8.2 Formulare Viele Dokumentvorlagen zeichnen sich dadurch aus, dass sie leer sind. Oft wird erst ersichtlich, was sie alles zu bieten haben, wenn Sie ein Dokument basierend auf einer solchen Vorlage erstellen. Eine Ausnahme bilden die Formulare: Sie bestehen aus standardisierten Texten und Eingabebereichen für individuelle Einträge, die mit Formularfeldern einheitlich gestaltet sind. Formulare können vor Änderungen durch andere geschützt werden, sodass nur noch diejenigen Eingaben oder Änderungen vorgenommen werden können, die Sie erlauben (freigeben). Aus diesem Grund erstellt man Formulare auch oft als Dokumentvorlagen (z. B. interne Mitteilungen, die von allen Mitarbeitenden benutzt werden) aber erst, wenn man sie genau getestet hat. Sie wissen ja jetzt, wie man ein Dokument als - Vorlage abspeichert. Beispiel eines nicht-elektronischen Formulars, das von Hand ausgefüllt werden muss. NEUE TOOLS Damit Sie elektronische Formulare herstellen können, müssen Sie die ENTWICKLER- TOOLS zum Menüband hinzufügen: DATEI/Optionen: Menüband anpassen: Register ENTWICKLERTOOLS wählen. 8.2.1 Formular-Steuerelemente: Vorversionstools besitzt zwei unterschiedliche Formular-Werkzeuge: Für einfache Formulare genügen die Steuerelemente «Formulare aus Vorversionen», die Sie über den Befehl Vorversionstools erhalten. Legende: Formularsteuerelemente A B C D Textfeld Kontrollkästchen Kombinationsfeld Schattierung (zur besseren Erkennung beim Erstellen) 150
172 Elektronisches Formular erstellen Öffnen Sie die -Datei Memo. Sie passen das nicht elektronische Formular so an, dass es sich am PC ausfüllen lässt. Schauen Sie sich die Abbildung an. Löschen Sie die überflüssigen Zeilen in der Tabelle. Kurzanleitung: Formularfelder einfügen Sie gehen immer gleich vor: Steuerelement aus den Vorversions-Tools einfügen Doppelklick mit der Maus auf das eingefügte Formularfeld öffnet die Eigenschaft: «Fine-Tuning» für das Formularfeld vornehmen Beachten Sie die Einstellungen mit den abgebildeten Optionen in den Dialogfenstern. Die Buchstaben [A D] helfen Ihnen bestimmt, die benötigten Formularfelder einzufügen und korrekt zu definieren. Für die Mitteilungen wählen Sie ein Textformularfeld [A] und grenzen die maximale Länge auf 400 Zeichen ein (sie sollen sich kurz fassen). Die beiden Viereckchen unten ersetzen Sie durch Kontrollkästchen. Das Textformularfeld hinter «weiterleiten an» beschränken Sie auf 75 Zeichen oder wählen stattdessen ein Kombinationsfeld (auch Dropdown-Formularfeld genannt) und fügen 3 4 Namen ein. Nun fehlt noch der Schutz. Dazu finden Sie auf dem Register ENTWICKLERTOOS/Schützen den Befehl Bearbeitung einschr. Am rechten Bildschirmrand öffnet sich ein Arbeitsbereich (siehe nachfolgende Abbildung). Für den Formularschutz reicht Bearbeitungseinschränkungen (Punkt 2): Es darf nur das Formular ausgefüllt werden. Alles andere (Textänderungen, Formatierungen etc.) sind damit automatisch gesperrt. 151
Wählen Sie anschliessend die Schaltfläche «Ja, Schutz jetzt anwenden». fragt Sie nach einem Passwort für den Schutz. Tun Sie das im Unterricht bitte nicht. Wenn Sie das Passwort vergessen, können Sie das Formular nicht mehr bearbeiten. Schliessen Sie den Aufgabenbereich «Bearbeitung einschränken» und speichern Sie Ihr Formular nach. Probieren Sie es aus: Von Formularfeld zu Formularfeld bewegen Sie sich mit der Tabulatortaste oder mit der Maus. KLAPPT NICHT Die Schaltfläche «Ja, Schutz jetzt anwenden» kann nicht ausgewählt werden? Das liegt am aktivierten Entwurfsmodus. Deaktivieren Sie ihn (siehe Abbildung). 173 Formular: Hilfe für Anwender/-innen hinzufügen Öffnen Sie nochmals Ihr Formular Memo. Heben Sie den Schutz auf. stellt eine (sehr) einfache Hilfe für Formular-Benutzer/-innen zur Verfügung. Doppelklicken Sie auf das unterste Formularfeld rechts neben «erledigen bis». Sie wollen eine Hilfestellung für die korrekte Eingabe des Datums geben: Doppelklick auf die Schaltfläche «Hilfetext hinzufügen...» (ganz unten links im Options-Fenster für die Formularfelder). Es gibt zwei Möglichkeiten für einen Hilfetext: auf der Statusleiste oder über die Hilfetaste F1. Geben Sie den abgebildeten Text ein und kopieren Sie ihn. Wechseln Sie zur Registerkarte HILFETASTE (F1) und fügen Sie den kopierten Text ein 1. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK, aktivieren Sie den Formularschutz, speichern Sie das Formular nach. 174 Abschnitte in Formularen schützen Ausgangslage: Es gibt Situationen, in denen Sie die Länge der Mitteilung im Formular nicht beschränken dürfen/wollen. Das kann bedeuten, dass Ihr sorgfältig gestaltetes Formular auseinanderfällt: Die Grussformel oder die Auflistung der Beilagen kommen eventuell auf eine neue Seite. Das können Sie verhindern. Öffnen Sie die -Datei Telefonnotiz. Fügen Sie nach «Bemerkung» einen Abschnittsumbruch Fortlaufend ein (LAYOUT/Umbrüche). 152 1 Im Berufsalltag werden Sie den Hilfetext nur entweder auf der Statusleiste oder über die F1-Taste anzeigen lassen. Beides macht wenig Sinn.
Wenn Sie nun die Bearbeitung einschränken wollen, sehen Sie im aufgeklappten Aufgabenbereich unterhalb der Schutz- Auswahl einen Link «Abschnitte auswählen...». Folgen Sie diesem Link und schützen Sie nur den ersten Abschnitt, den zweiten lassen Sie ungeschützt. Speichern Sie das Formular nach und testen Sie es. 175 Umfrage: Tastaturschreiben im Griff? Ausgangslage: Vielfach wird an kaufmännischen Berufsfachschulen flüssiges Tastaturschreiben mit der 10-Finger-Blindtast-Methode verlangt. Folgendes Formular dient zur Selbsteinschätzung. Öffnen Sie die -Datei Tastaturschreiben. Der Text ist bereits vorhanden. Hingegen fehlen sämtliche Formularfelder ergänzen Sie sie. Tipp: Auf Tabstopps oder hängende Einzüge springen Sie mit Ctrl + Tab-Taste. Gestalten Sie die Selbsteinschätzung (Abbildung) und schützen Sie sie (Formulareingaben erlaubt). Speichern Sie das Formular nach und testen Sie, ob die Formularfelder richtig funktionieren. NACHTEIL -Formulare haben einen wesentlichen Nachteil: Umfragen lassen sich nicht automatisch auswerten. Dafür gibt es geeignetere Tools (mit einer Datenbank-Anbindung für die automatische Auswertung). 153
8.2.2 Formular-Steuerelemente: Inhaltssteuerelemente Die Inhaltssteuerelemente sehen im ersten Moment etwas gewöhnungsbedürftig aus. Aber grundsätzlich funktionieren sie gleich: Sie fügen das gewünschte Inhaltssteuerelement ein und formatieren es. Anschliessend definieren Sie die Eigenschaften für deren zukünftigen Inhalt. Legende A Rich-Text-Inhaltssteuerelement 1 (rechts daneben: Nur-Text-Inhaltssteuerelement) B Kontrollkästchensteuerelement C Kombinationsfeld-Inhaltssteuerelement 2 (daneben: Dropdownlisten-Inhaltssteuerelement) D Datumsauswahl-Inhaltssteuerelement Arbeitsschritte Inhaltssteuerelement wählen Befehl Steuerelemente/Eigenschaften anklicken Titel definieren (z. B. Name), dieser Titel erscheint oberhalb des Feldes Schauen Sie sich die beiden Inhaltssteuerelemente Kombinationsfeld und Datumsauswahl bei der folgenden Aufgabe an. 176 Formular: Kursbestätigung Ausgangslage: Für die Weiterbildung gestalten Sie ein Formular, womit die Kursteilnehmenden eine Einladung mit wichtigen Eckdaten zum Kurs erhalten. Öffnen Sie ein leeres -Dokument. Auf der Abbildung sehen Sie eine ausgefüllte Kursbestätigung. Speichername: Kursbestätigung Tippen Sie die abgebildeten Texte (ohne die roten Texte) ab. Die Kurztitel (Start, Kurszeit etc.) erhalten einen hängenden Einzug von ca. 3.5 cm. Geben Sie jedem Inhaltssteuerelement einen aussagekräftigen Namen (der oberhalb des Feldes angezeigt wird), siehe folgende Anweisungen. 154 1 Texte in Rich Text Inhaltssteuerelemente können unterschiedlich formatiert werden, bei Nur-Text-Inhaltssteuerelementen kann nur der ganze Feldinhalt formatiert werden. 2 Im Kombinationsfeld-Inhaltssteuerelement oder bei Dropdownlisten-Inhaltssteuerelementen sind die Unterschiede für einfache Anwendungen nicht ganz klar. Beide Felder lassen sich mit Auswahl-Texten bestücken.
Beginnen Sie mit Anrede und Namen: A Das erste Inhaltssteuerelement ist ein Kombinationsfeld «Anrede» mit den abgebildeten Auswahlmöglichkeiten (Abbildung unten links). B Das zweite Inhaltssteuerelement ist ein Rich-Text-Feld «Name». Für den Kursnamen wählen Sie wiederum ein Kombinationsfeld mit dem Titel «Kurs». Die Auswahlelementen heissen: Englischkurs, Französischkurs,Italienischkurs. Für die Stufe wählen Sie ein gleichnamiges Kombinationsfeld mit der Auswahl 1, 2, 3, 4. Für den Start wählen Sie ein Datumsauswahl- Feld (Startdatum [C]) mit der abgebildeten Anzeige (Abbildung unten rechts). Die restlichen Inhaltssteuerelemente sind Rich-Text-Felder. Sie können für den «Ort», das «Zimmer» und die/den Kursleitende/n auch Kombinationsfelder einsetzen, wenn Sie Lust und Zeit haben. Schützen Sie das Formular (Formulareingaben erlauben) und speichern Sie es nach. Füllen Sie ein Formular aus (Beispiel von vorangegangener Seite). Passen Sie Ihr Formular an, falls noch nicht alles klappt (Schutz entfernen, anpassen, Schutz wieder aktivieren). Achtung: Wenn der Entwurfsmodus aktiv ist, lässt sich das Formular nicht schützen. 155