faire Zeitverrechnung zu garantieren ist es ungemein nützlich, die erfasste Arbeitszeit direkt einem Auftrag respektive Projekt zuordnen zu können. Das ermöglicht Ihnen jederzeit nachzuvollziehen, wann Sie welche Leistung für welchen Kunden erbracht haben und Sie vermeiden lästige Diskussionen oder gar Abschreibungen von Arbeitszeit. 16.03.2015 Seite 1
Auswertung von wichtigen Kennzahlen für die Geschäftsleitung Die Arbeit ist im Schweizer Wirtschaftssystem eine der wertvollsten Ressourcen ihr gekonnter Einsatz ist ein wichtiger Faktor für Erfolg. Nur ist es oftmals schwierig, die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter einer bestimmten Tätigkeit zuzuordnen. Die genaue Leistungserfassung hilft Ihnen bei der Datensammlung damit Sie stets den Überblick behalten. In Kombination mit automatisierten Auswertungen können Sie sich jederzeit über Trends in Ihrer Arbeitszeitverteilung informieren. Abbildung 2 Produktivitätsauswertung des Management Information System (MIS) Moduls Ebenfalls erleichtert ein IT-System die Auswertung von Versicherungs-relevanten Daten und ermöglicht die Einhaltung der Nachweispflicht gegenüber den eidgenössischen Behörden. Gemäss der Weisung des Staatssekretariats für Wirtschaft SECO muss seit April 2014 jedes Unternehmen in der Schweiz die Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen belegen können. Die entsprechende Weisung finden Sie auch auf unserer WebSite. Der Ansatz von Seveco ERP Seveco ERP setzt auf eine selbständige Arbeitszeiterfassung durch den Mitarbeiter. Dabei wird zwischen Zeit- und Leistungserfassung unterschieden. Beide Ansätze lassen sich von den Arbeitsstationen Ihrer Mitarbeiter oder auch von einem zentralen Terminal aus bedienen. 16.03.2015 Seite 2
Die Zeiterfassung konzentriert sich auf die reine Arbeitszeit. Sie unterscheidet nicht zwischen verschiedenen Tätigkeiten und bietet somit auch nicht die erweiterten Verrechnungs- und Auswertungsmöglichkeiten. Mit der Zeiterfassung berechnen Sie die Präsenzzeit Ihrer Mitarbeiter für jeden Monat und vergleichen Sie mit den Soll- Stunden die Sie im Vornherein definieren. In die Auswertung fliessen auch Ausnahmesituationen wie Abwesenheiten aufgrund Krankheit oder Urlaub ein. Ebenfalls erstellen Sie die Versicherungs-relevanten Auswertungen. Abbildung 3 Laufende Arbeitszeitauswertung Bei der Leistungserfassung rapportiert jeder Benutzer seinen Arbeitstag individuell. Dabei unterscheidet er zwischen unterschiedlichen Aufgaben und erstellt für je den unterschiedlichen Tätigkeitsbereich einen eigenen Eintrag. Diese sogenannten Leistungstypen können Sie individuell konfigurieren und richten sie so genau nach Ihren Anforderungen ein. Sie dienen später in Kombination mit dem MIS-Modul auch zur Auswertung Ihrer Zeitverwendung und ermöglichen Ihnen damit einen Überblick über den Zeitaufwand für Ihre verschiedenen Geschäftstätigkeiten. Je nach Leistungstyp erfasst der Benutzer zudem einen Kunden und Artikel um die Arbeitszeit in die Rechnungsstellung aufzunehmen. Sie können eine Leistungsposition in einen bestehenden Auftrag einfügen oder automatisch einen neuen erstellen lassen. Abbildung 4 Leistungserfassung in Seveco ERP 16.03.2015 Seite 3
Soll und Ist Überblick über die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter Seveco ERP vergleicht die eingegebenen Arbeitszeiten des Mitarbeiters mit den im Vornherein von Ihnen definierten Soll-Arbeitszeiten. Mit wenigen Mausclicks erhalten Sie und Ihr Mitarbeiter eine Auswertung über die Arbeitszeit. Auch Abwesenheiten wie Krankheit oder Weiterbildungen behalten Sie mit der Seveco ERP Zeiterfassung stets im Blick. Abbildung 5 Übersicht über die Arbeitszeit eines Mitarbeiters Direkte Verrechnung Ihrer Arbeitszeit Mit der Verknüpfung zwischen dem Seveco ERP Leistungserfassungs- und dem Rechnungsstellungsmodul erreichen Sie eine lückenlose Nachvollziehbarkeit Ihrer Arbeitszeit. Mit wenigen Clicks erfassen Sie einen Arbeitszeiteintrag in einem Auftrag und generieren daraus direkt eine Rechnung. Abbildung 6 Erfassung einer Arbeitsleistung für den Kunden in Seveco ERP Hat Ihr Kunde jemals Fragen zu Ihren Stundenaufwänden können Sie ihm anhand der Rechnungsnummer sofort Auskunft geben, welcher Ihrer Mitarbeiter wann welche 16.03.2015 Seite 4
Leistung erbracht hat, um die Position auf seiner Faktura zu begründen. Somit sparen Sie sich lange Diskussionen oder gar Abschreibungen aus Kulanz. Mit der Seveco ERP Zeit- oder Leistungserfassung decken Sie Ihre ganz individuellen Bedürfnisse ab. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder eine Präsentation und übernehmen Sie die Kontrolle über die Zeitaufwände in Ihrer Firma. Für Seveco ERP zuständig: Adrian Seelaus ERP System Engineer adrian.seelaus@sidmar.ch +41 44 500 37 90 16.03.2015 Seite 5