Altenheim Jahresgespräche 06. - 07.12.2010 in Berlin Ist Ihre Einrichtung zukunftsfest? Welche Wege führen aus den roten Zahlen? Hubert Braun Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de FACTS aus CAR Invest Nov. 2010 Aug. 2010 Jul. 2010 Jun. 2010 Mai 2010 Hamburg: Pflegen & Wohnen mit satten Verlusten 1,4 Mio. EUR PH Morierhof Lübeck: Betreiber ist insolvent Kommen die Pflegeheimbetreiber unter die Räder? Krankenhausgesellschaft Baden-Wü.: 71,9 % von 368 Pflegeeinrichtungen schreiben rote Zahlen Pfaffenhofen: Pflegeheim reißt Loch in den Haushalt 320.000 Euro Defizit Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 2
Entwicklungen seit 2008 Preisdruck durch regionale Überkapazitäten negatives Preiskartell viele Einrichtungen verzichten auf notwendige Erhöhung der Pflegesätze Kostenschub durch Tariferhöhungen TVÖD Lohnrunde 2008 / 2009 +8,8% TVÖD Lohnrunde 2010 / 2011 +2,5% Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 3 Auszug aus der Fitness-Checkliste Selbsttest für Geschäftsführer in Alten- und Pflegeheimen Die Kosten- und Erlösstrukturen Ihrer Einrichtung werden stets überwacht und optimiert? Sie kennen die relevanten Kennzahlen ihrer Einrichtung? Sie machen regelmäßige Kostenchecks und verfügen über einen Mitbewerber-Vergleich? Sie wissen jederzeit und genau welche Bereiche bzw. Bereichsleitungen die Budgets im Griff haben? Die Einsparungspotenziale aus ihren gefühlten Schwachstellen sind Ihnen bekannt? Sie kalkulieren zeitnah Ihre Preise? Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 4
Ist Ihre Einrichtung zukunftsfest? Der Kosten- und Leistungs - Check Leistungs - Check Belegungs - Check Angebots - Check / Versorgungsnischen besetzen! Marktpositionierung / Mitbewerber Einnahmen - Pflegesätze Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 5 Kosten-Check Welche Daten müssen vorliegen? Beispiel Stellen und Ø - Gehälter Jan Feb März Apr Mai Juni Juli Ø-Stellen Ø-Gehalt Verwaltung / Leitung 7,33 7,44 7,08 7,08 7,31 7,18 7,24 48.498 Pflegekräfte 81,79 81,74 85,33 83,46 81,67 79,91 82,32 45.620 Küche 11,74 11,74 11,07 11,45 12,24 11,87 11,69 39.656 Hauswirtschaft 1,07 0,51 0,87 0,87 0,87 0,87 0,84 50.381 Technischer Dienst 2,33 2,31 2,31 2,31 2,31 2,31 2,31 37.880 Gesamt 104,27 103,75 106,67 105,18 104,40 102,14 104,40 45.019 Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 6
Kosten-Check Welche Daten müssen vorliegen? Beispiel Stellen und Ø - Gehälter Pflegebereich Jan Feb März Apr Mai Juni Juli Ø- Stellen Ø-Gehalt PDL/ Stellvertr. PDL 1,21 1,21 1,21 1,21 1,21 1,21 1,21 60.947 Gerontokräfte, Ergo. 6,69 6,69 6,69 5,87 5,70 5,70 6,22 43.775 Altenpfleger qualifiziert 42,03 41,83 44,81 43,76 42,61 40,99 42,67 48.764 Pflegehilfen 29,20 29,35 29,96 29,96 29,48 29,20 29,53 41.198 Schüler, Praktikanten 2,67 2,67 2,67 2,67 2,67 2,81 2,69 41.665 Gesamt 81,79 81,74 85,33 83,46 81,67 79,91 82,32 45.620 Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 7 Kosten- Check Welche Daten müssen vorliegen? Beispiel Essensstatistik BKT pro Tag Pflege Wohnanlage Mitarbeiteressen Externe Essen Gäste-essen Sonstiges AH Gesamt BKT Aufteilu ng Frühstück 181,62 0,87 0,00 0,00 0,07 0,00 0,00 182,56 3/14 Mittagessen 181,62 0,87 4,70 84,45 6,10 0,00 51,37 329,12 6/14 Zw.mahlzeit 181,62 181,62 1/14 Abendessen 181,62 0,87 0,00 0,00 0,01 0,00 0,00 182,50 4/14 Ø BKT pro Tag 181,6 0,8 2,0 36,2 2,6 0,0 22,0 245,29 14/14 Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 8
Schwachstellenanalyse Welche Bereiche werden analysiert? Verwaltung Pflegebereiche Essensversorgung Servicedienste, Hol- und Bringdienste Reinigung Wäschekosten Technischer Dienst Sonderbereiche Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 9 Schwachstellenanalyse Verwaltung Häufige Defizite Rezeptionszeiten Heimabrechnung und Buchhaltung Lohn- und Gehaltsabrechnung Maßnahmen Personal- und Kosteneinsparung durch Reorganisation Outsourcing Buchhaltung, Heimabrechnung, Gehaltsabrechnung Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 10
Schwachstellenanalyse Pflegebereich Häufige Defizite Kein monatliches Controlling der Personalstellen Überbesetzungen; Häufig Mehrkosten von bis zu 200.000 p.a. bei 100 Betten Zu hohe Personalkosten Maßnahmen Anpassung der Dienst- und Schichtzeiten Täglicher Check-up der Soll-Ist-Stellen Einführung eines monatlichen Controllings Evtl. Einführung eines Haustarifs oder Gründung einer Service- GmbH Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 11 Schwachstellenanalyse Pflegebereich Beipiel SOLL - IST Abgleich Pflege 2010 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Ø Jahr Rüstige 11,4 12,1 12,4 11,6 10,8 14,0 12,04 6,1% Stufe 0 6,0 6,0 6,5 6,3 6,8 7,6 6,54 3,3% Stufe 1 68,6 68,9 63,4 57,7 61,5 64,4 64,08 32,4% Stufe 2 61,8 62,8 66,0 70,3 68,1 68,8 66,33 33,5% Stufe 3 49,3 48,8 48,6 50,1 47,5 48,0 48,72 24,6% Härtefälle 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,00 0,0% bei Abwesenheit 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,00 0,0% Summe Bewohner 197,1 198,6 197,0 196,0 194,7 202,9 197,71 100,0% Sollstellen 77,4 77,7 77,3 78,0 77,0 78,8 77,69 IST Stellen 81,8 81,7 85,3 83,5 81,7 79,9 82,32 Abweichung + 4,4+ 4,0+ 8,1+ 5,5+ 4,7+ 1,1 + 4,63 Fachkraftquote 64,5% 64,0% 68,2% 65,2% 64,3% 60,8% 64,5% Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 12
Pflegebereich IST- Stellen Ermittlung Richtiges Erfassen der IST Stellen für den laufenden Monat Fortlaufende Aktualisierung und Dokumentation Bewertung der ausgezahlten Überstunden Bewertung der Fremdarbeitkräfte Bewertung von Urlaubsabgeltungen Bewertung von GfB Kräften Richtige Zuordnung von Mitarbeitern (strikte Abgrenzung Hauswirtschaft und Pflege) Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 13 Häufige Defizite Schwachstellenanalyse Hauswirtschaft / Servicedienste Fehlende Schnittstellendefinitionen bei Wäschever- und -entsorgung Essensverteilung Spüldienste Viele Arbeitsschritte werden mehrfach erbracht Oft Mehrkosten von bis zu 150.000 Euro bei 100 Plätzen Maßnahmen Klare Definition der Schnittstellen Optimierung der Arbeitsabläufe Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 14
Schwachstellenanalyse Hauswirtschaft / Servicedienste Beispiele aus der Praxis 800 700 600 500 719 710 685 685 639 593 583 Wäscheverteilung Kosten Jahr pro Bew. / Jahr 547 522 400 300 200 289 181 194 100 - - - - - 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 15 Schwachstellenanalyse Hauswirtschaft / Servicedienste Beispiele aus der Praxis 1.000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 - Essenstransport Küche-Station Kosten Jahr pro Bew. / Jahr - 254 345 488 511 178 289 250 921 281 - - 897 833 833 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 184 Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 16
Schwachstellenanalyse Hauswirtschaft / Servicedienste Beispiele aus der Praxis 1.600 1.400 1.200 1.000 800 600 400 200 - Kosten Servicedienste pro Bew. p.a. Essen Wäsche 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 17 Schwachstellenanalyse Essensversorgung Häufige Defizite Zum Teil Mehrkosten von 150.000 bei 100 Betten durch zu hohen Lebensmittelaufwand zu viel Küchenpersonal Konditionen Caterer Preise für externe Essen nicht kostendeckend Keine aussagefähige Essensstatistik Keine Budgetierung und Controlling Maßnahmen Personal- und Kosteneinsparungen durch Reorganisation Verbesserte Konditionen Wareneinkauf Neuverhandlung Dienstleistungsverträge Caterer Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 18
Schwachstellenanalyse Essensversorgung 20 Euro / Tag Beispiel aus der Praxis: 18 Euro / Tag Preis pro Beköstigungstag von 21 Pflegeheimen 17,87 18,44 16 Euro / Tag 15,09 15,21 14 Euro / Tag 14,13 13,71 13,23 12 Euro / Tag 10 Euro / Tag 8,75 9,24 9,30 9,60 10,79 10,51 10,54 10,31 12,54 12,08 11,80 11,87 11,35 11,47 8 Euro / Tag 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 19 11 Stellen 10 Stellen Schwachstellenanalyse Essensversorgung Beispiel aus der Praxis: Stellen Küche für 100 Vollportionen von 21 Heimen 9,59 10,86 9 Stellen 8 Stellen 8,06 7,93 8,26 7 Stellen 6,53 6,37 7,16 6,59 7,19 7,36 6 Stellen 5,44 5,51 5,08 5,40 5,60 5,81 5,86 6,14 6,10 5 Stellen 4,85 4 Stellen 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 20
Ermittlung der Vollportionen BKT Aufteilung Darstellung nach 14tel Aufteilung Mahlzeiten Frühstück Mittag Zw.Mahlzeiten Abend Gesamtsumme BKT Aufteilung 3/14 6/14 1/14 4/14 14/14 in % 21,4% 42,9% 7,1% 28,6% 100,0% Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 21 Ermittlung der Vollportionen Externe Essen Gäste-essen Sonstiges AH Gesamt BKT Aufteilu ng BKT pro Tag Pflege Wohnanlage Frühstück 96,43 1,61 98,04 3/14 Mittagessen 96,43 35,68 0,20 94,26 2,45 2,74 231,77 6/14 Zw.mahlzeit 96,43 96,43 1/14 Abendessen 96,43 1,28 97,71 4/14 Ø BKT pro Tag 96,43 16,00 0,09 40,40 1,05 1,18 0,00 155,1 14/14 Mitarbeiteressen Mitarbeiteressen Externe Essen Gäste-essen Sonstiges AH Gesamt BKT Aufteilu ng Essen pro Jahr Pflege Wohnanlage Frühstück 35.197 588 0 0 0 0 0 35.785 3/14 Mittagessen 35.197 13.023 74 34.406 894 1.003 0 84.596 6/14 Zw.mahlzeit 35.197 0 0 0 0 0 0 35.197 1/14 Abendessen 35.197 467 0 0 0 0 0 35.664 4/14 Ø BKT pro Jahr 35.197 5.841 32 14.745 383 430 0 56.627 14/14 Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 22
Schwachstellenanalyse Wäschekosten Häufige Defizite Bei eigenem Personal: fehlende Zuordnung der Mitarbeiter für Wäsche, Reinigung und Hauswirtschat Sachkostenanteile bei eigener Wäscherei werden nicht erfasst Oftmals zu hohe Kosten von bis zu 60.000 p.a. bei 100 Betten Sehr hohe Kosten für Wäscheverteilung im Haus Sehr häufig keine Trennung nach Wäschearten und Bereichen Wäschearten Stationswäsche Berufskleidung Bewohnerwäsche Bereiche Wohnbereiche Allgemeine Pflege Beschützende Pflege Wachkoma Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 23 Benchmarkwerte Wäsche Kosten pro Bewohner im Jahr Niedrig Mittel Hoch 850 Euro 1.050 Euro 1.200 Euro Die Benchmarkwerte setzen sich wie folgt zusammen: Bewohnerwäsche 620 Euro pro Bewohner und Jahr Flachwäsche 220 Euro pro Bewohner und Jahr Berufskleidung 210 Euro pro Bewohner und Jahr Ø Benchmark Wäsche 1.050 Euro pro Bewohner und Jahr Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 24
Benchmarkvergleich Wäsche IST Kosten von 21 Pflegeheimen (ohne Sachkosten bei eigener Wäscherei) Wäschekosten pro Bewohner/Jahr (nur Personalkosten bei eigener Wäscherei) 1.300 1.200 1.181 1.183 1.100 1.000 900 800 700 621 657 727 735 772 805 805 807 815 819 828 868 899 935 967 983 1.009 1.026 1.045 600 500 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Wäschekosten pro Bewohner/Jahr: Gelb = eigene Wäscherei Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 25 Benchmarkvergleich Wäsche IST Kosten von 21 Pflegeheimen (mit Sachkosten bei eigener Wäscherei) 1.700 Wäschekosten mit Sachkostenanteil von 30% bei eigener Wäscherei 1.500 1.300 1.100 Wäschekosten/Bewohner und Jahr: Gelb=Eigene Wäscherei 933 1.044 1.096 1.143 1.145 1.164 1.233 727 1.276 1.328 1.374 983 1.433 1.457 1.045 1.181 1.183 900 805 815 828 700 621 500 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 26
Schwachstellenanalyse Wäschekosten Maßnahmen Ursache für Mehrkosten analysieren Reduzierung des Verbrauchs und / oder Reduzierung der Preise Monatliche Auswertungen je Bewohner / Bereich evtl. durch Wäscherei Wäschebelieferung durch Wäscherei direkt auf Station Einführung einer Wäscheliste als Empfehlung für Angehörige Welche und wie viele Wäschestücke sind mitzubringen? Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 27 Schwachstellenanalyse Reinigungskosten Häufige Defizite Bei eigener Reinigung: fehlende Zuordnung der Mitarbeiter zu den diversen Leistungsbereichen Häufig zu hohe Kosten von bis zu 80.000 p.a. bei 100 Betten Maßnahmen Überprüfung und Überarbeitung der Leistungsverzeichnisse Die Konditionen mit der Reinigungsfirma überprüfen Prinzip Zugehfrau einführen Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 28
Schwachstellenanalyse Reinigungskosten Beispiele aus der Praxis 2.000 1.800 1.600 1.400 1.200 1.000 800 600 400 200 0 Reinigung: Kosten Jahr pro Bew. / Jahr 1.750 1.850 1.659 1.484 1.254 1.260 1.250 1.275 1.348 1.184 1.131 1.459 1.314 1.212 1.050 820 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 29 Der Weg zur Schwarzen Null Beispiel 1: Pflegeheim 215 Plätze Einsparpotenziale Abbau der Überbesetzung im Pflegebereich (3,65 Stellen) Abbau Personalstellen Verwaltung Essensversorgung (gesamt) Reinigungskosten (p.a.) Wäschekosten (p.a.) Technischer Dienst (p.a.) Summe Einsparpotenziale Pflegesatzerhöhungen Summe Verbesserungspotenziale Zeitschiene < 3 Monate < 12 Monate < 6 Monate < 6 Monate < 6 Monate < 6 Monate Euro p.a. 160.000 35.000 132.000 72.000 44.000 16.500 443.000 255.000 698.000 Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 30
Der Weg zur Schwarzen Null Beispiel 2 : Pflegeheim 200 Plätze Einsparpotenziale Abbau der Überbesetzung im Pflegebereich Zeitschiene < 3 Monate Euro p.a. 275.000 Abbau Personalstellen Verwaltung Essensversorgung (gesamt) Reinigungskosten (p.a.) Wäschekosten (p.a.) Technischer Dienst (p.a.) Summe Einsparpotenziale < 12 Monate < 6 Monate < 6 Monate < 6 Monate < 6 Monate 120.000 246.000 44.000 57.000 16.500 758.500 Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 31 Der Weg zur Schwarzen Null Beispiel 2 : Pflegeheim 200 Plätze 400.000 200.000! Betriebsergebnisse 0-200.000 2009 2010 e Plan 2011-400.000-600.000-800.000-1.000.000-1.200.000 Schwan & Partner GmbH, 82041 Oberhaching bei München, 089 665191-0, www.schwan-partner.de 32