Grundlagen der Abrechnung mit DATEV LODAS

Grundlagen der Abrechnung mit DATEV LODAS Arbeitsunterlage

Herausgeber: DATEV eg, 90329 Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z.t. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr 13522-2011/03-01 Bestell-Art.-Nr.: 37642

Vorwort Der Einsatz von DATEV-Programmen erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten sind allerdings solides Grundlagenwissen und gute Kenntnisse im Umgang mit der jeweiligen Software. Die vorliegende Arbeitsunterlage vermittelt Ihnen die theoretischen Grundlagen bzw. den praxisbezogenen Einstieg in das Programm. Sie dient als Unterlage für ein Seminar, kann aber auch als Nachschlagewerk und täglicher Begleiter zum Programmeinsatz unabhängig von einem Seminar bezogen werden. Der Aufbau der Arbeitsunterlage orientiert sich an den Arbeitsabläufen in der Praxis. Piktogramme, zahlreiche Übungen und Musterfälle machen die Arbeitsunterlage übersichtlich und anschaulich. Die Inhalte sind leicht verständlich aufbereitet und können gut auf die tägliche Anwendungspraxis übertragen werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserem Weiterbildungsangebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter www.wissensvermittlung.datev.de sowie unter www.datev.de/wissensvermittlung können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. Ihre Meinung ist uns wichtig Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Senden Sie diese einfach formlos an folgende Adresse: DATEV eg, B-W14, 90329 Nürnberg 1

Zum Aufbau dieser Unterlage Der rasche Wandel unserer Zeit zwingt uns, immer mehr Wissen in möglichst kurzer Zeit aufzunehmen. Damit dies gelingt, ist es erforderlich, Informationen klar zu strukturieren und aufzubereiten. Die Arbeitsunterlage wurde deshalb nach einem eindeutigen didaktischen Konzept aufgebaut, das durch folgende Bilder optisch unterstützt wird: À Ä Â Zu diesem Kapitel Nach diesem Kapitel können Sie So... È Übung Æ Exkurs Ç Notizen Å Merksatz à Hinweis Á Achtung! Dieser Textteil führt Sie in ein neues Thema ein. Sie erfahren die Lernziele des Kapitels. Der Referent stellt Lerninhalte anhand eines Beispiels vor. Sie können die einzelnen Schritte der Aufgabe nachvollziehen. Sie lösen eine Aufgabe eigenständig. Bei diesem Textteil handelt es sich um weiterführendes Wissen. Hier können Sie eigene Anmerkungen notieren. Dieser Textteil gibt die zentralen Lerninhalte wieder. Hier erfahren Sie nützliches Begleitwissen oder organisatorische Tipps. Diese Warnung soll Ihnen helfen, schwerwiegende Fehler zu vermeiden. 2

Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines zum DATEV-LOHN... 7 1.1 DATEV als Dienstleister zur Personalwirtschaft... 9 1.2 DATEV-Programme zur Personalwirtschaft (Überblick)... 10 1.2.1 DATEV LODAS und Programmumgebung... 11 1.2.2 Zusatzkomponenten mit Programmverbindungen zu LODAS classic/comfort... 13 2 Besonderheiten mit DATEV LODAS compact... 17 2.1 Programmgrundlagen... 19 2.2 Programminstallation... 19 2.3 Probenutzung und Bestellung... 20 2.4 DATEV midentity compact und dazugehörige PIN... 22 2.5 Freischaltung/Lizenzabruf... 23 3 DATEV LODAS - Überblick... 27 3.1 Der Programmstart aus dem DATEV Arbeitsplatz pro für Unternehmen... 28 3.2 Der Programmstart aus dem DATEV Arbeitsplatz pro... 29 3.3 Der Einstieg in die Lohnbearbeitung mit LODAS... 29 3.3.1 Mandantenübersicht... 31 3.3.2 Detailinformationen Mandant... 32 3.4 Programmteile... 34 3.4.1 Der Programmteil Abrechnung... 36 3.4.2 Auswertungen (LODAS)... 38 3.4.3 Der Programmteil Bescheinigungen... 39 3.4.4 Der Programmteil Daten-Analyse-System Personalwirtschaft pro... 41 4 Hilfemöglichkeiten bei Fragen im Rahmen der Lohnabrechnungs- erstellung... 43 4.1 Elektronische Hilfen und Hilfesysteme... 45 4.1.1 Hilfethemen... 46 3

4.1.2 Direkthilfe...48 4.1.3 Elektronisches Wissen Lohn und Personal...49 4.1.4 Informations-Datenbank...50 4.1.5 Infoservice Personalwirtschaft...54 4.2 Mustermandant...57 4.3 Musterauswertungen...60 5 Datenübernahme aus anderen Lohnsystemen... 61 5.1 Datenübernahme aus DATEV-Systemen...63 5.1.1 Datenübernahme von DATEV LODAS nach DATEV LODAS...63 5.1.2 Datenübernahme von DATEV Lohn und Gehalt nach DATEV LODAS...64 5.2 Übernahme aus Fremdsystemen...65 6 Stammdaten und Daten senden... 67 6.1 Institutionsdaten, Institutionsverwaltung...69 6.2 Neuanlage eines Mandanten...72 6.3 Personaldaten...121 6.4 Starten des Prüflaufs...130 6.5 Senden der Stammdaten...132 6.6 Zusammenfassung...134 7 Lohn- und Gehaltsabrechnung...135 7.1 Bewegungsdaten...137 7.1.1 Allgemeines zur Erfassung von Bewegungsdaten...137 7.1.2 Tipps und Tricks zur Erfassung von Bewegungsdaten...138 7.1.3 Erfassung von Bewegungsdaten...139 7.2 Probeabrechnung...141 7.3 Endgültige Abrechnung...149 7.4 Automatische Abrechnung...151 7.5 Datenübertragung und Rolle des Rechenzentrums...151 7.6 Auswertungen und Zahlungsverkehr...153 7.6.1 Abruf und Druck von Auswertungen...153 7.6.2 Zahlungsabwicklung mit Hilfe von DTA-Dateien...156 4

8 Weitere Themen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung... 159 8.1 Eingaben in die Zukunft erfassen... 161 8.2 Verschieben von Gültigkeiten für komplette Ordnungsbegriffe... 162 8.3 Ausnahmen der Historienverwaltung der Personal- und Mandantendaten... 163 8.4 Korrekturen... 164 8.4.1 Wiederabrechnung... 164 8.4.2 Nachberechnung... 169 8.5 Fehlzeiten... 174 8.6 Betriebliche Altersvorsorge... 177 8.7 Minijob... 188 8.8 Elektronischer Entgeltnachweis (ELENA)... 196 8.9 Frühe SV-Fälligkeit... 197 8.9.1 Allgemeines... 197 8.9.2 Frühe Lohn- und Gehaltsabrechnung vor dem Fälligkeitstermin... 197 8.9.3 Späte Lohn- und Gehaltsabrechnung nach dem Fälligkeitstermin... 198 8.9.4 Darstellung der frühen SV-Fälligkeit auf der Auswertung 36 Beitragsnachweis Erläuterung... 201 8.9.5 Vortrag der Schätzwerte eines übernommenen Mandanten... 202 8.10 Sofortmeldung und RZ-Status... 204 8.11 Elektronisches Rückmeldeverfahren... 206 8.12 Buchungsbeleg... 208 8.12.1 Aufbau des Buchungsbelegs... 208 8.12.2 Automatische Übernahme der Konten eines Standardkontenrahmens... 210 8.12.3 Mitarbeitergruppen definieren... 212 8.12.4 Auswertungen zum Buchungsbeleg... 213 8.13 Jahreswechseltätigkeiten... 215 8.13.1 DEÜV Jahresmeldungen... 215 8.13.2 Lohnsteuerbescheinigungen... 216 8.13.3 DATEV Lohn-Archiv-DVD... 218 8.13.4 Datenübermittlung Berufsgenossenschaften... 222 9 Stichwortverzeichnis... 225 5

1 Allgemeines zum DATEV-LOHN 1.1 DATEV als Dienstleister zur Personalwirtschaft 1.2 DATEV-Programme zur Personalwirtschaft (Überblick) 7

À Zu diesem Kapitel In diesem Kapitel stellen wir Ihnen die DATEV eg als Dienstleister für den Berufsstand der Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte vor. Sie erhalten einen Überblick über die Programme, die für die Lohnabrechnungserstellung eingesetzt werden können und deren Zusammenspiel. 8

1.1 DATEV als Dienstleister zur Personalwirtschaft Die DATEV eg, Nürnberg, ist das Softwarehaus und der IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten. In Nürnberg unterhält die DATEV eines der größten Rechenzentren für EDV-Dienstleistungen in Europa. Monatlich werden mit den DATEV-Lohnprogrammen ca. 10 Millionen Lohnabrechnungen erstellt. Alle gängigen Abrechnungsformen, bis zur komplexen Baulohnabrechnung, können durchgeführt werden. Schnelle und zuverlässige Programmanpassungen an gesetzliche Änderungen/ Neuerungen sowie die Pflege der Institutionsdaten sind für uns selbstverständlich. Vielfältige Programmlösungen, wie z. B. die Datenübermittlung an Institutionen oder die elektronische Archivierung von Daten, z. B. für Prüfungen, bieten dem Anwender organisatorische Vorteile bei der Erstellung der Lohnabrechnung. Darüber hinaus stehen leistungsstarke, individuell konfigurierbare Personal-Managementsysteme zur Verfügung. Auch Randbereiche, wie die Erstellung von Lohn-Bescheinigungen und die individuellen statistischen Auswertungsmöglichkeiten werden abgedeckt. Ein breites Angebot an Bildungsmöglichkeiten zum Bereich Personalwirtschaft und individuelle Beratungs- und Consulting-Dienstleistungen machen die DATEV zum Volldienstleister für den oben genannten Berufsstand. Ç Notizen: 9

1.2 DATEV-Programme zur Personalwirtschaft (Überblick) Grundsätzlich stehen dem DATEV-Anwender zwei unabhängige Programmlösungen zur Lohnabrechnungserstellung zur Verfügung: Lohn im Rechenzentrum mit in-house Lohn mit LODAS oder Lohn und Gehalt compact/classic/comfort (LODAS = Lohn Datenerfassungsund Dialogsystem) compact/classic/comfort Das Rechenzentrum bietet folgende Vorteile: Abrechnungsprogramm DATEV LOHN RZ Datenübermittlung ohne Zusatzsoftware (z. B. Beitragsnachweisen, ELENA-, DEÜV- Meldungen, Lohnsteuer- Anmeldung) Erstattungsanträge nach dem AAG) Datenübermittlung ohne Zusatzsoftware (z. B. Beitragsnachweisen, ELENA-, DEÜV- Meldungen, Lohnsteuer- Anmeldung) Erstattungsanträge nach dem AAG) Datensicherung (automatisch) Datensicherung (optional) Pflegen der Institutionsdaten (z. B. der KK-Umlage- und Erstattungssätze) Pflegen der Institutionsdaten (z. B. der KK-Umlage- und Erstattungssätze) Archivierung (automatisch) Archivierung (optional) In dieser Unterlage lernen Sie, wie die Erstellung einer Lohnabrechnung über das Rechenzentrum mit LODAS compact/classic/comfort erfolgt. 10

1.2.1 DATEV LODAS und Programmumgebung Als LODAS-Anwender nutzen Sie das Abrechnungsprogramm im Rechenzentrum in Nürnberg. Mit dem Programm LODAS (Lohn Datenerfassungs- und Dialogsystem) werden Vorort die erforderlichen Daten erfasst und die Erstellung der Lohnabrechnung gesteuert und später ausgewertet. Zum Senden der abrechnungsrelevanten Daten und zur Rückübertragung von Ergebnissen (Auswertungen) muss eine Anbindung an das Rechenzentrum per Datenfernübertragung (ISDN, DSL, Internet) möglich sein. Sie werden bzw. Sie haben sich bereits für ein Programm von LODAS entschieden. Die Unterscheidung zwischen den einzelnen Programmen liegt in den einzelnen Programmteilen. Welche Programmteile sich hinter LODAS compact, classic und comfort verbergen, zeigt Ihnen folgende Übersicht: LODAS compact LODAS classic LODAS comfort Abrechnung Abrechnung Abrechnung Auswertungen Auswertungen Auswertungen Bescheinigungen Bescheinigungen Elektronisches Wissen Lohn und Personal Elektronisches Wissen Lohn und Personal Daten-Analyse-System Personalwirtschaft pro Im íkapitel 3.2 werden Ihnen die einzelnen Programmteile näher erläutert. 11

Welche Programme noch für die Erstellung einer Lohnabrechnung von Bedeutung sind und welche Abhängigkeiten und Zusammenhänge bestehen, veranschaulicht die folgende Abbildung und die nachfolgenden Erläuterungen: Institutionsverwaltung Die DATEV Institutionsverwaltung dient der zentralen Verwaltung von Stammdaten diverser Institutionen (z. B. Krankenkassen, Finanzämter, Kreditinstitute, usw.) An sämtlichen Stellen ist es im Programm LODAS compact/classic/comfort möglich, diese Institutionen aus der Institutionsverwaltung zu übernehmen. Ein händisches Eintippen ist somit nicht erforderlich. Die Institutionsdaten werden im Rechenzentrum gepflegt und können durch eine Anschaltung auf Ihren PC übertragen werden. Dies geschieht über Aktualisierung Einmalige Aktualisierung Deutsche Institutionen (DFÜ) bzw. über eine Automatikfunktion unter Aktualisierung Termingesteuerte Aktualisierung (deutsche Institutionen) Einrichten. RZ-Kommunikation Die RZ-Kommunikation übernimmt die Datenfernübertragung (DFÜ) zwischen dem Anwender-PC und dem Rechenzentrum. Mit Hilfe dieses Programms können die Sende- und Holvorgänge durchgeführt werden. Die jeweiligen Daten können sofort im Rahmen von Einzelanschaltungen oder gesammelt in einer Anschaltung übertragen werden (DFÜ-Sammler). 12

Zahlungsverkehr An das Programm Zahlungsverkehr können Zahlungsdaten übergeben, bearbeitet und ausgegeben werden. Es ist möglich Zahlungsbelege zu drucken, Datenträger (DTA) zu erstellen oder die Daten im Rahmen der Datenübermittlung über das Rechenzentrum an das entsprechende Kreditinstitut weiterzuleiten. Auslandsüberweisungen sind ebenfalls möglich. Um Zahlungsbelege/Schecks vor Ort zu drucken ist das Programm Zahlungsverkehr zwingend erforderlich. 1.2.2 Zusatzkomponenten mit Programmverbindungen zu LODAS classic/comfort Die Paketoberfläche LODAS classic/comfort kann bei Bedarf um Zusatzkomponenten erweitert werden. Diese Zusatzkomponenten sind i. d. R. über Programmverbindungen mit LODAS verbunden. Datenübermittlung statistische Ämter Das in LODAS classic/comfort enthaltene Programm unterstützt Sie bei der Ermittlung und Aufbereitung der statistischen Daten und deren Weiterleitung an die Statistischen Landesämter. Die Versendung der Daten an die Statistischen Landesämter erfolgt auf Knopfdruck über das Rechenzentrum zur zentralen Clearingstelle des Statistischen Bundesamtes. Von dort werden die Statistiken an die zuständigen Landesämter weitergeleitet. Berechnung und Übermittlung der Schwerbehindertenausgleichsabgabe Die DATEV bietet eine Software zur Unterstützung bei der Schwerbehindertenausgleichsabgabe an. Die erforderlichen Daten müssen nicht mehr manuell erhoben werden. Diese Sonderlösung unterstützt den Anwender bei der Ermittlung der Daten und Werte, die nach REHADAT-Elan übernommen werden. Die Schwerbehindertenabgabe verfügt über eine Programmverbindung zu dem Programm REHADAT-Elan, welches den abzugebenden Vordruck in elektronischer Form enthält. Der komplett ausgefüllte Vordruck kann dann entweder in Papierform oder auf elektronischem Weg an die zuständige Agentur für Arbeit übermittelt werden. Für die Zusammenstellung der Daten für schwerbehinderte Arbeitnehmer wird auf spezielle Personaldaten-Felder im Programmteil Abrechnung zugegriffen. 13

Personal-Managementsystem classic Im Programm sind sämtliche Informationen zu den Arbeitnehmern über die elektronischen Personalakten jederzeit verfügbar. Mitarbeiter des Personalwesens werden so bei administrativen Tätigkeiten (Schriftverkehr, Terminüberwachung, Fehlzeitenverwaltung etc.) unterstützt. Unternehmensleitung und Führungskräfte erhalten schnell die gewünschten Informationen für die Entscheidungsfindung im Personalbereich. Programmverbindungen zu und von dem Programmteil Abrechnung erleichtern die Datenbearbeitung durch die Vermeidung von Doppelerfassungen. Reisekosten classic Das Programm ermöglicht eine effiziente Durchführung der Reisekostenabrechnung für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften. Alle gesetzlichen Pauschalen für Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand sind eingearbeitet. Auch Auslandsreisen können abgerechnet werden. Individuelle Pauschalen und Reiserichtlinien können angelegt werden. Mit dem Programm Reisekosten Vorerfassung mobil erfassen Sie bereits unterwegs auf Ihrem PDA die Reisedaten und importieren diese in das Programm Reisekosten. Fahrtenbuch Mit dem Programm erfassen Sie effizient Fahrten und Fahrzeugkosten für Dienstund Privatfahrzeuge. Für Dienstfahrzeuge können die geldwerten Vorteile nach der Fahrtenbuchmethode berechnet werden. Für Privatfahrzeuge kann mit Hilfe des Fahrtenbuchs der Kilometersatz zur steuerfreien Erstattung von Fahrtkosten ermittelt werden. Prüfungen unterstützen Sie bei der Erfassung der Fahrten, der Fahrzeugkosten und der Erstellung der Abrechnungen. Mit dem Programm Fahrtenbuch Vorerfassung mobil erfassen Sie bereits unterwegs auf Ihrem PDA die Fahrten und Fahrzeugkosten und importieren diese in das Programm Fahrtenbuch. Lohn Vorerfassung Die für die Lohnabrechnung erforderlichen Bewegungsdaten können auch außerhalb von LODAS (extern) erfasst werden. Diese Möglichkeit wird als Vorerfassung bezeichnet. DATEV Software wird für die Erfassung nicht benötigt. Erfassungstätigkeiten können aus der Kanzlei ausgelagert werden. Damit können Doppelerfassungen vermieden werden. 14

Szenario Die Kanzlei bestellt die Lohn Vorerfassung und installiert das Tool. Anschließend wird für die betreffenden Mandanten mit Hilfe eines Assistenten eine individuelle Erfassungsdatei konfiguriert. Dabei werden die gewünschten Arbeitnehmer und Lohnarten ausgewählt. Diese Erfassungsdatei wird dem Mandanten zur Verfügung gestellt. Die erfassten Bewegungsdaten werden in der Kanzlei zur Weiterverarbeitung in LODAS eingelesen. Beispiel: Lohn Vorerfassung online Mit dem Programm können die wichtigsten Personalstamm- und Bewegungsdaten für LODAS classic/comfort über einen Web-Browser per Internet erfasst werden. Die eingegebenen Daten werden im Rechenzentrum gespeichert und über eine Programmverbindung in der Komponente Abrechnung von LODAS classic/comfort eingelesen. Informationen und die Voraussetzungen zu Lohn Vorerfassung online finden Sie unter www.datev.de im Bereich Produkte Steuerberater Personalwirtschaft. Stundenerfassung und Zuschlagsermittlung Mit dem neuen Tool konfigurieren Sie eine Stundenerfassung individuell für Ihre Mandanten. Informationen hierzu finden Sie unter www.datev.de im Bereich Produkte Steuerberater Personalwirtschaft. 15