EGON Software Kurzanleitung für die Verwendung des Programms EGON Software 1
Inhaltsverzeichnis EGON Handwerk - Kurzanleitung... 3 1. Kundenverwaltung... 4 1.1 Neukunden anlegen... 5 1.2 Kunden suchen... 9 2. Angebot... 13 2.1 Kundendaten erfassen... 16 2.2 Positionen festlegen... 17 2.3 Material suchen... 21 2.4 Angebot abschließen... 23 3. Drucken... 23 4. Auftragsbestätigung... 25 5. Rechnung... 26 5.1 Rechnung übergeben... 27 5.2 Neue Rechnung erstellen... 27 2
EGON Handwerk - Kurzanleitung Diese Kurzanleitung zum Programm EGON Handwerk dient Ihnen als Einstieg in die Funktionsweise des Systems. Sie erhalten eine Schritt-für-Schritt-Anweisung zur Bedienung an ausgewählten Beispielfunktionen. Programmstart 1. Klicken Sie mit der Maus auf den Start. 2. Bewegen Sie die Maus über den Bereich Programme. 3. Wählen Sie das Programm EGON Handwerk aus der erscheinenden Liste mittels Mausklick. 4. ODER klicken Sie auf das EGON Handwerk Logo auf dem Bildschirm (Desktop) Nach dem Start des Programms über Start - Programme - EGON Handwerk erscheint der nachfolgende Anfangsbildschirm. Dieser wird zukünftig als Hauptmenü bezeichnet. 3
Das Hauptmenü ist so gestaltet, dass Sie alle Programmfunktionen auf einen Blick erkennen. Die einzelnen Funktionen sind in 4 Spalten gruppiert: 1. Systempflege: Alle Grundeinstellungen des Systems werden in diesem Bereich vorgenommen. Sie können diese nach der Installation ändern. 2. Stammdaten: Diese Rubrik beinhaltet alle Stammdatenbanken. Sie können auf diese während der Auftragsbearbeitung zugreifen und die enthaltenen Daten abrufen. 3. Auftragswesen: Diese Sektion umfasst alle notwendigen Funktionen für die Auftragsabwicklung. 4. Auswertung: Alle notwendigen Funktionen für die Auftragskontrolle bzw. Umsatzauswertung finden Sie hier. Funktionsaufruf 1. Bewegen Sie die Maus über die Karteikarte mit dem Namen der Funktion, die Sie auswählen möchten. Die Karteikarte ändert daraufhin ihre Farbe. 2. Klicken Sie mit der Maus auf die Karteikarte. Dadurch öffnet sich die Eingabemaske der ausgewählten Programmfunktion. In den folgenden Kapiteln erhalten Sie einen Schritt für Schritt Einstieg in das Programm EGON Handwerk. Gehen Sie alle Einheiten in der vorgegebenen Reihenfolge durch. Zu den einzelnen Feldern gelangen Sie mit der TAB-, Enter-Taste oder durch Anklicken mit der Maus. Außerdem erreichen Sie die Schaltflächen (Button) auch über die Alt-Taste und dem unterstrichenen Buchstaben. Beachten Sie! EGON Handwerk ist so gestaltet, dass Sie nirgends auf speichern drücken müssen. Alle Eingaben in Felder werden automatisch vom Programm beim Verlassen des Feldes gespeichert. Sie erhalten immer den Datensatz angezeigt, den Sie zuletzt bearbeitet haben. Um einen neuen Datensatz anzulegen, betätigen Sie immer die Schaltfläche Neu. Bei den Suchfunktionen haben Sie die Möglichkeit, Platzhalter (*,?, #, %) einzusetzen. 1. Kundenverwaltung Dieses Kapitel befasst sich mit der Funktion der Kundenverwaltung. Hierbei wird auf die Erstellung eines Neukunden (1.1) sowie auf die Möglichkeit einen bereits bestehenden Kunden mittels Suchmaske zu suchen (1.2) eingegangen. In beiden Fällen wählen Sie zuerst die Funktion Kundenverwaltung im Hauptmenü aus: 1. Öffnen Sie das Programm EGON Handwerk wie in der Einleitung beschrieben. 2. Klicken Sie in der Rubrik Stammdaten auf die Karteikarte Kunden. Es öffnet sich die Eingabemaske der Kundenverwaltung, auf die in den 2 Unterkapiteln Bezug genommen wird. 4
Hier können folgende Funktionen ausgeführt werden: Kunden erfassen Kundendaten ändern Kundendaten löschen Kunden suchen Kundenliste anzeigen und drucken Kundenadresse auf Umschläge (C5, A4 - Format) drucken Kundenadresse in Zwischenablage legen Weiterleitung zur Erstellung von Angeboten, Rechnungen, Reparaturen, Verträgen 1.1 Neukunden anlegen Sie haben die Eingabemaske Kundenverwaltung aufgerufen: Um einen neuen Kunden Ihrer Datenbank hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor. Die Kundennr wird dabei automatisch erzeugt. 5
1. Klicken Sie auf den Button Neu im unteren Bereich des Eingabefensters. 2. Geben Sie in der oberen Hälfte des Formulars alle Kundendaten wie Anrede, Name, Anschrift, Telefonnr., Fax, E-Mail usw. ein. Falls Sie keinen Kurznamen eingeben, wird er automatisch erzeugt. Zusatzinformationen Weitere Eingabemöglichkeiten: 1. Geben Sie die Umsatzsteuer-ID und Debitoren-Nr. ein (falls vorhanden). 2. Geben Sie die Zahlungsmodalitäten wie Skonto, Zuschläge, Rabatt ein. 3. Sie können im unteren Bereich des Formulars einen Ansprechpartner für den Kunden festlegen. Klicken Sie dazu auf den Button Ansprechpartner 4. Geben Sie im erscheinenden Textbereich den Namen, Anschrift und Telefonnummer des Ansprechpartners ein. Über das Dropdown Menü (Klick auf Pfeil neben dem Textfeld) können Sie die Anrede auswählen. 5. Wenn der Kunde über eine abweichende Lieferanschrift verfügt, klicken Sie auf den Button Lieferanschriften. 6. Geben Sie die abweichende Adresse in der erscheinenden Tabelle im Textfeld ein. 7. Klicken Sie auf den Button Zusatz Information. Hier haben Sie die Möglichkeit weitere Angaben zu diesem Kunden zu vermerken. 8. Klicken Sie in das Textfeld und geben Sie die zusätzlichen Informationen ein. Briefumschläge für den Kunden drucken: Hierfür gibt es 2 verschiedene Buttons: und. Button 1 erzeugt einen Briefumschlagdruck im Format C5, Button 2 einen Briefumschlagdruck im Format A4. Es wird die Kundenadresse und Ihr Absender gedruckt. Das Format der zu druckenden Umschläge stellen Sie über Drucken - Drucker einrichten ein. Kundenadresse in anderen Programmen verwenden: Diese Option dient dazu die Kundenadresse in ein anderes Programm einzufügen. Dies ist z. B. nützlich beim Verfassen von Briefen. Klicken Sie dazu auf den Button. Damit wird die komplette Adresse in die Windows-Zwischenablage kopiert. Diese können Sie nun an anderer Stelle einfügen (z. B. Officeanwendungen). Dazu klicken Sie im Menü Bearbeiten auf die Schaltfläche Einfügen. Auflistung aller Optionen und Eingabefelder des Formulars Kundenverwaltung Feld/ Button Beschreibung Ausfüllhinweis Kunden-Nr Kunde seit Nummer, unter der der Kunde gespeichert wird Datum, ab wann die Person/ Firma Kunde ist 6 automatisch erzeugt, änderbar automatisch erzeugt, änderbar Debitoren-Nr Debitorennummer freiwillige Angabe Umsatzsteuer-ID Umsatzsteuer-ID-Nummer freiwillige Angabe
Letztes Angebot Letzte Rechnung Briefanrede Anrede Kurzname Datum des letzten Angebots, das für den Kunden erstellt wurde Datum der letzten Rechnung, die dem Kunden erstellt wurde Anrede des Kunden (Briefansprache) Anrede des Kunden (Adressfeld) Kurzbezeichnung für den Kunden zur Erleichterung der Suche automatisch erzeugt automatisch erzeugt freiwillige Angabe Auswahl über das Dropdown-Menü Name/ Firma Name des Kunden/ der Firma Pflichtfeld Pflichtfeld automatische Erstellung bei fehlender Angabe Straße Straßenname und Hausnummer erforderliche Angabe PLZ Postleitzahl erforderliche Angabe Ort Ortsname erforderliche Angabe Land nachfassen Ländername für Kunden aus dem Ausland Datum für die nächste Kontaktaufnahme mit dem Kunden freiwillige Angabe freiwillige Angabe Matchcode Ordnungsmerkmal für Kunden freiwillige Angabe Kennung Ordnungsmerkmal für Kunden freiwillige Angabe Status Ordnungsmerkmal für Kunden freiwillige Angabe privat selektiert Kennzeichnung als Privatkunde Steuerung der Aufbewahrungspflicht bei Privatkunden Kennzeichnung, kann z. B. zur Gestaltung von Serienbriefen in Word genutzt werden freiwillige Angabe mittels Klick auf Schaltfläche freiwillige Angabe mittels Klick auf Schaltfläche Telefon 1 Telefonnummer freiwillige Angabe Telefon 2 Zweite Telefonnummer freiwillige Angabe Mobilfon Handynummer freiwillige Angabe Telefax Faxnummer freiwillige Angabe E-Mail E-Mailadresse freiwillige Angabe Internet Homepageadresse freiwillige Angabe Ziel netto Ziel Skonto Skonto Zahlungsbedingungen des Kunden, werden in ein neues Angebot/ eine neue Rechnung übernommen Zahlungsbedingungen des Kunden, werden in ein neues Angebot/ eine neue Rechnung übernommen Zahlungsbedingungen des Kunden, werden in ein neues Angebot/ eine neue Rechnung freiwillige Angabe freiwillige Angabe freiwillige Angabe 7
Zuschläge Rabatt zum letzten Angebot zur letzten Rechnung offene Posten neues Angebot neue Rechnung neue Reparatur neuer Vertrag Ansprechpartner Lieferanschriften Zusatz Information Zahlungsmoral Angebote Aufträge Rechnungen PLZ/Ort Kopieren übernommen kundenbezogene Aufschläge, werden in ein neues Angebot/ eine neue Rechnung übernommen kundenbezogene Abschläge, werden in ein neues Angebot/ eine neue Rechnung übernommen leitet weiter zur Eingabemaske mit den Kundendaten des letzten erstellten Angebots leitet weiter zur Eingabemaske mit den Kundendaten der letzten erstellten Rechnung leitet weiter zur Tabellenansicht aller offenen Posten des Kunden leitet weiter zur Eingabemaske Angebot leitet weiter zur Eingabemaske Rechnung leitet weiter zur Eingabemaske Reparatur leitet weiter zur Eingabemaske Wartung- und sonstige Verträge erzeugt Tabelle im Textfeld zur Eingabe von Daten zu Ansprechpartnern des Kunden erzeugt Tabelle im Textfeld zur Eingabe weiterer Lieferanschriften dient zur Eingabe von kundenbezogenen Zusatzinformationen freiwillige Angabe freiwillige Angabe zeigt Angaben zur Zahlungsmoral des Kunden an (z. B. Mahnungen) zeigt alle Angebote zu dem Kunden an zeigt alle Aufträge zu dem Kunden an zeigt alle Rechnungen zu dem Kunden an öffnet Menü zum Erstellen einer neuen PLZ/ Ort erstellt Kopie des Datensatz innerhalb der Datenbank Löschen löscht den erstellten Datensatz Suchen öffnet Suchmaske Neu erstellen eines neuen Kunden mit freiwillige Angabe freiwillige Angabe freiwillige Angabe Eingabe erfolgt in der Tabelle im sich öffnenden Menü 8
Zurück der höchsten Kundennr +1 wechselt zur vorhergehenden Eingabemaske zurück erstellt Druck der Adresse im C5 Druckformat erstellt Druck der Adresse im A4 Druckformat kopiert die komplette Adresse in die Windows-Zwischenablage öffnet Menü zur Eingabe von weiteren Daten für eine spätere Auswahl über das Dropdown- Menü Suche nach einem bereits vorhandenen Kurznamen Suche nach einem bereits vorhandenen Kundennamen Suche in den vorhandenen Datenbanksätzen nach einem Straßennamen Suche in den vorhandenen Datenbanksätzen nach einer Postleitzahl Suche in den vorhandenen Datenbanksätzen nach einem Ortsnamen aktiviert die Tiptexte zu den einzelnen Feldern Eingabe der Daten in die Tabelle des sich öffnenden Formulars Kundendaten exportieren Kundendaten importieren 1.2 Kunden suchen Voraussetzung: Sie haben die Eingabemaske Kundenverwaltung aufgerufen. Um einen bereits vorhandenen Kundendatensatz zu suchen haben Sie 2 Möglichkeiten: 1. Suche über die Suchbutton (siehe Tabelle Kapitel 1.1) 2. Suche über die Suchmaske Dieses Kapitel beschäftigt sich mit der Kundensuche über die dafür vorgesehene Suchmaske. Um diese aufzurufen, klicken Sie in der Eingabemaske Kundenverwaltung auf den Button Suchen. 9
Es erscheint das Suchformular: Um nach einem Kunden zu suchen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Geben Sie, wie gefordert, ein oder mehrere Suchkriterien in die entsprechenden Textfelder ein. 2. Um die Suchkriterien für eine spätere Suche zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche neben Kriterien merken. 3. Treffen Sie die Auswahl, nach welchem Kriterium das Ergebnis sortiert werden soll. Klicken Sie dazu auf das Dropdown-Menü von Sortieren nach. Klicken Sie nun auf das Kriterium, nach dem die Sortierung erfolgen soll. 4. Um die Zusatzinformationen zu den Kunden in der Ergebnisliste angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf die Schaltfläche neben Zusatzinfo. Beachten Sie! Wenn Sie keine Suchkriterien festlegen und auf Kunden suchen klicken, werden alle Kundendatensätze der Datenbank angezeigt. Das Suchergebnis wird mit Kundennummer, Match, Name, Kurzname, Anschrift, Telefonund Faxnummer, Kennung und Status im Textbereich ausgegeben, sofern derartige Daten zum gesuchten Kunden vorliegen. 10
Zusatzinformationen Auflistung aller Optionen und Eingabefelder des Formulars Kunden suchen Feld/ Button Beschreibung Ausfüllhinweis Kunden-Nr. Kurzname Nummer, unter der der Kunde gespeichert wird Kurzbezeichnung für den Kunden zur Erleichterung der Suche freiwillige Angabe freiwillige Angabe Name Name des Kunden/ der Firma freiwillige Angabe Straße Straßenname und Hausnummer freiwillige Angabe PLZ Postleitzahl freiwillige Angabe Ort Ortsname freiwillige Angabe Nachfassen bis zum zeigt alle Kunden mit einem offenen Angebot bis zum eingegebenen Datum an freiwillige Angabe Matchcode Ordnungsmerkmal für Kunden freiwillige Angabe Kennung Ordnungsmerkmal für Kunden freiwillige Angabe Status Ordnungsmerkmal für Kunden freiwillige Angabe privat selektiert Sortieren nach Kriterien merken Zusatzinfo selekt Neue Eingabe Kennzeichnung als Privatkunde Steuerung der Aufbewahrungspflicht bei Privatkunden Kennzeichnung, kann z. B. zur Gestaltung von Serienbriefen in Word genutzt werden Anordnung der Ergebnisdaten nach dem hier ausgewählten Suchkriterium speichert die eingegebenen Suchkriterien für eine spätere Suche zeigt die Zusatz Informationen zu den einzelnen Kunden an, wenn aktiviert Kunden der angezeigten Liste können ausgewählt werden (oder nicht). Damit steht ein Kennzeichen für die weitere Nutzung der Kundendaten in anderen Programmen zur Verfügung leert die Kundensuchmaske für die Eingabe neuer Suchkriterien freiwillige Angabe; eigene Angaben in das Textfeld eingeben oder mittels Dropdown-Menü Auswahl treffen freiwillige Angabe; eigene Angaben in das Textfeld eingeben oder mittels Dropdown-Menü Auswahl treffen Auswahl über Dropdown-Menü Häkchen aktivieren oder deaktivieren Häkchen aktivieren oder deaktivieren anklicken der rechte Schaltfläche: Selektion wird zurückgesetzt anklicken der linken Schaltfläche: Kunden werden selektiert 11
Kunden suchen <- heute Alles löschen Löschen Ansicht aktiviert die Suche nach Kundendatensätzen entsprechend der Suchkriterien erzeugt aktuelles Datum im Feld Nachfassen bis zum alle in der Ergebnistabelle angezeigten Kundendatensätze werden unwiderruflich gelöscht der aktuell in der Ergebnistabelle ausgewählte Kundendatensatz wird unwiderruflich gelöscht das Ergebnis der Suche wird als Druckbildvorschau angezeigt Drucken öffnet die Druckmaske Zurück wechselt zur vorhergehenden Eingabemaske zurück aktiviert die Tipptexte zu den einzelnen Fenstern 12
2. Angebot In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie ein neues Angebot erstellen. Dazu öffnen Sie die Eingabemaske Angebot über das Hauptfenster > Auftragswesen > Angebote/ Aufträge. Sie erhalten das folgende Angebotsformular: Sie legen hier die Kopfdaten für das Angebot wie Adresse, Vor- und Endtext sowie die Zahlungsbedingungen fest. Vorgehensweise 1. Erfassen Sie über die Schaltfläche Neu ein neues Angebot. Die Angebotsnummer wird vorgegeben. 2. Folgen Sie der Schritt für Schritt Anleitung in den folgenden Untermenüs. In den folgenden 4 Unterkapiteln erhalten Sie in 4 Schritten eine Anleitung für die Erstellung eines ersten Angebotes. Zusatzinformationen Auflistung aller Hauptfunktionen im Bereich Angebot Angebot anzeigen, drucken Angebot, Arbeitswerte anzeigen, drucken Angebot/ Auftragsbestätigung suchen 13
Angebot, Vortext erfassen, ändern, löschen Angebot, Endtext erfassen, ändern, löschen Angebot erfassen, ändern, löschen Angebot anzeigen (Druckvorschau) und drucken Angebot, Kalkulation der einzelnen Positionen Angebot, Kalkulationsauswertung drucken Angebot, Liste der Arbeitswerte anzeigen Angebot, Materialbedarfsliste, Materialverbrauchsliste anzeigen Angebot, Soll/ Ist - Auftragsverfolgung Angebot, Übergabe an Rechnung (auch Teil- und Schlussrechnung) Auftrag, Auswertung drucken Auftragsbestätigung erstellen und drucken Auflistung aller Optionen und Eingabefelder des Formulars Angebot Feld/ Button Beschreibung Ausfüllhinweis Angebots-Nr. Kunde Erstelldatum Druckdatum Lieferdatum Überschrift Bericht Projekt-Nr. Nummer des zu erstellenden Angebots Auswahl des Kunden über Kundennummer oder Kurzname Datum, wann das Angebot erstellt wurde/ wird Datum, wann Angebot gedruckt wurde/wird Datum, zu dem die Auslieferung der Ware/ Leistung erfolgt erscheint beim Drucken als Überschrift entscheidet über den zu druckenden Bericht Zuordnung des Angebots zu einem Projekt Ihr Zeichen Bearbeitungszeichen des Kunden Bearbeiter Nachfassen am erledigt Übergeben an Rechnung Zusatz 1 Zusatz 2 Auswahl des verantwortlichen Bearbeiters des Angebots Datum, zur Nachfrage betreffs des Angebot beim Kunden das Angebot ist abgeschlossen bzw. Kunde hat kein Interesse Informationsfeld - Übergabe von Angebot an Rechnung erfolgt ja/nein Freies Feld, wird gedruckt und hilft beim Suchen Freies Feld, wird gedruckt und hilft beim Suchen automatisch erstellt, änderbar Eingabe der Kundennr. oder Wahl über Dropdown-Menü automatisch erstellt, automatisch erstellt, löschbar automatisch erstellt, löschbar Wahl über Dropdown-Menü Wahl über Dropdown-Menü Eingabe der Projektnummer Wahl über Dropdown-Menü Datumsangabe Anklicken der Checkbox Zahl.ziel netto Zahlungsziel netto in Tagen Eingabe Anzahl der Tage Zahl.ziel Skonto Zahlungsziel Skonto in Tagen Eingabe Anzahl der Tage 14
Skonto Skontosatz des Angebotes Prozenteingabe Pos.Aufschlag Pos.Preis +/- Ges.Brutto Mat.gebucht Prozentsatzes zur Aufschlagänderung für jede Position EK-Netto eintragen eines prozentualen Zuoder Abschlags jeder Angebotsposition VK-Netto analog Pos.Preis nur Optimierung auf Gesamtpreis des Angebotes Abbuchung des Materials beim Drucken möglich, Anzeige für gebucht bzw. nicht gebucht Prozentwert Prozentwert Zahlenwert Anteil Material berechneter Materialanteil änderbar Anteil Leistung berechneter Leistungsanteil änderbar Anteil Geräte berechneter Geräteanteil änderbar Freie Rundungen Lieferung Anteile/ Zuschlag/ Nachlass(-) Rabatt Druck VorT Ust berechneter Anteil an Freier Eingabe Liefertext änderbar prozentualer Zuschlag oder Nachlass auf die Angebotssumme Prozentwert prozentualer Rabatt auf die Angebotssumme Wahl, ob Vortext gedruckt werden soll oder nicht Wahl der Umsatzsteuer (19% oder 0%) Auswahl anzeigen Anzeige einer Angebotsauswahl Lieferadresse anzeigen <= Lieferanschriften ->AB erstellen Zahlungsziel Wechsel zwischen Anzeige der Liefer- und Kundenadresse Auswahl einer Lieferanschrift für den Kunden (wenn vorhanden) kopieren des Angebots als Auftragsbestätigung öffnet Maske zur Eingabe eines Textes als Zahlungsziel VorT Vortext EndLi Endtext für Lieferscheine EndT Endtext Leerzeile einfügen Einfügen einer Leerzeile im Text Soll/ Ist Wechseln zum Formular Soll/ Ist Vergleich Ang. löschen löscht das aktuelle Angebot Kalk.ausw. wertet die Kalkulation aus Auftr.ausw. Gegenüberstellung von Angebots- eintragen oder Wahl über + Symbol Prozentwert Anklicken der Checkbox Anklicken der Checkbox 15
Überg.Rechg. und Auftragssummen das Angebot wird komplett ans Rechnungswesen übergeben Arbeitswerte Auflistung der Arbeitswerte Kunde Übergang zur Kundenverwaltung Materialliste Anzeige der Materialliste zum Angebot Drucken öffnet die Druckmaske Ansicht Druckvorschau Positionen Wechseln zur Positionseingabe Texte bearb. Kopieren Suchen Weiterleitung zur Textbausteinverwaltung kopiert das aktuelle Angebot in ein neues Wechseln zur Suchmaske Angebote/Auftragsbestätigungen öffnet weitere Menüs für neue Eingaben oder Änderungen in Bezug auf das Angebot Schnellsuche nach kompletter Angebotsnummer Aktivierung der Tipptexte Angebot exportieren Angebot importieren Neu Erstellen eines neuen Angebotes Zurück Wechselt zurück zum vorhergehenden Formular erzeugt Wechsel zwischen aktuellen Angeboten und Archivangeboten Anzeige weiterer Felder (EK- Netto, Gewinn absolut, Gewinn prozentual) 2.1 Kundendaten erfassen Schritt 1 bei der Erstellung eines neuen Angebotes befasst sich mit der Erfassung der Kundendaten für das Angebot. Sie haben 2 Möglichkeiten: Wahl eines bereits in der Datenbank vorhanden Kunden Anlegen eines Neukunden, wie in Kapitel 1 beschrieben 16
Vorgehensweise Variante 1 1. Geben Sie im Feld Kunde die Kundennummer des erfassten Kunden ein. 2. Oder öffnen Sie das Dropdown-Menü mit Klick auf den kleinen Pfeil neben dem Eingabefeld Kunde. 3. Wählen Sie aus der angezeigten Liste den Kunden aus. Vorgehensweise Variante 2 1. Klicken Sie auf neben dem Eingabefeld Kunde. Sie werden zur Kundenverwaltung weitergeleitet. 2. Erstellen Sie einen neuen oder suchen Sie einen Kunden wie in Kapitel 1 beschrieben. 3. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Zurück. In beiden Fällen werden die Kundendaten in die Eingabemaske Angebot übernommen. 2.2 Positionen festlegen In Schritt 2 erfahren Sie, wie man einem Angebot ausgewählte Positionen (Material, Leistungen, etc.) zuordnet. 17
Vorgehensweise 1. Teil 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Positionen am unteren Rand der Eingabemaske Angebot. Momentan sind noch keine Positionen vorhanden. 2. Klicken Sie auf das Dreieck unterhalb von K (Kategorie) und wählen Sie die Positionsart aus. 3. Geben Sie M für Material ein. Der Cursor springt ins nächste Eingabefeld. 4. Geben Sie die Materialnummer ein oder eine 0, um zur Eingabemaske Material suchen zu gelangen. 5. Es folgt Schritt 3 Material suchen. Gehen Sie dazu zum nächsten Unterkapitel. Vorgehensweise 2. Teil 1. Legen Sie die Menge der Position fest, indem Sie im Bereich Menge die Stückzahl anpassen. 2. Wiederholen Sie die Positionseingabe wenn nötig. 3. Geben Sie die Positionsnummer händig ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche Pos.num., um die Positionen automatisch zu nummerieren. 4. Gehen Sie mit der Schaltfläche Zurück, um zum Angebot zu gelangen. Die Positionsliste ist automatisch mit dem Angebot verbunden. Hinweis! Nachdem Sie Materialien ausgewählt und der Positionsliste hinzugefügt haben, können Sie auf die gleiche Weise z. B. auch Leistungen Ihrer Positionsliste hinzufügen. Zusatzinformationen Auflistung aller Optionen und Eingabefelder des Formulars Angebotsposition Feld/ Button Beschreibung Ausfüllhinweis lfd-nr laufende Nummer automatisch erzeugt T K Teilrechnungsnummer Positionskennzeichen Klick unterhalb T, Eingabe Zahl Pflichtfeld Wahl über Dropdown-Menü oder Eingabe des Buchstaben G Gewichtsmarkierung Markierungswert eingeben M/ L/ J-Nr Material-/ Leistungs-/ Jumbonummer aus Datenbank übernommen Art/ Pos-Nr Artikelnr. aus Datenbank übernommen Position Positionsnummer Menge Mengenangabe Zahlenwert Bezeichnung VK-Netto Bezeichnung der Position Netto-Verkaufspreis pro Mengeneinheit kann automatisch oder frei erzeugt werden aus Datenbank übernommen; änderbar aus Datenbank übernommen; änderbar ZuAb% positionsbezogener Zuschlag/ Prozentwert 18
GesNetto MwSt A Leist. nach Pos-Nr Jum. nach Pos-Nr Mat. nach Art-Nr Mat. nach Match Cu-Tagespr. Mat EKBrutto von Mat ZuAb. aktiviert Gewicht aktiviert Nachlass Netto-Verkaufspreis für die Position Mehrwertsteuersatz Aufmaßmarkierung bei Übernahme von Leistungen aus Stammdaten in Positionen Leistungsnr oder Positionsnr angeben Jumbos werden bei gesetzten Haken nach Positionsnr abgerufen bei Übernahme von Material aus Stammdaten in Positionen Materialnr oder Positionsnr angeben Artikel werden bei gesetztem Haken nach Matchcode abgerufen Kupfertagespreis zur Berechnung verwenden oder nicht bei Aktivierung wird der EK- Bruttopreis ohne Lohnanteil als Artikelpreis verwendet Feld Zu/Ab. aktivieren Feld zur Gewichtsberechnung aktivieren automatisch berechnet anklicken der Zahl öffnet Dropdown-Menü für Auswahl Wechsel zum Aufmaßformular Häkchen aktivieren oder deaktivieren Häkchen aktivieren oder deaktivieren Häkchen aktivieren oder deaktivieren Häkchen aktivieren oder deaktivieren Häkchen aktivieren oder deaktivieren Häkchen aktivieren oder deaktivieren Häkchen aktivieren oder deaktivieren Häkchen aktivieren oder deaktivieren lfdnr laufende nummer automatisch generiert Position Positionsnummer automatisch generiert Arbeitszeit Nettosum Angebot Kunde Gewichte Aufmaß Pos. splitten die im Angebot kalkulierte Gesamtarbeitszeit Nettosumme aller Positionen des Angebotes Angebotsnummer Kundennummer und Name Druck aller im Angebot erfolgten Gewichtsberechnungen Wechsel zur Aufmaß- Eingabemaske Aufteilung der Mengen auf 2 Positionen (für Teilrechnungen) Zahlenwert eingeben automatische Berechnung automatisch aus Angebot übernommen automatisch aus Angebot übernommen 19
Pos. löschen Teilrechnung die aktuelle Position wird gelöscht erstellen und übergeben der Teilrechnung Langtext anzeigen und ändern des Textes Positionsdetails Kalkulation Stammdaten kalk. Gewinn Vorschau Pos. num. Zeile einfügen Schlußrechnung Detailansicht der Position (bei Jumbos etc.) öffnen des Positions- Kalkulationsfensters der aktuellen Positionsart Wechsel zu den Stammdaten der aktuellen Position Einblendung der Selbstkosten und des kalkulierten Gewinns Druckvorschau des Angebots mit allen Positionen automatische Nummerierung der Positionen einfügen einer neuen Zeile über der aktuellen Zeile alle bisher nicht in eine Teilrechnung übergebenen Positionen werden an eine Schlussrechnung übergeben DimText Dimensionstext TS neu berechn. Teilsumme neu berechnen aktueller Preis VKnetto=0 setzen Zurück für die aktuelle Position wird der VKNetto aus den Stammdaten übernommen alle Preise des Angebots werden = 0 gesetzt (lässt sich nicht rückgängig machen!) Wechseln zur vorhergehenden Eingabemaske Aktivierung der Tipptexte 20
2.3 Material suchen Vorgehensweise 1. Um ein Material aus der Datenbank auszuwählen, betätigen Sie die Schaltfläche Neue Eingabe. 2. Wählen Sie z. B. einen Lieferanten oder eine Warengruppe aus. 3. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Mat.suchen. 4. Die Auswahl treffen Sie mit Anklicken des. Das entsprechende Material wird in die Positionsliste übernommen. 5. Gehen Sie zurück zur Positionsliste und fahren Sie mit Schritt 2 2.Teil fort. Hinweis! Sie können auch mehrere Suchkriterien miteinander kombinieren. Es werden Ihnen alle Suchergebnisse zu Ihrer Anfrage angezeigt. Bei einer größeren Anzahl von Ergebnissen nutzen Sie die Scrollleiste am rechten Fensterrand, um das entsprechende Material auszuwählen. 21
Zusatzinformationen Auflistung aller Optionen und Eingabefelder des Formulars Material suchen Feld/ Button Beschreibung Ausfüllhinweis Materialnr. bis Artikelnr. Kurzbez. komplette Materialnummer (von) Zahlenwert bei Suche eines Materialnummerbereichs Artikelnummer Kurzbezeichnung 22 Zahlenwert Zahlenwert, Platzhalter erlaubt Bezeichnung, Platzhalter erlaubt und weitere Kurzbezeichnung Platzhalter erlaubt Lieferant Warengruppe Matchcode Wahl des Lieferanten aus einer Liste Wahl der Warengruppe über eine Liste oder eigene Eingabe Wahl des Matchcode aus Liste oder eigene Eingabe EAN Europäische Artikelnummer Zahlenwert Kriterien merken sortieren nach Listenwahl Istbest < Minbest. Istbestand > 0 Speichern der Suchkriterien für eine spätere Suche Auswahl des Sortierkriteriums Wahl der zu druckenden Liste Anzeige aller Materialien, deren Istbestand kleiner dem Mindestbestand ist Anzeige aller Materialien, deren Istbestand größer 0 ist Neue Eingabe Löscht den Inhalt der Suchmaske Mat. suchen Ansicht startet Suche nach eingegebenen Kriterien Druckvorschau der ausgewählten Liste Drucken Weiterleitung zur Druckmaske Löschen Alles löschen Zurück das aktuelle Material (Zeile) wird gelöscht alle angezeigten Materialien werden unwiderruflich gelöscht Zurück zum vorhergehenden Formular Wechsel zum Formular Lieferantenverwaltung Übernahme des Materials in die Positionsliste bzw. Warenkorb Auswahl über Dropdown- Menü Auswahl über Dropdown- Menü oder eigenen Input Auswahl über Dropdown- Menü oder eigenen Input Aktivierung mittels Mausklick Auswahl über Dropdown- Menü Auswahl über Dropdown- Menü Aktivierung mittels Mausklick Aktivierung mittels Mausklick
Aktivierung der Tipptexte 2.4 Angebot abschließen Nachdem Sie die Schritte 1-3 abgearbeitet haben, müssen Sie nur noch das Angebot abschließen. Nach Erfassen aller Positionen des Angebots erhalten Sie in der Eingabemaske Angebot alle errechneten Werte ihres Angebots. Je nach Bedarf geben Sie noch einen Endtext ein. Damit ist das Angebot erstellt. Dieses können Sie sich jetzt als Druckvorschau anzeigen lassen und drucken. 3. Drucken In diesem Kapitel lernen Sie die Druckmaske von EGON Handwerk kennen. Klicken Sie dafür im Formular Angebot auf die Schaltfläche Drucken. In dieser Eingabemaske haben Sie die Möglichkeit eine Reihe von Druckoptionen zu aktivieren bzw. deaktivieren. 23
Vorgehensweise 1. Aktivieren Sie alle Druckparameter außer Preisanteile vom Gesamtpreis, Materialbilder und Aufmaßliste. 2. Wählen Sie das entsprechende Druckprofil mittels Dropdown-Menü aus. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Zusatzinformationen Auflistung aller Optionen des Formulars Drucken Feld/ Button Beschreibung Ausfüllhinweis Kurztext Material druckt Kurztext Material aktivierbar Langtext Material druckt Langtext Material aktivierbar Dimensionstext druckt den Dimensionstext aktivierbar Preisanteile Material druckt Preisanteile Material aktivierbar Kurztext Leistung druckt Kurztext Leistung aktivierbar Langtext Leistung druckt Langtext Leistung aktivierbar Preisanteile Leistung druckt Preisanteile Leistung aktivierbar Kurztext Jumbos druckt Kurztext Jumbos aktivierbar Langtext Jumbos druckt Langtext Jumbos aktivierbar Details Jumbos druckt Details Jumbos aktivierbar Preisanteile Jumbos druckt Preisanteile Jumbos aktivierbar Kurztext Freie Eingabe druckt Kurztext Freie Eingabe aktivierbar Langtext Freie Eingabe druckt Langtext Freie Eingabe aktivierbar Details Freie Eingabe Preisanteile Eingabe Preisanteile Gesamtpreis Freie vom druckt die Details der Freien Eingabe druckt die Preisanteile Freie Eingabe druckt die Preisanteile vom Gesamtpreis aktivierbar aktivierbar aktivierbar Summe aller Preisanteile druckt die Summe aller Preisanteile aktivierbar Projekt druckt die Projektangaben aktivierbar Materialbilder druckt die Materialbilder, wenn aktiviert Größeneingabe der Bilder einstellbar aktivierbar Briefkopf druckt den Briefkopf aktivierbar Brieffuß druckt die Fußzeile des Briefes aktivierbar Absender druckt den Absender aktivierbar Briefkopf Zusatz druckt den Briefkopf Zusatz aktivierbar Tel./Fax Empfänger druckt die Telefon- und Faxnummer des Empfängers aktivierbar Kundennummer druckt die Kundennummer aktivierbar Zusatz1 druckt die Angaben aus Zusatz1 aktivierbar Zusatz2 druckt die Angaben aus Zusatz2 aktivierbar 24
Ust-ID druckt die Umsatzsteuer-ID aktivierbar Steuernummer druckt die Steuernummer aktivierbar Bearbeiter druckt den Namen des Bearbeiters aktivierbar Angebot druckt das Angebot aktivierbar Aufmaßliste druckt die Aufmaßliste aktivierbar Vortext Fett druckt Vortext im Format fett aktivierbar Endtext Fett druckt Endtext im Format fett aktivierbar Drucker-Profile s aktivierbar Drucker-Profil erstellen Drucker-Profil bearbeiten Drucker-Profil löschen Druckerprofil Exemplare Seitenansicht leitet zur Eingabemaske für die Drucker-Profil-Erstellung weiter leitet zur Eingabemaske für die Drucker-Profil-Erstellung mit Daten des ausgewählten Druckprofils weiter löscht das ausgewählte Druckerprofil Liste aller zur Verfügung stehenden Druckerprofile Anzahl der Exemplare, die gedruckt werden sollen erzeugt eine Druckvorschau des Druckauftrages Drucken aktiviert den Druckvorgang Zurück Zurück zur vorhergehenden Eingabemaske Auswahl über Dropdown- Menü Pflichtfeld 4. Auftragsbestätigung Die Erstellung der Auftragsbestätigung nehmen Sie im selben Formular vor, wie die Erzeugung eines Angebotes. Vorgehensweise 1. Öffnen Sie das Formular Angebot im Hauptfenster. 2. Betätigen Sie die Schaltfläche -> AB erstellen. Dadurch wird Ihr Angebot in eine Auftragsbestätigung kopiert. Hinweis! Sie haben so die Möglichkeit später Änderungen zwischen Angebot und Auftrag nachzuvollziehen. Alle Eingabefelder der Eingabemaske Auftragsbestätigung entsprechen denen der Eingabemaske Angebot. 25
5. Rechnung Dieses Kapitel befasst sich mit dem Bereich Rechnung. Um eine Rechnung zu übergeben oder eine neue Rechnung zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf die Karteikarte Rechnung im Bereich Auftragswesen. Es öffnet sich die Eingabemaske Rechnung, die der Eingabemaske Angebot ähnlich ist: Die Darstellung beider Vorgehensweisen Rechnung übergeben und Neue Rechnung erstellen, erfolgt in dem jeweiligen Unterkapitel. Folgende Funktionen können in der Eingabemaske Rechnung ausgeführt werden: Rechnung anzeigen und drucken Rechnung, Vortext erfassen, ändern, löschen Rechnung, Endtext erfassen, ändern, löschen Rechnung, Kalkulation der einzelnen Positionen Rechnung kopieren Rechnung, Liste der Arbeitswerte Rechnung, Materialbedarfsliste, Materialverbrauchsliste Rechnung, Neukalkulation 26
Rechnung, Positionen übernehmen, einfügen Rechnung suchen Rechnung, Titelsummen neu berechnen 5.1 Rechnung übergeben Bisher haben Sie erfolgreich einen neuen Kunden angelegt, ein Angebot sowie eine Auftragsbestätigung erstellt und gedruckt. Um den Auftrag zu Ende zu führen, erfahren Sie in diesem Unterkapitel, wie Sie ein Angebot dem Rechnungswesen zuführen. Vorgehensweise 1. Klicken Sie in der Eingabemaske Angebot auf die Schaltfläche Überg. Rechg.. 2. Sie werden gefragt, ob Sie zum Rechnungswesen wechseln möchten. Bestätigen Sie diesen Schritt mit Klick auf die Schaltfläche Ja. Es öffnet sich die Eingabemaske Rechnung. Sie enthält bereits alle Werte aus dem aktuellen Angebot. 3. Sie können die Rechnung bearbeiten und drucken. Beim Drucken haben Sie die Möglichkeit, das Material abzubuchen und die Rechnung dem Rechnungsausgangsbuch zuzuführen. Hinweis! In der Eingabemaske Rechnung finden Sie weitere Optionen, die im Unterkapitel Neue Rechnung erstellen näher erklärt sind. 5.2 Neue Rechnung erstellen In EGON Handwerk werden Rechnungen auf dieselbe Weise erstellt wie Angebote und Aufträge. Vorgehensweise 1. Um eine neue Rechnung zu erstellen, klicken Sie in der Eingabemaske Rechnung auf die Schaltfläche Neue Rechnung. 2. Erfassen Sie alle Angaben, wie im Kapitel Angebot gezeigt. Hinweis! Beim Druck der Rechnung haben Sie die Möglichkeit das Material abzubuchen und die Rechnung ins Rechnungsausgangsbuch zu übertragen. 27
Zusatzinformationen Auflistung aller Optionen und Eingabefelder des Formulars Rechnung Feld/ Button Beschreibung Ausfüllhinweis Rechnungs-Nr Kunde Erstelldatum Druckdatum Lieferdatum Überschrift Projekt-Nr. Nummer der zu erstellenden Rechnung Auswahl des Kunden über Kundennummer oder Kurzname Datum, wann die Rechnung erstellt wurde/ wird Datum, wann Rechnung gedruckt wurde/wird Datum, an dem die Lieferung der Ware/ Leistung etc. erfolgt erscheint beim Drucken als Überschrift Zuordnung des Angebots zu einem Projekt Ihr Zeichen Bearbeitungszeichen des Kunden Bearbeiter Auswahl des verantwortlichen Bearbeiters des Angebots Zusatz 1 Freies Feld und Hilfe beim Suchen Zusatz 2 Freies Feld und Hilfe beim Suchen automatisch erstellt, änderbar Eingabe der Kundennr. oder Wahl über Dropdown-Menü automatisch erstellt, automatisch erstellt, änderbar automatisch erstellt, änderbar Wahl über Dropdown-Menü Eingabe der Projektnummer Wahl über Dropdown-Menü Zahl.ziel netto Zahlungsziel netto in Tagen Eingabe Anzahl der Tage Zahl.ziel Skonto Zahlungsziel Skonto in Tagen Eingabe Anzahl der Tage Skonto Skontosatz des Angebotes Prozenteingabe Pos.Aufschlag Pos.Preis +/- Ges.Brutto Mat.gebucht Prozentsatzes zur Aufschlagänderung für jede Position EK-Netto eintragen eines prozentualen Zuoder Abschlags jeder Angebotsposition VK-Netto analog Pos.Preis nur Optimierung auf Gesamtpreis des Angebotes Abbuchung des Materials erfolgt grundsätzlich beim Drucken, zeigt an, ob Material gebucht wurde oder nicht Prozentwert Prozentwert Zahlenwert Anteil Material berechneter Materialanteil änderbar Anteil Leistung berechneter Leistungsanteil änderbar Anteil Geräte berechneter Geräteanteil änderbar Freie Rundungen Lieferung Anteile/ berechneter Anteil an Freier Eingabe Liefertext änderbar eintragen oder Wahl über + Symbol 28
Zuschlag/ Nachlass(-) Rabatt Druck VorT Ust prozentualer Zuschlag oder Nachlass auf die Angebotssumme Prozentwert prozentualer Rabatt auf die Angebotssumme Wahl, ob Vortext gedruckt werden soll oder nicht Wahl der Umsatzsteuer (19% oder 0%) Auswahl anzeigen Anzeige einer Angebotsauswahl Gutschriften anzeigen Lieferadresse anzeigen <= Lieferanschriften Zahlungsziel Umschalten zwischen alles anzeigen und nur Gutschriften anzeigen Wechsel zwischen Anzeige der Liefer- und Kundenadresse Auswahl einer Lieferanschrift für den Kunden (wenn vorhanden) öffnet Maske zur Eingabe eines Textes als Zahlungsziel VorT Vortext EndLi Endtext für Lieferscheine EndT Endtext Leerzeile einfügen Einfügen einer Leerzeile im Text ST S/G-Einbehalt Gegenf. u. Anzüge Kunde Standardtexte setzen für Vor-, Endtexte Eingabe von Sicherheits- bzw. Gewährleistungseinbehalten auf Rechnungsbetrag Eingabe prozentualer Zu- oder Abschläge vom Nettobetrag Wechsel zu den Stammdaten des Kunden Drucken Wechsel zur Druckmaske Positionen Wechsel zur Rechnungspositionseingabe Kopieren Rechnung kopieren Neue Rechnung Erstellen einer neuen Rechnung Rechnung -> Gutschrift Rechnung wird in neue Gutschrift kopiert Rechnung löschen Löschen der aktuellen Rechnung Arbeitswerte Materialliste Positionen, in denen Arbeitswerte enthalten sind, werden aufgelistet, Anzeige der Arbeitswerte Anzeige aller zur Rechnung gehörenden Materialien Ansicht Druckvorschau der Rechnung Nachkalkulation Wechsel zur Nachkalkulation Prozentwert Anklicken der Checkbox Anklicken der Checkbox 29
Suchen Wechseln zur Suchmaske, suche aller bestehenden Angebote u/ o Auftragsbestätigungen Neue Gutschrift Anlegen einer neuen Gutschrift öffnet weitere Menüs für Voreinstellungen in Bezug auf das Angebot Schnellsuche nach kompletter Angebotsnummer Aktivierung der Tipptexte Daten exportieren Daten importieren Zurück Wechselt zurück zum vorhergehenden Formular erzeugt Wechsel zwischen aktuellen und Archivangeboten Anzeige weiterer Felder (EK- Netto, Gewinn absolut, Gewinn prozentual) 30