Software-Tools im Projektmanagement Unterstützung der Projektarbeit durch Software-Tools im praktischen Projekt-Alltag 1
Inhalt bzw. Ziele Eine praxisnahe Projektmanagement-Unterstützung vermitteln Die Projekt-Komplexität und Alltagstauglichkeit unter einen Hut bringen Aufzeigen, wie Projekte 100-fach in Unternehmen praktisch von Software unterstützt werden Aufzeigen, wie der Bedarf an hohen integrativen Werkzeugen mit der Komplexität von Projekten steigt Finden bzw. gemeinsames Erarbeiten von weiteren Ideen Diskussionen über Erfahrungen Wie geht das? Fragen aus der Praxis beantworten 2
Komplexität Ihrer Projekte fest im Griff Projektdefinition Projektplanung Projekt-Organisation Projekt-Kommunikation Projekt-Dokumentation Projekt-Zeiten und, und, und 3
Adressen E-Mails Dokumente Vernetzung Protokolle aller Aufgaben Projektdaten Pläne Rechnungen Termine 4
Themen in der Praxis Projektdefinition Projekt-Organisation Projekt-Funktionen/-Rollen Projekt-Teams Projekt-Kommunikation Projekt-Dokumentation Projekt-Raum Projekt-Strukturplan Projektplanung SWOT-Analyse Projekttermine Projektmeilensteine Projekt-Zeiten/Aufwand SOLL / IST (Projektcontrolling) Wissensmanagement im projektorientierten Unternehmen Kollaboration im Projekt Projekt-Aufgaben Projekt-Meetings Projekt-Ablage: Suchen und Finden Mobilitätsbedürfnis im Projektraum 5
Projektdefinition Projektdefinitionsblatt Projekt-Nr.: Buchhaltung / Kostenstelle Projektbezeichnung standardisieren Projektleiter: Basis für internes Wissensmanagement Projektdauer von bis (Basis für Projektplanung) Projektabhängigkeiten / Projektvernetzungen Projekt-Strukturbildung Kategorien Bereich Typ Priorität Projekt-Status 6
Projektdefinition 7
Projekt-Organisation Projektbeteiligtenliste CRM als wichtige Basis für Qualität und Effizienz Alle am Projekt beteiligten, externen Personen und Firmen Alle am Projekt beteiligten, internen Mitarbeiter Alle Funktionen der Projektbeteiligten (Firmen und Personen) Interne Projektfunktionen Zuordnungen in alle Richtungen 8
Projekt-Organisation 9
Projektbeteiligtenliste 10
Projekt-Funktionen/-Rollen In welcher Funktion sind externe Firmen und Personen zugeordnet In welcher Rolle sind interne Mitarbeiter zugeordnet In welcher Qualifizierung sind interne Mitarbeiter zugeordnet Verwendung für Projektbeteiligtenliste, Projektcontrolling, Projektzeitplan = Projektteam 11
Projekt-Funktionen/-Rollen 12
Projekt-Kommunikation Informationsaustausch mit E-Mails unter den Projektbeteiligten Schriftverkehr aus dem Projekt heraus Bereitstellung über Plattform Bereitstellung am Mobilen Client Bereitstellung über die private Cloud Nachvollziehbarkeit 13
Projekt-Kommunikation 14
Projekt-Dokumentation sämtliche projektrelevanten Dokumente Projekt-Vermerke Termine E-Mails SMS Rechnungen Reklamationen = mitgeltende Unterlagen (Informationsobjekte) 15
Projekt-Dokumentation 16
Projekt-Raum Einteilung des Projekts Ordnungskriterien Kategorien Berechtigungen Ordner Strukturbildung mit Ordnern über alle Projektelemente Ordnerbildung aus der Projektplanung heraus Verwendung im projektbezogenen Postverteilzentrum 17
Projekt-Raum = Sämtliche Informationen, Kontakte, Mails, Termine und Daten im Projekt-Ordner Bauherr 18
Projekt-Planung Phasen und Arbeitspakete Funktionen-Verteilung Zeitspannen Stunden-Verteilung Grafisch / Zahlen Zuteilung von Projektbeteiligten = Qualität durch Projekt-Vorlagen welche als Handlauf für neue Projekte dienen 19
Projekt-Planung 20
Projekt-Strukturplan Aus der Projektplanung heraus Hand in Hand mit der Ordnerstruktur als Ordnungskriterium 21
Projekt-Strukturplan 22
Projekt-Terminpläne Projekt-Meilensteine Aus der Projektplanung heraus Aus dem Projektterminkalender heraus Aus den diversen Fälligkeiten heraus Aus den Nachverfolgungen heraus In den Gruppenkalender hinein 23
Projekttermine Print 24
Projekt-Aufwand Projekt-Kosten Projekt-Zeiten/Aufwand SOLL / IST (Projektcontrolling) 25
Projekt-Controlling 26
Projekt-Controlling 27
Wissensmanagement Unterstützung in Projekten Suche nach Inhalten in Dokumenten und E-Mails Suchergebnis nach Personen Identifikation der Wissensträger Lessons Learned 28
Kollaboration in Projekten Zusammenarbeit über Ortsgrenzen hinweg Standorte hinaus Dokumente (projectcloud) Aufgaben z.b. die Projektplattform 29
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Projekt-Aufgaben Meetings Fortschreibende Meetingprotokolle Verbindlichkeiten schaffen Aufgaben und Nachverfolgungen ableiten 31
Projekt-Aufgaben 32
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Projekt-Ablage: Suchen und Finden innerhalb des Unternehmens innerhalb des Projekts Suche nach Inhalte bei Dokumenten und E-Mails (Volltextsuche) 34
Keplerstraße 105/5/9 AT-8020 Graz Tel. +43 (3112) 50309 office@sol-it.at www.sol-it.at Ihre Ansprechpartner: Werner Wachter, CMC 35