Anleitung zum Zusatzmodul Inventur

Anleitung zum Zusatzmodul Inventur

Inhaltsverzeichnis Allgemeine Angaben zum Inventurmodul Funktion des Inventurmoduls Starten des Moduls Selektion von Artikeln für die Inventur Aufbau des Inventurmoduls Einstellungen für die Inventur Inventur-Hauptliste Suche von Artikeln innerhalb der Selektion Durchführung einer Inventur Einlesen von Inventurdaten aus externen Lagern Druck von Inventurlisten 2

Allgemeine Angaben zum Inventurmodul Das Inventurmodul ist seit GS-Auftrag Version 2.20 nur im erweiterten Funktionspaket zu GS-Auftrag (beinhaltet die Zusatzmodule Bestellwesen, Kasse, Import/Export und Inventur) erhältlich und in der Comfort-Version und der Professional-Version standardmäßig enthalten. In vorherigen Versionen (bis Version 2.10 einschließlich) konnte das Modul einzeln bestellt werden. Dies ist mittlerweile nicht mehr möglich. Funktion des Inventurmoduls - schnelle Erfassung des Inventurbestandes - Zeitraum frei definierbar - Selektion von Artikeln wird in der Inventur berücksichtigt; alle Artikel oder bestimmte Artikel möglich - Selektion für einzelne Lager - Erfassung der Inventurbestände über externe Geräte (z.b. Notebook) möglich, da Bestände in externen Dateien gespeichert werden und in GS- Auftrag eingelesen werden können Starten des Moduls Das Inventurmodul wird in der Maske Artikelstamm über den Menüpunkt INVENTUR aufgerufen. Die Hauptliste wird geöffnet und die Selektionsmaske erscheint. Die Selektion kann nach folgenden Kriterien gewählt werden: - Artikelnummer - Suchbegriff - Warengruppe Wenn keine Angaben zur Selektion gemacht werden, so werden alle Artikel im Artikelstamm selektiert. Selektion von Artikeln für die Inventur Die Selektion erfolgt automatisch beim Start des Inventurmoduls. 3

Eine Selektion kann nach 3 Kriterien durchgeführt werden: 1.) Artikelnummer 2.) Suchbegriff 3.) Warengruppe Beispiele für Selektionsmöglichkeiten finden Sie weiter unten. Bei Selektionen können sozusagen Joker oder Platzhalter genutzt werden. Im Fall von GS-Auftrag handelt es sich um das Prozentzeichen. Dadurch können die Selektionen auf einen bestimmten Bereich eingegrenzt werden. Das Prozentzeichen kann eingesetzt werden um Teilbegriffe zu suchen, d.h., dass der Begriff, die Artikelnummer oder die Warengruppe nur zum Teil bekannt ist. Beachten Sie bitte, dass bei der Selektion die Schreibweise, also Groß- und Kleinbuchstaben, berücksichtigt werden. Also wird bei Selektion %soft% unter Warengruppe nicht die Warengruppe Software berücksichtigt, da die Warengruppe ein groß geschriebenes S beinhaltet. Beispiele: Selektion 1: Warengruppe: %spiel% Ausgabe: Ł Brettspiele Ł Computerspiele Ł Kartenspiele Ł also alle Warengruppen, die das Wort spiel beinhalten, dies gilt auch für Warengruppen, die mit spiel enden oder beginnen Selektion 2: Artikelnummer: 10% Ausgabe: Ł 10 Ł 100 Ł 109999999 Ł also alle Artikelnummer, die mit 10 beginnen Selektion 3: Suchbegriff: %ware Ausgabe: Ł Software 4

Ł Hardware Ł Bürosoftware Ł Anwendungssoftware Ł also alle Suchbegriffe, die mit ware enden Diese Beispielselektionen können auf alle Selektionskriterien angewandt werden. Es ist auch möglich mehrere Selektionskriterien zu kombinieren. So kann nach bestimmten Artikelnummern in bestimmten Warengruppen selektiert werden. Beispiel: Artikelnummer: 10% Warengruppe: %spiel% Ausgabe: Ł alle Artikelnummer, die mit 10 beginnen und den Warengruppen angehören, die den Begriff spiel beinhalten. Beenden Sie das Selektionsfenster nicht mit Abbrechen, da sonst eine leere Liste geöffnet wird und keine Inventur möglich ist! Aufbau des Inventurmoduls Die Maske des Inventurmoduls ist folgermaßen aufgebaut: 5

Erläuterungen: 1.) Sortierung: Hier stellen Sie ein, nach welchem Feld die Selektion sortiert werden soll. Die Sortierung bestimmt auch in welchem Feld eine Suche stattfindet. So kann z.b. eine Artikelnummer nicht gesucht werden, wenn die EAN-Nummer als Sortierung gewählt wurde. 2.) Lager: Unter Lager wird das Lager ausgewählt, in das die gesamte Inventur der Selektion gebucht werden soll. 3.) Aktueller Bestand (laut Lager): Dieser Wert zeigt Ihnen an, welchen Lagerbestand Sie laut GS-Auftrag haben. Dieser Wert wird unter Berücksichtigung des Schriftverkehrs angegeben. Bitte beachten Sie, dass in diesem Feld keine Eingaben getätigt werden können. 4.) Inventurbestand (Ist-Bestand): In diesem Feld werden die bei der Inventur erfassten Bestände eingegeben. Beim Start des Inventurmoduls steht der Wert immer auf 0. 5.) Datum der Inventurübernahme: Das Datum der Inventurübernahme gibt an, ab wann die Inventur Gültigkeit hat. Das Datum kann unter EINSTELLUNGEN geändert werden. Es ist also möglich eine Inventur rückwirkend durchzuführen oder, wenn benötigt, auch eine Inventur durchzuführen, die erst einige Tage später gültig sein soll. Einstellungen für die Inventur Die Einstellungen für die Inventur werden im gestarteten Inventurmodul unter EINSTELLUNGEN festgelegt. Es gibt folgende Einstellungsmöglichkeiten: Ł Datum der Inventurübernahme Ł Artikel mit Inventurbestand = 0 buchen Ł Automatische Erhöhung des Bestandes bei erfolgreicher Scancode Suche 1.) Datum der Inventurübernahme: Diese Einstellung gibt an, ab welchem Tag die Inventur gültig ist. So können Sie zum Beispiel am 21.10.2004 eine Inventur rückwirkend zum 30.09.2004 durchführen. 2.) Artikel mit Inventurbestand = 0 buchen: Diese Einstellung übernimmt bei der Buchung alle Inventurbestände, auch wenn diese 0 sind. D.h., dass alle Artikel, die in der Inventur den Inventurbestand = 0 zugewiesen bekommen, nach der Buchung der Inventur auch den Lagerbestand = 0 aufweisen! Wir empfehlen diese Option nur zu aktivieren, wenn dies unbedingt für Ihre Inventur notwendig ist. Bitte beachten Sie, dass 6

diese Einstellung bei jeder Inventur vorgenommen werden muss. Beispiel: Sie haben viele der selektierten Artikel nicht auf Lager und nur wenige, die im Lager vorhanden sind. Sie möchten nun die Inventur in Ihrem gesamten Lager durchführen. Führen Sie die Inventur mit allen vorhandenen Artikeln durch und tragen Sie die zugehörigen Bestände ein. Wenn die Option aktiviert ist, werden die Bestände der nicht vorhandenen Artikel auf 0 gebucht. 3.) Automatische Erhöhung des Bestandes bei erfolgreicher Scancode Suche: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden bei gescannten Artikeln die entsprechenden Inventurbestände um 1 erhöht, sobald der Artikel gefunden wurde. Diese Einstellung erlaubt die Inventur mit dem Barcode- Scanner. Vorraussetzung ist, dass den Artikeln Barcodenummern bzw. EAN zugewiesen sind. Auch Suchen über die Tastatur werden berücksichtigt. Sie brauchen in diesem Fall nur die Artikelnummer bzw. das entsprechende Suchwort gemäß der Sortierung einzugeben. Inventur-Hauptliste In der Hauptliste können Sie unter Sortierung wählen nach welchem Kriterium die Selektion sortiert werden soll. Es ist möglich nach folgenden Kriterien zu sortieren: Ł Artikelnummer Ł Suchbegriff Ł Warengruppe Ł Bestellnummer Ł EAN-Nummer In dieser Liste wird unter Lager das entsprechende Lager für die Inventur gewählt. In dem Auswahlmenü Lager werden alle von Ihnen vorhandenen Lager angezeigt, auch leere und nicht genutzte Lager. Bitte beachten Sie, dass bei der Suche immer entsprechend der Sortierung gesucht wird. D.h., dass bei einer Sortierung nach EAN-Nummer, der eingegebene Begriff bzw. die eingegebene Nummer in dem Feld EAN-Nummer gesucht wird. Bei einer Sortierung nach Artikelnummer, wird im Feld Artikelnummer gesucht usw.. Bitte beachten Sie, dass alle Bestände der Selektion in das gewählte Lager gebucht werden. D.h., dass alle Artikel in dieses Lager gebucht werden, auch wenn diese dort nicht vorhanden sind. Daher sollte für jedes Lager eine eigene Selektion der vorhandenen Artikel erstellt werden, um eventuellen Fehlbuchungen vorzubeugen! Suche von Artikeln innerhalb der Selektion Artikel können innerhalb der Selektion gesucht werden. Bitte beachten Sie, dass nur entsprechend der Sortierung gesucht wird. Haben Sie nach Artikelnummer sortiert, so wird der gesuchte Begriff nur unter den Artikelnummern gesucht. Es gibt zwei Möglichkeiten um die Suche durchzuführen: 1.) Suche mit Barcode-Scanner: Wenn Sie einen Barcode-Scanner in GS-Auftrag nutzen, so können Sie die Barcodes scannen und GS-Auftrag sucht Ihnen 7

automatisch den zugehörigen Artikel. Bitte sortieren Sie die Selektion nach dem Feld, in dem der Barcode hinterlegt ist. 2.) Suche über Eingabe des Suchbegriffs: Geben Sie über die Tastatur den gesuchten Begriff ein und bestätigen Sie die Suche mit der Enter-Taste. Bitte beachten Sie auch hier, dass der Begriff nur in dem unter Sortierung eingegeben Feld gesucht wird. Durchführung einer Inventur ANMERKUNG: Eine verbuchte Inventur kann nicht rückgängig gemacht werden! Bitte vergewissern Sie sich daher, dass alle Daten und Einstellungen korrekt sind, bevor Sie die Inventurdaten verbuchen. 1.) Selektieren Sie die gewünschten Artikel, die bei der Inventur berücksichtigt werden sollen. 2.) (Optional) Stellen Sie unter EINSTELLUNGEN die gewünschten Vorgaben ein. 3.) Tragen Sie die vorhandenen Inventurbestände der Artikel ein bzw. scannen Sie die vorhandenen Artikel ein (falls Sie einen Barcode- Scanner besitzen und die entsprechende Einstellung vorgenommen haben) 4.) (Optional) Sie können die eingelesenen Daten speichern, um diese an einem anderen Rechner in GS-Auftrag einzulesen. Dazu gehen Sie über den Menüpunkt BEARBEITEN -> INVENTUR SPEICHERN. Bitte wählen Sie einen eindeutigen Namen für die Datei, aus dem hervorgeht um welches Lager es sich handelt und ggf. in welchem Zeitraum die Inventur stattfand. Wir empfehlen das Speichern der Inventur. 5.) Verbuchen Sie die Inventur über den Button BUCHEN oder über den Menüpunkt BEARBEITEN -> INVENTUR BUCHEN. Das Inventurmodul wird automatisch geschlossen, sobald gebucht wird. Bitte beachten Sie, dass beim Einlesen mit einem Barcode-Scanner die Sortierung auf das Feld eingestellt werden muss, in dem sich die Nummer des Barcodes befindet. D.h., dass Sie die Sortierung nach EAN-Nummer eingestellt sein muss, falls sich der eingelesene Barcode im Feld EAN-Nummer befindet. Falls sich der Barcode in der Artikelnummer, so muss die Sortierung nach der Artikelnummer stattfinden. Einlesen von Inventurdaten aus externen Lagern Bei GS-Auftrag ist es möglich mit einem Laptop mit GS-Auftrag eine Inventur direkt im Lager durchzuführen und an anderen Rechner einzulesen. Dazu müssen Sie lediglich eine Selektion erstellen und diese, nach der Erfassung der Artikel im Lager, über den Menüpunkt BEARBEITEN -> INVENTUR SPEICHERN speichern. Bitte benennen Sie die Datei beim Speichern eindeutig, damit Sie diese beim Einlesen dem richtigen Lager zuordnen können. Überspielen Sie die Datei auf den Rechner, auf dem die Inventur durchgeführt werden soll. Die Datei wird dann im Inventurmodul über den Menüpunkt BEARBEITEN -> INVENTUR EINLESEN in das Programm eingelesen. Wählen Sie dann das entsprechende Lager 8

im Inventurmodul und verbuchen Sie die Inventur über den Button BUCHEN oder über den Menüpunkt BEARBEITEN -> INVENTUR BUCHEN. Bitte kontrollieren Sie nach dem Einlesen der Inventurdatei die Einstellungen erneut, da es unter Umständen sein kann, dass diese verändert wurden. Bitte beachten Sie, dass das Datum der Inventurübernahme beim Einlesen der Inventurdatei nicht übernommen wird. Stellen Sie das Datum bitte korrekt ein bevor Sie die Inventur verbuchen, damit keine eventuellen Fehlbuchungen durchgeführt werden. Druck von Inventurlisten Sie können die aktuelle Inventurliste über den Menüpunkt DRUCK ausdrucken. Dazu muss vorher die Inventurdatei über BEARBEITEN -> INVENTUR SPEICHERN gespeichert werden und über BEARBEITEN -> INVENTUR EINLESEN wieder eingelesen werden. Danach kann über den Druck eine Liste mit Ist- und Soll-Beständen gedruckt werden. Beispiel: Sie haben am 31.4.2004 eine Inventur durchgeführt. Nun möchten Sie anhand dieser Inventur für Ihre Unterlagen eine Liste ausdrucken, die Ihnen Auskunft über die damaligen Lager- und Inventurbestände gibt. Vorraussetzung hierfür ist, dass Sie Ihre alte Inventur gespeichert haben. Die gespeicherte Datei lesen Sie bitte über BEARBEITEN -> INVENTUR EINLESEN ein. Danach gehen Sie über DRUCK und wählen dort beispielsweise die Liste Inventurliste (mit Differenz) 02/2003 mit Listenendsummen. Über VORSCHAU können Sie sich vorher die Liste ansehen, bevor Sie diese drucken. Die Funktion GESTALTEN ermöglicht Ihnen das Aussehen und den Inhalt Ihrer Listen selbst zu bestimmen. Falls die Inventurdatei gelöscht wird, so kann die Liste nicht neu ausgedruckt werden! 9